行政管理的職位認知

1、行政辦公室作為公司職能機關(guān)的中樞一、行政經(jīng)理崗位的基本職能概括的講，行政行政辦公室的主要職能就是創(chuàng)造良好的服務(wù)，即為領(lǐng)導(dǎo)的科 學(xué)決策和決策的正確執(zhí)行服務(wù)。具體的講，其基本職能大體有五項，即參謀職能、 協(xié)調(diào)職能、承辦職能、管理職能和督辦職能。1、參謀職能行政經(jīng)理的參謀職能大多的圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策進行的。 主要表現(xiàn)在：首先在決策 形成過程中，在幫助領(lǐng)導(dǎo)全面了解基層情況、確定工作方向和重點、范圍及程度 上發(fā)揮參謀作用；另外在決策實施過程中，在幫助領(lǐng)導(dǎo)及時了解工作進展情況、 審時度勢、強化控制上發(fā)揮參謀作用；其次在決策實施過程結(jié)束后，在幫助領(lǐng)導(dǎo) 正確總結(jié)經(jīng)驗、進行新的決策活動上發(fā)揮參謀作用。2、協(xié)調(diào)職能行政

2、行政辦公室履行協(xié)調(diào)職能，主要是抓好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)。所謂縱向協(xié)調(diào)，即指致全力于上下級之間關(guān)系流融洽，上令下行，下情上曉，上 下緊密配合、步調(diào)一致辭的協(xié)調(diào)工作。所謂橫向協(xié)調(diào)，即指針對安保、財務(wù)等其 它科室融洽和諧的協(xié)調(diào)工作。內(nèi)部協(xié)調(diào)主要針對辦公室內(nèi)部各種關(guān)系的妥善安排 和指揮，保證工作效率。3、承辦職能行政經(jīng)理的承辦職能大致來自三個方面： 一是來自上級部門的，主要是指上 級領(lǐng)導(dǎo)部門交付的事項，如工作調(diào)研、信息反饋、工作總結(jié)等，需要認真對待, 按期完成；二是來平行部門的決策和交負的事務(wù)， 行政辦要帶領(lǐng)工作人員不折不 扣地去落實，負有領(lǐng)導(dǎo)、組織、指揮和管理的責(zé)任；三是來自一線職工需辦理有

3、關(guān)事項或?qū)挝坏囊庖娊ㄗh，按程序應(yīng)先和人事部門或督察部門取得聯(lián)系， 這就 需要根據(jù)實際情況去處理。總之，行政辦負責(zé)人對所負責(zé)的事項要高度負責(zé), 絲不茍、一辦到底，落到實處。4、管理職能管理職能主要是針對行政行政辦公室內(nèi)部而言，集中體現(xiàn)在以下兩個方面。是文書管理，重點圍繞著公文的處理與保管而需要進行的撰稿、校對、印制、 收發(fā)登記、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)是必不可少的。行政管理對文書工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一組織安排，負責(zé)督促、檢查，把好質(zhì)量關(guān)，防止濫抄亂送和形式主義。二是事務(wù)管理，行政行政辦公室作為公司中事務(wù)性管理機構(gòu)，對這個機構(gòu)的運作，應(yīng)該 做到事無巨細、合理統(tǒng)籌、認真操辦。如會議安排、領(lǐng)導(dǎo)用車、對處接待、辦

4、公 用具以及為單位職工提供生活服務(wù)的有關(guān)事項，使行政辦公室真正成為公司職能 機關(guān)的中樞。5、督辦職能督辦職能主要保證各項制度貫徹、工作落實。任何一項工作的有效執(zhí)行必須 要有檢查促進機制，行政辦公室在某一方面即發(fā)揮這一作用。 具體督辦職責(zé)分為（一）制度執(zhí)行督辦，即公司確定相關(guān)行政制度的落實；（二）常規(guī)事務(wù)督辦, 即各項安排事務(wù)的及時跟進和檢查，確保工作開展各環(huán)節(jié)時刻保持暢通；（三） 上級臨時安排的工作督辦，針對公司階段性、臨時性劃定的督辦項目進行工作檢 查。二、行政經(jīng)理應(yīng)具備的基本素質(zhì)一名合格的行政經(jīng)理應(yīng)具備哪些素質(zhì)，總結(jié)分析大致需包括品德素質(zhì)、心理 素質(zhì)、知識素質(zhì)三個方面。1、品德素質(zhì)要求做到

5、光明磊落，忠實老實；服從組織，顧全大局；關(guān)心他人，助人為樂;公道正派，謙虛謹慎；嚴以律已，廉潔奉公。2、心理素質(zhì)主要包括穩(wěn)定的情緒、良好的性格、廣泛的興趣和堅強的意志。要求做到隨 和而不盲從，自信而不固執(zhí)，忍讓而不獻媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，謹 慎而不圓滑。同時，還要從本職工作出發(fā)，不以個人愛好為取舍，培養(yǎng)廣泛的興 趣，培養(yǎng)興趣的多樣性，以適應(yīng)工作需要。此外，在工作中不僅要雷厲風(fēng)行的作 風(fēng)，還要有善始善終的毅力；不僅在取得成績的時候保持清醒的頭腦，也能為顧 全大局而忍辱負重。3、知識素質(zhì)主要包括三方面。是深厚的理論功底；二是專業(yè)知識；三是寬廣的基礎(chǔ)知識，如歷史知識、自然科學(xué)知識等輔助知識

6、，力爭使自己成為一個知識淵博的人三、行政經(jīng)理應(yīng)擁有的工作理念1、崗位認知清晰清晰的崗位認知是做好行政管理工作的首要條件， 站在公司發(fā)展全局角度充 分認識行政辦公室所要開展的各項工作， 分析、界定各項工作的重要性，按照重 要程度逐步完成。只有做到崗位認知準確，才能保證工作有的放矢。2、預(yù)算計劃完整全面、細致的工作預(yù)算和計劃是做好行政管理工作的必要條件，計劃妥當(dāng)、 預(yù)算完整對工作各環(huán)節(jié)的支撐尤為明顯，否則必然造成工作混亂以及諸多突發(fā)問 題的產(chǎn)生，耗費工作時間和精力，影響最終結(jié)果。3、工作執(zhí)行高效擁有高度的時間觀念，保持雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，果斷的展開各項既定工作, 把控工作開展流程各環(huán)節(jié)，嚴格要求過

7、程為結(jié)果服務(wù)。4、工作態(tài)度嚴謹認真、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度能夠為行政管理工作帶來諸多保障，能夠避免很多人 為何客觀問題；簡單的事情重復(fù)做，重復(fù)的事情做到位；堅持原則，同時加以適 當(dāng)?shù)撵`活；面對不同難題和困難局面，都必須從全方位積極尋求解決方法， 用最 合適、妥善的方法克服困難也是我們必須保持的心態(tài)。5、工作總結(jié)全面只有總結(jié)，才有提高；沒有最好，只有更好，不管是成功了，還是失敗了, 總結(jié)得失，我們才會進步。四、行政經(jīng)理應(yīng)具有的工作思路行政管理工作最終把握在三個字：“精細化”。所謂精細化管理，就是要按照 精確、細致、深入的要求，明確職責(zé)分工，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善崗責(zé)體系，加強 協(xié)調(diào)配合，避免大而化之的粗放式

8、管理，抓住工作的薄弱環(huán)節(jié)，區(qū)別不同情況, 有針對性地采取措施，抓緊、抓細、抓實，不斷提高管理效能。1、更新觀念，提咼認識“天下大事，必做于細”。一方面，行政辦公室所有人員必須牢固樹立“細節(jié)決 定成敗”的意識，把重視細節(jié)作為一種素質(zhì)，一種修養(yǎng)，一種工作態(tài)度，增強工 作的自覺性、及時性、細致性、有效性，力爭每項工作都嚴謹、細致、準確，要 努力實現(xiàn)“六個不讓”，即不讓領(lǐng)導(dǎo)交辦的事在這里延誤、不讓傳遞的文件在這里 中斷、不讓辦理的文件在這里積壓、 不讓各種差錯在這里發(fā)生、不讓前來辦事的同事在這里受到冷落、不讓公司形象在這里受損。要努力做到“三個一點”，即常規(guī)的事，思路超前一點；急辦的事，步伐加快一點；

9、敏感的事，考慮周全一點。另一方面，要戒除三種行為，即遇事怕麻煩，辦事憑經(jīng)驗，處事不冷靜；無論是辦文、辦會還是辦事，都要增強責(zé)任意識、創(chuàng)新意識和程序意識，“不因事小而不為，不因事雜而亂為，不因事急而盲為，不因事難而怕為”。2、明確職責(zé)，細化流程首先，要依職能辦事。行政辦公室的主要職責(zé)：履行參謀職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)；履行協(xié)調(diào)職能，為推動全局服務(wù)；履行承辦職能，為公司運轉(zhuǎn)服務(wù)；履行管理職能，為中心工作服務(wù)；履行督辦職能，為政令暢通服務(wù)。要將行政辦公室的各項職能逐項分解到各環(huán)節(jié)、各崗位，明確“干什么”、“怎么干”、“干得怎么樣”、“干錯了怎么辦”確保崗位職責(zé)精細化；按規(guī)章辦事，按程序運作,按規(guī)程服務(wù),

10、既不越位，也不缺位，確保職權(quán)人人有、任務(wù)個個擔(dān)、責(zé)任人人負、事事有人干。其次，要按流程理事。要按照 程序精簡、環(huán)節(jié)順暢、責(zé)任明確、標(biāo)準細化的基本要求，優(yōu)化行政辦公室各項工作流程。行政辦公室的核心職能是輔助決策,要以決策的形成、實施、反饋、評估、完善為導(dǎo)向，抓住決策前的調(diào)查研究，決策中的對策建議，決策后的督查評估反饋等主要環(huán)節(jié)來設(shè)計工作流程。同時，要逐項建立信息調(diào)研、公文運轉(zhuǎn)、檔案管理、機要保密、安全值班、督促檢查、新聞宣傳、會議管理、投訴處理、網(wǎng)站管理等各方面工作的具體流程，做到環(huán)環(huán)相扣、互促互進。第三，靠協(xié)調(diào)成事。公司許多工作都歸口行政辦公室管理， 不僅要靠部門全體同仁共同努力，還需要依靠整

11、個公司、整個系統(tǒng)的力量。因此，行政辦公室要正確定位，加強協(xié)作，形成協(xié)調(diào)配合、齊抓共管的工作格局。主要做好“五個協(xié)調(diào)”：一是做好與領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)。及時領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，把領(lǐng)導(dǎo)安排的工作準確及時 地安排、布置、貫徹下去。二是做好與上級部門和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的協(xié)調(diào)。對上級機關(guān) 的發(fā)文、通知、安排，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，在當(dāng)好“參謀”的前提下，及早拿出思路 和方案。三是做好與其它科室之間的協(xié)調(diào)。 在工作中，由于各科室之間的工作側(cè) 重點和工作要求不同，不可避免的會產(chǎn)生一些不同的意見， 行政辦公室要主動做 好協(xié)調(diào)工作，本著求同存異、顧全大局的原則，及時協(xié)調(diào)解決。四是做好與系統(tǒng) 外部門之間的協(xié)調(diào)。五是做好與全體職員關(guān)系的協(xié)調(diào)，

12、既讓領(lǐng)導(dǎo)放心，又讓同事 扌兩意、。3、完善制度，強化考核要對辦文、辦事、辦會、督辦等行政辦公室規(guī)章制度進行修訂、 補充和完善, 形成規(guī)范化的制度體系，堅持用制度來約束行為，規(guī)范工作運轉(zhuǎn)，使行政辦公室 工作切實做到有章可循、周密嚴謹。重點是要建立和完善以下三項制度:首先，建立工作日志制度。通過建立工作日志，提高行政辦公室人員統(tǒng)籌安 排工作的能力和科學(xué)利用時間的水平， 減少疏漏，杜絕重大失誤。一是日常事務(wù) 日志。對相關(guān)職能部門間業(yè)務(wù)聯(lián)系的工作，會議接待、參觀學(xué)習(xí)等日常事項，建 立專項日志，工作完成后，存檔備案，以備查詢。二是建立個人工作日志。每個 行政辦公室人員都建立自己的個人工作日志， 便于經(jīng)常

13、性地了解和及時推進各自 職責(zé)范圍內(nèi)的工作。三是建立臨時工作日志。對領(lǐng)導(dǎo)交辦或其他科室請求協(xié)助的 臨時性工作建立臺帳，留存記錄，防止安排的工作多了，顧此失彼。其次，建立AB崗制度。AB崗工作制度是指行政辦公室在合理設(shè)置工作崗 位、完善工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，在相近崗位之間，實行頂崗或互為備崗的制度。即 兩個相近崗位互為AB崗，當(dāng)A崗因故不在崗時，B崗自動頂崗，及時辦理根據(jù)工作性質(zhì)可以即時辦理的一般性事務(wù)和緊急事務(wù)。實行AB崗工作制一方面能夠 通過A、B工作人員互為備崗，保證各項工作流程順暢、無縫鏈接，防止行政辦 公室職能發(fā)揮出現(xiàn)“缺位”，另一方面，在A、B崗工作人員都在崗的情況下,B崗能夠相互把關(guān)、審

14、核，最大限度地減少工作中差錯或低級失誤。第三，完善績效考核制度。嚴格實行“三定”（定員、定崗、定責(zé)）和目標(biāo)管理。將行政辦公室內(nèi)部劃分為文秘綜合、 文檔機要、考核督辦三個考核小類, 按各自所擔(dān)負的職責(zé)細化為日常性、階段性和臨時性任務(wù)目標(biāo)，明確完成時限、 工作程序和具體要求，實行分工負責(zé)、量化考核，行政經(jīng)理每個月初寫前一個月 工作總情況結(jié)和下月工作計劃，按時向領(lǐng)導(dǎo)匯報月度工作任務(wù)完成情況， 年終匯 總，按考核情況進行評先評優(yōu)。在考核過程中，要合理確定考核標(biāo)準，對能夠量 化的工作盡可能地設(shè)計量化指標(biāo)， 對主觀因素較強、不容易量化的工作，應(yīng)當(dāng)設(shè) 計必要的定性評價指標(biāo)?？傊?，行政辦公室的工作看似千頭萬緒、 紛