模塊一辦公室工作基礎(chǔ)(xs)

1、辦公室實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)寫在前面的話辦公室是一個(gè)組織內(nèi)直接為領(lǐng)導(dǎo)和中心工作服務(wù)、承上啟下、協(xié)調(diào)左右的綜合辦事機(jī)構(gòu)。辦公室參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù)，是單位運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，是對內(nèi)、對外的窗口。在不同類型的組織中，大都設(shè)有辦公室這一機(jī)構(gòu)。性質(zhì)不同、規(guī)模不等的組織辦公室的工作內(nèi)容略有不同，下設(shè)機(jī)構(gòu)也有一些差異。但一般來說，辦公室大都具有辦文、辦會(huì)、辦事、溝通協(xié)調(diào)等幾方面職能。模塊一 辦公室工作基礎(chǔ)一、訓(xùn)練目的通過訓(xùn)練，使學(xué)生熟悉辦公室工作內(nèi)容，掌握辦公室人員的工作方法，強(qiáng)化辦公室人員職業(yè)意識(shí)，了解從事辦公室工作應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)和能力。二、案例導(dǎo)入：【案情】：劉誠大學(xué)畢業(yè)后進(jìn)入應(yīng)聘到一家集團(tuán)公司做總經(jīng)理辦公室秘書

2、。上班伊始，辦公室主任安排老秘書老趙帶他認(rèn)認(rèn)門，熟悉情況。老趙先帶他來到檔案室，介紹他認(rèn)識(shí)檔案科科長張華和科員小李，告訴他若想進(jìn)一步熟悉公司情況，如歷任領(lǐng)導(dǎo)、隸屬關(guān)系等可到這里翻閱有關(guān)文件。離開檔案科，老趙帶他來到旁邊的調(diào)研科，告訴他辦公室要做好領(lǐng)導(dǎo)的輔助決策，不做好調(diào)研工作，領(lǐng)導(dǎo)者很難做出準(zhǔn)確可行的決策；出了調(diào)研科，就聽到旁邊比較喧鬧，原來這個(gè)辦公室人很多，看起來不少人面有委屈之色，小劉抬頭一看，這里是信訪科。老趙告訴他，最近信訪科來提意見的人較多，可能和不久前公司新出臺(tái)的一項(xiàng)的政策有關(guān)。到了走廊盡頭，小劉沒等老趙帶就自己進(jìn)了這個(gè)辦公室，想和老趙說話時(shí)發(fā)現(xiàn)老趙沒跟進(jìn)來。他扭頭一看，老趙才進(jìn)來

3、，僅和對方說“這是單位新來的員工劉誠”，沒呆一會(huì)兒就走了。小劉挺納悶，問老楊怎么這么快就走了呢？老趙示意小劉看門牌。小劉這才注意到，這里掛著“機(jī)要科”三個(gè)字。轉(zhuǎn)了一圈，老趙告訴小劉，在辦公室里，不同崗位人員的工作職責(zé)不同。如秘書崗位人員主要負(fù)責(zé)文件起草、收發(fā)、黨政會(huì)議記錄、大事記撰寫等工作，檔案崗位人員主要負(fù)責(zé)單位檔案文件的管理和利用，不過大家分工不分家。老趙要他不僅得熟悉辦公室各崗位，還得熟悉一下公司各科室情況，以后和大家打交道的機(jī)會(huì)很多。 三、知識(shí)簡介知識(shí)點(diǎn)一 辦公室工作概述（一）辦公室的含義概念：廣義：辦理日常公務(wù)的場所。狹義：辦公室是指組織內(nèi)部以服務(wù)為宗旨的綜合性工作機(jī)構(gòu)。（二）辦公室

4、工作的主要內(nèi)容1辦文工作。主要是圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。2辦會(huì)工作。指對各類會(huì)議的籌備、組織、服務(wù)、管理等工作，包括會(huì)前的籌劃和準(zhǔn)備、會(huì)中的組織和服務(wù)、會(huì)后的善后和落實(shí)。3辦事工作。（三）辦公室工作的特點(diǎn)辦公室所擔(dān)負(fù)工作的性質(zhì)決定了它具有輔助性、事務(wù)性、綜合性、中樞性、機(jī)要性等特點(diǎn)。（四）辦公室的作用1參謀與助手作用2樞紐與心臟作用3協(xié)調(diào)與溝通作用4形象與管家作用知識(shí)點(diǎn)二 辦公室人員（一）辦公室主要工作人員辦公室內(nèi)部主要由以下幾種工作人員構(gòu)成：辦公室管理人員、秘書、助理、其他文員。（二）辦公室人員的職業(yè)素質(zhì)“參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù)”的角色定位。對辦公室人員的職業(yè)素質(zhì)要求主要體

5、現(xiàn)在職業(yè)道德、職業(yè)意識(shí)、職業(yè)能力三方面。（三）辦公室人員應(yīng)該具備的工作作風(fēng)思想作風(fēng)修養(yǎng)、工作作風(fēng)修養(yǎng)、生活作風(fēng)修養(yǎng)等。用以下十個(gè)字概括：勤、深、實(shí)、謙、細(xì)、快、廉、嚴(yán)、穩(wěn)、和。知識(shí)點(diǎn)三 辦公室效率和時(shí)間管理（一） 樹立正確的時(shí)間觀念1目標(biāo)管理，注重效益2根除浪費(fèi)時(shí)間的習(xí)慣3循序漸進(jìn)4加強(qiáng)工作的計(jì)劃性（二）時(shí)間管理的原則1時(shí)間有序性原則2“要事第一”原則380/20法則，這一法則也叫 “猶太法則”。4切忌安排領(lǐng)導(dǎo)者事必躬親的原則5日常性事務(wù)維護(hù)原則6對時(shí)間被占用說“不”原則（三）時(shí)間管理的方法表1-2 時(shí)間管理四象限不 緊 急緊 急重 要B（石塊型的事務(wù)） 發(fā)掘新機(jī)會(huì) 規(guī)劃 改進(jìn)方法和技能 建立

6、伙伴關(guān)系 防患于未然A（碎石型的事務(wù)） 危機(jī) 急迫的問題 有期限壓力的計(jì)劃不 重 要D（水型的事務(wù)） 一些可做可不做的雜事 一些不必要的應(yīng)酬 有趣的活動(dòng)C（細(xì)沙型的事務(wù)） 不速之客的接待 某些信件、文件、電話的處理 某些會(huì)議的出席 某些必要而不重要的會(huì)議、活動(dòng)辦公室人員每天事務(wù)較多，加強(qiáng)時(shí)間管理，提高辦事效率需要遵循一定的方法和策略。1合理的分工與協(xié)作2區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作3分清工作的輕重緩急和先后次序4合理分配自己的精力和時(shí)間5使用輔助手段幫助時(shí)間管理6并行串行兼顧，合并同類工作事項(xiàng)7遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦期限完成工作8工作環(huán)境優(yōu)化四、實(shí)訓(xùn)內(nèi)容： 1、教師向?qū)W生給出有關(guān)辦

7、公室實(shí)務(wù)基礎(chǔ)準(zhǔn)備內(nèi)容的練習(xí)（選擇、判斷）、案例、實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練資料，并進(jìn)行酌情分析，便于學(xué)生實(shí)踐訓(xùn)練時(shí)參考。2、討論演講、案例分析、實(shí)戰(zhàn)演練。五、實(shí)訓(xùn)方式要求步驟：1、選擇練習(xí)、判斷練習(xí)完成方式：要求學(xué)生獨(dú)立完成，教師在學(xué)生完成的基礎(chǔ)上訂正；2、思考練習(xí)完成方式：要求學(xué)生在討論基礎(chǔ)上完成，并在全體同學(xué)面前演講（可多人）；教師點(diǎn)評。3、案例分析完成方式：將案例材料提前布置給學(xué)生（教師視情分配任務(wù)），要求學(xué)生運(yùn)用所學(xué)知識(shí)對案例進(jìn)行分析，擬定處理方法。要求學(xué)生分組制作ppt圖示方案（或直接在教室黑板上圖示），組員代表（可多人）小組在課堂上匯報(bào)，要求必須是先經(jīng)由小組充分討論后，最后由一名組員代表小組對討論成

8、果進(jìn)行整合并在課堂上向全體同學(xué)講述，其他組員可補(bǔ)充說明。教師評講。4、實(shí)戰(zhàn)實(shí)訓(xùn)要求：（要求見具體實(shí)戰(zhàn)案例）。5、教學(xué)條件：學(xué)生應(yīng)帶電腦到教室上課，電腦裝Office辦公軟件。六、考核辦法 學(xué)生能自己動(dòng)手按要求完成設(shè)計(jì)與實(shí)戰(zhàn)等。七、練習(xí)思考分析實(shí)戰(zhàn)（一）選擇練習(xí)1、以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（ ）A服務(wù)性 B決策性 C事務(wù)性 D綜合性2、在辦公室的布置方面，（ ）的位置是上座。A離入口最遠(yuǎn) B離入口最近C靠近門口 D靠近窗口3、辦公室布置要注意（ ）A上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放 B一般辦公室桌椅最好面對面放置C打字、復(fù)印間離上司辦公室近些 D各種溝通、保密(二)判斷練習(xí)1、文員第一次做一項(xiàng)

9、工作時(shí)應(yīng)該快一些， 如果錯(cuò)誤可以再做一遍。（ ）2、即使是上司私人的應(yīng)酬， 文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（ ）3、辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。 （ ）4、辦公室工作人員對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。 （ ）（三）思考練習(xí)1、你初到為華公司，擔(dān)任文秘人員，你對上司主要工作的輔佐主要應(yīng)包括哪些方面？（4條以上）2、文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么？ 3、文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 4、辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？5、描述一個(gè)你所熟悉的某辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)情況。（四）案例分析案例1 小李是

10、剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)該怎么做?（用示意圖表示，可用文字說明）案例2一個(gè)大型會(huì)議的晚會(huì)內(nèi)容怎么定，方秘書先請求分管辦會(huì)的黃副主任，黃答“舉辦電影晚會(huì)”。黃沒有要求方秘書再往上請示，而方秘書自認(rèn)為再請求一把手賈主任也許會(huì)更好辦事。在請求賈時(shí)又沒有把已請求黃所定的意見告訴賈，賈的批復(fù)為“觀看戲劇演出”。這樣，一個(gè)晚會(huì)出現(xiàn)了兩種不同安排的領(lǐng)導(dǎo)意見，

11、該按誰的意見辦呢？方秘書左右為難。幾個(gè)辦會(huì)秘書研究，最后定為按賈的意見執(zhí)行。由方秘書向黃副主任作自我批評，說明擬按賈主任的意見辦，請黃諒解。當(dāng)時(shí)黃副主任對方秘書多頭請示很不高興，但還是同意了按賈的意見執(zhí)行。請你對方秘書的工作方法做出評價(jià)。案例3一天，某公司經(jīng)理突然收到一封非常無禮的信，是由一位與公司交往較深的代理商寫來的。經(jīng)理怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，讓秘書記錄自己口述的回信，并立即打印寄走?！拔覜]有想到會(huì)收到你這樣的來信，雖然我們之間已有那么長時(shí)間的往來，但事已至此，我不得不中止我們之間的一切交易和往來，并且按照慣例，我要將這件事公之于眾!”。對于經(jīng)理的命令，秘書可以選擇的行為有：A

12、“是，好的。”然后秘書立即回到自己的辦公室，將信打印寄走了。B對經(jīng)理說：“經(jīng)理，這封信不能發(fā)，把它撕掉算了！”C不是回去打印，而是進(jìn)前一步，提出忠告：“經(jīng)理，請您冷靜一點(diǎn)！給對方回一封這樣的信，后果會(huì)是什么呢？在這件事情上，我們難道就沒有應(yīng)該反省的地方嗎？”D當(dāng)天快下班時(shí)，秘書將打印出的信遞給已經(jīng)心平氣和的經(jīng)理：“可以將這封信寄走嗎?”作為秘書，你認(rèn)為以上哪一種行為最適當(dāng)？為何？案例4日本一公司的秘書A小姐與她的男朋友B在同一個(gè)公司工作。B在廣告宣傳部工作。他倆準(zhǔn)備在第二年春暖花開的時(shí)節(jié)結(jié)婚。他倆的關(guān)系目前在公司內(nèi)無人知曉，他們準(zhǔn)備年底在公司里公開關(guān)系。10月的這天上午，公司開董事會(huì)，討論人事

13、問題。A小姐來到會(huì)議室給大家送茶。“最近澳洲分公司的C病得很厲害，那邊的經(jīng)理讓總公司趕緊派人去接替他?！币晃欢抡f?！按蠹铱磸V告宣傳部的B如何?他還沒有結(jié)婚?！绷硪晃欢绿嶙h說。“我看可以?！倍麻L說，“那就這么定了吧，這個(gè)月底就發(fā)調(diào)令?！薄翱梢?，我們在月底之前給B辦好手續(xù)。”人事經(jīng)理回答說。這天下午，A小姐和B在咖啡店約會(huì)?！癆，我想我們明年結(jié)婚的時(shí)候還是去北海道吧?！盉顯然在憧憬著美好的未來.此時(shí)此刻，A小姐到底應(yīng)不應(yīng)該把在董事會(huì)上聽到消息告訴他呢?背景介紹：日本的企業(yè)一般都有這樣的規(guī)定，職員到國外工作，時(shí)間短的3個(gè)月,長的一年，平均半年，這期間不得回家探親，即使過不習(xí)慣國外的生活，也必須

14、忍耐。A小姐知道這些，當(dāng)然十分苦惱，因?yàn)椴粌H明年結(jié)婚的計(jì)劃可能泡湯,而且即使結(jié)了婚也得忍受兩地分居的煎熬。案例5某所辦公室信息科劉科長采寫到一篇較有價(jià)值的信息稿，經(jīng)過一番修改、潤色，費(fèi)了不少功夫，他興沖沖地將稿件呈到所長辦公桌上。憑經(jīng)驗(yàn)，他估計(jì)這一炮定能打響，并可獲得當(dāng)年所在系統(tǒng)的優(yōu)秀信息獎(jiǎng)。不料，所長看后批示：“此稿目前不宜發(fā)”。看到自己的工作成果作廢，辛辛苦苦采寫的稿子被“槍斃”，劉科長心里有股說不出的滋味?！斑@么好的題材！可惜！”“不行，得想個(gè)辦法?！眲⒖崎L拿定了主意，回到自己辦公室，經(jīng)過一番修改，將原稿換了個(gè)標(biāo)題，內(nèi)容的文字也略作改動(dòng)，然后拿給書記簽發(fā)，居然順利通過了。當(dāng)然，他沒有把真

15、相告訴所長。第二天，劉科長正在為稿件已發(fā)而高興時(shí)，被通知到所長辦公室，在那里他受到了嚴(yán)厲的批評。請說明劉科長被批評的原因。 （五）實(shí)戰(zhàn)實(shí)訓(xùn)辦公室效率和時(shí)間管理實(shí)訓(xùn)：李非是一家機(jī)械工程公司總經(jīng)理辦公室行政助理，負(fù)責(zé)總體安排總經(jīng)理辦公事務(wù)，工作繁忙而瑣碎。公司有張總經(jīng)理，主管業(yè)務(wù)的丁副總和主管財(cái)務(wù)的胡副總。公司這幾年發(fā)展快速，效益不斷攀升，參觀者、洽談?wù)摺⒀缯堈?、訪問者、拉贊助者、調(diào)研者等意想不到的人員接踵而來，各種約會(huì)、報(bào)告會(huì)、慶典等活動(dòng)層出不窮。11月下旬的一天下午，李非正在參加公司的戰(zhàn)略發(fā)展研討會(huì)，會(huì)上他想起即將進(jìn)入12月，得趕緊把下月領(lǐng)導(dǎo)層人員的各項(xiàng)活動(dòng)安排好，并要協(xié)助各位領(lǐng)導(dǎo)參加有關(guān)活動(dòng)

16、。計(jì)劃表的內(nèi)容他以前看過，已確定的工作事項(xiàng)有：12月3日，上午接待經(jīng)理人周刊記者來訪，時(shí)間約2小時(shí)。12月7日，張總赴澳大利亞考察，時(shí)間7天。12月9日，中國機(jī)械建筑網(wǎng)絡(luò)公司領(lǐng)導(dǎo)一行5人來公司參觀，時(shí)間1天。12月17日，張總與泰國客商商談，時(shí)間1天。12月20日，公司主管會(huì)議，討論明年生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，下午半天。12月24日，市領(lǐng)導(dǎo)來企業(yè)調(diào)研，時(shí)間1天。（注：調(diào)研相關(guān)資料背景。主要解決問題及調(diào)研：1、員工宿舍遺留問題，公司劃撥土地轉(zhuǎn)讓出讓金希望同意減免；市領(lǐng)導(dǎo)同意專題研究，要求書面報(bào)告。2、公司新產(chǎn)品開發(fā)能否享受稅收優(yōu)惠，調(diào)研后因符合享受稅收優(yōu)惠條件，現(xiàn)場同意，需辦相關(guān)手續(xù)。）12月25日，公司

17、領(lǐng)導(dǎo)與員工座談，時(shí)間半天。12月26日，公司財(cái)務(wù)年報(bào)會(huì)議，上午半天。12月28日，企業(yè)家協(xié)會(huì)年會(huì)，請張總出席，時(shí)間1天；工業(yè)園區(qū)管委會(huì)明年工作安排會(huì)議，上午半天。12月29日，公司召開表彰大會(huì)，下午半天；晚上，企業(yè)聯(lián)歡慰問活動(dòng)。他準(zhǔn)備待計(jì)劃初步安排后向3位老總請示后最后確定這份計(jì)劃。然后他想起晚上要給女朋友過生日，心里盤算這件事。這時(shí)，他的手機(jī)突然震動(dòng)起來，他悄悄打開手機(jī)，是條短信，兩個(gè)大學(xué)同學(xué)從外地出差來此，約他晚上參加校友聚會(huì)。這時(shí)主持人宣布，由于這次會(huì)議時(shí)間緊，請全體與會(huì)人員晚上要參加分組討論。這段時(shí)間，李非的MBA學(xué)位論文也到了最后期限，想起這些公事和私事，他有點(diǎn)著急。剛一散會(huì)，銷售部的一名員工跑進(jìn)會(huì)場，拉著李非就往外走，原來幾名銷售人員與運(yùn)輸部門的幾個(gè)搬運(yùn)工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起架來了，銷售經(jīng)理和在場的保安制止不了，因此派人來找他。1、實(shí)訓(xùn)要求：（1）以行政助理李非的身份制作一份12月份領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃表。（2）填制李非和張總12月24日的工作日志。（3）將李非當(dāng)