公司接待流程及標準

1、公司對外接待流程管理規(guī)定（一）、目的為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，規(guī)范對外接待的管理秩序,提高接待管理水平，展示公司禮儀形象，特制定本管理規(guī)定。（二）、范圍及流程圖本標準適用于公司各種接待工作和相關部門。各部門接受通知，了解來訪意圖、來訪要求等基本情況，報備行政人事部1、了解來賓情況.II八，行政人事部11?經(jīng)需即準備工作臺2、確定接待級別；JIJ3、確）陪同人員:備茶花、茶水我果傳玫人偵B為公司接待妾待計劃,宴請 經(jīng)刻 工至噂M各第1在接到重要來如H勺人待一以受“命!我總經(jīng)理審批乎察仍是前產(chǎn)T辦報（四）；、計劃和準備口管理落實袱須人事部4以后勤保0青、住宿標準;了解來賓基本情況

2、:確定接待級別;1、行政人事部在接到公司領導通知或相關部門來訪預約時,來賓職務、來訪具體時間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等;確定陪同人員；確定用車、宴請、住宿標準等，在這基礎上擬定接待計劃，排出日程安排表，酌情安排接待標準。2、行政人事部根據(jù)來賓情況按計劃通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間及場所3、行政人事部根據(jù)需要準備橫幅、制作歡迎牌、指示牌，準備電腦、音響設備、投影等設備，并保證良好運轉(zhuǎn)。根據(jù)需要，準備會場花卉、水果、香煙、飲料以及領導席簽。市場部根據(jù)需要安排禮儀人員，邀請新聞媒體和草擬新聞通稿，安排攝影攝像等事務。4、如需宴請，行政人事部提前按接待標準預定好宴請來賓的酒店，酌

3、情安排酒水、香煙、用餐標準；酒水和香煙需各部門負責人到行政人事部辦理手續(xù)領取。5、如需留宿，行政人事部提前按接待標準預約好來賓下榻酒店。6、如需接送，行政人事部根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好。7、如需訂票，行政人事部協(xié)助提前購買車票及機票。（五）、接待標準接待登記一級標準二級標準三級標準接待對象廠家主要領導、區(qū)域主要領導、其他重要來訪人員廠家、區(qū)域領導，其他重要來訪人員廠家或區(qū)域一般性來訪人員、其他一般性來訪陪同人員（如后需求）總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、相關部門總監(jiān)總經(jīng)理助理、相關部門人員部門經(jīng)理及相關人員住宿標準（如后需求）700元人/天400元人/天200元人/天用車標準（

4、如后需求）奧迪車輛豐田小霸王福特或豐田小霸王宴請標準（如后需求）3000元2000元800元一級接待標準：陪同人員：總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、相關部門總監(jiān)1、迎接：注意把握迎候時間，提前等候于迎接地點，接待人員引見介紹主賓時,要注意順序。2、參觀：總經(jīng)理、副總經(jīng)理陪同，由相關人員介紹基本情況以及到達項目地后詳細介紹相關信息。3、座談：由所需座談部門配合，行政人事部人員確保公司環(huán)境、樓道、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將相關資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。根據(jù)需要制作領導席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調(diào)試好投影設備、攝影攝像設備。二級接待標準：陪同人員：總經(jīng)理助理、相關部門人員1、迎

5、接：由相關部門人員進行迎接，引導來賓。2、參觀：總經(jīng)理助理、相關部門人員陪同，介紹展示基本情況以及相關信息。3、座談：由所需會談部門配合，行政人事部人員確保公司環(huán)境、樓道、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將相關資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。三級接待標準:陪同人員：部門經(jīng)理及相關人員1、參觀：部門經(jīng)理及相關人員陪同，介紹基本情況以及相關信息。2、座談：由所需會談部門配合，行政人事部人員確保公司環(huán)境、樓道、室內(nèi)、洗手間清潔，將相關資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。（六）、接待路線公司來客到店-相關領導辦公室-會議室（七）、注意事項接待中涉及機要事務、秘密文件、重要會議先關內(nèi)容，要

6、特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴守本公司商業(yè)機密，對不宜攝影攝像的場合，應向參觀人員說明。（八）、信息反饋接待人員應及時撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息交有部門領導。（九）、附件一、會議室準備規(guī)范二、來賓接待登記表三、接待禮儀規(guī)范會議室準備規(guī)范一、會議室不布置程？?？序標?準準備用具根據(jù)會議預定單要求將所需的各種用品和設備準備好。確定臺型根據(jù)會議預定單上的人數(shù)和要求，確定出會議的臺型。擺？?臺1 .首先擺好桌椅，距離相等對稱，前看側(cè)看都在一條直線上；2 .鋪好椅套（尢污漬、十凈），椅套出H爭，平整，包好椅角；3 .擺放好

7、茶杯和紙筆擺放其它設備按來賓要求將所需設備擺放就位（會議前一小時），并調(diào)試好，按照需區(qū)域掛好橫幅，橫幅要求提前一天到位。檢？?查檢查臺型是否符合要求；臺面是否整潔；各種用具是否十凈、齊全，擺放符合要求。、會議主會場服務程？?？序標?準準備工作1 .會議開始前半小時，根據(jù)會議預定單要求備好相關飲品和開水；2 .將會議室門打開，調(diào)節(jié)好室溫（夏季：2224度，冬季：1824度）；3 .調(diào)試好為會議提供的設備，包括燈光，投影設備等。4 .根據(jù)來賓要求將指本牌放在指定位置。會議服務1 .來賓入座前將茶沏好，并注意倒水順序：先賓后主，先女后男，從左至右。每隔20分鐘續(xù)水一次。2 .拿暖瓶倒水時，走路要穩(wěn)，

8、步子要輕，動作協(xié)調(diào)，與賓客保持尺外距離，倒水以七八成滿為宜，斟完后，上前一步將茶放回原處，面帶微笑，伸手不意，或說：“請用茶”，然后進行下一位；3 .從會議桌前倒水時左右手的動作相反。4 .會議正式開始前5分鐘一切工作就緒（具體情況可靈活掌握）；?5 .會議中間休息時，行政人事部必須及時清理臺面；6 .會議進行期間，不得離崗，發(fā)現(xiàn)問題，要及時采取補救措施；7 .無論給來賓上茶，換煙缸還是上水果等，服務時必須要后手勢示息。清理會場1 .散會后，行政人事部人員要先對會場進行仔細查巡，發(fā)現(xiàn)來賓是否有遺忘物品和文件，會議室設備有無破損，丟失，并能及時將所拾物品交還給來賓或上交，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報；2 .

9、待來賓走完后方可撤臺，并將桌椅恢復原型，擺放整齊；3 .將會議用設備歸位鎖好，電腦歸還相關部門；4 .徹底檢查會議場所內(nèi)外有無煙頭等隱患，拉斷電源、鎖好門窗并填寫好會議室使用記錄表；5 .主動與主辦單位負責人聯(lián)系，征求意見，保持良好的服務關系。來賓接待登記表來訪客戶來訪日期時間客戶人數(shù)離開日期時間客戶背景、愛好及來訪目的公司接待人員公司出席談判人員參觀安排會議室安排筆記本、投影儀（是否用）入住安排（人員姓名、日期、酒店、結(jié)算方式）訂餐訂車費用申請直接上級簽字其他要求接待禮儀細則一、迎接禮儀（一）對前來訪問、洽談業(yè)務、參加會議的外國、外地來賓，應首先了解對方到達的車次、航班，安排與來賓身份、職務

10、相當?shù)娜藛T前去迎接。若因某種原因，相應身份的公司人員不能前往，前去迎接的人員應向來賓作出禮貌的解釋。（二）人員到車站、機場去迎接來賓，應提前到達，恭候來賓的到來，決不能遲到讓來賓久等。來賓看到有人來迎接，內(nèi)心必定感到非常高興，若迎接來遲，必定會給來賓心里留下陰影，事后無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信譽的印象。（三）接到來賓后，應首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個美麗的城市”“歡迎您來到我們公司”等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，如果有名片，可送予對方。注意送名片的禮儀：1、當你與長者、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句“請多關照”。你想得到對方名片時，可以用請求的口吻

11、說：“如果您方便的話，能否留張名片給我？”2、作為接名片的人，雙手接過名片后，應仔細地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。（四）舉的牌子應該有公司名和人名，最好有歡迎辭。來賓來了要主動接行李，而且要挑最重的，就算推辭也要接過來。（五）迎接來賓應提前為來賓準備好交通工具，不要等到來賓到了才匆匆忙忙準備交通工具，那樣會因讓來賓久等而誤事。（六）公司人員應提前為來賓準備好住宿，幫來賓辦理好一切手續(xù)并將來賓領進房問，同時向來賓介紹住處的服務、設施，將活動的計劃、日程安排交給來賓，并把準備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給來賓。（七）將來賓送到住地后，公司人員不要立即離去，應陪

12、來賓稍作停留，熱情交談，談話內(nèi)容要讓來賓感到滿意，比如來賓參與活動的背景材料、當?shù)仫L土人情、有特點的自然景觀、特產(chǎn)、物價等?？紤]到來賓一路旅途勞累，公司人員不宜久留，讓來賓早些休息。分手時將下次聯(lián)系的時間、地點、方式等告訴來賓。二、接待禮儀（一）來賓要找的負責人不在時，要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請來賓留下電話、地址，明確是由來賓再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。（二）來賓到來時，我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向來賓說明等待理由與等待時間，若來賓愿意等待，應該向來賓提供飲料、雜志，并應該時常為來賓添加茶水。（三）接待人員帶領來賓到達目的地，應該有正確的引導方

13、法和引導姿勢。1、在走廊的引導方法。接待人員在來賓二三步之前，配合步調(diào)，讓來賓走在內(nèi)側(cè)。不時左側(cè)回身，配合來賓腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。2、在樓梯的引導方法。當引導來賓上樓時，應該讓來賓走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應該由接待人員走在前面，來賓在后面。接待人員應該注意來賓的安全。3、在電梯的引導方法。引導來賓乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等來賓進入后關閉電梯門，到達時，接待人員按“開”的鈕，讓來賓先走出電梯。4、客廳里的引導方法。當來賓走入客廳，接待人員用手指示，請來賓坐下，看到來賓坐下后，才能行點頭禮后離開。如來賓錯坐下座，應請來賓改坐上座（一般靠近門的一方為下座）。（四）誠心誠意的奉茶。座談時：來賓落座后，要以雙手奉茶，先來賓，后公司人員，先領導，后同事。（五）送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待來賓遠去，方可離開。三、乘車禮儀（一）小轎車1、小轎車的座位，如有司機駕駛時，以后排右側(cè)