如何制定文件標(biāo)準(zhǔn)化

1、文 件 和 資 料 標(biāo) 準(zhǔn) 化 管 理 制 度1 目的通過(guò)對(duì)公司文件資料的有效控制， 確保工作現(xiàn)場(chǎng)使用唯一有效的文件資料， 并形成統(tǒng)一規(guī)范 的 編 寫(xiě) 格 式 及 處 理 程 序 。2 適用范圍本制度適用于公司所有公務(wù)文書(shū)、文件和資料的管理。3 術(shù)語(yǔ)和定義3.1 公文：指公司在處理各種公務(wù)時(shí)使用的應(yīng)用文書(shū)，包括：決定、決議、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函（電報(bào)）、會(huì)議紀(jì)要。3.2 制度（程序）：指要求公司成員共同遵守的，按一定程序辦事的規(guī)程性文件。3. 3辦法：指公司針對(duì)某項(xiàng)工作依照其所需標(biāo)準(zhǔn)制定的考核獎(jiǎng)懲性的文件。3 . 4 標(biāo)準(zhǔn)：指公司對(duì)某項(xiàng)工作應(yīng)達(dá)到的要求進(jìn)行規(guī)范和約定的文件。3 .

2、5 規(guī)章制度：公司各種制度、規(guī)定、辦法的泛稱(chēng)3.6記錄：指公司對(duì)某項(xiàng)活動(dòng)的各工作環(huán)節(jié)、結(jié)果進(jìn)行記錄，可供事后追溯該項(xiàng)活動(dòng)完成質(zhì)量 的 證 據(jù) 性 文 件， 主 要 為 表 格 形 式4 職責(zé)權(quán)限4.1 經(jīng)理負(fù)責(zé)公司制度、辦法、標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃、記錄和以公司名義下發(fā)的公文的批準(zhǔn)。1.1 . 2 管理者代表負(fù)責(zé)制度、辦法、標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃、記錄的審核。4.3 各單位負(fù)責(zé)本單位相關(guān)文件資料的編寫(xiě)、審核、打印、校對(duì)工作。4.4 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)以公司名義下發(fā)執(zhí)行的各類(lèi)文件資料的編號(hào)、發(fā)放、收回、作廢銷(xiāo)毀和歸檔，負(fù)責(zé)對(duì)各單位文件資料管 理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查4.5 各單位負(fù)責(zé)以本單位名義下發(fā)執(zhí)行的各類(lèi)文件資料的編號(hào)、發(fā)放、收

3、回、作廢銷(xiāo)毀和歸檔55.15.1.1公司各類(lèi)文件資料的正式編印一般用a4(210mnX 297mm)型紙張。圖紙表格等不宜減小時(shí)，該頁(yè)應(yīng)按以上紙型尺寸折疊裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。5.1.2 文件和資料章、條、款的編排規(guī)則：5.1.2.1根據(jù)文件內(nèi)容的編排劃分，章”就是一個(gè)章節(jié)，包括條和款，條”是章的一個(gè)部分，款”是章或條的一個(gè)層次。章、條均用阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)。5.1.2.2章”應(yīng)左起空兩格書(shū)寫(xiě)，如第 1章用“麻注，右側(cè)空一格寫(xiě)該章的標(biāo)題，標(biāo)題一行書(shū)寫(xiě)不夠時(shí)，可另起一行，這一行的第一個(gè)字與標(biāo)題的第一個(gè)字平排書(shū)寫(xiě)。章與章之間應(yīng)空一行編排。5.1.2.3條”在 章”的編號(hào)右下加一個(gè)

4、小圓點(diǎn)， 再寫(xiě)該條在該章所處的順序，如第4章第1條，用“4.1表示，后空一格書(shū)寫(xiě)該條的標(biāo)題。如果一章的各條根據(jù)需要再分為若干下一層次的小條，其編號(hào)表示方法同上，如第4章第2條，再分3小條，則分另表示為“4.2.1、” “4.2.2、” “4.2.3,如果“4.2.1再分為2個(gè)小條，則分別表示為 “4.2.1.1 4.2.1.2 :條一般只劃分到第三層次,即只以4位數(shù)字表示為限，下一層次的內(nèi)容用款”的形式進(jìn)行敘述，可用英文字母編號(hào)。5.1.2.4章條”編號(hào)最未阿拉伯?dāng)?shù)字右下角不加小圓點(diǎn)，編號(hào)頂格書(shū)寫(xiě)，章條”具體內(nèi)容的第一行應(yīng)從左起空兩格書(shū)寫(xiě)，第二行起均應(yīng)頂格書(shū)寫(xiě)。5.1.3 文件資料的字體、排版

5、、裝訂標(biāo)準(zhǔn)。5 . 1 . 3 . 1 公文類(lèi)文件資料的字體、排版、裝訂標(biāo)準(zhǔn)：a 標(biāo)題應(yīng)采用二號(hào)宋體加黑，正文采用三號(hào)仿宋字；b縱向行文排版時(shí)，a4型紙頁(yè)邊距分別為：上邊距為37mm、下邊距為35mm、左邊距為28mm、右邊距為26mm, 上 下 行 跨 為 15 倍 行 跨；c橫向行文排版時(shí)，a4型紙頁(yè)邊距分別為：上邊距為28mm、下邊距為 20mm、左邊距為26mm、 右 邊 距 為 26mm, 上 下 行 跨 為 15 倍 行 跨；d非國(guó)際紅頭公文排版按印刷的標(biāo)準(zhǔn)紙張使用，字體、行距應(yīng)符合以上要求。文件資料標(biāo)題一般采用小二號(hào)黑體、正文采用小四號(hào)宋體字。章的標(biāo)題采用小四號(hào)黑體字；記 錄 編

6、 號(hào) 應(yīng) 在 右 上 角， 用 四 號(hào) 黑 體字。6 .1.3.2 一般文件資料（包括制度/程序、辦法、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程 ）的字體、排版、裝訂標(biāo)準(zhǔn)：a封面：公司名稱(chēng)用二號(hào)黑體加黑書(shū)寫(xiě)，標(biāo)題采用小初宋體加黑書(shū)寫(xiě)，文件編號(hào)采用三號(hào)宋體加黑書(shū)寫(xiě)；b修改號(hào)：標(biāo)題采用小二宋體加黑書(shū)寫(xiě)，表格采用小四宋體1.5倍行距；c正文標(biāo)題應(yīng)采用小二宋體加黑，正文應(yīng)采用小四號(hào)宋體字，頁(yè)眉頁(yè)腳采用五號(hào)黑體加黑書(shū)縱向行文排版時(shí)，a4型紙頁(yè)邊距分別為上頁(yè)邊距為30mm、下頁(yè)邊距為 24mm、左頁(yè)邊距為2 8mm、右頁(yè)邊距為 26mm,上下行距為單倍行距，頁(yè)眉為1.7mmmm橫向行文排版時(shí),a4型紙頁(yè)邊距分別為上頁(yè)邊距為20mm、下

7、頁(yè)邊距為 15mm、左頁(yè)邊距為mm頁(yè)邊距里 八、用五號(hào)里 八、里 八、5.1.3.3文件資料一般左側(cè)死頁(yè)裝訂，一些處于需持續(xù)改進(jìn)或修訂的文件資料可采用活頁(yè)裝料 的 撰 寫(xiě) 格由前言、質(zhì)量方針目標(biāo)、組織機(jī)構(gòu)、質(zhì)量管理體系、管理職責(zé)、資源管理、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)、測(cè)量量管 理手冊(cè) 的管理 等內(nèi)容國(guó)際紅頭公文格式及國(guó)際紅頭公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、 標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)，印發(fā) 機(jī) 關(guān) 和 印 發(fā) 日 期 等 部 分 組 成b發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫(xiě)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，如果是聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前。c公司的國(guó)際紅

8、頭文件一律統(tǒng)一式樣，文件頭與正文用紅線(xiàn)隔開(kāi)，紅色反線(xiàn)下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞義完整，排列對(duì)稱(chēng)，間距恰當(dāng)：正 文 采 用 3 號(hào) 仿 宋 字 體。d發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字年號(hào)發(fā)文序號(hào)。年號(hào)一律用全稱(chēng)，并用方括號(hào)< >。聯(lián)合行文，須標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)。e上報(bào)的公文，漢文應(yīng)當(dāng)在首頁(yè)紅線(xiàn)上方發(fā)文字號(hào)右側(cè)注明簽發(fā)人姓名。f國(guó)際紅頭文件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確扼要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān) （紅頭文件標(biāo)題中，發(fā)文機(jī)關(guān)可省去），并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類(lèi)，標(biāo)題中除引用法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)時(shí)需加書(shū)名 號(hào) 外， 一 般 不 用 標(biāo) 點(diǎn) 符 號(hào)。g主送機(jī)關(guān)，一般寫(xiě)在公文標(biāo)題

9、下、正文之前，頂格書(shū)寫(xiě)，后加冒號(hào)。主送機(jī)關(guān)的全稱(chēng)、特稱(chēng)、簡(jiǎn)稱(chēng)，均應(yīng)使用統(tǒng)一的表達(dá)形式。公文不得多頭主送h國(guó)際紅頭公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間之前注明附件順序和名稱(chēng)。i成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文，其成文時(shí)間以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章，加蓋印章的位置應(yīng)與印發(fā)機(jī)關(guān)和成文時(shí)間相疊。聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)均應(yīng)加蓋公章，主 辦 機(jī) 關(guān) 的 印 章 應(yīng) 排 列 在 前。1.1.1 .2.2.2 一 般 公 文 格 式 及 內(nèi) 容：a 一般公文一般由標(biāo)題、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附件、印發(fā)機(jī)關(guān)

10、和印發(fā)日期等部分組成。b發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫(xiě)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，如果是聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前。c 一般公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間之前注明附件順序和名稱(chēng)。d成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)， 聯(lián)合行文，其成文時(shí)間以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。e 應(yīng)當(dāng)加蓋印章，加蓋印章的位置應(yīng)與印發(fā)機(jī)關(guān)和成文時(shí)間相疊。5.2.3 規(guī)章制 度格式 及內(nèi) 容：規(guī)章制度根據(jù)具體需要一般應(yīng)包括標(biāo)題、 目的、適用范圍、職責(zé)權(quán)限、程序條款、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、 頒布者 （機(jī)構(gòu)）和生效時(shí)間等組成 內(nèi) 容。5.2.4 記錄 格式5.2.4.1 公司各單位負(fù)責(zé)與本單位相關(guān)的記錄（表格）的設(shè)計(jì)、編制，要注明版本號(hào)并以適用

11、性為原則。5.2.4.2 記錄（表格）一經(jīng)確定，應(yīng)具有一定穩(wěn)定性，并能形成公司表格管理標(biāo)準(zhǔn)。由總經(jīng)辦 負(fù) 責(zé) 記 錄 （表 格 ）樣本 的 備 案 。5.3文 件 資 料 的 辦 理 程 序5.3.1公 文 辦 理 程 序公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、傳遞、批辦、承辦、催辦、 分發(fā)、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等；發(fā)文辦理一般包括擬稿、打字、校對(duì)、審核、簽發(fā)、印刷、用 印、 登記、 分發(fā)、 立卷、 歸檔、 銷(xiāo)毀等。5.3.2公 文 行 文 規(guī) 則5.3.2.1公司需要向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求解決的問(wèn)題，凡屬上級(jí)職能部門(mén)職權(quán)范圍以?xún)?nèi)的事，應(yīng)直接向上級(jí)職能部門(mén)行文；各單位需請(qǐng)同級(jí)部門(mén)解決的問(wèn)

12、題，應(yīng)當(dāng)直接向同級(jí)職能部門(mén)行文。5.3.2.2 明確發(fā)文權(quán)限：屬于全局性的、重要的、方針政策性的文件，以公司名義行文；屬于在既定 方針、政策范圍內(nèi)，各單位主管職權(quán)范圍內(nèi)的日常業(yè)務(wù)性文件，可以本單位名義直接行文。5 . 3 . 2 . 3 向下級(jí)單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)單位。5.3.2.4必要時(shí)兩個(gè)以上單位可以聯(lián)合行文，但單位不宜過(guò)多，聯(lián)合行文單位應(yīng)是同級(jí)單位。5.4文 件 和 資 料 的 擬 寫(xiě) 要 求：5.4.1 符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定。若提出新的政策規(guī)定，要切實(shí)可行、并力口以說(shuō)明。5.4.2 情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)明確、條理清晰，文字精煉、書(shū)寫(xiě)工整、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求

13、簡(jiǎn)短。5.4.3用詞用字準(zhǔn)確，人名、地名、數(shù)字、引文規(guī)范。文內(nèi)若使用簡(jiǎn)稱(chēng)，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)，并注 明簡(jiǎn)稱(chēng)。引用公文應(yīng)當(dāng)先引用標(biāo)題，后引用發(fā)文字號(hào)，日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)具體的年月日。須 使 用 國(guó) 家 法 定 計(jì) 量 單 位5.4.45.4.5 文件資料中的數(shù)字，除成文日期、詞、詞組、慣用詞，以及具有修辭色彩的句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。5.4.6文件資料送領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之前，應(yīng)當(dāng)由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門(mén)進(jìn)行審核，審核的重點(diǎn)是：是否需要行文；是否符合國(guó)家的法律法規(guī)、方針政策及有關(guān)規(guī)定；是否要與有關(guān)部門(mén)、地區(qū)協(xié)商、會(huì)簽；文字表述、文種使用、行文格式等是否符合本制度的有關(guān)規(guī)定。5.4.6 .5

14、文 件 資 料 的 審 批 程 序5.5.1公 文 審 批 要 求。5.5.1.1公司各單位根據(jù)職責(zé)權(quán)限起草的國(guó)際紅頭公文，應(yīng)填寫(xiě)發(fā)文單，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦加蓋公司印章并印發(fā)。5 . 5 .1. 2 上行公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)公司各單位根據(jù)職責(zé)權(quán)限起草的與公司各部門(mén)相關(guān)的公文，應(yīng)填寫(xiě)發(fā)文單，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo) 審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由本單位按要求印刷，由總經(jīng)辦蓋公司印章下發(fā)。5.5.3 公司各單位根據(jù)職責(zé)權(quán)限起草本單位相關(guān)公文，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后, 由 本 單 位 加 蓋 本 部 門(mén) 印 章 并 印 發(fā) 。5.5.4 規(guī) 章 制 度 審 批 要 求。5.5.4.1公司管

15、理體系文件由相關(guān)部門(mén)組織起草,應(yīng)填寫(xiě)發(fā)文單或文件資料修改通知單，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)中心、主管領(lǐng)導(dǎo)審核，管理者代表批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦按發(fā)文單或文件資料修改通知單要求的印發(fā)數(shù)量和發(fā)文流向蓋公司受控印章印制下發(fā)。5.5.4.2臨時(shí)性管理文件由相關(guān)部門(mén)組織起草，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)實(shí)施。5.5.5記 錄 審 批 要 求公司各單位根據(jù)工作需要設(shè)計(jì)的具有穩(wěn)定性的記錄，由設(shè)計(jì)部門(mén)向技術(shù)中心申請(qǐng)記錄編號(hào)，并報(bào)管理者代表審批，技術(shù)中心負(fù)責(zé)記錄（表格）樣本的備案（含電子版）。5.5.6外 來(lái) 文 件 資 料 處 理5.5.6.1對(duì)國(guó)家、地區(qū)、政府部門(mén)、集團(tuán)公司及其它外單位來(lái)文，由總經(jīng)辦在收文登記表中做好收文登

16、記，在文件資料首頁(yè)貼附并填寫(xiě)文書(shū)處理單，由總經(jīng)辦主任批示擬辦意見(jiàn)后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批?？偨?jīng)辦按批辦意見(jiàn)交相應(yīng)部門(mén)或人員承辦，并跟蹤催辦，總經(jīng)辦對(duì)文件進(jìn)行歸檔整理。需 要 時(shí) 承 辦 部 門(mén) 可 以 留 存 復(fù) 印 件 。5.5.6.2對(duì)國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或其它文件資料的購(gòu)買(mǎi)，由各單位提出申請(qǐng)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由各單位負(fù)責(zé)購(gòu)買(mǎi)，并在總經(jīng)辦辦理入庫(kù)手續(xù)。財(cái)務(wù)部門(mén)見(jiàn)入庫(kù)單后方可辦理有關(guān)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。 使用時(shí)，各 單 位 在 總 經(jīng) 辦 辦 理 借 閱 使 用 手 續(xù)。5.5.6.3審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期；其他審批人圈閱視為同意：沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知5.

17、6文 件 資 料 的 發(fā) 放5.6.1 文件資料的發(fā)放對(duì)象按發(fā)文單的要求確定。5.6.2 文 件 和 資 料 發(fā) 放 前 的 標(biāo) 識(shí)5.6.2.1 發(fā)放文件資料前應(yīng)進(jìn)行文件標(biāo)識(shí)，以示文件資料唯一有效。未加標(biāo)識(shí)或蓋有作廢章的 文 件 不 得 在 現(xiàn) 場(chǎng) 出 現(xiàn)。5.6.2.2 受控標(biāo)識(shí)：若屬受控文件，應(yīng)加蓋紅色受控章，并在受控章內(nèi)填寫(xiě)持有者名稱(chēng)。需存 檔 的 文 件 應(yīng) 加 蓋 紅 色 “存 檔”印 章。5.6.3 文 件 和 資 料 的 發(fā) 放 手 續(xù)公司各單位按 發(fā)文單 中的要求發(fā)放文件。5.6.3.1 對(duì)各單位的發(fā)文，由收文單位業(yè)務(wù)人員在文件資料發(fā)放回收登記表上簽名，以示收文。5.6.3.

18、2 對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)以傳閱形式發(fā)文，由發(fā)文單位在文件首頁(yè)貼附并填寫(xiě)文書(shū)處理單，交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱。5.7文 件 和 資 料 的 修 改文件和資料發(fā)放使用后，如需更改，由原文件編寫(xiě)單位填寫(xiě)文件資料修改通知單，報(bào)原審批人審核批準(zhǔn)，原發(fā)文單位將文件資料修改通知單和修改的文件按原發(fā)文手續(xù)進(jìn)行處理。5.7.1對(duì)文件個(gè)別內(nèi)容進(jìn)行修改或增補(bǔ)文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)采取換頁(yè)的方式。換頁(yè)時(shí)應(yīng)在修改號(hào)”處注明狀態(tài)號(hào)（1、2、3），并在文件修改記錄上登記。由原發(fā)文部門(mén)將作廢頁(yè)收回，填寫(xiě) 文 件 和 資 料 發(fā) 放 收 回 登 記 表。修改內(nèi)容超過(guò)原文件三分之一時(shí)，則適用換版方式。由原文件編寫(xiě)單位負(fù)責(zé)修訂換版，并在文件修改記錄上登記，重新加蓋受控章，填寫(xiě)持有者。收回原收文單位及個(gè)人所持舊版文件和資料，按文件資料作廢銷(xiāo)毀程序執(zhí)行，并填寫(xiě)文件資料發(fā)放收回登記表。5.8文 件 和 資 料 的 作 廢 銷(xiāo)