業(yè)務(wù)流程整理注意事項(xiàng)

1、某某蝶軟件（中國(guó)）有限公司蝶軟件（中國(guó)）有限公司提提綱綱提提綱綱 參與業(yè)參與業(yè)務(wù)流程務(wù)流程的的 設(shè)計(jì)和設(shè)計(jì)和繪制繪制學(xué)會(huì)繪制流學(xué)會(huì)繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理培訓(xùn)目標(biāo)培訓(xùn)目標(biāo) 參與業(yè)參與業(yè)務(wù)流程務(wù)流程的的 設(shè)計(jì)和設(shè)計(jì)和繪制繪制學(xué)會(huì)繪制流學(xué)會(huì)繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理原來如此原來如此。培訓(xùn)目標(biāo)培訓(xùn)目標(biāo) 參與業(yè)參與業(yè)務(wù)流程務(wù)流程的的 設(shè)計(jì)和設(shè)計(jì)和繪制繪制學(xué)會(huì)繪制流學(xué)會(huì)繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理我也會(huì)了我也會(huì)了培訓(xùn)目標(biāo)培訓(xùn)目標(biāo) 參與業(yè)參與業(yè)務(wù)流程務(wù)流程的的 設(shè)計(jì)和設(shè)計(jì)和繪制繪制學(xué)會(huì)繪制流學(xué)會(huì)繪制

2、流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理成功也有成功也有我一份我一份培訓(xùn)目標(biāo)培訓(xùn)目標(biāo) 提高財(cái)提高財(cái)務(wù)核算務(wù)核算 與管理與管理效率效率 為集為集團(tuán)財(cái)務(wù)管理團(tuán)財(cái)務(wù)管理 與監(jiān)與監(jiān)控體系提供控體系提供信息支持信息支持 為高效的為高效的集團(tuán)集團(tuán) 財(cái)務(wù)決財(cái)務(wù)決策提供策提供信息支持信息支持業(yè)務(wù)流程整理目標(biāo)業(yè)務(wù)流程整理目標(biāo) 業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程規(guī)范化規(guī)范化系統(tǒng)化系統(tǒng)化一體化一體化K/3K/3固化固化 提高財(cái)務(wù)核提高財(cái)務(wù)核算算 與管理效率與管理效率 為集團(tuán)財(cái)為集團(tuán)財(cái)務(wù)管理務(wù)管理 與監(jiān)控體與監(jiān)控體系提供系提供信息支持信息支持 為高效的集為高效的集團(tuán)團(tuán) 財(cái)務(wù)決策提財(cái)務(wù)決策提供供信息支持信息支持業(yè)務(wù)流程

3、整理目標(biāo)業(yè)務(wù)流程整理目標(biāo) 壓縮時(shí)間壓縮時(shí)間提高效率提高效率減少不增減少不增值的活動(dòng)值的活動(dòng)權(quán)限規(guī)范權(quán)限規(guī)范職責(zé)明了職責(zé)明了管理規(guī)范化管理規(guī)范化一體化一體化一次做好一次做好質(zhì)量保障質(zhì)量保障及時(shí)決策及時(shí)決策數(shù)據(jù)共享數(shù)據(jù)共享及時(shí)溝通及時(shí)溝通持續(xù)的改善循環(huán)持續(xù)的改善循環(huán)成功結(jié)果成功結(jié)果n業(yè)務(wù)流程是指在組織內(nèi)部業(yè)務(wù)流程是指在組織內(nèi)部“流轉(zhuǎn)流轉(zhuǎn)”的一系列相關(guān)的活動(dòng)的一系列相關(guān)的活動(dòng)n業(yè)務(wù)流程不僅僅限于一個(gè)單一的功能或者單一的部門業(yè)務(wù)流程不僅僅限于一個(gè)單一的功能或者單一的部門n業(yè)務(wù)流程能夠貫穿始終地反映經(jīng)營(yíng)情況業(yè)務(wù)流程能夠貫穿始終地反映經(jīng)營(yíng)情況什么是業(yè)什么是業(yè)務(wù)流程務(wù)流程業(yè)務(wù)流程概念業(yè)務(wù)流程概念 在流程中的

4、關(guān)鍵行為流程中的關(guān)鍵責(zé)任 每一行為的主要輸入來源每一行為的關(guān)鍵交付成果每一行為輸出的接受者 與每一行為相關(guān)的努力/時(shí) （內(nèi)部和外部） 間/成本業(yè)務(wù)流程構(gòu)業(yè)務(wù)流程構(gòu)成要素成要素業(yè)務(wù)流程概念業(yè)務(wù)流程概念 按具體業(yè)務(wù)繪制業(yè)務(wù)流程圖業(yè)務(wù)流程圖節(jié)點(diǎn)的描述 相關(guān)人員的崗位及職責(zé) 與該業(yè)務(wù)相關(guān)的主要與該業(yè)務(wù)相關(guān)的 該業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度會(huì)計(jì)核算分錄 業(yè)務(wù)流程成業(yè)務(wù)流程成果報(bào)告主要果報(bào)告主要內(nèi)容內(nèi)容業(yè)務(wù)流程成果規(guī)范業(yè)務(wù)流程成果規(guī)范 提提綱綱n流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動(dòng)，幫助流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動(dòng)，幫助確定改善機(jī)會(huì)。確定改善機(jī)會(huì)。n一

5、張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所要求的輸出的一系列的步驟。一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所要求的輸出的一系列的步驟。什么是流程圖什么是流程圖流程圖繪制流程圖繪制流程圖繪制主要包括以下三項(xiàng)內(nèi)容：理解流程編制流程圖完善流程圖流程圖繪制基礎(chǔ)流程圖繪制基礎(chǔ)流程圖繪制流程圖繪制有明確定義的開端和結(jié)束有輸入必有輸出在整個(gè)企業(yè)組織中“流動(dòng)”不局限于單一的功能和部門流程流程輸入輸入輸出輸出流程流程/ /子流程子流程概述企業(yè)活動(dòng)流程圖直接闡明組織的主要業(yè)務(wù)/功能單位（部門級(jí)）的關(guān)鍵目標(biāo)流程步驟流程步驟描述中級(jí)組織單位（部門級(jí)）的任何活動(dòng)在一個(gè)流程中能得到主要的輸入、輸出信息任務(wù)任務(wù)描述個(gè)人能完成的活動(dòng)所有個(gè)人

6、應(yīng)完成的工作組成他/她的崗位職責(zé)流程圖繪制流程圖繪制文件文件/ /表格表格：該標(biāo)識(shí)文件，包括表格，字母和報(bào)告。它既可表示輸入，該標(biāo)識(shí)文件，包括表格，字母和報(bào)告。它既可表示輸入，又可表示輸出?？稍谠摌?biāo)識(shí)上寫下標(biāo)題用以代表特定的文又可表示輸出?？稍谠摌?biāo)識(shí)上寫下標(biāo)題用以代表特定的文件。件。系統(tǒng)系統(tǒng)/ /數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫：該標(biāo)識(shí)用于表明信息從現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中流入或流出。該標(biāo)識(shí)用于表明信息從現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中流入或流出。該計(jì)算機(jī)系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處理或輸出。可在標(biāo)識(shí)中寫明該計(jì)算機(jī)系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處理或輸出?？稍跇?biāo)識(shí)中寫明特定的系統(tǒng)名稱。特定的系統(tǒng)名稱。一套標(biāo)準(zhǔn)的符號(hào)能幫助我們快速并一致地溝通流程圖。一套標(biāo)準(zhǔn)

7、的符號(hào)能幫助我們快速并一致地溝通流程圖。流程圖繪制標(biāo)識(shí)流程圖繪制標(biāo)識(shí)流程操作流程操作：該標(biāo)識(shí)用于指示一項(xiàng)需要人工處理的活動(dòng)，例如手工處理該標(biāo)識(shí)用于指示一項(xiàng)需要人工處理的活動(dòng)，例如手工處理一個(gè)文件（如手寫的采購(gòu)單），或人工檢查一個(gè)文件。一個(gè)文件（如手寫的采購(gòu)單），或人工檢查一個(gè)文件。流程參見流程參見: :該標(biāo)識(shí)用于指示從一個(gè)流程轉(zhuǎn)向下一個(gè)流程。該標(biāo)識(shí)用于指示從一個(gè)流程轉(zhuǎn)向下一個(gè)流程。數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)信息: :該標(biāo)識(shí)用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。該標(biāo)識(shí)用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。流程圖繪制標(biāo)識(shí)流程圖繪制標(biāo)識(shí)決定批復(fù)決定批復(fù)：該菱形框代表一個(gè)決定或批復(fù)。它給人以強(qiáng)烈的視覺提示，該菱形框代表一個(gè)決定或批

8、復(fù)。它給人以強(qiáng)烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復(fù)。該標(biāo)識(shí)經(jīng)常用在流程欄中。其即此處需要作出決定或批復(fù)。該標(biāo)識(shí)經(jīng)常用在流程欄中。其右方聯(lián)接右方聯(lián)接“否否”的情況，下方聯(lián)接的情況，下方聯(lián)接“是是”的情況。的情況。方向標(biāo)記方向標(biāo)記：流向箭頭代表任務(wù)執(zhí)行時(shí)的次序，它們引導(dǎo)著流程。它們可流向箭頭代表任務(wù)執(zhí)行時(shí)的次序，它們引導(dǎo)著流程。它們可以在所有三欄中使用。流向從左到右代表輸入被接收并被處以在所有三欄中使用。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務(wù)被完成。理；流向從上到下代表任務(wù)被完成。流程圖繪制標(biāo)識(shí)流程圖繪制標(biāo)識(shí)存檔存檔: :該框代表一個(gè)文檔在此處需要被存檔。該框代表一個(gè)文檔在此處

9、需要被存檔。開始開始/ /結(jié)束結(jié)束: :該框用以表示一個(gè)流程的開始和結(jié)束。該框用以表示一個(gè)流程的開始和結(jié)束。流程圖繪制標(biāo)識(shí)流程圖繪制標(biāo)識(shí)流程圖連接標(biāo)識(shí)流程圖連接標(biāo)識(shí)：該標(biāo)識(shí)用于流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于從一個(gè)決定框轉(zhuǎn)到另一該標(biāo)識(shí)用于流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于從一個(gè)決定框轉(zhuǎn)到另一頁或另一個(gè)流程。當(dāng)畫到頁底時(shí)，可以在圖中最后一項(xiàng)內(nèi)容后使用頁或另一個(gè)流程。當(dāng)畫到頁底時(shí)，可以在圖中最后一項(xiàng)內(nèi)容后使用連接標(biāo)識(shí)。連接標(biāo)識(shí)的畫法：在標(biāo)識(shí)內(nèi)以連接標(biāo)識(shí)。連接標(biāo)識(shí)的畫法：在標(biāo)識(shí)內(nèi)以A A開始，然后寫上后續(xù)流程開始，然后寫上后續(xù)流程所在的頁碼。例如，所在的頁碼。例如，A/2A/2是指在第是指在第2 2頁上尋找頁

10、上尋找A A節(jié)點(diǎn)。然后在合適的地節(jié)點(diǎn)。然后在合適的地方畫上對(duì)應(yīng)的流程連接標(biāo)識(shí)。在該標(biāo)識(shí)上寫下相同的字母以及被連方畫上對(duì)應(yīng)的流程連接標(biāo)識(shí)。在該標(biāo)識(shí)上寫下相同的字母以及被連接的頁碼。接的頁碼。A繼續(xù)繼續(xù)“是是”情況下的流程情況下的流程是是否否狀況表是狀況表是否被批準(zhǔn)否被批準(zhǔn)? ?A對(duì)狀況表對(duì)狀況表作修改作修改流程圖繪制標(biāo)識(shí)流程圖繪制標(biāo)識(shí)在決定框之前使用手工操作標(biāo)識(shí)：在決定框之前使用手工操作標(biāo)識(shí)：如果流程分叉為是如果流程分叉為是/ /否，則有人作出決定。用決定否，則有人作出決定。用決定框來表示。由于所作的決定和批復(fù)很少無效，因此框來表示。由于所作的決定和批復(fù)很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動(dòng)標(biāo)

11、識(shí)。在決定框之前通常有人工活動(dòng)標(biāo)識(shí)。是是否否有效否？有效否？驗(yàn)證統(tǒng)計(jì)驗(yàn)證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的有效性數(shù)據(jù)的有效性流程圖繪制標(biāo)識(shí)流程圖繪制標(biāo)識(shí)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫存檔框應(yīng)該盡可能描述系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、和其它信息的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)/信息框應(yīng)當(dāng)描述行動(dòng)框中生成的數(shù)據(jù)和信息表對(duì)對(duì)錯(cuò)錯(cuò)新供應(yīng)商新供應(yīng)商詳細(xì)情況詳細(xì)情況供應(yīng)商價(jià)格清單供應(yīng)商價(jià)格清單X新供應(yīng)商新供應(yīng)商詳細(xì)情況詳細(xì)情況供應(yīng)商供應(yīng)商價(jià)格清單價(jià)格清單選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商選擇物料供應(yīng)商選擇物料供應(yīng)商選擇物料供應(yīng)商選擇物料供應(yīng)商選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商流程圖繪制流程圖繪制流程圖繪制流程圖繪制主要特征起始點(diǎn)、終止點(diǎn)和客戶應(yīng)該清楚和一致起始點(diǎn)、終止點(diǎn)和客戶應(yīng)該清楚和一致輸入和輸出

12、應(yīng)當(dāng)盡可能量化輸入和輸出應(yīng)當(dāng)盡可能量化為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明負(fù)責(zé)的人員和部門為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明負(fù)責(zé)的人員和部門為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù)為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù)/ /負(fù)責(zé)的范圍負(fù)責(zé)的范圍做到對(duì)流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程做到對(duì)流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖圖詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識(shí)別無效率的活動(dòng)詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識(shí)別無效率的活動(dòng)流程圖繪制流程圖繪制詢問一個(gè)流程活動(dòng)的問題包括：流程流程/ /任務(wù)生成什么任務(wù)生成什么？職員怎樣執(zhí)行它？職員怎樣執(zhí)行它？為什么要這樣做？為什么要這樣做？何時(shí)、由誰對(duì)它進(jìn)行復(fù)核？何時(shí)、由誰對(duì)它進(jìn)行復(fù)核？流程活動(dòng)需要多少時(shí)間？流

13、程活動(dòng)需要多少時(shí)間？流程活動(dòng)何時(shí)需要？流程活動(dòng)何時(shí)需要？錯(cuò)誤錯(cuò)誤/ /問題的種類，頻率和發(fā)生原因是什么？問題的種類，頻率和發(fā)生原因是什么？怎樣處理錯(cuò)誤怎樣處理錯(cuò)誤/ /問題問題/ /例外？例外？輸出什么？輸出多少？輸出什么？輸出多少？輸出至哪里輸出至哪里？n流程范圍流程范圍n控制目標(biāo)控制目標(biāo)n主要控制點(diǎn)主要控制點(diǎn)n涉及部門及表格涉及部門及表格n流程流轉(zhuǎn)時(shí)間流程流轉(zhuǎn)時(shí)間n特定政策特定政策建議步驟建議步驟: :從一個(gè)高層次的流程開始,如有必要,到下一層次的流程(比如,子系統(tǒng))確定每個(gè)子系統(tǒng)的開始和結(jié)束(保持重點(diǎn)) 確定關(guān)鍵輸入和輸出按步驟進(jìn)行每個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)子流程節(jié)約時(shí)間: 如果陷入困境,休息一下或跳

14、到另一方面采用標(biāo)準(zhǔn)的流程圖符號(hào)在過程中或在每一子流程的結(jié)束確認(rèn)流程和技術(shù)改進(jìn)機(jī)會(huì)認(rèn)定流程的準(zhǔn)確性流程圖繪制的技巧流程圖繪制的技巧流程圖的格式流程圖的格式n宋體宋體n標(biāo)題采用標(biāo)題采用1414號(hào)字體、加粗、中間對(duì)齊號(hào)字體、加粗、中間對(duì)齊n部門采用部門采用1010號(hào)字體、加粗、下劃線、中間對(duì)齊號(hào)字體、加粗、下劃線、中間對(duì)齊n框內(nèi)采用框內(nèi)采用6 68 8號(hào)字體、普通不加粗、中間對(duì)齊號(hào)字體、普通不加粗、中間對(duì)齊n連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對(duì)齊連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對(duì)齊n盡量避免相交線盡量避免相交線業(yè)務(wù)流程圖交付要求業(yè)務(wù)流程圖交付要求X X X X 公公 司司 費(fèi)費(fèi) 用用 報(bào)報(bào) 銷銷 業(yè)業(yè) 務(wù)務(wù)

15、流流 程程開開 始始業(yè)業(yè) 務(wù)務(wù) 人人 員員 填填寫寫 報(bào)報(bào) 銷銷 單單報(bào)報(bào) 銷銷 單單審審 批批 通通 過過否否業(yè)業(yè) 務(wù)務(wù) 部部 門門 審審批批未 通 過財(cái)財(cái) 務(wù)務(wù) 審審 核核通 過審審 批批 通通 過過否否報(bào)報(bào) 銷銷 憑憑 證證通 過總總 帳帳出出 納納 付付 款款 并并登登 記記 日日 記記 帳帳日日 記記 帳帳結(jié)結(jié) 束束業(yè)業(yè) 務(wù)務(wù) 部部 門門財(cái)財(cái) 務(wù)務(wù) 部部 門門2 23 31 14 45 56 6標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程圖樣本程圖樣本業(yè)務(wù)流程成果規(guī)范業(yè)務(wù)流程成果規(guī)范 業(yè)務(wù)流程編號(hào)： 業(yè)務(wù)名稱：費(fèi)用報(bào)銷編制：XXX 日期： 審核：XXX 日期：序號(hào)處理說明責(zé)任單位責(zé)任人1 2 3 4 5

16、6 標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程圖描述樣程圖描述樣本本業(yè)務(wù)流程交付要求業(yè)務(wù)流程交付要求 公司編號(hào)： 公司名稱： 部門編號(hào)： 部門名稱：編制：XXX 日期： 審核：XXX 日期：編號(hào)崗位名稱崗位描述崗位職責(zé)不相容職責(zé) 崗位職責(zé)崗位職責(zé)業(yè)務(wù)流程交付要求業(yè)務(wù)流程交付要求流程編號(hào)： 流程名稱：制度編號(hào)： 制度名稱：編制：XXX 日期： 審核：XXX 日期：編號(hào) 內(nèi)部控制制度描述解釋部門 內(nèi)部控制制內(nèi)部控制制度樣本度樣本業(yè)務(wù)流程交付要求業(yè)務(wù)流程交付要求流程編號(hào)： 流程名稱：核算方法編號(hào)： 核算方法名稱：編制：XXX 日期： 審核：XXX 日期：編號(hào)業(yè)務(wù)描述會(huì)計(jì)分錄 會(huì)計(jì)核算方會(huì)計(jì)核算方法樣本法樣本業(yè)務(wù)流程交付

17、要求業(yè)務(wù)流程交付要求起始點(diǎn)、終止點(diǎn)和對(duì)象必須清晰起始點(diǎn)、終止點(diǎn)和對(duì)象必須清晰輸入和輸出應(yīng)當(dāng)明確輸入和輸出應(yīng)當(dāng)明確應(yīng)當(dāng)在合適的地方標(biāo)出估計(jì)時(shí)間（流程時(shí)間）應(yīng)當(dāng)在合適的地方標(biāo)出估計(jì)時(shí)間（流程時(shí)間）為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù)為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù)/ /負(fù)責(zé)的范圍負(fù)責(zé)的范圍做到對(duì)流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖做到對(duì)流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識(shí)別無效率的活動(dòng)詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識(shí)別無效率的活動(dòng)業(yè)務(wù)流程圖交付要求業(yè)務(wù)流程圖交付要求提提綱綱C 需要需要 按實(shí)際情況繪制流程C 需要需要 在整個(gè)組織內(nèi)思考流程C 需要需要 與流程牽涉的人

18、員交流C 需要需要 在開始前確認(rèn)流程的起點(diǎn)和結(jié)束C 需要需要 高層次的流程圖C 需要需要 提問 D 不能不能 按照你自己的想當(dāng)然繪制流程D 不能不能 把流程圖局限在你自己的部門D 不能不能 在真空中工作D 不能不能 在確認(rèn)起點(diǎn)和結(jié)束點(diǎn)前試圖繪制 流程D 不能不能 陷入太多的細(xì)節(jié)D 不能不能 單獨(dú)努力流程繪制應(yīng)注意的要點(diǎn)流程繪制應(yīng)注意的要點(diǎn) 流程問題 技術(shù)和信息系統(tǒng)問題 短期可解決的問題或當(dāng)務(wù)之急在流程繪制過程中在流程繪制過程中, ,我們應(yīng)不僅理解現(xiàn)有的流程我們應(yīng)不僅理解現(xiàn)有的流程, ,而是更要確認(rèn)改進(jìn)的方而是更要確認(rèn)改進(jìn)的方面面, , 比如比如: :流程改進(jìn)流程改進(jìn)關(guān)鍵步驟缺少重復(fù)勞動(dòng) (一個(gè)流程內(nèi)或是跨部門)不必要的文書工作不完全或冗余審查過程不必要的延誤勞動(dòng)密集型行為/任務(wù)一旦繪制完流程圖一旦繪制完流程圖, ,我們能夠開始分析流程改進(jìn)的機(jī)會(huì)我們能夠開始分析流程改進(jìn)的機(jī)會(huì). . 特別地特別地, ,我們能夠我們能夠從以下方面發(fā)現(xiàn)問題從以下方面發(fā)現(xiàn)問題, ,改進(jìn)工作流程改進(jìn)工作流程: :流程改進(jìn)流程改進(jìn)確認(rèn)新技術(shù)的潛在用處 (比如