人事必備-用EXCEL表輕松建立人事數(shù)據(jù)庫

1、* *輕松運用 EXCEL 建立人事信息庫接下來請您不要急著錄入人員信息，我們要對一些信息項進(jìn)行函數(shù)設(shè)置，以便系統(tǒng)可以自動生成相關(guān)信息，這 會使我們的工作產(chǎn)生事半功倍的效果。1、性別、出生月日、年齡的自動填充功能設(shè)置我們先對“性別” “出生年月” “年齡”進(jìn)行函數(shù)設(shè)置。當(dāng)我們輸入某人身份證號碼時，系統(tǒng)便會自動生成 “性別”，“出生年月”及“年齡”，這樣就減少了我們錄入的工作量。請分別選擇性別、出生月日、年齡信息 項單元格輸入下列公式：性別:=IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1),2)=1,男,女”)含義：“LEN(E3)=15 ”表示看

2、E3 中是否有 15 個字符；“ MID(E3,15,1) ”表示在 E3 中從第 15 位開始提取 1 位字符；“ MOD(MID() ，2)=1 ”表示提取的字符除以2 余數(shù)為 1;“IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)”表示看 E3 中是否夠 15 個字符，如果夠就從第 15 個字符開始取 1 個字符，如果不夠 15 個字符就從第 17 個字符開始取 1 個字符。我們的身份證號碼一般是 15 位或 18 位。“IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1),2)=1,男,女”表示所取字符除以 2 如果

3、余數(shù)為 1 顯示男，否則顯示女。(2) 出生年月:=DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2)含義：DATE(YEAR,MONTH,DAY);“MID(E3,7,4) ”表示在 E3 中從第 7 個字符開始連續(xù)取 4 個字符表示年，用類似的表示方法一個人的出 生年月日便可以通過函數(shù)設(shè)置表示出來，如果為了看起來方便，我們可以將單元格格式設(shè)置成年、月、日的日 期格式，這樣顯示的結(jié)果會非常容易理解。(3) 年齡:=DATEDIF(G3,TODAY(),Y)含義：“DATEDIF(date1,date2,“Y”)”表示兩個日期的差值“TODAY() ”表示系統(tǒng)

4、自帶的日期即顯示當(dāng)日日期 ；“DATEDIF(G3,T0DAY(),Y) ”表示今天的日期與 G3 所表示的出生月日之間的年份差值，這樣一個人的* *年齡就會容易的顯示出來了。2、勞動合同期限的自動生成和提前30 天定期提醒功能設(shè)置勞動合同管理也是人事管理中不可缺少的一部分，特別是勞動合同到期續(xù)簽問題更是不可忽視。如果由于我們的人為原因造成了勞動合同漏簽、延期簽訂等問題可能會給公司以及員工個人帶來一定的損失。從一個人入職簽訂試用期合同開始，再到簽訂正式勞動合同以及后來的續(xù)簽勞動合同，一系列的日期如何能夠讓系統(tǒng)自動生成，并且形成系統(tǒng)提前 30 天自動提醒我們的功能呢？這需要對一些信息項進(jìn)行函數(shù)設(shè)

5、置。如圖(二)所示:圖二信息項進(jìn)行函數(shù)設(shè)置(1)試用期到期時間：=DATE(YEAR(P3),MONTH(P3)+3,DAY(P3)-1)含義：“ DATE(YEAR(),MONTH(),DAY() ” 顯示指定日期;在這里我們假設(shè)試用期為3 個月，我們需要在 Q3 單元格中輸入上述公式，其中MONTH(P3)+3 表示在此人入職時間月的基礎(chǔ)上增加三個月。而DAY(P3)-1 是根據(jù)勞動合同簽訂為整年正月而設(shè)置的。比如2005年 11 月 6 日到 2006 年 11 月 5 日為一個勞動合同簽訂期。(2) 勞動合同到期時間：=DATE(YEAR(P3)+1,MONTH(P3),DAY(P3)

6、-1)* *我們同樣采用上述函數(shù)的設(shè)置方法。這里我們假設(shè)勞動合同期限為1 年，則我們需要設(shè)置成 YEAR(P3)+1 ,另外這個數(shù)值依然以入職日期為計算根據(jù)，所以天數(shù)上還要設(shè)置成DAY(P3)-1 的格式。(3) 續(xù)簽合同到期時間：=DATE(YEAR(S3)+1,MONTH(S3),DAY(S3)這里需要注意的是續(xù)簽合同計算是以前份合同簽訂到期日期為根據(jù)的，所以只在前一份合同到期時間的基礎(chǔ)上增加 1 年即可，無需天數(shù)上減 1。試用期提前 7 天提醒：=IF(DATEDIF(TODAY(),Q3,d)=7,試用期快結(jié)束了 ,)這里用到了 DATEDIF 函數(shù)，表示兩個日期差值，但是需要注意的是

7、，我們要表示提前7 天提醒，所以，將 TODAY()函數(shù)寫到試用期時間前面即 TODAY(),Q3 而不能表示成 Q3，TODAY()。其中“ d”表示兩個日期 天數(shù)差值。我們用 IF()函數(shù)來表示顯示要求，那么這個函數(shù)設(shè)置的含義為：如果差值為 7 則顯示“試用期快結(jié)束 了”否則不顯示信息，在編輯函數(shù)時用“”表示不顯示任何信息。(5)提前 30 天提醒:=IF(DATEDIF(TODAY(),S4,m)=1,該簽合同了 ,)函數(shù)設(shè)置方法同上，其含義是兩個日期相差1 個月則顯示“該簽合同了”否則不顯示任何信息。這里沒有設(shè)置成相差 30 天提醒是因為考慮到設(shè)置成月更利于我們?nèi)耸鹿ぷ鞯牟僮?。同樣需?/p>

8、注意的是不要將顯示“今天日期”函數(shù)與顯示“合同到期日期”函數(shù)順序顛倒。其中m表示月的含義。3、采用“記錄單”錄入信息通過對一些人事信息項進(jìn)行函數(shù)設(shè)置后，我們便可以開始錄入信息了。逐行的鍵入人事信息，會讓人很快產(chǎn)生疲勞感，甚至?xí)霈F(xiàn)串行或輸錯信息的工作失誤。我們可以采用Excel 自帶的“記錄單”功能來解決這個問題。請點擊編輯欄中的“數(shù)據(jù)”一“記錄單”如圖(三)我們可以用“ Tab 鍵進(jìn)行項目的換行錄入如圖(四)。* *圖四 Tab 鍵進(jìn)行項目的換行錄入* *4、用“窗口凍結(jié)”功能可以進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)查詢* *當(dāng)我們錄入完數(shù)據(jù)后，我們希望能夠非常方便的查詢信息，但是由于信息庫所涉及的項目很多，我們

9、常常會遇到這樣的情況：看到左邊的信息又看不到右邊的信息，或者看到下面的信息又不知道此信息所對應(yīng)的信息 項。這時我們可以采用“窗口凍結(jié)”功能。例如我現(xiàn)在想保留各信息項，同時保留每個人的編號、姓名、部門,讓其他信息可以根據(jù)需要進(jìn)行查找，這時我們可以點擊 D3 單元格，然后點擊編輯菜單欄的 “窗口”，選擇“凍這樣我們會非常容易查到某人相關(guān)信息，但是值得注意的是設(shè)置窗口凍結(jié)的規(guī)律：如果你想凍結(jié)第 2 行請將光標(biāo)放到第 3 行單元格處，進(jìn)行凍結(jié)窗口設(shè)置。如果你想凍結(jié)C 列，請將光標(biāo)放到 D 列單元格處，進(jìn)行凍結(jié)窗口設(shè)置。如果你即想凍結(jié)第 2 行又想凍結(jié) C 列，請將光標(biāo)放到他們的交叉單元格D3 上進(jìn)行設(shè)

10、置。如果想取消凍結(jié)功能可以點擊“窗口”菜單選擇取“消凍結(jié)窗口”功能。5、“自動篩選”功能可以進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計有時我們想非?？焖俚牡玫揭恍?shù)據(jù)，比如本公司在職人員中，本科生學(xué)歷的男生有多少人？這時我們可以采用自動篩選功能。請選擇“人員類別”單元格，點擊編輯菜單欄上的“數(shù)據(jù)”選擇“篩選”，點擊“自結(jié)窗口”，就可以出現(xiàn)如圖（五）情況:* *動篩選”。在每個信息項單元格右下角都會出現(xiàn)選擇按鈕。我們分別在人員類別處選擇在職（圖（六），在學(xué)歷處* *選擇本科（圖（七），在性別處選擇男（圖（八），最后用鼠標(biāo)將顯示的性別全部選上，這時注意圖（九）中用紅筆圈住的地方就是我們所需要的數(shù)據(jù)了。6、用“數(shù)據(jù)透視表”

11、功能快速匯總各項數(shù)據(jù)以上功能的設(shè)置多用于日常人事工作中， 但到年底我們需要對這一年的人事情況進(jìn)行大量的信息總結(jié)， 比 如人員的離職情況，入職情況，各類數(shù)據(jù)構(gòu)成比例等。這項工作更是一項非常繁重的工作。我們可以利用 Excel 自帶的“數(shù)據(jù)透視表”功能為我們排憂解難。請點擊編輯菜單欄中“數(shù)據(jù)”選項，選擇“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”選項，如圖* *圖十 選擇“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”選項選擇“數(shù)據(jù)透視表”接下來點擊“下一步”即可，我們需要確定建立數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源區(qū)域，一般系統(tǒng)會自動將整個信息庫區(qū)域設(shè)置成我們要選擇的區(qū)域。在出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?3 ”第 3 步時我們選擇“現(xiàn)有工作表”，將

12、工作表區(qū)域選擇在新的 sheet 中 A3 單元格” 如圖（十一-）。點擊“完成”后，便會出現(xiàn)（圖（十二）結(jié)果。這里解釋一下我們?yōu)槭裁匆x擇A3 單元格，這主要是因為顯示區(qū)上面有兩行用來放置頁字CUH*1 * * AIf - fn r n*一戈爭一甲L1WS* *1*111 曲二出U I !-1伽卜 i 2493-r旳-*:iOP-U oig|wozi| am-頁7nq-1-in*nn i i2DOLi2DDa-lMA*- | - I203-3-9k2UUJ ! II囲 d* I IIZl3Hz-再/m -1ZQOl-l咖 AL-UlT.-rLinr-ViiiULi科.LTHaETlliPMS

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14、Frml i 員idniRl；H 弓lift 竺，ij 冃 nF?Mui日川iLVMmnuiJiMB* *段。* *圖一將工作表區(qū)域選擇在新的 sheet 中 A3 單元格* *圖十二藍(lán)圈圈住的地方例如我們現(xiàn)在想統(tǒng)計各部門2003 年入職人員情況。我們便可以將相關(guān)項目用鼠標(biāo)托至指定位置，如圖（十二）紅色箭頭顯示。通過對信息項目的拖拽，系統(tǒng)會自動出現(xiàn)相關(guān)信息的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。如果我們還想出現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的圖示，這時我們可以點擊數(shù)據(jù)透視表編輯菜單欄上的圖例圖標(biāo)，如圖（十二）藍(lán)圈圈住的地方。這時會出現(xiàn)chartl，如圖（十三）所示。如果我們想改變圖例顯示類型可以點擊圖表向?qū)нM(jìn)行自由選擇。O比住亠yft1111

15、1*i*裘wlEjCjy XAai麗*卩解釧卵二-A 、4 丿1 111nl Z-” IU .E B 3*昭占率舉*丄A |E：訂 一一二*P1-.計gauAaMUSSBSB J卩 W 滬、H T SC034-LM個豐列盧 咨屯啟鮭H IK誦Cl貞f靜人郃鄒部郵貝殖jHW戶口皆左魅畢覽欽jik_入司日弗 耳商*卿吋向#L* *通過這個功能我們可以很容易的統(tǒng)計出各種人事資料，比如學(xué)歷構(gòu)成，性別比例等。同時您還可以根據(jù)自己的需要來設(shè)置布局。當(dāng)出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А钡? 步時，我們可以點擊“布局”按鈕，接下-布局”在這里我們可以通過對話框中右側(cè)的數(shù)據(jù)按鈕添加或刪除我 們需要的數(shù)據(jù)項。如圖（十四）來會出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)D十三完成* *圖十四統(tǒng)計人事資料以上講述的是一些常用功能的設(shè)置，您還可以舉一反三，加入一些好用的小功能19970124轉(zhuǎn)換成1997-1-24執(zhí)行，數(shù)據(jù)，分列，下一步，下一步，在選擇框中選擇“日期”后面格式為YMD最后點擊完成即可。19970124轉(zhuǎn)換成1997-01-24