集團(tuán)公司會議管理制度

1、XX集團(tuán)會議管理制度錯誤!未定義書簽錯誤!未定義書簽錯誤!未定義書簽錯誤!未定義書簽錯誤!未定義書簽錯誤!未定義書簽錯誤!未定義書簽第一章 總則第二章 會議形式第三章 會議組織第四章 會議效率管理第五章 會議室管理第六章 附則附錄：會議記錄簿第一章總則為使鑫科集團(tuán)公司（以下簡稱“公司”）的會議管理規(guī)范化和有序化，提高會 議的效率，特制定本辦法。會議本著精減、有效、節(jié)儉原則運(yùn)行。第二章會議形式總裁辦公會（一）出席人員：總裁、執(zhí)行總裁、行政總監(jiān)、營銷總監(jiān)、產(chǎn)業(yè)總監(jiān)、財(cái)務(wù)總 監(jiān)、人力資源部部長、財(cái)務(wù)部部長、總裁辦主任、總裁秘書、各事業(yè)部總經(jīng)理等 常設(shè)成員。（二）周期：根據(jù)需要隨時召開；（三）會議內(nèi)容

2、：公司經(jīng)營計(jì)劃事項(xiàng)，公司管理制度和管理辦法的擬定和審核 事項(xiàng)，人事管理事項(xiàng)，公司合理化建議管理事項(xiàng)，公司其他重大經(jīng)營決策和管理 問題等。（四）主持人：總裁?？偛觅|(zhì)詢會（五）出席人員：總裁、執(zhí)行總裁、行政總監(jiān)、營銷總監(jiān)、產(chǎn)業(yè)總監(jiān)、財(cái)務(wù)總 監(jiān)、人力資源部部長、財(cái)務(wù)部部長、總裁辦主任、總裁秘書、各事業(yè)部總經(jīng)理等 常設(shè)成員；（六）周期：每周一次；（七）會議內(nèi)容：上周業(yè)務(wù)工作總結(jié)、下周業(yè)務(wù)工作安排、公司情況傳達(dá)；（八）主持人：總裁或執(zhí)行總裁全體員工會議（九）出席人員：公司全體員工；（十）周期：每半年或一年、或不定期；（十一） 會議內(nèi)容：公司經(jīng)營、管理情況通報，討論職工關(guān)心的切身利益問題、與公司發(fā)展相關(guān)的

3、合理化建議;（十二）主持人：總裁。每周晨會（十三）內(nèi)容：對本周重大工作事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)一安排，協(xié)調(diào)跨部門工作；（十四）出席人員：總裁、執(zhí)行總裁、各相應(yīng)總監(jiān)、各職能部門部長、各事 業(yè)部總經(jīng)理、公司內(nèi)其他的重要人員等；（十五）主持人：總裁；（十六）周期：每周周初工作匯報會（十七）內(nèi)容：下級向上級匯報指定內(nèi)容；（十八）出席人員：上下級或有關(guān)責(zé)任人；（十九）主持人：上級主管；（二十）周期：定期或不定期。專題會議（二十一）內(nèi)容：某一問題討論和商定；（二十二）出席人員：有關(guān)人員；（二十三）主持人：相關(guān)主管；（二十四）周期：不定期或定期。各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)安排在公司例會同期召 開，（與

4、會人員不發(fā)生時間上的沖突除外）應(yīng)堅(jiān)持小會服從大會，局部服從整體的 原則。第三章會議組織會議程序一般而言，公司的會議組織過程包括以下幾個步驟:（二十五）確立會議議題；（二十六）安排會議議程；（二十七）發(fā)出會議通知；（二十八）會務(wù)準(zhǔn)備；（二十九）做會議記錄和攝像、錄音；（三十） 整理會議紀(jì)要、決議；（三十一）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱改、簽批；（三十二）印發(fā)有關(guān)部門、人員，并歸檔。確立會議議題會議的議題可能有以下的來源：公司領(lǐng)導(dǎo)提出和各部門提出，總裁辦收集等。經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，即可召開會議。對定期的常規(guī)會議，在會前應(yīng)明確該次會議主題和臨時出席或列席人員。對不定期的重要會議，承辦人應(yīng)提出會議企劃報告，該報告包括：1、

5、會議名稱；2、會議主旨和目標(biāo)；3、會議議項(xiàng)；4、會議時間；5、會議議程；6、會議主持人；7、出席人員（名單）； 8、會議財(cái)務(wù)（支出收入）預(yù)算； 9、現(xiàn)有籌備情況及進(jìn)展；10、籌劃備時間進(jìn)度等。該報告批準(zhǔn)后方執(zhí)行。提前發(fā)出會議通知（三十三）通知內(nèi)容包括：時間、地點(diǎn)、出席人、議題、議程、編組等；（三十四）方式：由會議承辦人通過口頭或書面形式發(fā)出，注意口頭僅適用于例會召開的確認(rèn)；（三十五）出席會議的重要或主要人員，應(yīng)通過電話等方式確認(rèn)是否能如期出席，并做出相應(yīng)安排。（三十六）通知時間：根據(jù)會議要項(xiàng)擬訂會議通知，并提前發(fā)送。會務(wù)準(zhǔn)備會務(wù)準(zhǔn)備包括以下內(nèi)容： 會議場所布置座次布局、 會議需用設(shè)備的準(zhǔn)備與調(diào)

6、試、出席者主賓座次銘牌、資料袋（內(nèi)裝鉛筆和記錄紙） 、簽到簿、備用桌椅、墨水、電源插頭和延長線、麥克風(fēng)和播放系統(tǒng)、錄音工具、茶水、飲料、水果或點(diǎn)心，投影儀、幻燈片和白板或黑板等。根據(jù)會議的內(nèi)容和性質(zhì)的不同進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)備。各部門召開本部門會議，由本部門指定負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的起草人。幾個部門召開聯(lián)席會議，由幾個部門協(xié)商指定一個部門負(fù)責(zé)起草會議紀(jì)要，且在會議室使用時間登記表上登記會議的召集人或主持人。一個部門召集，其他部門參加的，由召集的部門負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的起草工作。各部門起草會議紀(jì)要的內(nèi)容要求：（三十七）必須全面記錄會議的內(nèi)容；（三十八）必須準(zhǔn)確記錄與會人的意見，不能以個人的喜好、觀點(diǎn)而增刪內(nèi)容，或加入

7、記錄人自己的觀點(diǎn)；（三十九）會議紀(jì)要必須做到全而精，要詳略得當(dāng)，重點(diǎn)突出；（四十）起草會議紀(jì)要應(yīng)采用打印體（具正文部分字體要求是宋體小四號） ； 時間緊急的情況也可采用手寫體；但為了長久保持要求用墨水筆寫，同時要保持 紙面清潔；（四十一）會議紀(jì)要應(yīng)在會后的三天之內(nèi)提交總裁辦存檔；（四十二）會議紀(jì)要一般要由總裁或執(zhí)行總裁簽發(fā)，重要決議必須經(jīng)所有參 會人員閱讀簽字后存檔。第四章會議效率管理判斷會議效率的高低有以下的標(biāo)準(zhǔn)：（一）會議是否按預(yù)期進(jìn)行（二）目的及議題是否清晰，是否徹底討論（三）會場準(zhǔn)備是否完善（四）資料是否齊全（五）會議日程是否有計(jì)劃性（六）參加者是否預(yù)先了解主題（七）討論離題是否嚴(yán)重（

8、八）會議氣氛是否熱烈（九）建設(shè)性發(fā)言數(shù)量（十）是否得出結(jié)論或?qū)Σ咛岣邥h效率的要領(lǐng)（十一）要嚴(yán)格遵守會議的開始時間；（十二）要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明；（十三）要把會議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時間的分配預(yù)先告知與會者；（十四）在會議進(jìn)行中要注意如下事項(xiàng)：發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題 ?發(fā)言內(nèi)容是否出于個人的利害?是否全體人員都專心聆聽發(fā)言?發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)?（十五）應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時間內(nèi)做出結(jié)論；（十六）在必須延長會議時間時，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長的時間；（十七）應(yīng)當(dāng)把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)；（十八）應(yīng)當(dāng)把決議付諸實(shí)行的程序理出，加以確認(rèn)。會議禁忌事項(xiàng)（十九）發(fā)言時不可長

9、篇大論，滔滔不絕；（二十）不可取用不正確的資料；（二十一）不可打斷他人的發(fā)言；（二十二）不要中途離席。會議管理技巧（二十三）控制出席人數(shù)，與會無關(guān)者不參加；（二十四）每次會議須明確主題；（二十五）對重大或有分歧的議題，在會議上爭執(zhí)不下時，主持人應(yīng)及時制止且擱置該問題，會后再議；會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，相對控制每位發(fā)言時間；對多個議題的會議，每段時間只集中充分地討論其中一個議項(xiàng)。主持人可在每一議項(xiàng)或每隔一段發(fā)言時間做出小結(jié)，及時做出決定第五章會議室管理會議室使用登記手續(xù)（二十八）凡需用會議室的部門及人員須提前做預(yù)約登記手續(xù)；（二十九）會議室預(yù)約登記手續(xù)由總裁辦辦理；（三十） 會議結(jié)束后將會議紀(jì)要送總裁辦備案。會議室必備的物品、用品和環(huán)境（三十一）會議室備有會議桌、椅；（三十二）會議室備有飲水機(jī)；（三十三）會務(wù)準(zhǔn)備有特殊要求的，請與總裁辦協(xié)商；（三十四）會議室保潔。會議室使用環(huán)境衛(wèi)生的要求（三十五）注意保持會議室的環(huán)境衛(wèi)生；（三十六）嚴(yán)禁在會議室吃東西；（三十七）嚴(yán)禁在會議室及桌面，堆放與會議室配套物品無關(guān)的設(shè)施;（三十八）嚴(yán)禁在會議室處理與工作無關(guān)的事情。會議室維護(hù)費(fèi)用由總裁辦編制預(yù)算并執(zhí)行。第六章附則本辦法的擬定或者修改由總裁辦負(fù)責(zé)，報總裁