喜來登大酒店采購(gòu)部管理手冊(cè)范本

1、完美WORD格式喜來登大酒店采購(gòu)部管理手冊(cè)目錄第一章采購(gòu)管理制度第二章采購(gòu)部工作流程第三章米購(gòu)部各岡位職責(zé)及分工第四章采購(gòu)部相關(guān)工作表格.專業(yè)知識(shí)分享喜來登大酒店采購(gòu)管理制度為使酒店的采購(gòu)工作走上制度化、規(guī)范化，合理控制成本，加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率，特制定本采購(gòu)管理制度：一、采購(gòu)管理部門酒店設(shè)立專職采購(gòu)部，隸屬酒店財(cái)務(wù)部管理，接受財(cái)務(wù)總監(jiān)、成本 控制、集團(tuán)稽查部及其它部門的監(jiān)督，全面負(fù)責(zé)酒店的采購(gòu)工作.二、采購(gòu)部工作基本要求1. 所有采購(gòu)項(xiàng)目均需董事會(huì)簽批授權(quán)及酒店財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)同意2. 所有采購(gòu)物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì)，月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單3. 所有米購(gòu)

2、物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定4. 采購(gòu)部工作人員須對(duì)自己采購(gòu)物品的價(jià)格和品質(zhì)負(fù)責(zé)5. 采購(gòu)部須每半個(gè)月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商 等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理 成價(jià)格信息庫(kù)，以書面形式匯報(bào)給酒店財(cái)務(wù)部及董事會(huì)6. 所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購(gòu)部須登記歸 檔并妥善保管，有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交.上述資料及采 購(gòu)人員自購(gòu)物品價(jià)格信息采購(gòu)部每天須錄入至采購(gòu)部?jī)r(jià)格信 息庫(kù).7. 采購(gòu)時(shí)間要求：一般物品采購(gòu)時(shí)間為3天；急用物品當(dāng)天必須采購(gòu)回來；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一 個(gè)月下單采購(gòu)8. 采購(gòu)部禁止采購(gòu)任何未下申購(gòu)單的物品，否則財(cái)務(wù)部

3、將不予以 報(bào)銷9. 禁止使用部門自行采購(gòu)物品或私自與供應(yīng)商洽談采購(gòu)事宜10. 采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時(shí)簽批支付事宜.對(duì)到期的應(yīng)付帳款，酒店應(yīng)及時(shí)支付，以建立酒店良好形象，維護(hù) 酒店財(cái)務(wù)信譽(yù)，同時(shí)也為日后的采購(gòu)工作提供便利.三、采購(gòu)審批程序1. 申購(gòu)單審批程序：使用部門經(jīng)理（倉(cāng)庫(kù)主管 L 資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)查一-董事同意采購(gòu)部詢價(jià)一財(cái)務(wù)總監(jiān)一稽查部行政辦董事會(huì)申購(gòu)單返回采購(gòu)部2. 單位價(jià)值1000元以下或批量?jī)r(jià)值在2000元以下的由采購(gòu)部現(xiàn) 金自購(gòu)的物品，采購(gòu)部須事先貨比三家，并在申購(gòu)單上注明詢價(jià) 結(jié)果和選定的供應(yīng)商，經(jīng)董事會(huì)最后批準(zhǔn)后方可采購(gòu).酒店財(cái)務(wù) 部和集團(tuán)稽查部將對(duì)價(jià)格及品質(zhì)進(jìn)行不定期

4、抽查.2. 單位價(jià)值1000元以上或批量?jī)r(jià)值在2000元以上的物品采購(gòu) 審批程序：采購(gòu)部尋找至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì)評(píng)定小組確定供貨商一采購(gòu)部與供貨商共同草擬合同或采購(gòu)協(xié)議財(cái)務(wù)審批一 行政辦審批一-董事會(huì)審批蓋章或簽字執(zhí)行合同或協(xié)議（評(píng)定小組由采購(gòu)部、使用部門、財(cái)務(wù)部、主管副總、集團(tuán)稽 查組成）3. 賒購(gòu)（月結(jié)）物品采購(gòu)審批程序蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至采 購(gòu)部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法：采購(gòu)部每月每類物品均應(yīng)邀請(qǐng)至少三家 供應(yīng)商報(bào)價(jià)，采購(gòu)部、使用部門、主管副總、財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部組 成供貨商評(píng)定小組，通力合作，進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的

5、比較和討論，選定 供應(yīng)商。采購(gòu)部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場(chǎng)調(diào)查，根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查的價(jià)格，與供應(yīng)商確定固定的一個(gè)月的供應(yīng)價(jià)，在此確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價(jià)格提供酒店所需的物料.四、采購(gòu)監(jiān)督采購(gòu)成本的控制由財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、使用部門及集團(tuán)稽查部共同完成，平時(shí)各部門應(yīng)及時(shí)到市場(chǎng)上了解價(jià)格行情，以促進(jìn)酒店 采購(gòu)成本的控制與監(jiān)督.五、供應(yīng)商管理1. 財(cái)務(wù)部應(yīng)定期（每月或每季度）牽頭,組織財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、使 用部門及集團(tuán)稽查部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估（酒店每類物品須有至 少三家供貨商）,淘汰部分不合格供貨商.2. 選用供應(yīng)商角度米用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一一 個(gè)主供應(yīng)商、2個(gè)輔助供應(yīng)商、

6、N個(gè)考察供應(yīng)商。這類商品只 有一個(gè)主要供應(yīng)商，大約 70%勺物資從他手中購(gòu)買。2個(gè)輔助 供應(yīng)商提供大約20%勺物資，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其他 供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后 備力量，也使酒店在采購(gòu)極其特殊物資時(shí)無購(gòu)買死角。3.采購(gòu)部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作，維護(hù)酒店形象.采購(gòu)部工作流程一、各類物品采購(gòu)工作流程1、倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)物品的采購(gòu)工作流程：倉(cāng)庫(kù)的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購(gòu)線，在存量 接近或低于采購(gòu)線時(shí)，即需要補(bǔ)充貨倉(cāng)里的存貨，倉(cāng)庫(kù) 主任要填寫一份倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)“采購(gòu)申請(qǐng)單”，且采購(gòu)申請(qǐng) 單內(nèi)必須注明以下資料：（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（3）

7、庫(kù)存數(shù)量；（4）最近一次訂貨單價(jià)；（5）最近一次訂貨數(shù)量；（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。經(jīng)何董事簽批同意后送采購(gòu)部經(jīng)理初審，采購(gòu)部經(jīng)理在采購(gòu)申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時(shí)間。采購(gòu)部經(jīng)理 初審?fù)夂?，按倉(cāng)庫(kù)“采購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少 三家供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見，按 酒店采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部立即 組織實(shí)施，一般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況， 要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2、部門新增物品的采購(gòu)工作流程：若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有 關(guān)專門申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)董事會(huì)審批后，連同“采購(gòu)申請(qǐng)單” 一并送交采購(gòu)部，采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂?，按“采?gòu)申 請(qǐng)單”內(nèi)容

8、要求，在至少三家供貨商中比較，選定相應(yīng)供 應(yīng)商，提出采購(gòu)意見，按酒店采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董 事會(huì)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部立即組織實(shí)施.3、部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購(gòu)工作流程：如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報(bào)損報(bào)告”給財(cái)務(wù)部及董事會(huì)審批。經(jīng)審批后， 將一份“物品報(bào)損報(bào)告”和采購(gòu)申請(qǐng)單一并送交采購(gòu) 部，采購(gòu)部須在采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料 ：（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）最近一次訂貨單價(jià)；（3）最近一次訂貨數(shù)量；（4）提供本次訂貨數(shù)量建議。采購(gòu)部在至少三家供應(yīng)商中比較價(jià)格品質(zhì)，并按酒店采 購(gòu)審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，組織 米購(gòu)。4、鮮活食品凍品的采購(gòu)工作流程：蔬

9、菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購(gòu)申 請(qǐng)，由各酒吧、各部門總廚或主管，根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營(yíng)情況， 預(yù)測(cè)明天用量，填寫每日申購(gòu)單交采購(gòu)部，采購(gòu)部當(dāng)日下午以電話落單或第二日直接到市場(chǎng)選購(gòu)。5、燃料的采購(gòu)工作流程：采購(gòu)部根據(jù)營(yíng)業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、 柴油采購(gòu)申購(gòu)計(jì)劃，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，按酒店采購(gòu)審批程 序辦理，并組織實(shí)施。6、維修零配件和工程物料的采購(gòu)工作流程：工程倉(cāng)日常補(bǔ)倉(cāng)由工程部填寫“采購(gòu)申請(qǐng)單”， 且采購(gòu)申 請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料：（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（3）庫(kù)存數(shù)量；（4）最近一次訂貨單價(jià)；（5）最近一次訂貨數(shù)量；（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。大型改造工程或

10、大型維修活動(dòng)，工程部須做工程預(yù)算，并 根據(jù)預(yù)算表項(xiàng)目填寫采購(gòu)申請(qǐng)單（工程預(yù)算表附在采購(gòu)申 請(qǐng)單下面）,且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料：（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）庫(kù)存數(shù)量；（3）最近一次訂貨單價(jià)；（4）最近一次訂貨數(shù)量；（5）提供本次訂貨數(shù)量建議。以上采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)何董事簽批同意后送采購(gòu)部經(jīng)理初審，采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂螅础安少?gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意 見，按酒店采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部 立即組織實(shí)施.二、采購(gòu)工作流程中須規(guī)范事項(xiàng)：1、所有的采購(gòu)申請(qǐng)必須填寫一式四聯(lián)，采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)部門經(jīng)理 核簽后，整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會(huì)計(jì)，資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)核后送

11、董事。2、采購(gòu)申請(qǐng)單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉(cāng)庫(kù)收貨 用。第二聯(lián)采購(gòu)部存檔并組織采購(gòu)。第三聯(lián)財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)存檔 核實(shí)。第四聯(lián)部門存檔。3、審核采購(gòu)申清單：收到采購(gòu)申請(qǐng)單后、采購(gòu)部應(yīng)作出以下復(fù) 查以防錯(cuò)漏。（1）簽置核對(duì)：檢查采購(gòu)申請(qǐng)單是否部門經(jīng)理簽置，核對(duì)其是否正確。（2）數(shù)量核對(duì)，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購(gòu)申請(qǐng)單上 的數(shù)量是否正確。4、邀請(qǐng)供應(yīng)商報(bào)價(jià)。三、貨比三家工作流程：每類物品報(bào)價(jià)單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中 徇私舞弊，保證采購(gòu)物品價(jià)格的合理性。酒店采取三方報(bào)價(jià)的方法 進(jìn)行采購(gòu)工作，即在訂貨前，必須征詢3個(gè)或3個(gè)以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，然后確定選用那家供應(yīng)商的物

12、品，具體做法是：1、采購(gòu)部按照采購(gòu)申請(qǐng)單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報(bào)價(jià)單， 包括：填寫空白報(bào)價(jià)單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型 號(hào)、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時(shí)間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個(gè)供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價(jià)格并簽名退回。 對(duì)于交通不 便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價(jià)。用電話詢價(jià)時(shí)，應(yīng)把 詢價(jià)結(jié)果填在報(bào)價(jià)單上并記下報(bào)價(jià)人的姓名， 職務(wù)等。提出采 購(gòu)部的選擇意見和理由，連同報(bào)價(jià)單一起送交評(píng)定小組審批。2、評(píng)定小組根據(jù)采購(gòu)部提供的有關(guān)報(bào)價(jià)資料，參考采購(gòu)部的意 見，對(duì)幾個(gè)供應(yīng)商報(bào)來的貨品價(jià)格以及質(zhì)量，信譽(yù)等進(jìn)行評(píng)估后， 確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價(jià)格低的供應(yīng)商，報(bào)董事會(huì)審核.四、采購(gòu)活

13、動(dòng)的后續(xù)須跟進(jìn)工作1、采購(gòu)訂單的跟催當(dāng)訂單發(fā)出后，采購(gòu)部需要跟催整個(gè)過程直至收貨入庫(kù)。2、采購(gòu)訂單取消（1）酒店取消訂單：如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購(gòu)部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報(bào)董事會(huì)作出決定。（2）供應(yīng)商取消訂單：如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購(gòu)部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。 為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失。3. 違反合同：合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。4. 檔案儲(chǔ)存：所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料須分類歸檔備查，并連同采購(gòu)人員自購(gòu)物品價(jià)格信息每天須錄入至采購(gòu)部?jī)r(jià)格信息庫(kù)5. 采購(gòu)交貨延遲檢討