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文檔簡介
1、目 錄MB-Ad-01印章管理規(guī)定-2 MB-Ad-01-01印鑒使用申請表-5MB-Ad-02會議管理規(guī)定-6MB-Ad-02-01會議通知單-9MB-Ad-02-02會議備忘錄-10MB-Ad-02-03會議簽到表-MB-Ad-03辦公用品/設(shè)備管理規(guī)定-11 MB-Ad-03-01辦公用品/設(shè)備請購表-14 MB-A
2、d-03-02耐用辦公用品/設(shè)備明細(xì)表-15 MJ-D-03-03易耗辦公用品/設(shè)備明細(xì)表-16 MB-Ad-03-04辦公用品/設(shè)備領(lǐng)用臺帳- MB-Ad-03-05辦公用品/設(shè)備管理標(biāo)識卡- MB-Ad-03-06辦公用品/設(shè)備維修保養(yǎng)記錄表-MB-Ad-04
3、出差管理規(guī)定-19 MB-Ad-04-01 請假/出差申請單- 廣州美邦保險代理有限公司
4、0; 編號:MB-Ad-01 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD.
5、160; 共 3 頁 第 1 頁 管理制度文件印 章 管 理 規(guī) 定文件編號MB-Ad-01編 制 梁 色 建審 核批 準(zhǔn)版 次1版1次日 期 2004 / 8日 期日 期 生效日期
6、; 1 目的規(guī)范公司印章的使用、保管,保障公司的利益。 2
7、160; 適用范圍本規(guī)定適用于公司印章及部門印章的使用與管理。 3 印章的種類31公章/法人章:公司向工商行政主管機關(guān)登記的公司印章及法人章。32指定業(yè)務(wù)專用的印章如合同專用章、財務(wù)專用章等;32部門章:刻有公司部門名稱的印章。 4 印章的保管41公司和業(yè)務(wù)專用章、部門章由人力資源部專人負(fù)責(zé)保管及用?。?2 印章如有遺失,印章保管人應(yīng)立即報告公司領(lǐng)導(dǎo)并到公安等相關(guān)政府部門辦
8、理報失備案手續(xù)及依法公告作廢手續(xù)。 5 印章的使用范圍51對與公司經(jīng)營權(quán)有重大關(guān)聯(lián)、涉及政策性問題或以公司名義對行政、稅務(wù)、金融等政府機構(gòu)的行文,蓋公司公章。52以公司名義發(fā)布的各類規(guī)章制度,對國家機關(guān)或社會團體及其他企業(yè)簽發(fā)的證明文件,蓋公司公章。53 各部門在經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)的行文及收文,蓋部門章。 6 印章的蓋用程序61 文件需要用印時,應(yīng)先填寫“印鑒使用申請表”,經(jīng)主管核準(zhǔn)并依據(jù)審批權(quán)限獲得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,連同經(jīng)審核的文件等交給印章保管人用
9、160;廣州美邦保險代理有限公司 編號:MB-Ad-01 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD.
10、 共 3 頁 第 1 頁 印;62用印人除了在文稿、文件上用印外,還需在印鑒使用申請表上加蓋所使用的印章存檔。63 用印的審批權(quán)限631公司公章由總經(jīng)理批準(zhǔn),但以下兩種
11、情況除外:- 公司進行日常的業(yè)務(wù)活動除合同(包括用工合同,采購合同)簽擬、融資、資金支付等涉及公司重大利益的事項時必須獲得公司總經(jīng)理的書面批準(zhǔn)才能用印外,其余需使用公司章的,由營運副總經(jīng)理審核批準(zhǔn);- 在出具公司員工人事證明資料、辦理公司人事日常業(yè)務(wù)需使用公司公章時,由人力資源部經(jīng)理審核批準(zhǔn)。632 部門章由部門經(jīng)理批準(zhǔn),人力資源部經(jīng)理核準(zhǔn);64 印章異地使用審批權(quán)限公司公章原則上不得帶離公司使用,若需帶離,按以下權(quán)限審批:641 部門章必須獲得總經(jīng)理的電話指示或書面批準(zhǔn),才能被帶離使用;642 公司公章必須獲得公司法人代表的電話指示或書面批準(zhǔn),才能被帶離公司使用;643 公司法人代表將公司公
12、章帶離公司應(yīng)辦理書面手續(xù);644 所有電話指示事后應(yīng)補辦簽批手續(xù),以備查核;645 公章被帶離期間,由攜帶人全權(quán)承擔(dān)印章的保管及使用的責(zé)任;646帶離印章應(yīng)在印鑒使用申請表中注明帶往地點,并按期及時歸還辦公室保管人,寫明歸還日期。7 責(zé)任與懲罰 71 公司印章由專人保管,如有遺失或誤用,由印章保管部
13、門負(fù)責(zé)人及保管人分別負(fù)全責(zé)。72印章保管人對未按審批權(quán)限獲得批準(zhǔn)用印的文件,不得擅自用印。如有違反,視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的行政及經(jīng)濟處罰(行政處分: 廣州美邦保險代理有限公司 編號:MB-Ad-01
14、0; GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁 &
15、#160; 警告、降職、開除;經(jīng)濟處罰:降薪、賠償10%-100% 的經(jīng)濟損失)。73 印章保管人雖經(jīng)批準(zhǔn)但超出規(guī)定的印章使用范圍用印并給公司造成經(jīng)濟損失的,印章保管人及批準(zhǔn)用印人除要承受行政處分(警告、降職、開除)外,還要賠償相應(yīng)的經(jīng)濟損失(其中印章保管人承擔(dān)10%,批準(zhǔn)人承擔(dān)90%)。 8 附則81 本管理規(guī)定由公司人力資源部擬訂,其解釋權(quán)及修改權(quán)歸公司人力資源部。82 本管理
16、規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,自公布之日起執(zhí)行。 9 相關(guān)表格91 印鑒使用申請表(MB-Ad-01-01) 廣州美邦保險代理有限公司 編號:MB-Ad-
17、01 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁
18、160; 第 1 頁 印鑒使用申請表 NO.申請部門 申請日期 蓋印份數(shù) 文件名稱 用 印 事 由用 印 種 類印 鑒 留 底 申 請
19、0; 人主 管審 批印章保管人核準(zhǔn)并用印 說明:印章使用必須按照公司印章管理規(guī)定的蓋用程序?qū)徟?#160; 廣州美邦保險代理有限公司
20、; 編號:MB-Ad-01 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD.
21、0; 共 3 頁 第 1 頁 管理制度文件會 議 管 理 規(guī) 定文件編號MB-Ad-02編 制 梁 色 建審 核批 準(zhǔn)版 次1版1次日 期 2001 / 8日 期日 期 生效日期 1
22、 目的創(chuàng)造良好會風(fēng),提高會議效率,確保會議起到共同參與、集思廣益的作用。 2 適用范圍公司總部各類會議。 3 會議種類 31 例會311 周會 每周星期五下午,由營運副總經(jīng)理或其委托人主持。除偶數(shù)周的例會公司總部全體員工均需參加外,其余各周例會僅由各部門經(jīng)理及各區(qū)域負(fù)責(zé)人參加。312 年度會議
23、; 每年春節(jié)前夕的適當(dāng)時間召開,由總經(jīng)理主持,公司總部及各區(qū)域主要管理人員參加。32 其他會議包括各種專業(yè)會議、專門會議、部門內(nèi)部會議等的非例會會議。其召開應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn),涉及多個部門的應(yīng)經(jīng)副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。 4 會議模式 41 每一次會議都應(yīng)取得實質(zhì)的成效:或解決問題,或使與會者受到培訓(xùn)、 廣州美邦保險代理有限公司
24、0; 編號:MB-Ad-02 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD.
25、160; 共 3 頁 第 1 頁 獲得教益。42 會議應(yīng)有明確的議題。議題由組織者在會前確定并下發(fā)至相關(guān)與會者作準(zhǔn)備。 43 會議主持者的作用是調(diào)動氣氛、控制會議進程,對議案作出最后的決策,并盡力避免一言堂式的訓(xùn)示性發(fā)言。 5 &
26、#160; 會議程序51 每次會議由公司人力資源部負(fù)責(zé)召集(部門內(nèi)部會議除外)。52會議召集者應(yīng)提前與公司領(lǐng)導(dǎo)溝通以確定會議主要議題并形成會議通知單(MB-Ad-03-01)。53 會議邀請函應(yīng)提前一天發(fā)出(緊急會議除外),相關(guān)人員必須做好充分準(zhǔn)備,就議題提出解決問題的方案和途徑,供與會人員共同討論和甄選,避免形成無任何建設(shè)性意見的“問題會議”。會議期間,與會者亦可就急需解決的事項提請會議討論。54會議主持者最后提出自己的意見并作出決策;55會議結(jié)束后由人力資源部形成會議備忘錄(MB-Ad-03-02),并在一個工作日內(nèi)下發(fā)至相關(guān)人員以便執(zhí)行會議決策。 6
27、160; 會議紀(jì)律 61 與會者應(yīng)提前到場并在會議簽到表(MB-Ad-03-03)上簽到,因特殊原因而遲到、缺席、中途退席時,應(yīng)向會議召集人請假,說明正當(dāng)理由。無故遲到或中途退席,按考勤制度的遲到或早退處理。 62 會議的發(fā)言或討論應(yīng)集中于規(guī)定議題,在規(guī)定議題完成后才允許就急需解決的事項進行討論;63會議期間應(yīng)將手機調(diào)至震動狀態(tài),不接打電話,不抽煙;特殊情況到場外聯(lián)絡(luò);64與會者須按規(guī)定保守會議秘密。7 附則
28、0;廣州美邦保險代理有限公司 編號:MB-Ad-02 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD.
29、160; 共 3 頁 第 1 頁 71 本管理規(guī)定由人力資源部擬訂,其解釋權(quán)及修改權(quán)歸人力資源部。72 本管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,自公布之日起執(zhí)行。
30、60; 8 相關(guān)文件 81 會議通知單(MB-Ad-03-01) 82 會議備忘錄(MB-Ad -03-02) 83 會議簽到表(MB-Ad-03-03) 廣州美邦保險代理有限公司 &
31、#160; 編號:MB-Ad-03-01 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD.
32、160; 會 議 通 知 單 致:由:關(guān)于: 召開 會議的通知日期: 會議時間:會議地點:會議主持:會議記錄:會議議程: 廣州美邦保險代理有限公司 &
33、#160; 編號:MB-Ad-03-02 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD.
34、160; 會 議 備 忘 錄 致:關(guān)于: 年 月 日的會議紀(jì)要參加人員:見會議簽到表主持:
35、0; 記錄: 簽發(fā): 日期:內(nèi)容:(一)通報事項 (二)決定事項 (三)督辦事項 廣州美邦保險代理有限公司
36、0; 編號:MB-Ad-03-03 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD.
37、; 會議簽到表 會議名稱:
38、 地點: 時間: 年 月 日姓名單位(部門)備 注
39、160;
40、160; 廣州美邦保險代理有限公司 編號:MB-Ad-03
41、160; GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁
42、 管理制度文件辦 公 用 品/設(shè) 備 管 理 規(guī) 定文件編號MB-Ad-03編 制 梁 色 建審 核批 準(zhǔn)版 次1版1次日 期 2004 / 8日 期日 期 生效日期 1 目的
43、0; 規(guī)范辦公用品/設(shè)備的購買、領(lǐng)用行為,降低能源消耗,控制公司的辦公費用。 2 適用范圍本管理規(guī)定適用于公司辦公用品/設(shè)備的購買、領(lǐng)用和管理。 3 職責(zé) 公司各部門使用的辦公用品/設(shè)備統(tǒng)一由人力資源部委派專人負(fù)責(zé)購買、保管、分類登記及發(fā)放。 4 類別辦公用品/設(shè)備分為耐用辦公用品設(shè)備和易耗辦公用品/設(shè)備。41 耐用
44、辦公用品設(shè)備:適合長期使用的辦公用品/設(shè)備。該類辦公用品/設(shè)備在員工離職時必須交還公司;或,該類辦公用品/設(shè)備因故障需重新領(lǐng)用時須“以舊換新”。如硒鼓、白板擦、剪刀、美工刀、訂書器、打孔器、計算器、直尺、文件盒、文件夾、軟盤、U盤、辦公臺、辦公椅、計算機、碎紙機、復(fù)印機、掃描儀、電話、手機、電話卡、手機卡等。 42 易耗辦公用品設(shè)備:短時間即易損耗的辦公用品/設(shè)備。該類辦公用品/設(shè)備在員工用完后可到人力資源部登記領(lǐng)取。如簽字筆、白板筆、圓珠筆、鉛筆、鉛芯、膠(棒)、膠帶、回形(大頭)針、印刷品、復(fù)寫紙、報事貼、筆記本、訂書釘、夾子、等。5
45、; 請購程序51 各部門應(yīng)于每月25日前提出下月辦公用品/設(shè)備需求計劃,填寫辦公用品請購表(MB-Ad-03-01),按審批權(quán)限取得批準(zhǔn)后于每月25日前交到公司人力廣州美邦保險代理有限公司 編號:MB-A
46、d-03 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁
47、 第 1 頁 資源部。但臨時性的急需申購除外。52 人力資源部綜合各部門的計劃,動態(tài)掌握所需辦公用品/設(shè)備的數(shù)量和 種類,階段性申請統(tǒng)一購買。53人力資源部應(yīng)及時對購買的辦公用品/設(shè)備登記入庫,并按耐用辦公用品/設(shè)備及易耗辦公用品/設(shè)備的類別作好分類造冊的工作(MB-Ad-03-02)。 6 請購審批權(quán)限61所有辦公用品/設(shè)備的請購須由請購部門的負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),經(jīng)人力資源部經(jīng)理審核后按如下權(quán)限審批:1)凡購買單價低于300元的辦公用品/設(shè)備,報運營副總經(jīng)理批準(zhǔn),交人力資源部采購
48、;2)凡購買單價超過300元的辦公用品/設(shè)備,報總經(jīng)理批準(zhǔn),交人力資源部采購。62 特殊及急需的情況下,如果未能取得上述有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)書面簽批,可由其電話或口頭指示人力資部負(fù)責(zé)辦公用品/設(shè)備采購的人員,事后再補辦書面審批手續(xù)。 7 領(lǐng)用71每個工作日上午9:0010:00為司總部人員領(lǐng)用辦公用品/設(shè)備的時間,如無特殊原因,其他時間人力資源部人員有權(quán)拒絕領(lǐng)用。各分支機構(gòu)可在其負(fù)責(zé)人每周參加工作例會時集中領(lǐng)取。72人力資源部設(shè)立辦公用品/設(shè)備領(lǐng)用臺帳(MJ-D-03-04),所有員工領(lǐng)用辦公用品/設(shè)備須辦理登記手續(xù)
49、。721 公司總部員工領(lǐng)用辦公用品/設(shè)備時,必須同時在辦公用品/設(shè)備領(lǐng)用臺帳上簽字確認(rèn)。722各分支機構(gòu)員工領(lǐng)用辦公用品/設(shè)備,也須在辦公用品/設(shè)備領(lǐng)用臺帳上簽字確認(rèn)。各分支機構(gòu)的負(fù)責(zé)人必須于每月底最后一周參加工作例會時將本月的辦公用品/設(shè)備領(lǐng)用臺帳統(tǒng)一收集齊全交公司人力資源部備查。 廣州美邦保險代理有限公司
50、160; 編號:MB-Ad-03 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD.
51、 共 3 頁 第 1 頁 73 人力資源部負(fù)責(zé)人對有關(guān)購買、領(lǐng)用程序進行監(jiān)督,并對不正常的采購及領(lǐng)用提出批評,嚴(yán)重情況下,可提請公司領(lǐng)導(dǎo)對相關(guān)責(zé)任人進行處罰,直至開除。 8 辦公用品/設(shè)備的購置、使用與管理81購置辦公用品/設(shè)備時,必須選用安全、低耗、環(huán)保、對員工健康無重大影響的物品。83購置回來的大型辦公設(shè)備如電腦、打印機、掃描儀、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備
52、必須由信息技術(shù)部進行驗收并填寫購置設(shè)備驗收表(MB-Ad -03-05),其相關(guān)的產(chǎn)品質(zhì)量合格證、產(chǎn)品使用說明書、保修卡交人力資源部統(tǒng)一保存。84對于在使用過程中存在危險因素的辦公用品/設(shè)備如碎紙機、復(fù)印機、電腦及其他需使用電源的辦公設(shè)備,人力資源部負(fù)責(zé)在設(shè)備上標(biāo)貼使用說明,以盡可能杜絕辦公設(shè)備對員工人體所造成的傷害。85耐用辦公設(shè)備實行專人使用專人管理與集中使用統(tǒng)一管理相結(jié)合的辦法。屬于專人使用專人管理的辦公用品/設(shè)備如電腦、掃描儀等,在設(shè)備上張貼辦公設(shè)備標(biāo)識卡(MB-Ad -03-06)作為標(biāo)識,標(biāo)明該設(shè)備的性能現(xiàn)況、設(shè)備購置時間、使用與維護責(zé)任人;屬于集中使用統(tǒng)一管理的辦公設(shè)備如打印機、
53、復(fù)印機、大型裝訂/打孔機等,由人力資源部負(fù)責(zé)日常維護/維修管理,信息技術(shù)部配合相關(guān)設(shè)備的維護維修。人力資源部設(shè)立專門的辦公設(shè)備維修/保養(yǎng)記錄表(MB-Ad -03-07),記載需出外維護/維修設(shè)備的維護/維修時間、更換的零部件、維護維修費用以及經(jīng)辦人等信息。86報廢、廢棄的辦公設(shè)備如電腦主機/顯示器、損壞的辦公臺/辦公椅等,經(jīng)公司相關(guān)部門甄別確認(rèn)不再具有使用價值并由運營副總經(jīng)理批準(zhǔn)后由人力資源部統(tǒng)一處置。人力資源部對所處置的報廢/廢棄的辦公設(shè)備必須登記在冊。報廢、廢棄的辦公設(shè)備處置記錄表(MB-Ad -03-08) 9 附件
54、 廣州美邦保險代理有限公司 編號:MB-Ad-03 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LT
55、D. 共 3 頁 第 1 頁 91 本管理規(guī)定由人力資源部擬訂,其解釋權(quán)及修改權(quán)歸人力資源部。 92 本管理規(guī)定經(jīng)公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,自公布之日起
56、執(zhí)行。10 相關(guān)表格 101 辦公用品/設(shè)備請購表(MB-Ad-03-01) 102 耐用辦公用品/設(shè)備明細(xì)表(MB-Ad -03-02) 103 易耗辦公用品/設(shè)備明細(xì)表(MB-Ad -03-03)104 辦公用品/設(shè)備領(lǐng)用臺帳(MB-Ad -03-04)105 購置設(shè)備驗收表(MB-Ad -03-05)106辦公設(shè)備管理標(biāo)識卡(MB-Ad -03-06)107 辦公設(shè)備維修/保養(yǎng)記錄表(MB-Ad -03-07)108 設(shè)備
57、報廢申請表(MB-Ad -03-08) 廣州美邦保險代理有限公司 編號:MB-Ad-03-01GUANGZHOU MABANG INSURANCE
58、 AGCEGENT CO.LTD. 辦公用品請購表
59、;
60、; 編號:請 購 部 門 請 購 日 期 請 購 內(nèi) 容序號品 名規(guī) 格數(shù) 量1
61、0; 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
62、17 18 19 部門負(fù)責(zé)人: 人力資源部審核: 批準(zhǔn):
63、; 廣州美邦保險代理有限公司 編號:MB-Ad-03-02 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD.
64、 耐用辦公用品明細(xì)表
65、160;
66、160; 編號:品 名規(guī) 格數(shù) 量采 購 日 期
67、
68、
69、; 制表人: &
70、#160; 日
71、; 期: 廣州美邦保險代理有限公司 編號:MB-Ad-03-03 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.L
72、TD. 易耗辦公用品明細(xì)表
73、;
74、; 編號:品 名規(guī) 格數(shù) 量采 購 日 期 , ;
75、
76、
77、 制表人: &
78、#160; &
79、#160; 日 期: 廣州美邦保險代理有限公司 編號:MB-Ad-03-
80、04 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 辦公用品/設(shè)備領(lǐng)用臺帳員工姓名:
81、60;
82、60; 編號:品 名規(guī) 格數(shù)
83、0; 量簽 領(lǐng)領(lǐng) 用 日 期備注
84、160;
85、160;
86、160; 廣州美邦保險代理有限公司 編號:MB-Ad-03-05
87、; GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 購置設(shè)備驗收表序號:
88、0; 設(shè)備名稱 型號 規(guī)格 生產(chǎn)廠家 出廠日期 設(shè)備編號 試機情況:隨機附件及資料清點情況:使用部門驗收意見:簽章: 年 月 日信息技術(shù)部驗收意見:簽章: 年 月 日廣州美邦保險代理有限公司
89、60; 編號:MB-Ad-03-06 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD.
90、0; 辦公設(shè)備管理標(biāo)識卡
91、 編號:設(shè)備名稱 購置日期 保修期限 規(guī)格(配置) 標(biāo)識日期 設(shè)備狀況 使用部門 責(zé)任人 辦公設(shè)備管
92、理標(biāo)識卡 編號:設(shè)備名稱
93、 購置日期 保修期限 規(guī)格(配置) 標(biāo)識日期 設(shè)備狀況 使用部門 責(zé)任人 廣州美邦保險代理有限公司 &
94、#160; 編號:MB-Ad-03-07 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 辦公設(shè)備維修保養(yǎng)記錄設(shè)備名
95、稱 規(guī)格型號 使用部門/操者 序號維修/保養(yǎng)日期維修/保養(yǎng)項目維修保養(yǎng)結(jié)果維修人員/單位經(jīng)辦人簽字1 2 3 4 5 6 7 8
96、 9 10 廣州美邦保險代理有限公司 &
97、#160; 編號:MB-Ad-03-08 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD.
98、160; 設(shè)備報廢申請表NO:設(shè)備名稱 規(guī)格型號 出廠編號 設(shè)備編號 啟用時間 申請時間 報廢原因:
99、0; 申報部門:年 月 日主管部門意見:
100、0;
101、60;
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103、0; 編號:MB-Ad-04 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁 管理制度文件出 差 管 理 規(guī) 定文件編
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