會(huì)議及接待管理制度

1、會(huì)議及接待管理（試行）一總則第一條為使集團(tuán)公司的會(huì)議和接待管理規(guī)范、有序，提高會(huì)議 的行政決策效率，特制定本制度。第二條本制度適用于集團(tuán)公司總部組織召開(kāi)的各種會(huì)議及接待 工作。第三條集團(tuán)綜合部負(fù)責(zé)集團(tuán)公司各種會(huì)議和接待的承辦，其它 部門主辦的會(huì)議和接待，綜合部應(yīng)給予協(xié)助。二會(huì)議管理第四條會(huì)議的分類（一）集團(tuán)董事會(huì)集團(tuán)董事會(huì)是集團(tuán)決策重大事項(xiàng)的會(huì)議，由董事長(zhǎng)召集和主持， 或由副董事長(zhǎng)召集和主持，全體董事參加，監(jiān)事可列席參加，也可邀 請(qǐng)集團(tuán)主要管理人員列席。主要內(nèi)容為：集團(tuán)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和投資方案的 確定；公司合并、分立、變更、解散方案的制定；重要人事任免；增 加或減少集團(tuán)或二級(jí)公司注冊(cè)資本；主要管理人

2、員薪酬以及其它有必 要提請(qǐng)董事會(huì)研究的事項(xiàng)。（二）總經(jīng)理辦公會(huì)總經(jīng)理辦公會(huì)是集團(tuán)決策重要事項(xiàng)的會(huì)議，由集團(tuán)總經(jīng)理或分管 副總經(jīng)理提議召開(kāi)，集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)參加，綜合部（或與會(huì)議有關(guān)的部 門）負(fù)責(zé)人列席。主要內(nèi)容為年度工作重點(diǎn)、人事任免、年度財(cái)務(wù)計(jì) 劃（預(yù)算）、年度經(jīng)營(yíng)（生產(chǎn)）計(jì)劃、投資決策、薪酬獎(jiǎng)勵(lì)及其他有 必要提請(qǐng)會(huì)議研究的事項(xiàng)。由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理主持。（三）工作例會(huì)工作例會(huì)是集團(tuán)綜合性的業(yè)務(wù)會(huì)議，一般于每月底召開(kāi)，也可根 據(jù)需要由集團(tuán)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理提議召開(kāi)，集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)、集團(tuán) 各部門負(fù)責(zé)人、各公司主要負(fù)責(zé)人參加。主要內(nèi)容為總結(jié)匯報(bào)各部門、 各公司前階段的工作，安排部署下一階段的工作，

3、集中討論、研究、 解決各單位經(jīng)營(yíng)（生產(chǎn)）管理中遇到的突出問(wèn)題，協(xié)調(diào)各方面工作， 由公司綜合部主持。（四）各公司專題會(huì)議各公司專題會(huì)議包括：為協(xié)調(diào)或解決各公司經(jīng)營(yíng)管理中出現(xiàn)的突 出問(wèn)題召開(kāi)的會(huì)議；對(duì)各公司進(jìn)行階段性工作檢查時(shí)召開(kāi)的會(huì)議；對(duì) 重要工作進(jìn)行部署或聽(tīng)取匯報(bào)召開(kāi)的會(huì)議；各公司年初工作計(jì)劃會(huì) 議、年終工作總結(jié)會(huì)議等。各公司專題會(huì)議不定期召開(kāi)，集團(tuán)相關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人、所屬公司主要管理人員或全體員工參加， 由該公司負(fù)責(zé)人主持。（五）職能部門專題會(huì)議職能部門專題會(huì)議分為兩種形式：1、職能部門聯(lián)合專題會(huì)議。由集團(tuán)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理提議 召開(kāi)，主要是各職能部門的工作匯報(bào)、重要工作部署、

4、重要問(wèn)題的研 討會(huì)。職能部門聯(lián)合專題會(huì)議不定期召開(kāi)，集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)、各職能部 門負(fù)責(zé)人參加，由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理主持。2、職能部門單獨(dú)召開(kāi)的專題會(huì)議。由該職能部門負(fù)責(zé)人召集， 主要是總結(jié)、分析、討論、部署本部門的工作，一般每月召開(kāi)一次， 部門全體員工參加，由該部門負(fù)責(zé)人主持。（六）工作專題會(huì)議工作專題會(huì)議指針對(duì)某一專題事項(xiàng)進(jìn)行討論、研究、決策、部署 的會(huì)議。由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定與專題會(huì)議有關(guān)的人員參加， 由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理主持。（七）年終總結(jié)表彰大會(huì)每年春節(jié)前召開(kāi)，集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)、在宜、回宜的集團(tuán)正式員工參 加，主要是總結(jié)上年度工作和部署當(dāng)年工作，主要內(nèi)容為：行政第一 負(fù)責(zé)人作工作報(bào)告

5、；各主管領(lǐng)導(dǎo)作專業(yè)報(bào)告或?qū)ｎ}發(fā)言；討論工作報(bào) 告；對(duì)先進(jìn)予以表彰等，由公司綜合部主持。（A）其它會(huì)議其它會(huì)議包括：鑒定會(huì)、評(píng)審會(huì)、論證會(huì)、研討會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、 黨、團(tuán)會(huì)議、工會(huì)會(huì)議等，由發(fā)起部門組織召開(kāi)并確定會(huì)議內(nèi)容及參 會(huì)人員。第五條會(huì)議的準(zhǔn)備（一）一般會(huì)議提前一天以上、重要會(huì)議提前三天以上，由綜合 部或會(huì)議組織部門通知參會(huì)人員。通知內(nèi)容包括：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、 主要議題、需要準(zhǔn)備的匯報(bào)（討論）材料或資料等。（二）參會(huì)人員接到通知后，應(yīng)按要求積極做好參會(huì)準(zhǔn)備。（三）綜合部或會(huì)議組織部門提前做好會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)場(chǎng)設(shè)施（投 影、音響、攝像、錄音等）配備及會(huì)議資料的準(zhǔn)備工作。第六條 對(duì)重大會(huì)議，承辦單位

6、（人）應(yīng)提出會(huì)議企劃報(bào)告，經(jīng) 總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。會(huì)議企劃報(bào)告包括以下內(nèi)容：（一）會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)；（二）會(huì)議主旨和目標(biāo)；（三）會(huì)議議程；（四）會(huì)議議項(xiàng)；（五）會(huì)議主持人；（六）出席人員名單；（七）會(huì)議財(cái)務(wù)（支出）預(yù)算；（八）接待工作說(shuō)明；（九）當(dāng)前籌備情況及進(jìn)展；（十）（可能）存在的問(wèn)題、解決方案及要求；（十一）籌備時(shí)間進(jìn)度表等。第七條會(huì)議的組織召開(kāi)（一）會(huì)議主持人應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、會(huì)前10分鐘（重要會(huì)議應(yīng)提前30分鐘）到場(chǎng)，檢查會(huì)務(wù)落 實(shí)情況，做好會(huì)前準(zhǔn)備。2、會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)情況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)必要的控 制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言，確保會(huì)議效率。3、屬討論

7、、決策性的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論；對(duì)需 要集體決議的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì)人表明意見(jiàn)；對(duì) 未決議的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見(jiàn)。（二）與會(huì)人員須遵守以下規(guī)定：1、準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，一般應(yīng)提前5分鐘（重要會(huì)議應(yīng)提前15分鐘）到 會(huì)。2、發(fā)言簡(jiǎn)潔清晰、緊扣議題。3、遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律。4、對(duì)尚未公布的會(huì)議內(nèi)容，不得對(duì)外泄露，否則按泄密論處。第八條會(huì)議紀(jì)律（一）無(wú)特殊情況，不得請(qǐng)假，未經(jīng)請(qǐng)假，不得缺席會(huì)議，否則 以曠工論處。（二）未經(jīng)主持人或領(lǐng)導(dǎo)同意，不得提前退場(chǎng)，否則以早退論處。（三）不得交頭接耳或做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。（四）不得隨意進(jìn)出會(huì)場(chǎng)。（五）召開(kāi)大型會(huì)議，與會(huì)者應(yīng)將手機(jī)

8、調(diào)整至振動(dòng)和關(guān)閉狀態(tài)， 并不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)接聽(tīng)電話。第九條會(huì)議紀(jì)要的整理（一）各類會(huì)議應(yīng)確定記錄員做好會(huì)議記錄，記錄員由綜合部 或會(huì)議主持人確定。（二）會(huì)議記錄員應(yīng)不遲于會(huì)議結(jié)束后二日內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要整理 后上報(bào)總經(jīng)理、副總經(jīng)理或會(huì)議主持人。（三）會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審核后發(fā)至集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門或人員。（四）會(huì)議資料由集團(tuán)綜合部整理、立卷、存檔；其它部門主辦 的會(huì)議，會(huì)議資料除各自存檔外，并應(yīng)報(bào)綜合部備案。第十條會(huì)議室管理（一）會(huì)議室由綜合部負(fù)責(zé)管理。（二）會(huì)議室只限本公司使用，外單位借用會(huì)議室須經(jīng)綜合部經(jīng) 理批準(zhǔn)，各部門無(wú)權(quán)將會(huì)議室借給外單位使用。（三）集團(tuán)各部門（各公司）使用會(huì)議室需經(jīng)綜合部同意后，領(lǐng) 取會(huì)

9、議室鑰匙。使用會(huì)議室的部門必須愛(ài)護(hù)會(huì)議室的公用設(shè)施，保持 會(huì)議室清潔，用后應(yīng)檢查安全，鎖好門、關(guān)好窗，將鑰匙交還綜合部。（四）任何單位和個(gè)人未經(jīng)綜合部同意，不得將會(huì)議室的各種設(shè) 施拿出會(huì)議室或轉(zhuǎn)做它用。（五）會(huì)議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少清潔兩次，遇有會(huì)議時(shí)要一次一 清潔。（六）會(huì)議室管理人員要嚴(yán)格室內(nèi)物品的管理和維護(hù)（含花木等）, 做到會(huì)散、人走、電源關(guān)、門上鎖。第十一條會(huì)議內(nèi)容的督辦、落實(shí)會(huì)議形成的決定、決議、工作部署等由公司綜合部負(fù)責(zé)檢查、督 辦、落實(shí)。對(duì)于沒(méi)有落實(shí)到位的單位要下發(fā)督辦通知，對(duì)仍然沒(méi)有落 實(shí)到位的要在集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評(píng)，并限期完成。三接待管理第十二條接待工作是公司的窗口工作，對(duì)于塑造

10、企業(yè)良好形象 具有十分重要的意義，各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范有序。第十三條對(duì)外接待范圍本制度規(guī)定的接待范圍主耍是集團(tuán)及所屬各部門、各公司經(jīng)營(yíng)管 理活動(dòng)所必須的接送、食宿、購(gòu)票、會(huì)談和陪同參觀等。第十四條對(duì)外接待原則對(duì)外接待應(yīng)遵循“平等、對(duì)口、節(jié)約、周到、保密”的原則，使 客人高興而來(lái)，滿意而歸。（一）平等原則。來(lái)賓不論職位高低，都要平等相待，落落大方、 不卑不亢。一般情況下，級(jí)別與權(quán)限相等，同級(jí)別出面，特殊情況高 規(guī)格接待。（二）對(duì)口原則。堅(jiān)持集團(tuán)綜合部歸口管理與各職能部門對(duì)口接 待相結(jié)合的原則。集團(tuán)綜合部負(fù)責(zé)接待工作的統(tǒng)一管理與協(xié)調(diào)，辦理 重要接待事務(wù)；對(duì)涉及較強(qiáng)業(yè)務(wù)性的接待事務(wù)，應(yīng)

11、由對(duì)口部門或公司 牽頭接待，綜合部給予配合。（三）節(jié)約原則。招待來(lái)賓既要熱情周到，也要講究節(jié)約，量力 而出，反對(duì)鋪張浪費(fèi)。不重復(fù)宴請(qǐng)，主方陪同人數(shù)原則上不多于賓客 人數(shù)。接待費(fèi)用支出應(yīng)視接待事由歸口各公司列支。（四）周到原則。堅(jiān)持“統(tǒng)一高效、規(guī)范服務(wù)、熱情周到”的原 則，做到接待程序清晰、接待方式完善，分工明確、熱情細(xì)致、服務(wù) 到位、以禮相待。（五）保密原則。向來(lái)賓介紹情況，注意保守公司秘密，巧妙回 避不宜回答的問(wèn)題。第十五條接待分類貴賓接待：指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、外賓或政府部 門領(lǐng)導(dǎo)的接待。業(yè)務(wù)接待：指與集團(tuán)有業(yè)務(wù)聯(lián)系的客戶的接待。普通接待：指一般來(lái)客的接待。第十六條接待方式、標(biāo)

12、準(zhǔn)（一）貴賓接待：綜合部文員迎接來(lái)賓于會(huì)議室（接待室）入座, 公司領(lǐng)導(dǎo)陪客接待，以茶、煙和水果方式招待，如須就餐由公司領(lǐng)導(dǎo) 或指定專人陪同安排于公司或酒店就餐。（二）普通接待和業(yè)務(wù)接待：綜合部或相關(guān)部門人員迎接客戶于 辦公室（接待室）洽談，綜合部或?qū)诓块T安排專人陪同，以煙、茶 方式招待。如須安排外出就餐，由綜合部或?qū)诓块T安排陪同人員。（三）接待標(biāo)準(zhǔn)1、用餐標(biāo)準(zhǔn)：貴賓接待80120元/人-餐（或按董事長(zhǎng)、總經(jīng)理的意見(jiàn)辦理）較重要的業(yè)務(wù)接待及普通接待5080元/人-餐一般的業(yè)務(wù)接待及普通接待3050元/人-餐?？图肮抉v外員工20元左右/人-餐2、住宿標(biāo)準(zhǔn)貴賓接待200300元/間（或按董事長(zhǎng)

13、、總經(jīng)理的意見(jiàn)辦理）較重要的業(yè)務(wù)接待、普通接待150200元/間一般的業(yè)務(wù)接待、普通接待100150元/間第十七條接待禮儀要點(diǎn)（一）見(jiàn)面要主動(dòng)、熱情、禮貌。（二）接待要主動(dòng)起迎，問(wèn)明來(lái)意。（三）安排交談地點(diǎn)：1、根據(jù)來(lái)客來(lái)意和身份，安排適當(dāng)?shù)攸c(diǎn)（辦公室、接待室、會(huì) 議室）進(jìn)行交談。2、手頭正忙，一時(shí)難以抽身時(shí)，應(yīng)向客人說(shuō)明暫請(qǐng)他人代接待 或另商時(shí)間。3、切忌讓客人久侯而無(wú)人問(wèn)津。4、客戶提出與集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)或他人交談，應(yīng)立即聯(lián)絡(luò)，并將客人引 至約定地點(diǎn)等候會(huì)面，介紹后再行離開(kāi)。（四）引見(jiàn)首先向領(lǐng)導(dǎo)介紹客人（單位、職務(wù)、姓名），按職務(wù)高低，依此 介紹一行來(lái)客，職務(wù)相同，先介紹年紀(jì)大的。領(lǐng)導(dǎo)與來(lái)賓見(jiàn)面交

14、談后, 對(duì)客人原定日程有變化的，與客人共同協(xié)商安排。（五）行路1、陪同客人行路，請(qǐng)客人行于自己右側(cè)；2、乘坐車、上下樓梯、電梯要禮讓在先，主動(dòng)開(kāi)關(guān)門；3、自己處于主陪地位，應(yīng)并排在客人旁邊，不要落在后邊。第十八條 接待程序和內(nèi)容（一）接待程序1 .綜合部文員對(duì)來(lái)訪人員禮貌詢問(wèn)后讓座與辦公室或會(huì)議室。2 .綜合部文員與公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員聯(lián)系。3 .公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)業(yè)務(wù)人員與來(lái)客洽談。4 .重要接待由綜合部擬訂接待方案（指南），包括：迎送陪同人 員、日程安排、車輛安排、食宿安排、會(huì)議、會(huì)談、參觀、旅游觀光 線路、接待費(fèi)用等。接待方案（指南）制定后報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。5 .接待人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，

15、保守公司秘密，未經(jīng)主管 領(lǐng)導(dǎo)同意，不得讓客人隨意查閱資料和超規(guī)定范圍參觀。（二）接待內(nèi)容1、接受任務(wù)。弄清來(lái)賓的基本情況：?jiǎn)挝?、人?shù)、姓名、性別、 職務(wù)和使命、抵離時(shí)間、乘坐交通工具及車次或航班。2、布置接待。提出接待意見(jiàn)：接待部門、人員、規(guī)格、方式、 安排、費(fèi)用預(yù)算，并報(bào)請(qǐng)上級(jí)批準(zhǔn)。3、迎接安排。根據(jù)來(lái)賓身份、人數(shù)、性別，預(yù)訂賓館，安排好 伙食標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)餐方式、時(shí)間、地點(diǎn)，按來(lái)賓抵達(dá)時(shí)間，派人派車迎接。4、看望并商議日程。來(lái)賓住下后，集團(tuán)有關(guān)人員前往看望，表 示歡迎和問(wèn)候，了解來(lái)訪日程和目的，商定活動(dòng)日程并通知有關(guān)部門 和人員。5、安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)。按接待規(guī)格和禮儀，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)去住 所看望，接待人員安排會(huì)見(jiàn)地點(diǎn)、時(shí)間、陪同人員。6、組織活動(dòng)實(shí)施。按參觀、考察目的，組織業(yè)務(wù)部門向客人介 紹情況，參觀現(xiàn)場(chǎng)；對(duì)上級(jí)檢查，安排匯報(bào)座談會(huì)。7、參觀游覽。根據(jù)來(lái)訪目的、性質(zhì)、來(lái)賓意愿和興趣，選擇有 針對(duì)性的游覽項(xiàng)目，安排身份相當(dāng)?shù)呐阃藛T。8、送別。根據(jù)客人意見(jiàn)，預(yù)定車、船、機(jī)票，結(jié)算食宿帳目， 話別送行，派人派車送至車站、碼頭或機(jī)場(chǎng)。（三）接待用品準(zhǔn)備1 .一