《對自己時間精細(xì)化管理》PPT課件

1、 如何掌控自己的時間和生命 2012年8月15日 劉 霜如何培養(yǎng)自己的意志力？如何聰明地“浪費(fèi)”時間，給自己帶來更多樂趣和收益？如何更加聰明地工作，獲得更多回報？ 阿蘭拉金，哈佛大學(xué)MBA，世界頂級個人時間管理專家。到目前為止，如何掌控自己的時間和生活是時間管理領(lǐng)域最為著名的一本著作，其主要內(nèi)容曾先后為讀者文摘、紐約雜志以及大都會雜志選載刊登。 美國前總統(tǒng)比爾克林頓的感言 法學(xué)院剛畢業(yè)那會兒，我還是個小伙子，十分期待著馬上開始自己的生活。這時，我突發(fā)奇想，把本來想要看的小說和歷史書暫時束之高閣，出去買了本“如何做”一類的書：如何掌控自己的時間和生命，作者是阿蘭拉金。該書的主要觀點(diǎn)是，我們必須開

2、列出自己短期、中期和長期的生活目標(biāo)，按其重要程度進(jìn)行分類，例如組最為重要，組次之，組第三等等。然后，在每一個目標(biāo)下列出實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的具體行動。這本簡裝本我依然保留著，距今已近30個年頭。我敢肯定，這個單子準(zhǔn)還埋藏在某個故紙堆中，盡管一時無從查找。然而，那個A組的單子我還真沒忘記。我要當(dāng)個好人，娶個好老婆，養(yǎng)幾個好孩子，交幾個好朋友，做個成功的政治家，寫一本了不起的書?！?摘自美國前總統(tǒng)比爾克林頓的回憶錄我的生活 “讀這本書，是最有價值的時間投資”讀完這本書，你將換來的是.p有效完成自己的工作和學(xué)業(yè)，學(xué)會區(qū)分重要和不重要的活動p擺脫毫無成就的生活，停止拖拉，立即行動p更好地在壓力下工作，準(zhǔn)確及時

3、地完成計劃p更好地賺錢，更好地利用時間為企業(yè)獲得更多的利潤有更多的時間與家人或朋友在一起有更多的時間去完成你以前因?yàn)椤皼]有時間”而推遲的夢想不再受制于外界因素，學(xué)會控制這些因素，使其配合你的個性、人生目標(biāo)及對于未來的規(guī)劃。一旦學(xué)會掌握自己的時間和生活，你將從生活中獲得更大的自由！最為重要的是它將教會你如何更加聰明（而不是更加努力地）工作為什么要學(xué)會控制時間l 浪費(fèi)時間就是浪費(fèi)生命它不可逆轉(zhuǎn)， 也無法取代。時間就是生命！l 我們必須學(xué)會讓自己利用時間的方式更加 符合自己當(dāng)前的角色。這個世界上根本不 存在“沒時間”這回事，而勤奮也不一定有 好報。更聰明地工作，更多享受生活！l 有效地利用時間是一種

4、人人都可以掌握的 技巧就像開汽車一樣。無數(shù)人已經(jīng)從 這套方法中受益，你也能！你將得到的回報：控制你的生活時間的利用是一件非常私人、非常個人化的事情。不同的技巧適合于不同的人群。 留意“時間狂”：l 執(zhí)著于“井井有條”的人；l “做得太多”的人；l 過于關(guān)心時間的人?；貓螅嚎刂颇愕臅r間以及生活人是如何做出決定的你是最終的決策者。其他人只能對你利用時間的方式提出建議，卻并不能替你做決定真正的決定者是你自己。 有些要求必須得到滿足。我們必須學(xué)會讓自己利用時間的方式更加符合自己當(dāng)前的角色。決策的復(fù)雜性：每個人每天都要做出各種各樣的決定；決策的困難性：感性與理性的沖突、短期收益與長期目標(biāo)的沖突影響決策的

5、因素q 習(xí)慣q 其他人的要求q 逃避心理q 一時沖動q 等待q 理性的決定 一時沖動的決定并沒有什么不好。因?yàn)榱?xí)慣、其他人的要求，或者是逃避心理而做出決定并不是一件錯事。但如果你不喜歡自己的某項(xiàng)決定所帶來的結(jié)果，建議你在下次做決定的時候更加理性一些。你完全可以自己做出決定。 決策的困難性 丁先生手頭上積壓了很多工作。要想把這些工作處理完，他至少需要一個月時間，可管理層卻要求工作積壓量不得超過一個星期。與此同時，丁想出了一套更加先進(jìn)的流程，可以使處理工作的時間縮短一半，可問題是，實(shí)施這套流程需要花費(fèi)兩個月的時間。他的部門很可能會在這兩個月的時間里遇到大麻煩。新流程不僅可以節(jié)約時間，而且丁的上司每

6、天都可以看到工作的進(jìn)展情況，然而如果丁現(xiàn)在就著手實(shí)施新流程的話，他就不可能同時抽出時間像以前那樣每天完成同樣的工作量。 短期目標(biāo)優(yōu)點(diǎn)：保證每天都完成一定 的工作量缺點(diǎn)：犧牲長期收益優(yōu)點(diǎn)：從長期著眼，實(shí)施新的 工作流程，一勞永逸缺點(diǎn)：失去眼前的業(yè)績長期收益控制始于規(guī)劃規(guī)劃永遠(yuǎn)不嫌多偶然的、為滿足某個特殊目的而進(jìn)行的規(guī)劃是很有價值的，但也有一定的局限性。在被迫的情況下進(jìn)行的規(guī)劃，很可能并不能發(fā)揮出真正價值。 控制始于規(guī)劃。規(guī)劃的本質(zhì)是將未來帶到現(xiàn)在，這樣就可以通過現(xiàn)在的行為對未來產(chǎn)生控制。 “要是我能夠的話”“要是我能夠像XX那樣就好了，他似乎總是有時間來 處理所有的工作，而且還能夠保持放松，保持

7、開心?！薄耙俏夷軌蛉プ瞿切┳约赫嬲胱龅氖虑榫秃昧恕薄耙俏夷軌蚩刂啤?向?qū)I(yè)人士學(xué)習(xí)專業(yè)的攝影師首先會用掉幾卷膠片去進(jìn)行拍攝。膠片沖洗出來后他會進(jìn)行仔細(xì)研究，由于拍了很多張，他最終總能找出一些能夠讓自己滿意的照片。接著他就會走進(jìn)暗房，考慮如何改進(jìn)那些效果不錯的照片。他會用很多方法進(jìn)行試驗(yàn)，比如剪輯、暴光等，并最終挑選出幾十張令自己特別滿意的照片。接著他會對這些照片進(jìn)行進(jìn)一步檢查，并從中挑選出一張能夠讓自己獲獎的攝影作品。 認(rèn)真規(guī)劃時間的人會反復(fù)斟酌自己的計劃，逐漸形成 一個比較集中的目標(biāo) 對計劃中的重要部分進(jìn)行不斷修改，使內(nèi)涵更豐富； 按時檢查計劃的執(zhí)行情況 這一過程中，他們會主動找出其中

8、的問題、錯誤的假設(shè)及遇到的困難等，并必要時隨時修整，越做越好。 范例為工作排序q 規(guī)劃和選擇往往是非常困難的你要仔細(xì)考慮，并且做出相應(yīng)的決定q 排序時所遵守的標(biāo)準(zhǔn)不同，你的工作次序安排自然也會不同，而工作次序的變化往往會引起利益上的沖突在所有的規(guī)劃中，無論長、中、短期，都必須：（1）列出一張清單（2）確定優(yōu)先次序 ABC排序系統(tǒng)列出清單之后，在最為重視的條目左側(cè)寫上在一般重要的條目左側(cè)寫上在最不重要的條目左側(cè)寫上級條目應(yīng)該是那些最為重要的活動。所以應(yīng)該把大部分時間花在級活動上，然后才是級和級活動。考慮到每天的時間有限，而且不同條目的緊迫性也不相同，所以你可以對所有級別的條目做進(jìn)一步細(xì)分。ABC

9、只是相對的，完全取決于你的價值標(biāo)準(zhǔn)；你還可以根據(jù)清單上的內(nèi)容來調(diào)整次序安排；優(yōu)先次序還會跟著時間的推移而變化。你到底想從生活中得到什么？人生目標(biāo)陳述來自于15000個人的經(jīng)驗(yàn)怎樣發(fā)現(xiàn)自己真正想做的事情？q 立即寫出人生目標(biāo)，并陳述真正想從生活中得到什么，并向著自己的目標(biāo)前進(jìn)，使人生更有意義q 使生活更有方向，讓你感覺可以控制自己的命運(yùn)q 提供明確的測量手段，更好衡量哪些活動才真正有意義， 從而更好平衡生活各個方面，減少時間分配的沖突如何陳述人生目標(biāo)Q1. 你的人生目標(biāo)是什么？Q2. 你準(zhǔn)備如何度過今后三年？Q3. 如果你知道自己六個后將遭遇閃電，你將怎樣 度過這六個月？仔細(xì)斟酌并修改你對以上三

10、個問題的回答 ，根據(jù)自己的實(shí)際情況做出自己的選擇。 怎樣看待自己的答案？分別回答下列幾個問題：目標(biāo)排序及修訂在人生目標(biāo)清單上，用一分鐘時間選出三個最重要的人生目標(biāo)A級目標(biāo)，分別為A1、A2、A3。在三年和六個月目標(biāo)清單中進(jìn)行同樣的篩選。 目標(biāo)發(fā)生沖突時，確定哪些事情是真正重要的，并相應(yīng)地設(shè)定優(yōu)先次序。人生目標(biāo)陳述并不是靜態(tài)的，應(yīng)該被階段性地不斷加以更新?，F(xiàn)在開始1）針對每個級目標(biāo)列出所有可能的活動2）確立相應(yīng)的優(yōu)先次序，以便選擇當(dāng)前最有效 的活動長期規(guī)劃和目標(biāo)設(shè)定必須首先進(jìn)行一系列短期規(guī)劃，確定具體活動。l 盡量展開想象，快速寫出盡可能多的答案l 不要試圖去對自己的想法進(jìn)行任何評價l 不要因?yàn)?/p>

11、擔(dān)心不能完成某項(xiàng)活動而限制自己l 不要因?yàn)榕鲁袚?dān)責(zé)任而不敢列出某些活動l 不要把目標(biāo)和活動混淆根據(jù)A級目標(biāo)列出相應(yīng)的活動清單：要求要求:短期規(guī)劃的修訂“在接下來的七天之內(nèi)，我是否準(zhǔn)備要在此項(xiàng)活動上投入至少五分鐘？”在勾掉某項(xiàng)活動的時候，你不一定要給出具體的原因不要因?yàn)槟臣虑楹苤匾辉敢鈩h掉它 把清單上的結(jié)果總結(jié)為一張任務(wù)列表。該列表可能會包含十幾項(xiàng)活動，為所有的活動設(shè)定先后次序。在最重要的活動后面寫上A1，然后依次在其他活動后面寫上A2，A3，A4確定完次序之后，為每項(xiàng)活動確定最后期限，著手安排完成該活動的具體時間，并立即記錄下來。刪除不重要的任務(wù)，立即停止它們！挑選優(yōu)先事項(xiàng)立即動手如果選

12、擇一項(xiàng)難度較大的活動，建議將其分解為更小的部分，從最簡單或涉及問題最少、最重視的那一部分開始。 選出至少一件你的A級活動，立即動手！剛開始選擇級活動的時候，注意選擇那些內(nèi)容較短，而且比較容易實(shí)現(xiàn)的；日程安排的作用q 必要的活動、常規(guī)任務(wù)、遺留工作以及意外情況幾乎會占 用人們的全部時間，要想避免這種情況，你首先需要分辨 并停止浪費(fèi)時間的活動來擠出更多的時間q 正是因?yàn)闆]有時間進(jìn)行規(guī)劃，才應(yīng)該抽出時間進(jìn)行規(guī)劃， 這樣才能抽出時間去做自己想做的和真正重要的事情 在每天的早晨和晚上進(jìn)行規(guī)劃。利用每個星期五下午的時間對本周的活動進(jìn)行回顧，并大致規(guī)劃好下個星期的活動。 “誰有時間來進(jìn)行規(guī)劃？”為A級活動擠

13、出時間日程安排給真正重要的活動排出時間 為A級活動安排出足夠的時間。每個星期都安排出固定的 時間段來完成那些大型的項(xiàng)目 橫向來安排A級活動的時間，或者縱向安排A級活動時間 千萬不要為了記錄而記錄，別迷信所謂管理時間 “最有效 的方式”是把每個小時的活動都記錄下來。要有選擇性地 記錄自己的時間分配方式，從而最終改變時間管理習(xí)慣最主要的規(guī)劃工具之一：改變時間管理方式 通過詳細(xì)地規(guī)劃自己的時間為自己找到更多的空閑。你總是可以找到時間來做那些對自己重要的事情！習(xí)慣的力量是巨大的，實(shí)踐證明，人們在做那些習(xí)慣性的事情的時候，效率總是很高。 培養(yǎng)規(guī)劃的習(xí)慣，每天在同樣的時間里做同樣的事情。黃金時間內(nèi)部黃金時

14、間是一個人精神最為集中的時候。建議把這段時間用來處理自己最為重要的工作。 外部黃金時間是指外部資源（通常是人）最為齊備，最能幫助你做出決定，回答你的問題，或者為你提供信息的時候。 每個人都會遇到一些意外的情況，所以在安排日程的時候，一定要給自己留出足夠的彈性。每天至少為自己留出一個小時的空閑時間。 如何擠時間 當(dāng)人們過于沉浸于眼前工作時，他們很容易忘記自己真正的目標(biāo)。此時他們會把大量時間花在那些并不重要的事情上，反而會把那些真正重要的事情拋到一邊。這種行為具有一定的累積性。在工作上投入的時間越多，就會感到越疲憊，從而工作的效率就會更低。不要一味追求在工作上投入更多時間，要注重效率，盡量養(yǎng)成在固

15、定時間內(nèi)把工作完成的習(xí)慣。解決這個問題的答案在于：如果能夠把工作安排得很好，你就會找到更多時間放松自己，取得更多結(jié)果，并在工作中得到更大樂趣。擠時間的訣竅l 少干活，多得結(jié)果l 最大限度地利用過渡時間l 利用上下班時間l 利用喝茶的時間l 利用午餐時間l 利用等待時間l 利用睡眠時間l最大限度地利用每一分空閑時間事務(wù)清單事務(wù)清單內(nèi)容q 處于頂級或底端的人都知道列出“事務(wù)清單”的重要性，但二者之間的區(qū)別在于：前者能夠堅持每天都這樣做，而后者卻并非如此q 要想在有限的時間里完成盡可能多的工作，一個秘訣是每天為自己的任務(wù)列出清單放在身邊，讓它指導(dǎo)每一天的具體工作q 不要把日常工作都寫到清單上，只列出

16、非常重要、需要得到特殊提醒的工作。當(dāng)然，別忘了把長期目標(biāo)中的級活動列到“事務(wù)清單”上堅持每天列清單q 清單上的基本內(nèi)容：在紙的頂端寫上“今日事務(wù)”，在下面列出當(dāng)天想要完成的工作；每當(dāng)完成一件事情，勾掉清單上相應(yīng)的內(nèi)容，并隨時補(bǔ)充上新的任務(wù)如何最大限度地利用排序工作次序的設(shè)定尤為重要，它可以：確保不會遺忘某些工作幫助確認(rèn)自己已經(jīng)完成了所有重要的工作激勵勾掉并不需要的工作1)提醒還有哪些工作需要完成不要為無法完成所有任務(wù)而焦慮 你可以首先完成清單上所有的級活動，然后著手處理級活動，最后處理C級活動。多數(shù)情況下你無法完成所有的任務(wù)。記住，“事務(wù)清單”的目的在于幫助你更好地利用自己的時間，而非做完清單

17、上所有的事情。“如何做更多重要的事情？”通過完成更多的級活動，并盡量減少級活動的時間，你所取得的成就會發(fā)生結(jié)構(gòu)上的變化！有些事做了不如不做 要想保證有足夠的時間完成級活動，一個最好的方式是盡量減少那些級活動的時間。許多級活動都可能變成活動即便放棄也不會帶來任何不利后果的活動。 “如果把所有的工作內(nèi)容按照實(shí)際價值列舉出來的話，我們會發(fā)現(xiàn)80%的價值都是由20%的工作產(chǎn)生的，而剩下的80%的工作只能產(chǎn)生20%的價值?！狈治?如何管理C級活動l 在辦公桌上準(zhǔn)備一個級抽屜l 研究一套有效的習(xí)慣來規(guī)范文件管理l 每件事情只做一次l 信息過量時根據(jù)自己的興趣做出決定并堅持l 像讀報紙一樣讀書l 更加聰明的

18、閱讀，嘗試速讀調(diào)整你自己以及你周圍的人q 最好的解決辦法就是學(xué)會說“不”q 如果不忍心拒絕，不妨和他們溝通進(jìn)行有效的折衷q 當(dāng)幾個人同時需要你付出時間和精力的時候考慮時間共享你不可能滿足所有人的所有要求你根本沒有足夠的時間。當(dāng)有人向你提出請求的時候，你必須學(xué)會根據(jù)對方在你心目中的重要性以及你不做這件事情所產(chǎn)生的后果來安排次序。 給自己一些安靜時間l 記錄來訪客人和電話，了解 干擾因素，據(jù)此安排自己的 時間l 區(qū)分聯(lián)絡(luò)、接待和思考時間怎樣為自己留出整段時間考慮重要問題？拉金式問題“拉金式問題”我現(xiàn)在最應(yīng)該做什么？ q 被電話或訪客打斷的時候q 感到自己走神的時候q 當(dāng)你的直覺告訴你并沒有很好地利

19、用時間的時候，或當(dāng)你發(fā)現(xiàn)自己 很可能會拖延某件工作、自己中途停止一件A-1任務(wù)的時候q 同時應(yīng)付兩個不同項(xiàng)目的時候，忙得不可開交的時候，或要轉(zhuǎn)向其 他工作的時候 總之，當(dāng)你不確定自己到底該做些什么的時候，你可以向自己提出這個問題。 提出拉金問題的時機(jī)：學(xué)學(xué)瑞士奶酪?guī)?）重新審視自己的選擇。懶惰可能是因?yàn)樵撊蝿?wù)無法讓時間發(fā)揮出最大價值。 此時不執(zhí)行A-1任務(wù)是正確的，可以把從前的A-1降級，確定另一項(xiàng)A-1任務(wù)2）A-1任務(wù)本身沒有問題，很多人推遲A-1任務(wù)是因?yàn)樗珡?fù)雜、太耗費(fèi)時間q 前提：找到一些用前提：找到一些用5分鐘或更少時間就可以解決的任務(wù)；分鐘或更少時間就可以解決的任務(wù)；q 只有你的

20、速成任務(wù)簡單只有你的速成任務(wù)簡單越簡單越好，并且跟越簡單越好，并且跟A-1任務(wù)相關(guān)，立即開始任務(wù)相關(guān)，立即開始 做。做。 瑞士干奶酪式的解決方案有時會為一項(xiàng)復(fù)雜的任務(wù)帶來意想不到的突破。瑞士干奶酪式的解決方案有時會為一項(xiàng)復(fù)雜的任務(wù)帶來意想不到的突破。 你確定了自己的A-1任務(wù)，可是你卻發(fā)現(xiàn)自己懶得去做。此時有兩種情形：速成任務(wù)只需要5分鐘或者更少的時間，卻能在A-1任務(wù)上開啟突破口。那么，如何克制拖延呢？不妨采用“瑞士干奶酪法”如何找一些短期內(nèi)可以完成的任務(wù) 通常來說，計劃越是詳細(xì)，執(zhí)行起來的可能性就越大。拿張紙，花5分鐘 時間確定速成任務(wù)，關(guān)于A-1任務(wù)不管想到了什么都寫下來 迷戀程度會隨著

21、知識的增加而深入。這也正是進(jìn)行獲取更多信息的速成方 式，會促使一個人全身心地投入到A-1任務(wù)中去的原因 任何其他一種跟A-1任務(wù)相關(guān)的物品都有可能會成為激勵你展開工作 的因素。把桌上的所有分神的東西統(tǒng)統(tǒng)搬走，或選擇正確的渠道 利用你的心情，讓自己靠近A-1任務(wù)。有時候等待恰當(dāng)?shù)男那槭亲詈玫淖?法，盡量在這項(xiàng)A-1任務(wù)中找到一些符合你現(xiàn)在心情的成分 “跟自己對話”，假設(shè)它并不困難，因此你能夠完成它。如果你認(rèn)為自己 會成功，你會倍加努力的進(jìn)行你的A-1任務(wù) 對他人做出承諾是有力的激勵要素，規(guī)定最后期限也很有效嘗試新的方式，保持對工作的熱情在重復(fù)同樣的工作一段時間之后，你會感到厭倦、煩躁，甚至是筋疲

22、力盡。該怎樣重新投入進(jìn)去呢？答案是：不停地規(guī)定下一個步驟。 q壓抑自己對于變動的渴望并不能解決任何問題，因?yàn)槟悴豢赡芙鉀Q自己的本能需求。如果希望控制自己的行動，首先要為自己找到適當(dāng)?shù)拇碳ば宰儎右蛩?。在A級活動范圍內(nèi)，不斷為自己制造一些新的刺激，并不斷對工作產(chǎn)生新的興趣q 一個人所掌握的知識總有一個理想狀態(tài)，對于不同的人或不同的工作，這一狀態(tài)的標(biāo)準(zhǔn)都不同。信息量太多或太少都很容易降低一個人對工作的興趣或參與熱情。當(dāng)對搜集信息和創(chuàng)意的工作感到厭倦之后，你可以開始處理這些信息和創(chuàng)意有時候慢些比快些好意識到自己應(yīng)該做A-1，但卻又非常想把注意力轉(zhuǎn)向其他事情時，怎么辦？ 告誡自己先慢下來，“現(xiàn)在是該做決

23、定的時候了”。 用下面三種方法來幫助自己克服拖拉的傾向： 直接面對那些讓你感到不快的因素告訴自己，拖拉只會導(dǎo)致更大的不快培養(yǎng)自己的熱情，并以此來抵消做這件事情時產(chǎn)生的不快心理不要讓恐懼擋了你的路q 幾乎所有人回避做某件任務(wù)的根本原因都是恐懼。許多人遲遲不 愿意去完成那些真正重要的任務(wù)，是因?yàn)樵跐撘庾R當(dāng)中，他們害 怕失敗，或者是不喜歡成功后所帶來的結(jié)果q 不要讓恐懼擋了你的路，采取引導(dǎo)的方式解決這些引起你恐懼的 問題。當(dāng)想到自己可能會犯下的錯誤時，在腦子里暗暗記下這個 問題，努力保證不讓這樣的事情發(fā)生。人們能夠通過有意識地努 力來改變處境，恐懼將會逐漸變成一種推動性的力量拖拉的真正代價q 很多事情并不會因?yàn)槟愕耐侠詣酉В阍缤矶急仨毭鎸λ鼈僸 隨著最后期限的到來，問題會越來越嚴(yán)重，面臨的壓力也會越來越大q 在重要的大型項(xiàng)目面前，拖拉還會帶來巨大的風(fēng)險盡早處理手頭的工作，給自己留下富余時間，盡量在壓力沒有完全形成之前工作。你會發(fā)現(xiàn)自己體驗(yàn)到新的自由感，能夠更好地控制時間及生活。 在接到一件任務(wù)之后，你應(yīng)該考慮的并不是“是否做？”而是“什么時候做？” 。問問你自己，“既然早晚都要做這件事情，我為什么還要讓自己付出更大代價呢？” 分析學(xué)會強(qiáng)調(diào)收益 學(xué)會利用“強(qiáng)調(diào)收益”的技巧，它將幫助你對那些即便自己不感興趣的A