企業(yè)檔案管理對(duì)維護(hù)自身權(quán)益重要性的淺見

1、企業(yè)檔案管理對(duì)維護(hù)自身權(quán)益重要性的淺見一、就我國現(xiàn)行的司法理念，簡述舉證責(zé)任的重要性我國現(xiàn)行的司法理念簡述之為“告訴制”，即不告不訴（訟），且是“誰主張，誰舉證”。然對(duì)經(jīng)濟(jì)糾紛而言，從民法審判角度，原被告都能夠舉證、質(zhì)證，對(duì)證據(jù)的確認(rèn)，采信，直截了當(dāng)關(guān)系到審判的結(jié)果。因此原被告方在審理過程中，誰能完成舉證責(zé)任是致關(guān)一環(huán)。對(duì)原告來講是維權(quán)的重要手段，對(duì)被告來講是有力的抗?fàn)?，?duì)法官來講是尋求公平判決的合理支點(diǎn)，一經(jīng)采信證據(jù)，就會(huì)依據(jù)法判決。因此，企業(yè)在應(yīng)對(duì)官司案件中，如能查找出有力的證據(jù)材料，專門是書證、物證、人證、影像資料、錄音帶等等，既能夠還原事實(shí)真面目，又能給法官斷案依法做出公平、公平的判決

2、，愛護(hù)權(quán)益、討回公道。二、企業(yè)檔案治理中如何融入法制意識(shí)2 .企業(yè)檔案必須逐年分類設(shè)置，歸納整理，通過活化才能有價(jià)值，一目了然、科目清晰的企業(yè)文檔，是企業(yè)的無價(jià)之寶。然而這些東西多半是無生命的紙文，要使它活化才會(huì)有價(jià)值，又必須靠人為的利用才能活化。活化工作的基礎(chǔ)是要把企業(yè)留存文檔資料分類編撰，編制名目，簡述梗概、摘要內(nèi)容、形成時(shí)刻，附件組成等等工序完成，才可供以后時(shí)刻使用時(shí)一目了然，清晰明朗的價(jià)值作用發(fā)揮。這項(xiàng)工作雖為繁瑣，但意義重大。重現(xiàn)物質(zhì)資料的活化工作，是最最基礎(chǔ)的情況。3 .物質(zhì)資料的活化工作，完全取決于治理的人為舉措。俗語講：“鐵打的營盤流水的兵”。目前我國民法規(guī)定，維權(quán)的訴訟時(shí)效性

3、一樣為兩年，專門的訴訟時(shí)效性為一年，國際物資合同為四年。但又講到，從權(quán)益被侵害之日起，超過二十年的人民法院不予愛護(hù)。但存在訴訟時(shí)效的開始、中止、中斷與延長，都可能在二十年內(nèi)發(fā)生?；谶@些，即使企業(yè)長久不衰，也會(huì)有多種變化，物不變但治理的人會(huì)變化，必須使資料，文檔在活化工作的基礎(chǔ)上，還要能傳承下去，做好承前啟后、前后互動(dòng)，不管誰在何時(shí)接手，誰遇到什么情形，都能講出“子丑寅卯”，能夠追溯清晰情況原委，這要求企業(yè)文檔治理工作的活性到位，繼承的連續(xù)性。三、案例分析講明，舉證責(zé)任完成官司化險(xiǎn)為夷的實(shí)踐1 .勞動(dòng)爭議案。江蘇農(nóng)墾某企業(yè)于1993年聘用某職工為下屬企業(yè)的法人代表，由于其不負(fù)責(zé)任、玩忽職守、疏

4、于治理、從中漁利，使企業(yè)到1996年嚴(yán)峻虧損2000多萬元。該公司為嚴(yán)肅紀(jì)律，將其在年底前免職離任審計(jì)。但該職員不服從不配合，私自出境達(dá)3年之久。2000年該公司經(jīng)職代會(huì)通過，按國務(wù)院企業(yè)職工獎(jiǎng)懲條例給予他開除處分。因其在境外漂泊無蹤影，開除決定無法送達(dá)本人，一方面由掛號(hào)信函寄給其妻代為轉(zhuǎn)告;一方面在都市大報(bào)公告送達(dá)。殊不知到2003年4月，是該職員到達(dá)退休的時(shí)刻，他回國將公司告上法庭，認(rèn)為開除決定無效。一審法院認(rèn)為：該職員到達(dá)退休年齡且未履行送達(dá)本人程序，判令公司收回開除決定。該公司不服一審判決，上訴二審。上訴審理時(shí)，該公司從檔案中將寄給其妻的開除決定信函退回件舉證法庭，講明開除決定形成時(shí)，

5、該職員未達(dá)到退休年齡：完成送達(dá)程序：完成職代會(huì)討論通過程序，要求法庭支持。二審認(rèn)定舉證事實(shí)有效撤銷一審判決，重新判令開除決定有效。確實(shí)是因?yàn)樵摴颈Ａ袅思慕o該職員妻子拒領(lǐng)退回的一封函，告之開除決定的掛號(hào)信，向二審法庭舉證而贏得了官司的勝訴。2 .農(nóng)民工資糾紛案。2006年江蘇農(nóng)墾某建筑公司清算組收到法院傳票，稱差欠14名農(nóng)民工工資。這些農(nóng)民工持有三張欠條，是不同時(shí)刻由該公司的工地辦事處寫出的，因此而主張他們1996年的工資權(quán)，這三張欠條都蓋有工地的大印。該公司經(jīng)辦人員經(jīng)認(rèn)真辨認(rèn)印章后，趕忙從企業(yè)檔案卷宗中調(diào)集70多份有價(jià)值的文字記錄查找線索，發(fā)覺疑點(diǎn)多多。是1998年的欠條只差欠2人工資，19

6、99、2000年卻差欠20個(gè)人的工資。還發(fā)覺即使是同一個(gè)人，差欠工資數(shù)額也不同。同時(shí)1998年以后的時(shí)段，該公司差不多重新啟用新印模，且登報(bào)公告經(jīng)工商部門批準(zhǔn)的。欠條上的“蘇州工地”大印表明的工資事實(shí)是值得懷疑？是經(jīng)查閱文檔材料，有文字材料表明，這枚蘇州工地的印章是當(dāng)時(shí)工地負(fù)責(zé)人私自叫人在街頭小攤販刻制的，未經(jīng)法人及法人代表授權(quán)，純屬私自行為?，F(xiàn)在主張債權(quán)的某某是當(dāng)時(shí)公司的辦公室主任，受當(dāng)時(shí)法人代表托付與刑偵人員一同去調(diào)查此事，書證材料確實(shí)是某某的筆錄，同時(shí)蓋有蘇州市中級(jí)法院的材料專用章。這講明主張債權(quán)的某某早在1996年就明白“蘇州工地”章沒有法律效力，那如何可能在后來的生活里同意欠款責(zé)任事

7、實(shí)，與常理相悖。然而此人又是這14人的代理人，正由于他知情才敢做召集人;正由于他明白常理，因此他全然不可能在1998、1999、2000年認(rèn)可欠條的效力，因此欠條一張連一連的出籠，倒反引人一輩子疑。另外這位人物為了補(bǔ)證追要欠款的時(shí)效，向法院提交了具有20人簽名的索債信函復(fù)印件，講明曾分不于2002、2004年向清算組主張過債權(quán)。還提交特快專遞及郵局的收據(jù)復(fù)印件。經(jīng)辦人員認(rèn)真辨認(rèn)，發(fā)覺這些郵局的收據(jù)復(fù)印件不是寄件人的存聯(lián)，也沒有寄發(fā)局的郵戳，不能證明他們主張過債權(quán)。他們?nèi)绻麤]有在2002、2004年主張過，即使有債權(quán)2006年也超過訴訟時(shí)效，明顯主張債權(quán)一講存疑。二審法院經(jīng)清算組辯稱認(rèn)為有理，不

8、支持原告主張，辟開那位代理人，以特有的方式終結(jié)。這起農(nóng)民工工資案得以了結(jié)，完全是檔案資料從源頭上推翻原告的主張事實(shí)，又以日常收發(fā)的工作體會(huì)看出收據(jù)破綻，才終結(jié)“10多年前的工資糾紛。3 .借款糾紛案。2003年秋農(nóng)墾某企業(yè)突然收到法院傳票，被告知其下屬深圳公司，曾于1996年8月向某自然人借款20萬元，至今未還，以15%年息運(yùn)算應(yīng)還款40萬元。舉證材料上確有其原法人代表親筆簽名，又有深圳公司的大印。該企業(yè)有關(guān)人員涉案后，反復(fù)推敲發(fā)覺舉證材料的公章與單位檔案中保留的印模有較大區(qū)不，是一枚假章所為，旋即告之法院。后經(jīng)法院傳喚原告，將情告知，原告又補(bǔ)正了與原先欠條內(nèi)容一致，只是印章與前不同的欠條，但

9、這枚印章與該單位保留印模一樣。原先原告與原深圳公司法人代表是一母同胞的兄弟，里面的撲朔迷離使企業(yè)受害受罪，弟兄倆坑害企業(yè)目標(biāo)是一致的，編織人所不知的故事。然而一審法院以借條的真實(shí)性斷案，要該公司賠付40萬巨款。該公司不服裁定向中院提出上訴，而且要求鑒定原告提交蓋有真章欠條的書寫時(shí)刻，是否是原法人代表（其兄）任職期間所為（免職后的欠條無效力），是本案的關(guān)鍵所在。然而我國的司法鑒定機(jī)構(gòu)對(duì)書寫時(shí)刻的鑒定有嚴(yán)格的苛刻條件。一是必須提供檢材與對(duì)比年份材料;二是必須為同一人、同一種筆、同一種墨水，在不同時(shí)刻書寫的文字墨跡，且不能為專門筆。據(jù)了解國內(nèi)只有西南政法大學(xué)，有此能力能夠作出具有法律效力的結(jié)果。該公

10、司的經(jīng)辦人深知這項(xiàng)鑒定關(guān)系重大，不厭其煩地搜索原法人代表文字書證檢材與對(duì)比材，且以自己工作體會(huì)的眼神洞悉力，向二審法院提交1996、1997年間的兩份書證做為檢材與對(duì)比材。經(jīng)西南政法大學(xué)司法鑒定中心鑒定結(jié)果表明，這兩份書證”雖書寫時(shí)刻不同，但字跡老化一致，為同期所寫“其意十分明白為2003年后期制作。到2007年6月這場歷時(shí)三年九個(gè)月的官司，被二審法院判決”撤銷一審判決，駁回原告起訴“該公司不擔(dān)責(zé)不賠付取得完勝。事實(shí)上明眼人一眼就看出，是一對(duì)兄弟搞的把戲，在坑害企業(yè)與國家。但借條是證據(jù)，如若不看出印章的真假，不通過磨難的司法鑒定，該公司還不明白要賠付多少鈔票呢?哥哥寫條子、弟弟舉證打官司，法院

11、認(rèn)條子判，沒完沒了的賠，企業(yè)國家成冤大頭了。這起案子的完勝，完全是辦公體會(huì)，處事分析的能力起的作用，能夠講是律師所不能為的。4 .車毀人亡案。農(nóng)墾某企業(yè)1999年將一輛蘇E黑牌車轉(zhuǎn)讓給自然人，鈔票貨兩訖后未辦理過戶手續(xù)，后車又轉(zhuǎn)讓給另一自然人，又幾經(jīng)易手到2004年初，靖江法院傳票到該企業(yè)，稱該車2003年10月在靖江出險(xiǎn)，車毀人亡?，F(xiàn)該責(zé)任人（死亡）親屬狀告車主，要求法院支持賠償責(zé)任金30萬元。經(jīng)辦人員查證，該車幾經(jīng)易手后，是在第四擁車人手中出險(xiǎn)，該車仍沒過戶，他只是擁有資產(chǎn)及在路邊逆向停車不承擔(dān)主責(zé)。趕忙該公司經(jīng)辦人從檔案中調(diào)集四次易手買賣協(xié)議的原件，提交法庭辨認(rèn)實(shí)際車主與名譽(yù)車主。一審、二審法院均認(rèn)定農(nóng)墾某企業(yè)早于1999年出售蘇E車，不擁有資產(chǎn)權(quán)與使用權(quán)，為名譽(yù)車主且尚未向?qū)嶋H車主收取盈利利益免除賠付責(zé)任，由出險(xiǎn)車主及保險(xiǎn)公司擔(dān)部分責(zé)任。這起案件的勝訴取決于該公司的經(jīng)辦人，苦心于把幾次出讓的協(xié)議調(diào)集到手，證明自己早已不擁有車及車的使用權(quán)，而且沒有利益才能免責(zé)，這也是律師做不到的情況，如果情形不明，人頭不熟，當(dāng)事人不配合，就吃苦了，長一百張嘴也講不清啊!四、終止語用科學(xué)主動(dòng)的態(tài)度去治理企業(yè)，利用企業(yè)檔案的真實(shí)性去維權(quán)，并將法制意識(shí)融入企業(yè)治理，一改治理中的陳規(guī)陋俗，又使公文收發(fā)、檔案集存、財(cái)務(wù)帳冊(cè)等等資料活化起