關于檔案資料和保密工作管理辦法.介紹

1、關于檔案資料和保密工作管理辦法檔案資料管理一、總則第一條：為了完整、系統(tǒng)地保存本公司在工作活動中形成的公文、圖紙、合同、資料、簿冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片、傳真等各種門類和各種載體檔案，提高歸檔文件材料的質(zhì)量，以適用公司領導決策科學化和公司各項工作的需要，為公司積累門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案史料，特擬訂檔案管理辦法。二、檔案的分級負責與歸口管理第二條：本公司的檔案管理為“兩級分工管理制”即公司為“一級管理”由綜合部部門負責；各職能部門為“二級管理” ，由各部門自行負責。第三條：鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大，因此必須分工歸口管理，具體分工管理如下：1 、 公司一級管理歸檔范圍：（

2、 1 ）部門（含部門）以上的各種計劃、方案、規(guī)劃。（ 2 ）部門（含部門）以上的各種總結(jié)、報告。（ 3 ）部門（含部門）以上的各種重要通知、通報。（ 4 ）部門（含部門）以上的各種文件、紀要、大事記。（ 5 ）各種協(xié)議書、合同書。（ 6 ）各種工程圖紙底圖。（ 7 ）各種設備檔案及說明書。（ 8 ）各類工程檢測、鑒定報告。（ 9 ）公司財務部、公司年初財務預算報告及年終財務報告。（ 10 ）公司各種審計報告、資產(chǎn)評估報告。（11 ）公司各種管理規(guī)章制度。（ 12 ）公司各種注冊、登記證件、政府批文。(13)公司各種法律、公證文件。(14)公司各部門經(jīng)理人事檔案(其余員工的人事檔案由人事主任保管

3、)。(15)有董事會成員總經(jīng)理參加的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和社會 活動的圖片資料及電視資料片。(16)公司發(fā)展大事記。(17)公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。(18)公司通訊。2、部門二級檔案管理歸檔范圍：(1)公司、部門及職員的各種計劃、方案、規(guī)劃。(2)公司、部門及職員的各種總結(jié)、報告。(3)公司、部門及職員的各種重要通知、通報。(4)公司、部門及職員的各種文件、紀要、大事記。(5)公司的各種管理制度。(6)其它各種職能業(yè)務性文件資料等。三、公司檔案分類表第四條:類別細目名稱編號基本范圍經(jīng) 營 管 理 類經(jīng)營決策000000公司規(guī)劃，重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策，公司發(fā)展規(guī) 劃,方案目

4、標管理等。計劃工作000000公司中長期計劃，年(季)度計劃，各項專業(yè) 發(fā)展計劃，全面計劃管理工作。統(tǒng)計工作000000各種統(tǒng)計報表，公司綜合性統(tǒng)計分析工作等。公司管理000000公司行政管理、各種管理制度。財務管理000000資金管理，價格管理，會計管理，資金流通管 理。物資管理000000物資供應，倉庫管理，廢舊物資回收與修舊利 廢等。樓宇租賃、售租000000市場分析，客戶調(diào)查，樓宇銷售，廣告宣傳， 售后服務工作等。行政事務000000公司綜合性行政事務工作，司務會議，總經(jīng)理 辦公室工作，文秘工作，機要保密工作等。安全保衛(wèi)000000消防，保衛(wèi)等。法律事務000000合同管理，涉外法律事

5、務等。行政審計工作000000各專項審計工作活動等。人事管理000000干部管理，工人招聘、錄用、調(diào)配工作等。官 理 類勞動管理000000勞動定額、定員，勞動調(diào)配，勞動工資，勞動保護等。培訓工作000000職工在職培訓，管理干部開發(fā)等。檔案和信息管理000000公司檔案工作，各類數(shù)據(jù)管理，電子計算機系 統(tǒng)，情報工作，圖書資料工作等。醫(yī)療衛(wèi)生000000員工防病治病，計劃生育工作等。后勤福禾000000員工生活福利，宿舍等。外事工作000000公司涉外活動等。生產(chǎn)調(diào)度000000生產(chǎn)組織、調(diào)度指揮工作等。質(zhì)量管理000000公司質(zhì)量管理，樓宇質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作 等。生產(chǎn)能源管理000000

6、能源消耗定額管理，功能 降耗工作等。安全管理000000安全生產(chǎn)，工傷事故處理，職工安全教育等。管理技術(shù)管理000000新工程開發(fā)，技術(shù)成果管理，技術(shù)引進，技術(shù)類創(chuàng)新和米用新技術(shù)，合理化建議等。環(huán)境保護000000環(huán)境保護檢測與控制，污染治理等。計量工作000000各種的檢測工作。標準化工作000000公司標準化管理工作，各種標準檔案。生產(chǎn)品類細目名稱按000000同一工程項目內(nèi)，包含工程的勘探測繪圖、總產(chǎn)工程項目或建筑項體規(guī)劃圖、各類設計圖、施工圖、水電圖、竣類目設置工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。設備設備儀器檔案細目000000同一設備儀器類，含設備購置安裝調(diào)試、運行儀器名稱按設備種類設,維護修

7、理各設備管理等全過程。類置注：編號解釋說明，（公司）（類別）（年份）（細目名稱）（月）（日）（編號）四、檔案的保管工作第五條：檔案的保管工作必須按規(guī)范進行科學管理。其程序如下:（一）歸檔程序：（二）保管程序:第六條：歸檔的文件資料，必須根據(jù)其性質(zhì)區(qū)別密級（秘密、機密、絕密）和 保管年限（短期、長期、永久）進行分類立卷。第七條：必須建立按分工歸口管理的檔案借閱管理辦法。（一）凡屬公司一級管理的檔案一一（1）借閱一般檔案資料由綜合部部長批準。（2）借閱秘密檔案資料由總經(jīng)理助理批準。（3）借閱機密檔案資料由副總經(jīng)理批準。（4）借閱絕密檔案資料由總經(jīng)理批準。（二）凡屬部門二級管理的檔案一一（1）借閱一

8、般檔案資料由部門文員辦理。（2）借閱秘密檔案資料由部門負責人批準。（3）借閱機密檔案資料由總經(jīng)理助理批準。（4）借閱絕密檔案資料由副總經(jīng)理批準。（三）凡借出或歸還都必須健全登記和注銷手續(xù)。第八條：對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料經(jīng)綜合部部長鑒定后， 副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準，并進行登記后予以銷毀。第九條：檔案管理部門必須做好經(jīng)常性的防潮、防曬、防蟲、防鼠、防火、防盜等維護性工作。第十條：檔案管理員應建立借（查）閱登記本，按文件名、借（查）閱日期、歸還日期等內(nèi)容填寫，并由借（查）閱人簽名。第十一條：檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題應及時上報人事行政部經(jīng)理，重要問題應及時上報總

9、經(jīng)理。第十二條：要妥善保管檔案，謹防丟失，不得隨意轉(zhuǎn)借，或替當事人涂改內(nèi)容。第十三條：檔案柜鑰匙不得隨身攜帶，應妥善保管。第十四條：對檔案、文件的機密內(nèi)容，保管人員要做到守口如瓶，嚴守職責，不得傳播或泄露內(nèi)容。第十五條：檔案管理員要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生，要做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。五、借閱人員第十六條：為確保檔案機密程度，檔案資料只供本公司員工借（查）用，一般檔案借閱期為七天，較重要檔案為三天，重要檔案不許拿走，在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。外單位若工作需要借（查）閱，必須經(jīng)總經(jīng)理批準方可。第十七條：借（查）閱人對所借（查）用一般性檔案資料，須妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、拆散、抽出、復印或在文

10、件上涂改。六、附 件第十八條：每半年綜合部組織相關人員對各級檔案管理進行檢查評分，90100 分的檔案管理人員記小功（獎勵三天基本工資） ， 8089 分嘉功獎（獎勵一天基本工資） ， 7079 分為合格不獎不罰， 60 分以下為不合格，不合格者記小過（罰三天基本工資）并通報批評。第十九條：本管理辦法由總經(jīng)理批準后實施，由綜合部監(jiān)控及實施。保密工作管理、目的:為了加強對公司保密工作的統(tǒng)一管理，防止失密、泄露及竊密事件的發(fā)生，保證公司的經(jīng)營管理活動穩(wěn)定可靠地進行，特制訂此制度。二、內(nèi)容：（一）文件保密1 、 文件按其所涉及內(nèi)容的重要程度和閱讀范圍，分為秘密文件、內(nèi)部文件 和公開文件三種。其中秘密

11、文件指內(nèi)容涉及公司及各部門的不能向外公開的資料，其密級可分為秘密、機密、絕密三種。內(nèi)部文件則指公司規(guī)定在一定 范圍內(nèi)傳閱、實施的文件。文件保密僅指上述兩種文件。2 、公司及各部門要嚴格把好組織關，必須搞好涉密人員的選拔、審查、任用和管理工作，確保其隊伍的純潔、可靠。3 、嚴格控制秘密文件處理的各個環(huán)節(jié)。（ 1 ）重要文件在醞釀、起草、修改、討論過程中，要注意保密，不能外傳。（ 2 ）一切秘密文件在印制前都要依照有關規(guī)定準確地標明密級，確定發(fā)放范圍，打印份數(shù)和清退時間。（ 3 ）打印、復制秘密文件必須經(jīng)過請示、履行審批、登記手續(xù)，并由檔案管理人員進行操作。檔案管理人員要嚴格按照批準的份數(shù)打印、復

12、制，操作 過程中形成的廢頁、清樣等必須及時銷毀，不得擅自多印留存。（ 4 ） 要加強電腦的保密工作，重要文件要在電腦上加密處理，一般人員未經(jīng) 準許不得在電腦上查閱文件。載有重要文件的磁盤由檔案管理人員妥善保 管，并對重要文件、數(shù)據(jù)進行每月二次備份。（ 5 ） 文件收發(fā)是文件保密工作的重要環(huán)節(jié)，檔案管理人員要按規(guī)定對收發(fā)文件一一登記，確切掌握每一份文件的收發(fā)情況和文件去向，傳閱文件一律 采取直傳方式，由專人送閱，閱文人在文件發(fā)放登記表上簽名后方可 閱覽，閱文人之間不得橫向傳閱。閱完和辦理之后要按文書立卷，要求交 本公司檔案管理人員歸檔。（ 6 ） 檔案管理人員在工作調(diào)動或辭職時，必須將經(jīng)管的秘密

13、文件清理登記， 全部移交清楚。移交時，要造冊、清點、核對，并辦理簽字手續(xù)。其他人 員調(diào)動或辭職時，檔案管理人員要主動將其手中的秘密文件或資料收回， 以免丟失。4 、 依法治密，完善制度，建立秘密文件管理責任制對秘密文件在收文、發(fā) 文、分送、傳遞、借閱、移交，銷毀等各個環(huán)節(jié)都要建立嚴格的登記制度。努力把好各道關口，對違反規(guī)定，造成泄密事件的必須認真追查，情節(jié)嚴重 者，要追究當事人的法律責任。（二）會議保密1 、會議保密范圍指會議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部機密，并規(guī)定在一定的時間內(nèi)，只限于一定范圍的人知悉而不能外泄的會議。2 、會前準備工作過程中的保密。（ 1 ）根據(jù)會議需要，嚴格確定出席、列席人員。會前要認真研究安全保密措施，選定會址后，要對會址進行保密安全檢查，并對與會人員進行保密教育，嚴格執(zhí)行保密紀律。（ 2 ）做好對會議文件的擬稿、復印、校對、保管與分送等環(huán)節(jié)的保密工作。3、會議進行過程中的保密。（ 1 ）嚴格控制與會議無關的人員進入會場。（ 2 ）嚴禁亂印發(fā)會議秘密文件，對會議記錄本要按秘密文件管理辦法指定檔案管理人員保管。（ 3 ） 與會人員不得以任何形式對外泄露會議秘密內(nèi)容。3 、 會議結(jié)束后的保密工作 （ 1 ）會議結(jié)束后，