物料供應(yīng)管理制度

1、物料供應(yīng)管理制度第一條供應(yīng)事務(wù)的方針1供應(yīng)部門必須經(jīng)常從經(jīng)濟(jì)與使用效果兩個方面出發(fā)，選擇 最合適的物品。2. 必須認(rèn)真制訂并審查采購計(jì)劃，努力掌握采購技巧與技術(shù)； 并且經(jīng)常能站在公司的全局立場上，冷靜思考與判斷，謀求最 有利的采購機(jī)會。3與供應(yīng)商協(xié)調(diào)好關(guān)系，努力提高自身的談判地位，以最小 的代價與最佳的采購條件，達(dá)成每一筆交易。4避免供應(yīng)業(yè)務(wù)給整個公司整體事務(wù)運(yùn)作帶來不利影響，有 效地安排好物品的采購與供應(yīng)工作。5加強(qiáng)成本意識，在不影響各部門事務(wù)工作正常開展的前提 下，嚴(yán)格控制物品的收發(fā)領(lǐng)用量，杜絕一切浪費(fèi)與不當(dāng)消耗， 保管好物品，使供應(yīng)工作及時、準(zhǔn)確。第二條供應(yīng)事務(wù)的機(jī)構(gòu)1供應(yīng)事務(wù)分別由訂購

2、、驗(yàn)收入庫與保管出庫三個組承擔(dān)， 不同事務(wù)不得由同一個人兼管。2為了使供應(yīng)工作專業(yè)化，使供應(yīng)人員具有較高的商品知識、 市場交易知識以及與供應(yīng)商打交道的技能，可以按物品品種， 如印刷制品、消耗品、雜品與器具等等，來劃分各供應(yīng)人員的 職務(wù)工作。3主管科長乃至主管部長，有責(zé)任貫徹供應(yīng)事務(wù)的方針，使 供應(yīng)機(jī)構(gòu)的工作能緊緊圍繞方針展開。4為了經(jīng)常地把握市場中合適且優(yōu)良的物品，從各部科選拔 合適的人選，組成“供應(yīng)物品研究委員會”。5定期或不定期召開“懇談會”，邀請相關(guān)行業(yè)的關(guān)系戶， 共同探討有效的供應(yīng)問題，收集有關(guān)物品的信息，把握購買市 場的方向。6定期與物品生產(chǎn)制造企業(yè)、中間商、批發(fā)商以及相關(guān)的協(xié) 作企

3、業(yè)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，把握動向。第三條供應(yīng)設(shè)置1訂購、驗(yàn)收與保管三個組必須分開設(shè)置，但又不能完全割 裂開來；分組設(shè)置以及有關(guān)布局要便于三個組彼此聯(lián)絡(luò)。2訂購組的事務(wù)室，要布置在便于外來聯(lián)系業(yè)務(wù)者進(jìn)出的位 置。有關(guān)接待業(yè)務(wù)盡可能規(guī)范化與程序化，包括應(yīng)答、交涉與 接洽的語言都盡可能規(guī)范化。3物品接受與檢驗(yàn)或清點(diǎn)，盡可能設(shè)置在寬廣的場所，并配 置適當(dāng)?shù)脑O(shè)備， 以便進(jìn)行充分的檢驗(yàn)與核對。 驗(yàn)收環(huán)節(jié)不充分， 后患無窮，質(zhì)量不合格，或數(shù)量不足等等，都成為本企業(yè)的損 失。4保管場所一定要有遮掩與隔離，領(lǐng)用者或其他部門人員， 不得或不能隨便進(jìn)入物品保管場所與倉庫。第四條購買計(jì)劃1供應(yīng)物品的采購，原則上有計(jì)劃，按批量統(tǒng)一

4、進(jìn)行。任何 零星、分散的、無計(jì)劃的采購，都會加大采購成本，并且不能 確保獲得最合適的物品。2訂購組應(yīng)該經(jīng)常地對主要中間商與生產(chǎn)企業(yè)，以及市場狀 況進(jìn)行調(diào)查研究，并把各種調(diào)研結(jié)果記錄下來，匯編成冊。并 且，由一線人員每天記錄物品市場的價格變動情況，以及商品 目錄變動情況，使本公司的訂購與交易談判工作更富有計(jì)劃 性。3平時注意各種有利的交易條件，包括交貨期、規(guī)格、支付 條件、物品退換、折扣、送貨與交貨條件、交易方式，以及有 關(guān)訂購與接貨事務(wù)等等。4如果分事業(yè)單位所在地的物品價格便宜，或者在當(dāng)?shù)夭少?合算，不必按總公司的采購計(jì)劃進(jìn)行，允許按下列程序進(jìn)行當(dāng) 地采購：（1）填寫“當(dāng)?shù)夭少徤暾垈髌薄保ㄒ皇?/p>

5、三份），其中兩份交 總公司供應(yīng)科。在申請傳票中如實(shí)寫清當(dāng)?shù)氐膬r格。（2）供應(yīng)科據(jù)此進(jìn)行測算，包括考慮批量采購折扣、運(yùn)輸費(fèi) 與采購或訂購費(fèi)等等，作出決策，在申請傳票上作出批示，返 回分事業(yè)單位，指示其按供應(yīng)科的決定行事。（3）返回分事業(yè)單位的“申請傳票”，作為日后向總公司財(cái) 務(wù)科結(jié)算的憑證。第五條用品規(guī)格及采購基準(zhǔn) 1編制標(biāo)準(zhǔn)的物品目錄及其分類，對器具、備品、賬票、消 耗品等主要物品作出規(guī)定，以作為制訂供應(yīng)計(jì)劃與供應(yīng)事務(wù)的 基準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)目錄盡可能具體、明確，例如賬票，寫明（1）名稱， （2）格式，（ 3）紙張質(zhì)地，（ 4）大小尺寸，（ 5）裝訂，（ 6）每 冊（本）頁數(shù)，（ 7）單價，（ 8）色彩

6、等等。2確定采購或訂購規(guī)格與樣品，在采購或訂購時參照選購， 或者提供給供應(yīng)商，按規(guī)格與樣品供貨，并作為接貨與驗(yàn)貨的 基準(zhǔn)。3對特別重要的物品，必須從使用成本的角度審視，確定采 購物品的規(guī)格及采購基準(zhǔn)。4制訂有關(guān)物品采購、供應(yīng)以及改良物品的提案制度，改善 物品供應(yīng)事務(wù)。第六條供應(yīng)事務(wù)的運(yùn)行 1供應(yīng)事務(wù)的主管，應(yīng)該經(jīng)常檢查部下在執(zhí)行訂購方針、計(jì) 劃以及處理事務(wù)過程中的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時予以糾正。2任何一項(xiàng)訂購或采購，都必須兩人以上進(jìn)行合議與商定后 進(jìn)行，以便使兩個人的知識與見解相互補(bǔ)充，并且防止在選擇 供應(yīng)商方面出現(xiàn)偏頗與舞弊行為。3采購人員必須公正自律，從企業(yè)的利益出發(fā)，采購合適與 價格合理的物

7、品。4在采購上既要注意“貨比三家”，利用競爭競價，謀求低 成本購買上的好處；又要善于利用集中訂購，以及長期訂購的 手段，提高交易地位，謀求有利的采購條件。5有組織地對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查與選擇，把握供應(yīng)商的供貨信 譽(yù)、資信以及物品質(zhì)量。6在選擇新供貨伙伴時，必須進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，按事先設(shè)計(jì)的 調(diào)查用表進(jìn)行填寫， 交給供應(yīng)科長裁決。 對一些重要的供應(yīng)商， 在確定供貨關(guān)系前，雙方的主管至少見面會談一次。7原則上必須以訂購單的方式進(jìn)行訂購。訂購單一式三份， 一份用于訂購，一份用于進(jìn)貨驗(yàn)收，一份上報(bào)主管備案。 8供應(yīng)科應(yīng)該不斷地改進(jìn)工作，促進(jìn)供應(yīng)業(yè)務(wù)合理化。（1）設(shè)立訂購臺賬，并依靠臺賬，對整個供應(yīng)過程，包括申

8、 請、預(yù)算、訂購、收發(fā)領(lǐng)用等過程，進(jìn)行系統(tǒng)管理。（2）編制訂購日報(bào)，按日向主管、財(cái)務(wù)部門和保安部門作出 報(bào)告。（3）編制若干種標(biāo)準(zhǔn)的契約書格式，以提高供貨或采購契約 締結(jié)的效率，避免簽約時的失誤。（4）對樣品按各種規(guī)格、型號與形狀，進(jìn)行分類整理，便于 采購計(jì)劃的制訂、預(yù)算的編制，以及訂購與驗(yàn)收。（5）對交易伙伴前來參觀，以及對本企業(yè)供應(yīng)設(shè)施、機(jī)械和 操作方法進(jìn)行研究，應(yīng)予以接待。（6）訂購預(yù)算，以及與供應(yīng)商有關(guān)的各種通報(bào)，必須盡可能 轉(zhuǎn)告相關(guān)部門。（7）運(yùn)用訂購管理板，對訂購事務(wù)進(jìn)行管理。另外，運(yùn)用訂 購管理卡，對訂購與接貨責(zé)任人員進(jìn)行管理。（8）對采購價格情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，按類別編制報(bào)表，以

9、示 明供應(yīng)商的價格情況，以及各供應(yīng)商訂購成本降低的意義。 第七條物品的保管1對保管物品的倉庫設(shè)施，包括貨架、貨柜進(jìn)行更新改造， 提高物品存放領(lǐng)取的效率，提高倉庫面積利用效率，并且對各 種物品進(jìn)行合理分類，便于取存與有規(guī)則地碼放。2保管物品的分類，原則上按下列標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行： （1）印刷物（按通用品、各部科用品，以及功能或性能進(jìn)行 細(xì)分）。（ 2）備品（按通用、特殊進(jìn)行細(xì)分）。（3）低值易耗品（按使用頻率細(xì)分，或按價格細(xì)分）。（4）其他 （ 按容量、重量、體積以及放置場所細(xì)分）。 3倉庫中貨架、貨柜等，都得掛上現(xiàn)有物品領(lǐng)用登記卡，對 收發(fā)領(lǐng)用量進(jìn)行登記，并核算其余量，以防止丟失與被盜。 4在物品倉庫的事務(wù)室中，設(shè)置管理板，展示各物品申請需 用量、庫存量及需要訂購量。5保管物品組，必須經(jīng)常清理倉庫各貨架與貨柜，及時清理 死貨、無用物品及廢品，移入統(tǒng)一存放這類物品的指定地點(diǎn)或 場所。6保管物品組必須