口岸公司行政管理制度

1、第一條第二條第三條第四條第五條第六條第七條六、口岸公司行政管理制度第一章總 則行政管理是公司全面管理的重要組成部分，是公司業(yè)務經(jīng)營的組織和 后勤保障工作。為了建立健全公司管理體系，保證公司經(jīng)營業(yè)務的順利高效運作，特根據(jù)公司章程的有關(guān)規(guī)定訂立本制度，用于規(guī)范公司行政管理，促進公司健康穩(wěn)定的發(fā)展。本公司日常辦公、行政事務、人事管理、部門協(xié)調(diào)、對外聯(lián)絡及其它后勤支持性工作，由辦公室在總經(jīng)理的領導下，根據(jù)本制度由辦公室 實行統(tǒng)一歸口管理和協(xié)調(diào)處理。第二章辦公室的基本責任在總經(jīng)理的領導下處理公司日常行政事務， 保證公司領導與各部門之間、公司各部門之間以及公司內(nèi)外部的信息交流渠道暢通無阻。負責督促檢查各部

2、門對公司基本制度和各種規(guī)定的執(zhí)行情況，督促檢查員工對員工守則和相關(guān)規(guī)定的執(zhí)行情況。定期收集分析公司各部門按照運作流程工作的情況，及時向總經(jīng)理做出綜合匯報。根據(jù)總經(jīng)理的指示，負責組織召開行政性工作會議，安排做好會務工作。負責協(xié)調(diào)安排總經(jīng)理召開的例會等各種會議。負責起草總經(jīng)理安排布置的綜合性工作計劃、總結(jié)和工作報告，主動 為總經(jīng)理當好公司行政管理的參謀。第八條負責組織起草公司各類行政性文件 ( 對各職能部門起草的行政性文件負責審核 ) ，做好公司文件的編號、打印、發(fā)放以及行政文件的立卷、歸檔、保管工作。第九條負責起草發(fā)送總經(jīng)理安排的公司對外文書、 處理公司一般性的對外文書往來。第十條做好公司印鑒、

3、介紹信的使用保管、函電收發(fā)、電子信箱的使用、報刊收訂分發(fā)工作等。第十一條負責及時編寫公司日志，每月上交總經(jīng)理核查后入檔保存。第十二條負責組織并做好來客接待和小車的管理工作。第十三條指導做好電話話務與機線維修工作。電話分類按照說明書里的分類第十四條負責公司公辦室的分配調(diào)整及辦公用品標準的制訂和管理， 并對辦公用品和用具標準化及各部門和崗位文明辦公情況進行檢查督促。第十五條負責按時催辦、收取各管理工作崗位的定期工作報告，匯總后交給總經(jīng)理。第十六條在總經(jīng)理的安排下，負責組織開展公司的公共關(guān)系等社交活動。第三章 辦公室橫向協(xié)調(diào)的權(quán)力第十七條有權(quán)對公司總經(jīng)理布置的任務的貫徹執(zhí)行情況進行檢查督促。第十八條

4、有權(quán)檢查催促各部門按照公司的各項規(guī)章制度履行其職能。第十九條有權(quán)向各部門索取必要的資料和情況，進行統(tǒng)一整理歸檔。第二十條有權(quán)督促指導各部門及時做好文件資料的立卷、歸檔和保密工作。第二十一條有權(quán)按總經(jīng)理的指示進行各部門之間工作關(guān)系的協(xié)調(diào)以及員工之間糾紛的處理。第二十二條有對各部門起草的行政性文件進行檢查、審核和校正的權(quán)力。第二十三條對不符合上級規(guī)定或質(zhì)量不高、 效果不大的文件、 資料有權(quán)拒絕打印發(fā)放。第二十四條對要求多部門領導參加的會議有綜合平衡或精簡壓縮的權(quán)力。第二十五條有按公司制度對公司員工進行紀律檢查和行政教育的權(quán)力。第二十六條辦公室主任根據(jù)本章的規(guī)定行使這些權(quán)力時， 應視作是總經(jīng)理的授權(quán)

5、，各部門應給予積極的配合。辦公室主任在行使這些權(quán)力時,掌握恰當?shù)墓ぷ髁Χ群驼_的工作方法，并根據(jù)具體情況及時向總經(jīng)理請示匯報。第二十七條辦公室橫向協(xié)調(diào)的權(quán)力范圍不包括各部門的業(yè)務工作， 以免造成對部門業(yè)務工作的干預。第四章辦公室的相關(guān)責任第二十八條對未能及時根據(jù)公司的方針目標要求編制好公司行政工作計劃和實施方案所造成的不良后果負責。第二十九條對得知公司行政后勤工作出現(xiàn)不正常情況，但未能及時向總經(jīng)理反映，以致造成公司的重大損失負責。第三十條對公司行政公文發(fā)生差錯、因收集與整理的資料失實所造成的嚴重后果負責。第三十一條對機密文件和文書檔案管理不嚴因而發(fā)生的失密、泄密或丟失、損壞負責。第三十二條對公

6、文、函件、報刊、電報傳遞不及時或發(fā)生丟失、誤傳現(xiàn)象以致公司工作受到的影響負責。第三十三條對所管印鑒、介紹信管理不嚴、使用不當造成的不良后果負責。第三十四條對所屬部下服務工作質(zhì)量差造成的不良影響負責。第三十五條對本室所屬崗位發(fā)生設備、人身、交通、火災事故負責。第五章公司辦公事務管理第三十六條公司辦公文書、行政資料、一般性信息資料統(tǒng)一由辦公室收集、整理、歸檔、保管。公司重要文檔由辦公室負責監(jiān)督協(xié)調(diào)管理（細則見本制度第九章）。第三十七條實行總經(jīng)理一般事務匯集代理制。凡是公司內(nèi)部和外部需要與公司第三十八條第三十九條第四十條第四十一條第四十二條第四十三條第四十四條第四十五條第四十六條第四十七條第四十八條

7、總經(jīng)理交流的信息和事務，除了當事人與總經(jīng)理直接交流的之外，辦公室一律負責代理匯集， 不管總經(jīng)理是否在公司， 都要分輕重緩急及時地將信息傳遞給總經(jīng)理， 然后再將總經(jīng)理的意見及時地反饋給當事人。實行文件簽收制。 公司文件發(fā)放范圍為各個中層管理級部門。 辦公室向各部門經(jīng)理分發(fā)重要文件時，應進行專門登記簽收。實行文件傳閱制。 對上級重要來文， 按總經(jīng)理所確定的傳閱范圍進行傳閱、執(zhí)辦。實行打印、復印、傳真文件資料登記制。打印、復印、傳真文件資料，須事先按要求進行登記，經(jīng)文秘員審核后，予以操作。公司購置的雜志、 專業(yè)用書等由專人保管， 并實行借閱制。 借閱人應妥善保管所借書籍，遺失者照書價的 200%負責

8、賠償。在保證辦公效益和質(zhì)量的前提下，節(jié)約使用辦公設備、專用紙張、通訊設備等，嚴格控制辦公成本。第六章 公司總務管理公司的總務管理由辦公室負責管理， 凡涉及成本控制和成本核算的由財務部負責檢查監(jiān)督。員工對所使用的公司財產(chǎn) （包括固定資產(chǎn)和低值易耗品等） 應在辦公室進行登記后交財務部存檔， 發(fā)現(xiàn)缺少或破損的應在登記資料中及時反映。公司的財產(chǎn)和廢舊物品， 不得擅自處理， 須由辦公室呈報總經(jīng)理同意后處置。需購置低值易耗品或大件辦公用品的，申請人應填寫購物申請單，呈報總經(jīng)理審批后交由財務部核查。公司財產(chǎn)的購置， 辦公用品、 員工福利物品的購買， 由辦公室負責協(xié)調(diào)采購，部門或個人登記領用。員工的工作用餐以

9、及公司客人的用餐和住宿等， 由辦公室負責安排協(xié)調(diào)。第四十九條員工辭職或被辭退的，辦公室負責向其收回所領用的公司物品。 非低質(zhì)易耗品有遺失的，應在合理折舊的基礎上按價賠償（公司有規(guī)定的除外）。第五十條保持辦公室、公用區(qū)域、領導辦公室的整潔，督促各部門保持各自工作區(qū)域的整潔，做到每日一小掃，每周一大掃。第五十一條保證公司的空氣流通，不將腥、臭物品帶入公司并及時清理易腐易爛垃圾。第七章公司安全與消防管理第五十二條公司的安全與消防管理工作，在總經(jīng)理的領導下，由辦公室牽頭,各部門共同參與管理。第五十二條對出入公司的客人須以禮相待，并客氣地仔細詢問來訪目的，登記其姓名、單位、身份和聯(lián)系辦法等，盡可能記下留

10、言。對可疑人員應采取合適的方式立即向領導報告。對有明顯惡意且可能或者已經(jīng)傷害人身安全或破壞公司資產(chǎn)的壞人，應及時向駐地保衛(wèi)部門或公安機關(guān)報告。第五十四條員工攜帶與公司類同的私人物品進入公司，應事先與總臺（接待）說明并主動出示過目。離開公司時再主動出示核查。第五十五條辦公室負責對財務辦公室的安全督查。財務人員應嚴格按保險箱現(xiàn)金存放規(guī)定存儲現(xiàn)金，并經(jīng)常對保 險箱安全的可靠性進行檢查。財務保險箱的密碼應同時由總經(jīng)理、 財務經(jīng)理和出納三方掌握。保險箱的鑰匙由出納專門保管使用，但 須將備份鑰匙交由財務經(jīng)理保管。財務經(jīng)理平時應將該備份鑰匙用 信封封存好，由財務經(jīng)理本人和出納在封口上同時簽名后妥善保 管。當

11、出納因故不在公司且公司急需打開保險箱時， 財務經(jīng)理應在 辦公室主任在場作證的前提下打開保險箱，從中取出現(xiàn)金或票據(jù)等 重要物品后，由辦公室主任在信封上注明打開保險箱的日期和取出的物品（包括現(xiàn)金數(shù)額） 等，再由財務經(jīng)理和辦公室主任將鑰匙放 進新信封封好并在封口上簽名。 出納回來后應核對情況， 準確無誤第五十六條后再在新的信封封口上簽名，以供下一次急需時使用。財務部保管使用的各種票據(jù)、報表、帳冊、公文和財務專用章等， 應嚴格按照財務管理的規(guī)定和慣例進行內(nèi)部交叉控制和保管， 并將 保管方式報知總經(jīng)理和辦公室。辦公室對此內(nèi)容須嚴加保密。第五十七條除非需要，非財務人員不得隨意出入財務室。第五十八條辦公室負

12、責公司的鑰匙管理。1、為了保證公司的安全與運作順利，公司各部門、各辦公室的門和柜子的鑰匙都須有一把備份交由辦公室或總經(jīng)理統(tǒng)一保管，以供意外和急需時使用。2、各部門負責自己部門的門和柜子鑰匙的日常管理。未經(jīng)辦公室同意登記，不得隨意配制辦公室鑰匙。確需配置鑰匙的，須報辦公室批準并由辦公室統(tǒng)一配置登記。員工因工作需要所持有的公司鑰匙應在調(diào)動工作或離開公司時交還公司辦公室。3、員工使用的辦公桌的鑰匙完全交由員工專門保管使用，平時注意不要遺失。由于遺失鑰匙而要對辦公桌進行破壞性打開的，員工須承擔費用。辦公桌的鑰匙要列入移交范圍，在調(diào)動工作或離開公司時交回辦公室。第五十九條辦公室負責督促檢查公司辦公場所的

13、衛(wèi)生情況。 嚴禁亂丟雜物、 廢紙、煙蒂等。吸煙完畢時，應立即撳滅煙蒂，不準留有火星。第六十條員工下班離開公司時， 應注意切斷電源， 關(guān)閉辦公室的門窗并上好門鎖。最后離開辦公室的人應將公司共享場所的電源切斷并關(guān)好共享窗戶和大門。第六十一條因工作需要休息天在公司加班的員工，應事先在辦公室登記說明，在公司加班時應遵照公司關(guān)于安全衛(wèi)生的規(guī)定。第六十二條員工應加強消防火險意識，掌握“三懂” 、“三會”等消防知識，在發(fā)生意外的情況下保護人身安全和公司財產(chǎn)的安全。第六十三條第六十四條第六十五條第六十六條第六十七條第六十八條第八章公司印章的管理辦公室接受總經(jīng)理的委托，對公司法人章（即大公章）、人事專用章和合同

14、專用章等進行保管和控制。作為公司印章的集中保管部門，辦公室應由專人負責印章的安全管理，并須嚴格遵守公司印章的使用規(guī)定和程序。辦公室主任負責印章的使用，但不保管印章;保管印章的專人在辦公室主任的監(jiān)督指導下對印章實行保管控制,并按照印章使用規(guī)定和程序使用印章。 印章應使用專門的抽屜，鑰匙由保管專人保管，同時將該抽屜的備份鑰匙交總經(jīng)理保管， 以便總經(jīng)理在急需時打開使用。除了在公司程序安排上需要蓋章的例行文檔如發(fā)文、公文、通知、信函等之外，所有用章均需由申請人填寫印章使用申請單， 由辦公室主任審核并由其根據(jù)自己的權(quán)限規(guī)定給予批準或報請總經(jīng)理批準。每次用章時，須由印章保管人蓋章，同時應在用章登記簿上登記

15、用章日期、用章目的、何人批準等內(nèi)容，由申請人在最后一欄簽名，以便事后查對。公司對外經(jīng)營活動的重要文件如合同書、 協(xié)議書、備忘錄等契約或承諾性文件，須經(jīng)公司領導審核，由公司董事長簽字批準后才能蓋章。董事長不兼任總經(jīng)理時，總經(jīng)理簽署的重要文件須有董事長的書面授權(quán)，才能蓋章。部門對外往來或個人對外事宜需要加蓋公司印章的，須經(jīng)部門負責人審核并提出申請，再經(jīng)辦公室主任審核同意后，才能蓋章。重要的事宜須由辦公室主任報請公司總經(jīng)理批準。如果加蓋公司印章的重要文件屬于孤本性質(zhì)（發(fā)送出去后沒有底稿留下的），應將加蓋印章后的文件復印，按照檔案處理（參見第九章）。員工因公或因私需要公司出具證明和介紹信等文件， 應該

16、在寫好或填滿內(nèi)容后，經(jīng)辦公室主任審核后決定是否蓋章或是否報請總經(jīng)理批準。公司蓋章后的證明和介紹信的內(nèi)容應與底根內(nèi)容一致。 應該杜絕在空白紙和空白介紹信上蓋章。 開出的介紹信原則上應注明有第六十九條效時限。公司開出的完整介紹信，應該得到妥善保管，不得轉(zhuǎn)讓他人使用。未能使用的介紹信應交回辦公室處理。第七十條第九章 公司檔案的管理公司的一般檔案管理由辦公室集中統(tǒng)一負責， 財務檔案的管理在辦公室的協(xié)調(diào)和監(jiān)督下由財務部負責。第七十一條公司的一般檔案主要分為：1、2、商標、專利、證書等；3、公司基本管理制度和相關(guān)規(guī)章；法人資料（營業(yè)執(zhí)照、稅務執(zhí)照、股東協(xié)議、公司章程、評 估報告、資信證明等） ；4、5、對

17、外書信往來（包括客戶資訊和商談記錄等）公司行政公文 （包括公司日志和各種會議記錄、 管理層工作 報告和批復等）；6、7、8、對外宣傳資料（包括媒體廣告等）9、人事文檔（包括員工登記表、聘用合同、考評總結(jié)等）10、公司財產(chǎn)的原始資料（如車輛有關(guān)資料、計算機等電器對外經(jīng)濟合同、協(xié)議書、備忘錄、意向書等（包括項目公司 和子公司的重要文件） ；內(nèi)部文字工作成果 （如各種可行性報告、 調(diào)研報告、 項目建 議書等）；以及家具的購買合同、維修卡和質(zhì)量保證書）等。第七十二條第七十三條檔案的形式分為文字、錄音、錄象、光盤和電腦文檔等。辦公室應根據(jù)檔案工作的基本要求， 并結(jié)合本公司的實際， 對檔案 加以分門別類的

18、收集、 保存與管理， 同時建立方便查閱的檔案使用 規(guī)章細則， 包括制作檔案目錄和總目。 絕密和機密的檔案應配套建第七十四條第七十五條第七十六條第七十七條立查閱登記本， 用以記錄查閱者的身份、 何人批準和查閱時間等內(nèi)容。業(yè)務部門的項目資料， 未成終稿的由各業(yè)務部門自行保管。 凡是成為終稿的、 需要公司加蓋公章的文件或報告， 應該將其一份正本或副本交辦公室存檔。 凡是經(jīng)公司法人代表或總經(jīng)理簽字并加蓋公章的任何文件資料（包括項目運作文件） ，都需向辦公室送交一份正本或副本作為檔案保存。公司檔案管理應嚴格遵守有關(guān)保密的規(guī)定和要求。 公司檔案按照重要性和需要保密的程度分為絕密、 機密和秘密三種， 應在封

19、皮的右上角標明。未標明為密件的檔案為一般性資料， 也須妥善保管， 不得隨意流傳和丟失。絕密和機密檔案原則上應該制作備份， 經(jīng)過批準程序提供讓人查閱時應盡可能出示備份。制作的備份應該有標記， 并注明備份的份數(shù)。根據(jù)公司的實際情況，所有密件檔案和一般性資料暫時都定為不限期限的長期保存檔案。某些需要及時銷毀的檔案應在規(guī)定的時限和第七十八條條件下給予銷毀。員工因工作需要閱讀保密檔案的， 須向辦公室主任提出申請， 秘密檔案由辦公室主任批準，機密和絕密檔案應報請總經(jīng)理批準。第七十九條員工獲準查閱保密檔案時，應遵守下面的規(guī)定：1、在登記本上登記查閱人姓名、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等內(nèi)容。2、絕密、機密資

20、料不得帶出檔案資料室；3、閱讀絕密、機密資料時應愛護文本，不得在文本上做標記或更改內(nèi)容，不得損壞文本，不得抄錄、拍照或復印。4、閱讀絕密資料應在絕密資料的登記本上簽下本人姓名和查閱時間。簽名自動包含了對該資料的保密承諾。5、秘密資料如需借出檔案資料室，應辦理借閱登記手續(xù)，但不得帶出公司，不應轉(zhuǎn)借他人，并應在當天歸還。6、因工作需要復印秘密資料和一般性資料的， 應向辦公室主第八十條第八十一條第八十二條第八十三條第八十四條第八十五條第八十六條第八十七條任提出申請，按照程序得到批準后由辦公室復印。辦公室工作人員和其他所有因工作需要保管、接觸和借閱保密檔案的員工，都須嚴格遵守公司關(guān)于保密工作的規(guī)定，

21、認真履行員工守則中關(guān)于保密的條款。公司外部人員需查閱公司檔案資料的，一律須經(jīng)公司總經(jīng)理批準后才能進入檔案資料室查閱或者借出。第十章公司通訊工具的管理辦公室負責與財務部協(xié)調(diào)，做好公司員工通訊工具的配備、布置和管理。公司常規(guī)通訊工具，包括電話、傳真、互聯(lián)網(wǎng)等，由辦公室統(tǒng)一安排、布置和管理。各部門在使用電話時，應遵行節(jié)約和效率相結(jié)合的原則，既要保持與外部世界特別是客戶和合作者的有效聯(lián)系，又要注意辦公成本的控制。因公打長途電話時，應該考慮好打電話的最佳時機，并事先準備好通話的內(nèi)容，盡量注意控制通話時間。公司一律禁止撥打各類商業(yè)性聲訊電話，嚴格控制撥打國際長途電話。員工因公需要打國際長途電話的， 須先將

22、通話的對象、目的和內(nèi)容向部門負責人闡明并填寫國際長途電話申請單，獲得辦公室的許可后才能撥打。員工上班時間應盡量少打因私電話， 不打因私長途電話。接聽因私電話時，應盡量壓縮通話時間。如遇特殊事情需要打因私長途電話的，應向部門領導請示，獲得辦公室批準后再打，但要在電話記錄本上記下通話的時間和因私字樣，費用由辦公室根據(jù)電話記錄集中統(tǒng)計，從員工工資中扣除。員工因工作需要配備手機、傳呼機的，經(jīng)本人書面申請，部門負責人簽署意見，由辦公室和財務部出審后報總經(jīng)理批準，方可給配。通訊工具的日常消費（包括私機公用的），根據(jù)不同職務，按下列定額予以報銷，超額部分由本人承擔（費用含月租費、通話費）手 機：副總經(jīng)理每月

23、不超過550元部門經(jīng)理每月不超過400元第八十八條第八十九條第九十條第九十一條第九十二條第九十三條第九十四條部門副經(jīng)理每月不超過300元傳呼機：按實報銷手機的配備原則上控制在部門副經(jīng)理以上的管理人員的范圍內(nèi)。執(zhí)有公司配備手機、傳呼機的非正式員工（指人事檔案未進公司的），須與公司簽署責任協(xié)議書。為了保持公司與公費持機員工的聯(lián)系， 公費持機員工在正常上班時間以及在外出的大部分時間 （除了在禁止開機的環(huán)境中） 保持手機和傳呼機的開機狀態(tài)。因崗位變動而不再有持機資格的， 應以完好的狀態(tài)及時交回公司辦公室。第十一章 公司交通工具的管理公司購置轎車的主要目的是為公司領導和公司有關(guān)員工為了完成公司業(yè)務而提供

24、便利快捷的交通服務， 同時為公司外部的有關(guān)領導和重要客人提供相關(guān)服務。公務用車應遵行保證領導用車、 保證重要項目用車的原則， 遵守交通安全的規(guī)定， 服從辦公室的調(diào)度安排， 做到安全行車， 并注意節(jié)約成本。公司領導用車應隨時發(fā)車。其次，優(yōu)先安排公司領導對員工的指派用車。除此以外， 因公務需要用車的， 均需事先填寫派車申請單， 向 辦公室提出申請、 預約，由辦公室做出統(tǒng)一安排。 未經(jīng)辦公室同意， 一律不得擅自用車。第九十五條因公務需要用車時間超過半天的或需要駛出杭州市行政區(qū)域之外 的，須事先得到公司領導的準許。 一般情況下， 需在用車的前一天第九十六條第九十七條第九十八條第九十九條第百一條第百二條第百三條第百四條第百五條距下班至少一小時之前填寫派車申請單，提交辦公室提前做好統(tǒng)籌 安排。凡是因公務緊急需要臨時用車的，可以在用