企業(yè)財務(wù)管理制度財務(wù)檔案管理制度

1、財務(wù)會計檔案管理制度北京全聚德烤鴨股份有限公司第一章 總則第一條 為加強會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀工作，根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的“會計檔案管理辦法”及本公司的實際情況，特制定本辦法。第二條本辦法適用股份公司本部及所屬分店（分公司）、全資子公司、控股公司及所屬市場部（辦事處）等的各種財務(wù)會計資料。第三條本制度規(guī)范的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、會計報表、銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、會計軟盤、內(nèi)外部財務(wù)會計、審計規(guī)章制度、預(yù)算、財務(wù)分析報告及其他會計核算專業(yè)資料等。1、 會計憑證。包括原始憑證和記帳憑證。原始憑證包括外來及自制的各種原始憑證及原始憑證匯總單（表） 。2、會計帳

2、簿。包括總分類帳、明細(xì)分類帳、日記帳及各種輔助帳簿（包括應(yīng)收票據(jù)貼現(xiàn)登記簿、股份公司股東登記簿等） 。3、會計報表。包括月份、季度、年度會計報表，會計報表的編制說明和所屬子公司、分公司、控股公司、市場部（辦事處）等上報及對外公布的各種報表及報表說明、財務(wù)分析等。4、統(tǒng)計、稅務(wù)報表及勞動工資報表。5、其他資料：包括銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，各種財產(chǎn)物資清查盤點表、清產(chǎn)核資或公司改制材料，各種抵押、質(zhì)押、擔(dān)保、保函、借款、長期投資立項審批文件、財產(chǎn)物資產(chǎn)權(quán)及使用權(quán)文件、企業(yè)購并（合資）及項目的可行性研究報告及實施方案、 工商稅務(wù) （企業(yè)代碼證書） 等的年檢資料、 臨時公告、重大公告、上市輔導(dǎo)

3、及申報材料（包括驗收材料） 、招股（增發(fā)、配股）說明書、發(fā)行公司債券（可轉(zhuǎn)換債券）說明書、證管辦及證監(jiān)會巡檢材料、股東大會、董事會、 經(jīng)理會會議決議、 盈利分配及虧損彌補方案、 股東及股份變動明細(xì)情況表、1 / 7企業(yè)財務(wù)管理制度財務(wù)檔案管理制度審計報告（包括盈利預(yù)測審核報告、內(nèi)部控制制度評價報告及管理建議書） 、券商巡檢專項意見、財務(wù)顧問公司的專項意見、法律意見書、會計崗位交接清冊、檔案保管、銷毀清冊、 會計軟盤、 國家財稅證券等方面的法律法規(guī)及公司內(nèi)部財務(wù)規(guī)章制度、財務(wù)系統(tǒng)發(fā)文以及其他具有保存價值的有關(guān)會計核算資料。第二章 會計檔案的整理立卷第四條 會計憑證： 檔案保管員必須忠于職守、嚴(yán)守

4、公司的保密制度，維護會計檔案的完整和安全。在每月初結(jié)帳后15 天內(nèi)，檔案保管員應(yīng)將記帳憑證連同所附原始憑證和原始憑證匯總表（單）、科目匯總表按記帳憑證號前后順序加以整理，并加具封面、封底、裝訂成冊。在封面上注明所附記帳憑證的日期、編號，同時在原始憑證上注明“附件另訂”，隨同記帳憑證一并保管，會計憑證一旦裝訂成冊，不得任意撤頁、換頁、加頁或涂改，以防舞弊的產(chǎn)生。會計帳簿。 按年立卷， 在辦完年終決算后一個月內(nèi)將手工帳簿或所打印的各種帳簿，按種類立卷。第五條 會計帳冊：1、 總分類帳、 現(xiàn)金日記帳、 銀行存款、 銀行借款日記帳、 債權(quán)債務(wù)明細(xì)帳、長期投資明細(xì)帳等帳簿,應(yīng)把帳簿首頁、封底各項填齊、印

5、簽和蓋章齊全。銀行對帳單應(yīng)與銀行存款余額調(diào)節(jié)表一起歸檔。2、 各 種活頁帳簿、 卡 片帳 ， 除了按會 計制度規(guī)定可以跨年度繼續(xù)使用的以外，都應(yīng)歸檔， 并應(yīng)撤出空白帳頁， 并將最后一頁未用完的欄目劃掉封死，分類編寫連續(xù)頁號，裝訂成冊，每本帳簿要加具封面及目錄表。在封面上注明企業(yè)名稱、帳簿名稱、所屬期限、分冊號和共計本數(shù)及其總頁數(shù)、會計主管及經(jīng)管人員簽章，在目錄表上按會計科目的順序號寫明會計科目和起止 頁數(shù)。3、有關(guān)的輔助帳、登記簿也應(yīng)按規(guī)定整理裝訂、編制清單、統(tǒng)一歸檔。第六條 會計報表：會計報表按年立卷，年度報表與季度、月份報表要分別組卷。全資子公司、控股公司、股份有限公司或一、二級市場部等上

6、報的各種會計報表應(yīng)分別裝訂或合訂成卷。各種報表裝訂時都應(yīng)加上封面，注明年、季、月，蓋好有關(guān)人員名章。在目錄表內(nèi)要逐項寫清報表名稱、起訖頁數(shù)。會計報表說明應(yīng)與會計報表一起組卷歸檔保管。第七條 其他會計核算材料。對其他如有保存與參考價值的會計資料如：財產(chǎn)物資產(chǎn)權(quán)及使用權(quán)文件、抵押、質(zhì)押、擔(dān)保、保函、借款、長期投資立項及審批文件、各種內(nèi)外部財務(wù)會計及審計規(guī)章制度、財務(wù)系統(tǒng)發(fā)文等分別種類、 按年整理，加具封面，按要求填寫 卷內(nèi)資料目錄、統(tǒng)一編號、歸檔保管。財務(wù)人員工作調(diào)動或崗位變動時，其工作交接清單按單編號裝訂、歸檔。第三章 會計檔案的保管第八條 會計檔案按期歸檔時，由經(jīng)辦人將應(yīng)歸檔的會計資料填寫歸檔

7、清單一式兩份， 一份由經(jīng)辦人存查， 一份隨案卷交財會檔案保管員審查點數(shù)無誤后要求填列會計檔案保管登記簿，進(jìn)行歸檔保管。第九條 財務(wù)部應(yīng)在通風(fēng)并保持一定溫度、干濕度的地方設(shè)置獨立的檔案室。 檔案室內(nèi)存放檔案的箱柜應(yīng)是鐵柜。 要對各類檔案定期進(jìn)行檢查， 做到不散、不亂、不丟、不壞，發(fā)現(xiàn)問題要及時匯報、認(rèn)真處理。檔案室內(nèi)要配備必要的防盜、防火設(shè)備。第十條 為便于了解會計檔案的存放及查閱， 要對會計檔案進(jìn)行系統(tǒng)歸類。歸檔的會計資料登記后， 即應(yīng)固定位置并及時填寫檔案保管標(biāo)簽， 貼在存放檔案的箱柜上，做到存放整齊，系統(tǒng)排列。第十一條 機構(gòu)變動或檔案人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原檔案保管員編制移交清冊，

8、將全部案卷逐一點交，并由監(jiān)交人、移交人、接交人簽字并蓋章。第十二條 各種會計檔案的保管期限， 根據(jù)其特點，分為永久、定期兩類。定期保管期限分為 3、 5、 10、15、 25 年 5 種。各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后第一天算起。具體期限見附表。第十三條 會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經(jīng)部門經(jīng)理審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)，報上級有關(guān)部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。由會計檔案管理人員編制編制銷毀清冊， 銷毀時應(yīng)有審計部和財務(wù)部有關(guān)人員參加， 并在銷毀單上簽名或蓋章。第十四條 會計檔案保管期滿銷毀：3 / 7企業(yè)財務(wù)管理制度財務(wù)檔案管理制度1、由財務(wù)檔案保管員提出銷毀意見，由財務(wù)部同

9、公司審計部、檔案部門、 辦公室共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊，并寫出銷毀書面申請報告, 說明需銷毀的情況和理由，并經(jīng)公司總會計師及總經(jīng)理審查，報董事會進(jìn)行審批。 對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的記帳憑證及所附的原始憑證，以及有可能產(chǎn)生或有負(fù)債的財務(wù)文件，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由財務(wù)部檔案室保管到結(jié)清債權(quán)、債 務(wù)時為止。2、在會計檔案銷毀書面申請報告批準(zhǔn)后，根據(jù)“銷毀會計檔案審批單” 有會計檔案保管員負(fù)責(zé)執(zhí)行。銷毀時應(yīng)由財務(wù)部、審計部及辦公室共同派員進(jìn)行 監(jiān)銷。監(jiān)銷員在銷毀會計檔案以前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點核對。銷毀后，監(jiān)銷員要在 “銷毀清冊”上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并在“銷毀清冊”和“銷

10、毀審 批單”上蓋章，一并歸入會計檔案備案，并將銷毀情況書面報公司財務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)。第四章會計檔案調(diào)閱第十五條 本單位財務(wù)人員、分店（分公司）、子公司、控股公司等部門 財務(wù)人員（應(yīng)持該部門領(lǐng)導(dǎo)簽字）及外單位人員（應(yīng)持正式介紹信及身份證等） 借閱會計檔案時，需先經(jīng)會計主管人員的同意，方可進(jìn)行。辦理借閱時，應(yīng)在會 計檔案借閱登記簿上填寫必要的內(nèi)容。會計檔案借閱登記簿格式如下：會計檔案借閱登記簿序號檔案名稱借閱數(shù)量及編會室內(nèi)閱覽室外閱覽借閱單位及借閱人借閱日期歸還日期簽字備注第十六條 借閱人員一般不得將檔案的原件攜帶外出，只限室內(nèi)閱覽，以防檔案被撤頁、換頁、加頁或更改后發(fā)生舞弊。特殊情況必須外借使用時，須

11、經(jīng) 財務(wù)部書面批準(zhǔn)，填寫會計檔案借閱登記簿，由借閱人簽字或蓋章。借閱檔案的 必須是財務(wù)人員（檢察院、法院人員、證管辦、證監(jiān)會例外）并必須做到妥善保 管，對丟失、泄密者應(yīng)追究責(zé)任；歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真清點無誤后注銷 登記。第十七條 外單位人員對借閱的會計檔案進(jìn)行復(fù)制應(yīng)出具證明及持正式介紹信中提出所要復(fù)制的材料名稱、分?jǐn)?shù)、 用途， 經(jīng)財務(wù)系統(tǒng)經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)簽字后由本公司有關(guān)財務(wù)人員復(fù)制交外單位人員后方可進(jìn)行。第七章 附則第十八條本制度由公司董事會負(fù)責(zé)解釋。第十九條本制度自發(fā)布之日起施行。會計檔案保管期限表在舁 廳P檔案名稱保管期限備注一、會計憑證1原始憑證、記帳憑證和匯總憑證15年2銀行存款余額調(diào)節(jié)表、收入小票、發(fā)票及收據(jù)存根3年一、會計帳油類3日記帳15年其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳、銀行借款日記帳、銀行對帳單25年4明細(xì)帳15年5總帳15年包括6固定資產(chǎn)卡片固定7輔助帳簿15年三、會計報表類8主要財務(wù)指標(biāo)快報3年包括9月、季度會計報表5年包括10年度會計報表（決算）、決算 批復(fù)及年度審計報告永久包括文字四、其他類1