集成的財務會計系統(tǒng)介紹

1、集成的財務會計系統(tǒng)介紹（15頁）doc第2章 集成的財務會計系統(tǒng)高度集成是ERP系統(tǒng)區(qū)別于其他軟件系統(tǒng)的一 個顯著標志。在第一章中，我們以倉庫的收貨為 例，介紹了一筆業(yè)務對財務部產(chǎn)生的一系列影 響。本章我們要著重介紹的是整個物流模塊和財 務會計模塊的集成關系，我們將就以下7個集成 點：銷售開票，銷售發(fā)貨，采購收貨，發(fā)票校驗, 其他收發(fā)貨，盤點和估價來逐一展開，來看看財 務會計模塊是如何完全融入到企業(yè)整體流程中 去的。圖2-1描述了在集成環(huán)境下的財務會計模第1節(jié)銷售開票銷售開票的過程其實是在系統(tǒng)中生成一張開票 憑證（Billing Documents ）。發(fā)票，形式發(fā)票, 紅字發(fā)票和貸項憑證都是

2、不同類型的開票憑證。 我們通常提到的發(fā)票（如增值稅專用發(fā)票或普通 發(fā)票）是根據(jù)系統(tǒng)中的開票憑證在金稅系統(tǒng)中套 打出來（或直接套打出來）的實物憑證。在下文 中如果不特別指明實物發(fā)票，則“發(fā)票”都是指 系統(tǒng)中保存的開票憑證ERP系統(tǒng)是集成的，而銷售開票又是銷售流程 的最后一個環(huán)節(jié)。因此發(fā)票在系統(tǒng)中不是孤立 的，它一般是參照先行的其他憑證（如銷售定單 或發(fā)貨單）建立的，系統(tǒng)會根據(jù)一定的規(guī)則自動 的復制這些先行憑證的信息，這使得開票的過程 盡可能的簡單，從而在很大程度上避免了人為錯 誤的產(chǎn)生。一，發(fā)票的結構發(fā)票是由一個發(fā)票抬頭和多條行項目構成的。 發(fā) 票抬頭中記錄了整張發(fā)票的信息，比如付款方（客戶），

3、開票日期，整張發(fā)票的凈金額，幣種， 付款條款，國際貿(mào)易條件，售達方（有時候付款 方和售達方是不同的），價格條款（比如針對整 張發(fā)票的折扣）。行項目中則記錄了僅對該行有 用的信息，比如 商品，數(shù)量，該行凈金額，重 量和體積，參照憑證的編號（比如，該發(fā)票針對 的發(fā)貨單號），價格條款（比如貨款，運費，折 扣，增值稅等等）。從上文我們可以發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)中的發(fā)票所保存的信 息大大超過了在出具實物發(fā)票時所需要的信息。 在套打實物發(fā)票時，系統(tǒng)會根據(jù)各國家和企業(yè)的規(guī)定選取其中相關的信息，按規(guī)定的格式打印出 來。二，開票方式發(fā)票一般是參照先行的其他憑證建立的。在實際 操作中，系統(tǒng)提供了各種簡便靈活的方法來參照 憑證

4、（定單或發(fā)貨單）生成發(fā)票。（1）只要某些數(shù)據(jù)吻合，系統(tǒng)允許合并多張不 同的憑證（銷售定單和/或發(fā)貨單）的全部或 一部分，開出一張發(fā)票。前提條件是：首先，需要從這些參考憑證中復制 的發(fā)票抬頭數(shù)據(jù)在這些憑證中都是一致的。其 次，拆分開票的條件不成立。比如在處理到期的 開票清單時，系統(tǒng)會合并那些具有相同的客戶編 號，銷售組織和開票類型的參照憑證， 如果上述 的前提條件都滿足，系統(tǒng)將開出一張發(fā)票。（2）某些情況下，需要分開出具發(fā)票，比如要 求同一張交貨單上的很多商品按不同的商 品組分開開票，這時可以通過定義拆分開票 規(guī)則來實現(xiàn)。（3）系統(tǒng)允許針對每張銷售憑證開一張發(fā)票， 比如每張發(fā)貨單一張發(fā)票。在具體

5、執(zhí)行開票時，系統(tǒng)又提供了如下方法：（1）發(fā)貨單個別開票。我們可以針對整張定單，個別行項目或行項目的 部分數(shù)量進行個別開票。（2）處理到期開票清單。我們可以使用到期開票清單來處理開票。 在這種 情況下財務人員不需要針對某張銷售定單或發(fā) 貨單單獨開票。我們只需要輸入選擇條件，系統(tǒng) 會自動挑選那些符合條件的定單或發(fā)貨單， 生成 到期開票清單。經(jīng)過手工編輯和模擬后就可以實 際開票了。（3）自動處理到期開票清單。為了減少處理時間和人力，可以將到期開票清單 的處理安排在系統(tǒng)后臺完成，比如每天下午四點 由系統(tǒng)自動生成。三，財務會計過賬當開票這一業(yè)務處理在系統(tǒng)中完成后，通過SAP 系統(tǒng)的集成功能，在財務會計模

6、塊會自動生成相 應的會計分錄。圖2-1中“開票”標簽所指的箭 頭就代表了這種自動過賬。但是為了增強靈活 性，也可以對于某些類型的開票憑證自動凍結過 賬，這樣在流程設計時在正式過賬前可以加入控 制點。而當控制完成后，過賬也僅僅是一個按鈕 的工作了。對于會計科目，系統(tǒng)是綜合 4個數(shù)據(jù)自動判斷 的，它們分別是銷售組織，客戶組，商品組和價 格條款。這樣系統(tǒng)可以自動將貨款和增值稅分別 計入“產(chǎn)品銷售收入”和“應交稅金增值稅 銷項"科目中。同樣的，如果價格條款中還有運 費和折扣，可以分另忻入“產(chǎn)品銷售收入”的二 級科目中。此外這種科目確定的機制也使得我們 可以根據(jù)銷售組織，客戶組和商品組設置二級

7、或 三級科目。不過需要指出的是雖然系統(tǒng)提供了這 些靈活性，但是在實際實施中我們未必需要這樣 做，特別是當我們同時實施了獲利能力分析模塊 時，此類分析將沒有必要通過科目來完成。 獲利 能力分析將在第11章中具體介紹。對于金額的確定，系統(tǒng)是根據(jù)發(fā)票中各價格條款 的金額來決定的。定價功能是 SAP銷售模塊的 一個非常有力也非常有趣的功能。本書不做詳細 的介紹。需指出的是，我們在實施時，可以根據(jù) 企業(yè)的實際情況和管理要求，決定開票時是直接 從銷售定單復制價格呢，還是允許修改或重定價（這種配置是基于發(fā)票類別的）。消費稅的計算和過賬是定價功能和科目自動確 定功能在系統(tǒng)中的應用。我們可以在銷售定價模 板中增

8、加一增一減兩個價格條款，它們的計算規(guī) 則是貨款的百分比，兩者分別指向“產(chǎn)品銷售稅 金和附加一消費稅”和“應交稅金一消費稅"科 目，同時消費稅率維護在和商品相關的定價表 中。因為消費稅是價內(nèi)稅，所以我們的實物發(fā)票 中并不體現(xiàn)，但是財務會計上卻即時地記賬了。 這個問題的另一個解決方法是月末定期地運行 報表計算消費稅額，并自動批輸入過賬。這兩種 方法都是可行的，也都可以自動生成納稅申報 表，前者的好處是記錄的實時性，從而有利于盈 利分析。四,折扣和折讓如果銷售已經(jīng)完成，但是客戶對于產(chǎn)品的質量或 者別的方面存在異議，雙方協(xié)商以折扣和折讓的 方式處理。在系統(tǒng)中可以有如下三種處理方案： 1貸項憑

9、證 貸項憑證在系統(tǒng)中和發(fā)票一樣，是一種不同類型 的開票憑證。貸項憑證可以參照發(fā)票或者貸項憑 證申請來創(chuàng)建。貸項憑證的內(nèi)容既可以針對整張 發(fā)票也可以針對部分行項目，還可以針對行項目 中的部分數(shù)量。使用貸項憑證申請，我們可以走 正規(guī)的客戶投訴和扣款流程，從而保證了內(nèi)部控 制機制的執(zhí)行。如果我們不準備對實物發(fā)票，特別是增值稅發(fā)票 做任何處理，那么通過配置，可以讓系統(tǒng)自動生 成如下會計分錄：借：產(chǎn)品銷售折扣和折讓 貸: 應收賬款一客戶明細。對于這種處理方法需要注意如下兩點：(1) 貸項憑證不能扣減增值稅銷項稅額由于貸項憑證沒有增值稅發(fā)票作為原始憑證，在 我國是不能減少增值稅銷項稅額的，因此折扣應 該不

10、含稅價，否則折扣中的增值稅部分就只能由 銷售方作為費用多承擔了。但是在實際業(yè)務中這 往往會使雙方的業(yè)務人員夾纏不清，無法理解。(2) 貸項憑證會影響所得稅由于貸項憑證沒有增值稅發(fā)票做原始憑證，在我 國的實施中可能會引起企業(yè)所得稅應納稅額計 算上的爭議。盡管如此，使用貸項憑證來處理折扣和折讓的優(yōu) 點還是很明顯的：它不涉及對原增值稅發(fā)票的處 理，眾所周知，這類處理在我國是非常難的。2,取消原票重新開具發(fā)票此種方法下，業(yè)務人員需要先取消原發(fā)票，然后 根據(jù)折扣和折讓后的數(shù)字，重新開具發(fā)票，取消 發(fā)票在系統(tǒng)中會生成反方向的紅字發(fā)票和沖銷 會計分錄，業(yè)務人員取消原發(fā)票后重新開票， 并 更改價格條款。從實物

11、發(fā)票的角度來看，會有如 下兩種操作情況：1如果對方能夠返還兩聯(lián)增值稅發(fā)票，我們可 以開出紅字發(fā)票，其中記賬聯(lián)作為減少銷項稅的 原始憑證。其他三聯(lián)和返還的原發(fā)票的兩聯(lián)應妥 善保管。2如果對方不能返還兩聯(lián)中的任何一聯(lián)，必須 做如下操作：客戶應從當?shù)囟悇詹块T取得退貨或 折扣證明單并交給銷售方。銷售方開出紅字發(fā) 票，其中兩聯(lián)作為其減少銷項稅的原始憑證，另 兩聯(lián)交給客戶。3，貸項憑證與重新開具發(fā)票結合在此方法下，我們只是使用貸項憑證的功能。通 過配置，讓系統(tǒng)自動生成如下會計分錄：借：產(chǎn)品銷售收入 借：應交稅金-增值稅-銷項 貸：應收賬款一客戶明細 ，金額為折扣金額。 同時開具實物紅字發(fā)票，金額為原發(fā)票金

12、額。再 根據(jù)折扣后金額重開實物發(fā)票。將紅字發(fā)票和重 開發(fā)票同時作為貸項憑證的原始憑證。需要注意的是，在系統(tǒng)中我們使用貸項憑證，往 往是以調整金額直接記賬的。但是我國增值稅管 理要求中對于增值稅發(fā)票變更的處理方法，一般 都是先用紅字發(fā)票沖銷，隨后再對變更后的金額 開具發(fā)票。在實際情況下，企業(yè)可以根據(jù)自己的業(yè)務流程的 需要來選擇處理折扣折讓處理的方法。如企業(yè)流 程中需要使用貸項憑證功能的，則貸項憑證仍以 調整額記賬，但將實物紅字發(fā)票和重開發(fā)票兩者 一起作為貸項憑證的原始憑證，即選擇貸項憑證 結合重新開具發(fā)票的方法來處理折扣折讓。如企 業(yè)是使用先沖銷原始發(fā)票，再重開發(fā)票方式的， 即可選用取消原票重新

13、開具發(fā)票的方法處理折 扣折讓。當然，這兩種方案都避免不了紅字發(fā)票 難開的問題，但這已經(jīng)不是 ERP系統(tǒng)的問題。 在實務中有些企業(yè)會提出避免開具紅字發(fā)票的 要求，這樣就可以選擇貸項憑證的方法來處理折 扣折讓。五，退貨客戶投訴的另一種解決方法是退貨。退貨在SAP系統(tǒng)中有三種處理方案：(1) 標準退貨流程標準退貨流程是指在發(fā)生退貨時，先將被退回的 貨物入庫，然后將需要補給客戶的貨物出庫。 在 標準退貨流程下，首先要建立退貨憑證。退貨憑 證既可以是針對銷售定單建立的也可以是針對 發(fā)票建立的。當貨物實際退回時，倉庫參照退貨 憑證做入庫處理，系統(tǒng)自動生成會計分錄借：存貨 貸：產(chǎn)品銷售成本。如果需要補貨，那

14、么 做補貨的發(fā)貨處理，系統(tǒng)自動生成會計分錄 借: 產(chǎn)品銷售成本 貸：存貨。標準退貨流程是不影 響開票和實物發(fā)票的。(2) 退貨不補貨如果客戶不要補貨，而要退回貨款，那系統(tǒng)將針 對退貨開出貸項憑證，并自動生成如下分錄： 借：產(chǎn)品銷售收入 借：應交稅金-增值稅-銷 項 貸：應收賬款一客戶明細， 金額為退回貨物 的售價。同時財務人員開具紅字發(fā)票，金額為原 發(fā)票金額。再根據(jù)退貨后余額重開發(fā)票。并將紅 字發(fā)票和重開發(fā)票同時作為貸項憑證的原始憑 證。(3) 退貨不補貨并不建立退貨憑證對于不要求補貨的退貨，我們也可以不建立退貨 憑證，而直接取消原發(fā)票（對應紅字發(fā)票），退 貨入庫后，再重新開出發(fā)票（對應重開的

15、增值稅 發(fā)票）。六,返利返利是指根據(jù)客戶或者經(jīng)銷商在一定期間里的 購買量，而定期返還給他們的款項。在銷售和分 銷模塊中，我們需要維護返利協(xié)議。在返利協(xié)議 中，必須指明：(1)誰可以得到返利。返利的標準。(3)協(xié)議的有效期。(4)是否需要在會計上計提返利(5)返利比例。銷售部門需要維護各種產(chǎn)品或產(chǎn)品組的返利比 例。返利比例可以是直線的，也可以是坎級的： 對于越大的購買量，返利比例也越高。銷售和分銷模塊還會跟蹤所有和返利相關的開 票憑證。根據(jù)返利協(xié)議計算返利的金額。在協(xié)議 有效期內(nèi)可以先定期結算部分返利，在最終結算 時，系統(tǒng)會自動扣減累計的部分結算的返利。從財務會計的角度看，返利會有如下影響：(1

16、) 預提返利費用根據(jù)返利比例，系統(tǒng)可以自動預提返利費用。分 錄如下：借：產(chǎn)品銷售收入 或 銷售費用 貸： 預提費用(2) 返利結算分錄當返利協(xié)議結算時，系統(tǒng)會自動生成貸項憑證申 請(Credit memo requests)，申請批準后，系統(tǒng) 會自動生成分錄如下：借：產(chǎn)品銷售收入 或 銷 售費用 貸：應收賬款一客戶明細。該筆貸方的 金額或者直接和該客戶原先賬戶中的未清發(fā)票 對清，或者在發(fā)生貸方余額時，納入付款流程。 同時自動沖銷先前的預提憑證。由于返利和貸項憑證沒有增值稅發(fā)票作為原始 憑證(以雙方的返利協(xié)議結算報告作為原始憑 證)，在我國的實施中可能會面臨一些麻煩，因 此企業(yè)有時候會用票面返利

17、的形式處理， 所謂票 面返利是指返利不記錄在表內(nèi)科目里， 而是在表 外另行記錄。返利的金額被用于扣減今后銷售定 單的價格而不是直接對清發(fā)票或者付款。 但是這 樣的處理往往在系統(tǒng)配置上較為麻煩，對于今后 的分析也不夠清晰七，收入的確認根據(jù)上文的介紹，我們會發(fā)現(xiàn)一個問題：SAP標準設置是在開票時確認銷售收入，而在交貨時 結轉銷售成本。系統(tǒng)本身是不保證收入和成本配 比的，這主要是因為兩者各有支持的原始憑證（發(fā)票和出庫單）。對于這個問題我們認為：除 非是行業(yè)特殊性造成的原因，收入和成本的配 比,主要應當從流程的角度通過控制開票和交貨 的時機來解決，比較理想的狀態(tài)是開票直接指向 交貨，交貨后即時開票或者

18、定期（每天或至少月 底）開票。我國的增值稅法也要求企業(yè)在銷售交 貨之后應當及時開具增值稅專用發(fā)票。 但是，在有些情況下企業(yè)由于種種原因無法實現(xiàn) 這種流程上的匹配，就需要一些別的功能和手段 來實現(xiàn)這種匹配：（1）在期末執(zhí)行收入確認程序調整收入 當使用這種方法時，開票時，系統(tǒng)不直接確認銷 售收入，而是計入“遞延收入”科目：借：應收 賬款一客戶明細 貸：遞延收入 貸：應交稅金 -增值稅-銷項（如果是服務業(yè)，則沒有稅金 行）。當期末執(zhí)行收入確認程序時，系統(tǒng)根據(jù)預 先設定的規(guī)則確定當期應確認的收入，做分錄如 下：借：遞延收入 貸：主營業(yè)務收入。具體的 規(guī)則可以是根據(jù)實際交貨或確認的服務來確認 收入，也可

19、以是根據(jù)期間分配收入（如長期合同 的收入）。（2）收入確認程序下的成本結轉同樣，當企業(yè)采用執(zhí)行收入確認程序來確認收入 時，其貨物在交貨時也不結轉成本，而是先計入"遞延成本"。直到實際開票時才將"遞延成本" 轉為“產(chǎn)品銷售成本”。（3）通過項目定期的結果分析計算收入和成 本對于大型項目來說，收入和成本是通過項目定期 的結果分析計算出來的，而不是開票以及成本的 原始憑證決定的，兩者之間的差額通過調整"預 提”和“存貨”等科目實現(xiàn)。關于項目管理和結 果分析我們將在第13章中著重介紹。當然還有其他的一些方法來解決收入和成本匹 配的問題，比如走寄售流程，

20、或者建立客戶虛擬 庫，但是這些方法一方面會增加操作的步驟和復 雜程度，另一方面也曲解了業(yè)務本身，變成了為 了會計處理而改變業(yè)務流程，有點得不償失。最后，仍然想重申的是：除非真正源自行業(yè)的特 殊性，否則應盡量考慮從流程的角度來解決收入 成本匹配的問題。畢竟實施 SAP系統(tǒng)的目的之 一是擁有簡潔流暢清晰的企業(yè)運作，舍棄一些模 糊混亂帶來的“好處”是值得的。第2節(jié)銷售發(fā)貨銷售定單的交貨是銷售定單執(zhí)行的一個環(huán)節(jié)，通 常會先于開票環(huán)節(jié)。在 SAP中交貨是一個多步 驟的過程，包括交貨單（交貨申請），揀配，包 裝，裝載，裝運和發(fā)貨過賬等步驟，其中大多數(shù) 步驟屬于物流管理的范疇。SAP還提供了對整個 交貨過程

21、的全程監(jiān)控的功能，包括交貨期管理， 自動確定裝運點等等功能。銷售發(fā)貨和財務會計的集成點出現(xiàn)在發(fā)貨過賬 這個步驟上。在發(fā)貨過賬時，系統(tǒng)通過庫存管理 模塊的自動記賬功能，生成了會計分錄，借：產(chǎn) 品銷售成本貸：存貨。存貨的計價既可以是 標準成本，也可以是移動平均價或個別認定的批 次成本。但是對于制造型企業(yè)來說，由于實際成 本必須在月末才能得到，而發(fā)貨是實時的，所以 此時一般應使用標準成本，到月末再根據(jù)實際成 本重估庫存和產(chǎn)品銷售成本。圖2-1中“銷售發(fā)貨”標簽指向的箭頭就代表財 務會計和銷售發(fā)貨的集成。同時我們還可以發(fā) 現(xiàn)，銷售發(fā)貨環(huán)節(jié)本身就是銷售模塊和庫存管理 模塊的一個集成點。銷售發(fā)貨的動作是由

22、倉儲部 門完成的，而它實現(xiàn)的同時又是銷售業(yè)務的一個 步驟。第3節(jié)采購收貨采購定單的收貨是采購定單執(zhí)行的一個環(huán)節(jié)，通 常會先于發(fā)票校驗。和銷售發(fā)貨類似，采購收貨 是采購和儲運部門的共同職責，同時系統(tǒng)通過自 動記賬功能，生成會計憑證。一般手工或簡單會 計軟件的記賬，要求收貨要等到收到發(fā)票以后再 入賬，如果月末發(fā)票未到就暫估入賬。 這樣做是 為了方便會計工作，但同時也帶來了兩大弊端： 一容易造成庫存賬實不符；二平時的工作簡化 了，期末的核對工作卻大大增加了。SAP系統(tǒng)是一個實時的系統(tǒng)，同時又講究賬實相 符和集成。因此它采取了收貨和發(fā)票校驗兩個業(yè) 務都記賬，兩者通過"商品米購”（或稱為“貨

23、或發(fā)票未到”）科目對清，同時還能完成三單匹 配(指采購定單，收貨和發(fā)票校驗)的內(nèi)部控制 機制。關于采購收貨的系統(tǒng)自動賬務處理我們在 下一小節(jié)發(fā)票校驗中一起介紹。第4節(jié)發(fā)票校驗發(fā)票校驗功能充分顯示了 SAP系統(tǒng)的高度集成 性，圖2-1中是以“發(fā)票校驗”標簽指向的箭頭 表示的。該功能從采購模塊的米購定單和收貨中 獲取信息。當發(fā)票校驗完畢并過賬時，數(shù)據(jù)被自 動傳入財務會計模塊。在發(fā)票校驗時很重要的一 點是參照采購定單和收貨單，這樣系統(tǒng)可以自動 檢查發(fā)票的內(nèi)容，單價并計算準確性。當發(fā)票過 賬時，系統(tǒng)會在供應商的賬戶上創(chuàng)建一條未清 項，它會在財務會計的付款業(yè)務中被結清。在配 置系統(tǒng)時我們還可以規(guī)定每個系

24、統(tǒng)操作者能夠 處理的最大發(fā)票金額。一，輸入發(fā)票輸入發(fā)票時可以有三種方法：(1)參照采購定單 選擇參照采購定單輸入發(fā)票時，我們只需要輸入 采購定單號，系統(tǒng)會自動建議發(fā)票的數(shù)量，金額, 稅率和付款條款（指到期日和現(xiàn)金折扣比率）。 如果實際收到的發(fā)票和這些默認值有差異， 默認 值是可以更改的。當我們輸入發(fā)票時，系統(tǒng)會提 示實際值和默認值之間的差異。我們可以設置對 于單條發(fā)票行的差異的容差。如果差異小于容 差，它們將被系統(tǒng)接受。如果它們大于容差，我 們將收到系統(tǒng)的警告信息，通知我們檢查該發(fā) 票，但是仍然可以過賬。如果容差的上限被超出 了，這張發(fā)票仍可過賬，但是對它的付款將被凍 結。只有當財務會計通過另

25、外一個操作釋放這張 發(fā)票后，這張被凍結的發(fā)票才可以被付款。當我 們過賬發(fā)票時，系統(tǒng)將自動生成會計憑證。（2）參照采購收貨單在選擇參照采購收貨單輸入發(fā)票的情況下，應付 賬款會計輸入收貨單號，系統(tǒng)查找并建議相應的 數(shù)據(jù)。每筆收貨單都將被這樣結算。當然我們也 可以輸入采購定單號，系統(tǒng)會幫助查找此采購定 單相關的收貨單。（3）不做參照當然，我們也可以不參照任何憑證輸入發(fā)票。這 時可以手工輸入發(fā)票項，分別計入總賬，存貨或 固定資產(chǎn)。,財務會計過賬采購收貨和發(fā)票校驗完成后都會在系統(tǒng)中自動 生成會計憑證，其科目是在系統(tǒng)配置時預先設定 的。自動記賬的科目和金額的處理受到存貨計價 方法和收貨與收發(fā)票的先后次序等

26、因素影響。具 體規(guī)則如下：1標準成本法和移動平均價SAP系統(tǒng)有兩種典型的存貨計價方法：標準成本 法和移動平均價。2,發(fā)票晚于收貨（貨到票未到）如果收到發(fā)票晚于收貨，根據(jù)存貨計價方法的不 同，自動記賬的科目和金額也會有所不同：（1）標準成本法標準成本法下，價差將計入“發(fā)票價差”科目。 價差包括收貨時標準成本和采購定單價格的差 異，也包括發(fā)票校驗時采購定單價格和發(fā)票價格 的差異。（2）移動平均價移動平均價下，收貨時直接按采購定單價格計入 存貨價值。收發(fā)票時的價差，如果庫存充足則直 接更新庫存價值，如果庫存低于發(fā)票數(shù)量，則按 比例一部分更新“庫存”價值，一部分計入“發(fā)票價差”科目。3,發(fā)票早于收貨（

27、票到貨未到）如果收到發(fā)票早于收貨，那么收發(fā)票時按發(fā)票金 額計入“商品米購”科目。（1 ） 標準成本法標準成本法下，收貨時價差計入“發(fā)票價差”科 目。（2）移動平均價移動平均價下，收貨時按發(fā)票金額更新“庫存” 價值。這些規(guī)則聽起來有點復雜，主要是因為各種情況 的排列組合比較多。下面我們以一些具體的例子 來理解一下這些規(guī)則。例2.1標準成本法/先收貨標準成本：1.2元/件 庫存數(shù)量：100件采購定單：1.3元/件 數(shù)量:100件收貨：數(shù)量:100件發(fā)票：1.24元/件 數(shù)量:100件這種情況下，系統(tǒng)自動記賬如表 2-1。表2-1 “標準成本法/先收貨”的自動記賬科目收貨丨發(fā)票校驗6130+124-

28、發(fā)票價差_10+商品采購130-應付賬款-供應商明細此時，該物料數(shù)量，金額和成本的變化如表2-2 表2-2物料數(shù)量，金額和成本變化數(shù)量金額標準成 本開始時100件120元1.2 元/件收貨后200件240元1.2 元/件收發(fā)票后200件240元1.2 元/件例2.2移動平均法/先收貨/庫存充足初始移動平均價：1.2元/件庫存數(shù)量：100件采購定單:1.3元/件數(shù)量：100件發(fā)票:1.24元/件數(shù)量:100件這種情況下，系統(tǒng)自動記賬如表 2-3。表2-3 “移動平均法/先收貨/庫存充足”的自動 記賬科目收貨發(fā)票校驗存貨130+6-商品米購130-130+應付賬款-供應商明細124-此時，該物料數(shù)

29、量，金額和成本的變化如表2-4:表2-4物料數(shù)量，金額和成本變化數(shù)量金額移動平均價開始時100件120元1.20 元/件收貨后200件250元1.25 元/件收發(fā)票后200件244元1.22 元/件例2.3移動平均法/先收貨/庫存不足初始移動平均價：1.2元/件庫存數(shù)量：100件采購定單：1.3元/件數(shù)量:100件收貨：數(shù)量:100件領用：數(shù)量:120件發(fā)票：1.4元/件數(shù)量:100件這種情況下，系統(tǒng)自動記賬如表 2-5。表2-5 "移動平均法/先收貨/庫存不足”的自動 記賬科目收貨發(fā)票校驗存貨130+8+發(fā)票價差2+商品采購130-130+應付賬款-供應商明細140-此時，該物料數(shù)

30、量，金額和成本的變化如表2-6:表2-6物料數(shù)量，金額和成本變化數(shù)量金額移動平均價開始 時100件120元1.20 元/件收貨 后200件250元1.25 元/件領用后80件100元1.25 元/件收發(fā)票后80件108元1.35 元/件例四移動平均法/先收發(fā)票初始移動平均價：1.2元/件庫存數(shù)量：100件采購定單：1.3元/件數(shù)量:100件發(fā)票：1.24元/件 數(shù)量：100件收貨：數(shù)量:100件這種情況下，系統(tǒng)自動記賬如表 2-7。表2-7 “移動平均法/先收發(fā)票”的自動記賬科目發(fā)票校驗收貨存貨124+商品采購124+124-應付賬款-供應商明細124-此時，該物料數(shù)量，金額和成本的變化如表2

31、-8：表2-8物料數(shù)量，金額和成本變化數(shù)量金額移動平均價開始時100件120元1.20 元/件收發(fā)票后100件120元1.20 元/件收貨后200件244元1.22 元 /件三，增值稅上文的例子為清晰起見，都沒有考慮增值稅。實 際在輸入發(fā)票時，如果是增值稅專用發(fā)票，我們 也需輸入稅碼（包含了稅率的一個參數(shù)）和稅額。 系統(tǒng)會自動檢查含稅價，稅率和稅額是否正確。如果存在差異，系統(tǒng)會提示一個警告信息，但是 我們?nèi)匀豢梢詫⑵溥^賬。如果是不含稅的發(fā)票（比如運輸發(fā)票和農(nóng)產(chǎn)品收 購），系統(tǒng)可以自動計算稅額。如果發(fā)票的每行 稅碼不同，系統(tǒng)會分行處理。當發(fā)票過賬時，增值稅會自動計入“應交稅金一 增值稅進項”科目

32、中。四,收貨成本計劃內(nèi)的收貨成本包括以下類型：運費，關稅， 保險費，包裝費等等。對于每種類型，我們可以 決定成本是固定的或基于數(shù)量的還是收貨貨款 的一定百分比。計劃內(nèi)的收貨成本可以在采購定 單的每一行項目中輸入。當收貨時這些成本被計 入庫存，對方科目是一個特殊的清賬科目（比如：“商品采購一運費”）。當采用移動平均價時分錄 如下：借：存貨 貸：商品米購一貨款 貸：商 品米購一運費。在發(fā)票校驗時，我們可以列出某張采購定單，收 貨單或供應商的所有收貨成本，從中選擇出正確 的收貨成本的發(fā)票。系統(tǒng)生成分錄如下：借：商 品采購一運費 貸：應付賬款一供應商明細。計 劃內(nèi)收貨成本也會在采購定單歷史報表中即時顯

33、/示。計劃外的收貨成本也可以用發(fā)票校驗輸入。系統(tǒng) 自動將它們根據(jù)各行項目的金額分配下去。 如果 需要，我們也可以手工分配這些成本。計劃外的 收貨成本直接計入庫存，分錄如下：借：存貨 貸：應付賬款-供應商明細。第5節(jié)其他收發(fā)貨實際上上文提到的銷售發(fā)貨和采購收貨只是庫存移動的兩種移動類型。庫存移動是指引起庫存 變化的業(yè)務。主要包括：（1）收貨收貨指從供應商或生產(chǎn)定單接收庫存并過賬。收 貨導致倉庫存貨的增加。（2）發(fā)貨發(fā)貨指存貨的領用，消耗或交運至客戶并過賬。發(fā)貨導致倉庫存貨的減少。（3）移庫移庫指存貨從一個庫存地點轉移到另一個庫存 地點。移庫既可以是在同一個工廠，也可以是跨 工廠的（工廠是SAP中

34、決定存貨估價，MRP等 的重要組織結構）。（4）轉換轉換是一類特殊的存貨變化的總稱。它和存貨是 否發(fā)生物理上的移動無關。比如：將存貨從一種 物料代碼轉換成另一種；將存貨從質檢貨狀態(tài)釋 放；將存貨從寄售商品轉換成自有庫存等。SAP系統(tǒng)使用“移動類型”來分類管理庫存移動的各種不同的種類。在SAP系統(tǒng)中使用物料憑 證來管理和記錄所有的庫存移動，物料憑證中包 含了移動類型，工廠，庫存地點，物料編碼，數(shù) 量，批次等信息。系統(tǒng)通過物料憑證來追蹤和證 明庫存移動，打印出來的物料憑證就是我們通常 所說的出入庫單。同時物料憑證的輸入也不是孤 立的，系統(tǒng)通常會根據(jù)情況自動建議收發(fā)貨的數(shù) 量，地點等等，比如根據(jù)采購

35、定單收貨，根據(jù)生 產(chǎn)定單領用原材料?？梢哉f庫存管理是SAP物流的中心環(huán)節(jié)之一， 它連接了采購，生產(chǎn)和銷售等各個環(huán)節(jié)。SAP的庫存管理講究的是實時地記錄和反映現(xiàn)有的 庫存情況：收發(fā)貨及時記錄進系統(tǒng)，系統(tǒng)自動更 新庫存的當前狀況，既可以以各種報表的形式提 供給庫存管理者即時的信息，又通過集成直接參 與其他的功能中，如 MRP，銷售的可用性檢查 等等。從財務會計的角度來看，庫存移動既反映了庫存 數(shù)量的變換，同時還代表了價值的轉移。因此大 部分的庫存移動需要在財務會計上進行反映。上 文中我們已經(jīng)介紹過銷售發(fā)貨和采購收貨， 倉管 人員只負責存貨數(shù)量的記錄，而不需關心其價 值。系統(tǒng)根據(jù)一定的規(guī)則來決定存貨

36、的價值，同 時根據(jù)自動科目確定自動生成財務會計憑證 （參 見上文采購收貨的財務會計過賬）。會計憑證和 物料憑證在系統(tǒng)中是相互勾稽的，而且能直接從 任何一張中進入另一張的顯示。庫存移動的自動 科目確定是一個智能化較高的功能，系統(tǒng)配置也 較復雜，但是簡單地說，系統(tǒng)是根據(jù) 1移動類 型2各行的性質（如是庫存行還是對方行） 3物料主數(shù)據(jù)4工廠等信息決定會計分錄 中每一行的科目。這里我們再介紹兩種重要的移動類型：（1）原材料生產(chǎn)領用原材料生產(chǎn)領用時，系統(tǒng)自動記賬如下：借：生 產(chǎn)成本原材料 貸：原材料。原材料的估價方 式可以是標準成本或移動平均價。（2）產(chǎn)成品入庫產(chǎn)成品入庫時，系統(tǒng)自動記賬如下：借：產(chǎn)成品

37、 貸：生產(chǎn)成本一生產(chǎn)產(chǎn)出。產(chǎn)成品的估價方式一 般采用標準成本法。第6節(jié)盤點一,盤點的方法庫存的盤點是企業(yè)財務會計掌控或參與的一項 重要工作。在SAP中提供了如下幾種盤點方法： 1定期盤點定期盤點是指在資產(chǎn)負債表日將公司所有的存 貨都進行實物盤點。在進行這種盤點時，每個物 料都必須被點到。因此在盤點時，整個倉庫必須 凍結物料的移動。2, 持續(xù)盤點持續(xù)盤點是在整個財政年度里，存貨持續(xù)不斷地 進行盤點。對于這種盤點重要的是對于每一類庫 存來說，必須保證一年中至少被盤到一次。3, 循環(huán)盤點循環(huán)盤點是指在一個財政年度中按一定的時間 間隔進行實物盤點的方法。這些時間間隔（或循 環(huán)）是由物料主記錄中的循環(huán)盤

38、點指標決定的， 我們可以在后臺更改每個指標的盤點間隔。 循環(huán) 盤點可以使流動性大的存貨比流動性小的更經(jīng) 常地接受盤點。除了人為決定每種存貨的循環(huán)盤點指標外，我們 還可以使用系統(tǒng)的ABC循環(huán)盤點分析功能。該 功能可以根據(jù)存貨的消耗或需求將存貨歸為ABC等各類。該功能可以自動更新物料主數(shù)據(jù) 中的循環(huán)盤點指標。4, 抽樣盤點抽樣盤點是指在資產(chǎn)負債日，系統(tǒng)按統(tǒng)計計算隨 機地選取一部分的庫存進行盤點的方法。如果抽 樣盤點的結果和賬面庫存的差異足夠小， 就認為 整個賬面庫存數(shù)是準確的。抽樣盤點是以統(tǒng)計科 學為基礎以減少盤點的工作量的一種方法。二,盤點的階段不論采取什么盤點方法，盤點的流程可以分為三 個階段

39、：1, 盤點準備（1）創(chuàng)建盤點表（在系統(tǒng)中）盤點表是系統(tǒng)中的一種憑證，是整個盤點過程的 核心。主要包括如下信息：盤點進行的工廠和庫 存地點；盤點的時間；盤點的內(nèi)容；如果物料是 批次管理的，哪些批次將被盤點；哪種庫存類型 將被盤點（如自有或寄售）；如果采用分別計價， 哪些子庫存將被盤點（如同種物料，進口和國內(nèi) 的各是多少）等等。（2）凍結庫存過賬為避免干擾盤點，將要被盤點的存貨將被凍結庫存移動。如果盤點表是在盤點開始前即刻打印 的，可以在創(chuàng)建盤點表時就凍結庫存過賬，如果盤點表是事先打印的，那可以在盤點開始前通過 更改盤點表凍結庫存過賬。凍結將在盤點表的盤 點結果過賬時自動取消。（3）打印和分發(fā)盤點表打印出盤點表，并分發(fā)給負責盤點的人員。2, 盤點（1）點數(shù)庫存。（2）將盤點結果填制到盤點表里。3, 盤點結果分析（1）將盤點結果輸入系統(tǒng)盤點完成后，必須將盤點結果輸入系統(tǒng)