公司內(nèi)部會議開會前的準(zhǔn)備工作建議

1、公司內(nèi)部會議開會前的準(zhǔn)備工作建議是否要開會“機(jī)遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦.對一個人而言,無論做任何事,如果事 前沒有做好充分的準(zhǔn)備,那么等待他的必然是一個注定的失敗.對一次會議而 言,高效的會議其實(shí)在正式宣布開始之前就開始了！ 一次高效會議的第一步準(zhǔn) 備工作是確定是否真的有開會的必要性.這個確定工作看似多余,實(shí)際上必不 可少.這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個“篩選器,它使那些根本不符合發(fā)生 條件的“會議提前落選,從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān).1.無需開會的“五個如果已經(jīng)接慣例每周聚會會議本錢太大沒什幺恃坦的事情要討說於有比JT金更好的方法仗是唯一做決策并且知 道該怎么筋的人開會讓 他人參與只能把

2、問題弄亂圖3-1不需開會的“五個如果如果還有比開會更好的方法,即如果能夠通過一些看似原始的方法到達(dá) 與開會同樣的目的,就無需舉行會議,例如寫紙條、打 或發(fā)郵件等.這些方式可能在感覺上不如開會那么痛快淋漓,然而卻簡潔有效,對于 一些問題的解決具有經(jīng)濟(jì)實(shí)用的優(yōu)勢.如果你是唯一可以做決策的人,那么一定不要浪費(fèi)自己和他人的時間, 召開耗時長久的所謂會議.首先,由于他人的參與可能只能把問題變得更糟； 其次,決策既然只能由你做出,就無需聚集他人集體討論,結(jié)果又全盤推翻他 人意見,這種做法只會既不利于解決問題,又容易令自己陷入為難境地.會議本錢是一個絕對不容無視的問題,一定要做好會議本錢的預(yù)算,不 能用高昂

3、的會議本錢來換取某些會議的發(fā)生,由于長此以往公司必然會不堪重 負(fù)、得不償失.2.必須開會的“五個如果圖3-2必須開會的“五個如果 “聽取部門匯報工作最好采用會議的形式,不能用每周或每月交一次 書面報告的方式取代.定時交書面報告往往會流于形式,往往會使公司上下形 成為了交報告而交報告的不良風(fēng)氣,使公司內(nèi)部缺乏溝通,使問題和建議無法 順暢流通,長此以往,后果不堪設(shè)想.因此,每月一定要召開正式的會議,聽 取部門匯報工作,使各種信息在公司內(nèi)部高效流通. 表揚(yáng)和批評是兩種很好的鼓勵方式,而當(dāng)眾的表揚(yáng)和批評具有更強(qiáng)的影 響力.采用會議的形式表揚(yáng)或批評,有利于充分發(fā)揮表揚(yáng)或批評的作用.在大 會上當(dāng)眾表揚(yáng)“明

4、星員工可以樹立標(biāo)桿,充分發(fā)揮典范的好作用,有效推動 競爭；當(dāng)眾批評某些情節(jié)嚴(yán)重的錯誤行為,有利于警醒員工,預(yù)防同類事情再 度發(fā)生. 當(dāng)你給某一個工程小組,或者給你的部門分配任務(wù)時,一定要舉行會議, 不能采用郵件或者其他書面形式.由于分派任務(wù)意味著要到達(dá)團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作 完成任務(wù)的目的,只有通過會議把任務(wù)公共化、明確化,才能促進(jìn)協(xié)作,從而 保證任務(wù)的及時完成.【自檢】請你答復(fù)以下問題：一家合資工廠著火了,經(jīng)過調(diào)查,原因在于一名員 工違反了操作條例,在車間內(nèi)吸煙,所以導(dǎo)致火災(zāi) 發(fā)生.(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理,你要采取下列哪種方式處理此事：A. 一對一批評口B,開會當(dāng)眾批評口 C.寫檢查處

5、分口(2)你為什么這么做？見參考答案3-1準(zhǔn)備工作的作用準(zhǔn)備工隹的性用：選鼻里恰音的耕論方式,曾與金才能對汁論有清裝的方由可循,清生岫告如M會假設(shè)周南何沖布為聲現(xiàn) 節(jié)當(dāng)酎間占瞬.少沖突當(dāng)你確定有必要召開會議時,首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用.只有 熟悉到準(zhǔn)備工作的作用,才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作.一 般來說,會議的準(zhǔn)備工作具有以上 4種作用,它可以幫助你確定在會議中應(yīng)該 采取哪種討論方式到達(dá)最好的會議效果；通過充分的會議準(zhǔn)備、通過書面通知 的形式告知參會者會議的目的、意圖以及會議對與會者發(fā)言的要求等情況.良 好的會議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會議時間,同時減少會議中可能出現(xiàn)的各種

6、 沖突,使會議井然有序、卓有成效.1 . 1H 5W闞 HDW whatv;h«n/ /ivha * *圖 3-3 1H 5W1H 5噂指會議準(zhǔn)備工作需要特別注意的 6個方面,用英文縮寫表示為1H5W5W怖尸會區(qū)的目的恍我：甘論的話電 Whn卷加者障送與否事先準(zhǔn)備怖5士日期及開始/基束時間111Hnw：GrcLrid Rule汽規(guī)章制度例如:交須關(guān)閉 ;唯時;史迪,佳后等2 .特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計調(diào)查顯示,會議人數(shù)最多不應(yīng)超過9個,最為適宜的人數(shù)是5至7 人.這個人數(shù)既能夠預(yù)防人數(shù)太少,不能集中反映群體思想,又能預(yù)防由于人 數(shù)過多,從而造成一局部人的消極參與.當(dāng)然,會議的適宜人數(shù)應(yīng)該根據(jù)

7、會議 的議題、重要性具體決定.會議準(zhǔn)備工作核對單會議的具體準(zhǔn)備工作相當(dāng)于會議的硬件,因此必須要面面俱到.將這些具 體的工作一一列出就是一張會議準(zhǔn)備工作核對單.這張核對單雖然數(shù)目繁多, 然而卻是會議成功的有效保證.會議準(zhǔn)備工作核對單1、了解會議的目的3、確定會議的形式5、決定會議的時間2、是否一定要開會4、安排會議的議程6、確定會議的主持7、決定會議的地點(diǎn)9、確定出席人數(shù)11、是否準(zhǔn)備會議名簽13、是否安排與會者住宿15、確定視聽教材17、準(zhǔn)備會場周邊位置圖19、確定自己人的相關(guān)資料人8、研究會場如何布置10、安排出席者座位12、是否安排交通工具14、是否發(fā)出了會議通知16、確定輔助教材18、是

8、否要求與會者準(zhǔn)備資料20、是否安排會后娛樂工程并做好事先通知以上20個條款是一般會議都應(yīng)該注意的一些硬性因素,還有一些因素很容易被無視,一定要特別注意：彘料到£意的因素:% > 了斛與含人貞中是否有少敬民襖反其相關(guān)的鳳薛a慣.6 * 了解百會人員中有沒有人有素,要為這些人單獨(dú)做;隹備口步聿 > 了第是否有外賓出席會謨.是方需要嘰香譯人口.7 /> 了繇是否南媒體記者四席會議,妻為其潴落單馳內(nèi)座位口會場的布置需要特別注意：如果與會人員超過10個,會場最好布置成“u字型,主持人可以站在會場中央,這樣有利于協(xié)調(diào)討論如果是全體會議,可以布置成階梯教室的形式； 5到7人的會議,最好安排成圓桌型,也就是半島型.要步竹布置襦萼特別法皆： 用套人員超過1.個,會 墉最好布置成“LT竽型.知果是全悵會議,可以布 登或階梯秋室型. 5到T人的會議1最奸支 都成半島量.主持人的準(zhǔn)備工作1 .主持人的4個準(zhǔn)備工作主拎人的3個準(zhǔn)存工作,設(shè)定溝通目標(biāo)制定行動方案軸備可能的爭明這