公司會議接待流程

1、會議接待流程為使公司日常工作有一個規(guī)范化的管理模式，進(jìn)一步提高工作質(zhì)量和效率， 為各部門提供正確指導(dǎo)，現(xiàn)將公司會議接待工作特制訂以下流程。一、會前準(zhǔn)備階段1. 接到上級會議接待通知后，市場部應(yīng)先與辦公室的會議策劃人取得聯(lián)系，了解與會人員的相關(guān)資料，保持良好的信息溝通，促進(jìn)會議的順利進(jìn)行。2. 確定會議的出席人數(shù)，根據(jù)與會人員情況及會議規(guī)格適時選擇會議場地，并對會場的各項(xiàng)設(shè)施進(jìn)行認(rèn)真檢查。3. 草擬會議議程，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后分發(fā)所有與會人員。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，議程中應(yīng)涵蓋主題、時間、地點(diǎn)，參加人員及議題安排等具體事項(xiàng)，開會之前要將會議議程傳達(dá)給與會人員。4. 合理安排相關(guān)會務(wù)工作人員

2、，相關(guān)事宜有：由公司辦公室專員負(fù)責(zé)制作電子歡迎牌和指引牌，標(biāo)準(zhǔn)語句參照“熱烈歡迎XXX蒞臨指導(dǎo)”，力求簡潔明了。安排一位工作人員專門拍攝會場情況，以備將來宣傳和紀(jì)念之用。安排負(fù)責(zé)會場茶水等有關(guān)工作人員。5. 市場部應(yīng)在會議召開提前，以飛秋形式通知員工，按要求著裝，并保持良好的辦公環(huán)境，樹立良好的公司外部形象。6. 重要會議的召開，應(yīng)提前做好必要的彩排工作，會議期間的演講稿件和電子演示文檔需要統(tǒng)一規(guī)范，并測試投影儀等設(shè)備是否能正常使用7. 會場招待的水果及飲品采購要在前一天準(zhǔn)備好，并按照與會人員的數(shù)量及會議規(guī)格進(jìn)行合理購買；如會議結(jié)束后有安排宴會的要求，應(yīng)確定宴會時間，選好宴請場所，并根據(jù)公司接

3、待預(yù)算的金額確定菜單；宴會中所需飲用的酒水也應(yīng)提早預(yù)訂。8. 參照與會人員的名單制作名牌，名牌以紅底紙張打印，上面分別注明公司名稱，名字及職位，注意文字大小適當(dāng)，清楚易識。二、會議落實(shí)階段1. 檢查各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的落實(shí)情況。2. 發(fā)送會議通知。通知內(nèi)容應(yīng)涵蓋日期、時間、 具體會址和聯(lián)絡(luò)方式?？刹捎秒娫捦ㄖ?、電子郵件通知或通過公司信息平臺發(fā)送短信通知等幾種形式，并確保能夠按時、準(zhǔn)確地傳達(dá)到全體與會人員。3. 確定電子歡迎牌的播放及指引牌的擺放位置，并安排會務(wù)工作人員迎接與會者入場。4. 會場布置具體如下：會場應(yīng)莊重、整潔、舒適，合理調(diào)節(jié)溫度，并檢測燈光可視度。場內(nèi)不可堆放雜物，并應(yīng)擺放適量的花卉陳

4、設(shè)。會場的座次安排要分清主次，特別是有貴賓參加會議的情況下，更要安排妥當(dāng)。座椅的數(shù)量應(yīng)按出席人數(shù)擺放，并多預(yù)留兩到四位。每個座位的桌面上應(yīng)配備公司公用信紙三張，鉛筆一支，會議流程一份（紅底紙張打?。?、小支裝礦泉水一支及名牌架一個。將洗凈的水果放置在果盆與紙巾盒擺放妥當(dāng)，并需準(zhǔn)備茶水待客。會場應(yīng)設(shè)有來賓簽到處，簽到處最好設(shè)在入口通道較明顯的地方。如與會者涉及公司外部人員，可視具體需求擺設(shè)“請賜名片”名牌于簽到處。檢查會議所需物品及設(shè)備的準(zhǔn)備工作是否妥當(dāng)。5. 需與拍攝會場的工作人員，確定所有與會人員合影的最佳位置。6. 安排車輛的停放位置，并提前準(zhǔn)備適量的停車票以供與會人員使用。三、會議實(shí)施階段1. 保持會場秩序，排除各種干擾，禁止無關(guān)人員隨意入場；2. 提出會議要求，保持會場安靜；3. 在與會期間做好茶水及各項(xiàng)后勤服務(wù)工作。四、會議結(jié)束階段1. 如公司外部與會人員有參觀公司環(huán)境的意愿，在不影響公司正常運(yùn)營的情況下，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)做好指引和陪同工作。2. 配合拍攝人員工作，并組織與會人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行合影