協(xié)同項目可行性報告

1、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項目可行性報告編號：IT-OA 01版本號Axxx協(xié)同辦公系統(tǒng) 項目可行性報告修改次第x次0頁次1/9xxx協(xié)同辦公系統(tǒng) 項目可行性報告xxx信息部2008年4月xxxOA協(xié)同辦公系統(tǒng)可行性報告項目名稱：xxxOA協(xié)同辦公系統(tǒng)項目項目申請單位：信息部1. 項目背景：xxx企業(yè)概況、信息化現(xiàn)狀、項目需求等。2. 項目目標：通過實施協(xié)同OA系統(tǒng)，可把xxx日常業(yè)務(wù)、事物、協(xié)作等信息在單位的部門、群組、個 人之間進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通處理。提供協(xié)同工作、公文管理、公共信息、 日程/會議管理、文檔管理、綜合辦公管理、常用工具以及系統(tǒng)管理等應(yīng)用模塊，從而達到管理 高效全面

2、的管理效果。協(xié)同OA系統(tǒng)的總體目標是：”以先進的計算機和通信技術(shù)為主要手段，以實現(xiàn)企事業(yè)關(guān)鍵 辦公應(yīng)用為導(dǎo)向，搭建一個覆蓋全單位的自動化辦公信息平臺。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)本單位移 動辦公、資源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機制，為本單位建立一個即時有效的信息交流管道， 建立高質(zhì)量、高效率的信息網(wǎng)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)提供一個方便有效的事件跟蹤和監(jiān)督手段，實現(xiàn)辦公 現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和人性化管理。實現(xiàn)單位管理向無紙化辦公的轉(zhuǎn)變。通過OA系統(tǒng)為單位內(nèi)部的信息傳遞建立聯(lián)系，便于單位內(nèi)部協(xié)同工作。規(guī)范使用者的管理從而實現(xiàn)信息集中式管理和分布式應(yīng)用。 搭建起單位內(nèi)高效協(xié)同的辦公平臺。規(guī)范單位管理行為。通過 OA

3、系統(tǒng)的信息流程約束，規(guī)范管理過程，追求理想管理結(jié) 果。實現(xiàn)管理規(guī)范化，流程制度化。提高效率、節(jié)約開支。通過OA系統(tǒng)的實施應(yīng)用，可以使使用者的辦公效率大大提高, 人員溝通實時快捷，任務(wù)傳遞高效清晰，可以及時了解任務(wù)、工作的進度。節(jié)約單位 在日常辦公中的紙張、消耗品、通訊等費用，達到開源節(jié)支，增產(chǎn)增效的目的。3. 項目預(yù)期效益：達到的效果OA協(xié)同辦公平臺是基于互聯(lián)網(wǎng)的高效協(xié)同工作平臺和協(xié)同管理系統(tǒng)，它的基本定位為：個人的門戶和工具；團隊的協(xié)同工作平臺；企業(yè)知識沉淀及協(xié)作平臺；、提升企業(yè)執(zhí)行力：A 增強授權(quán)的有效性通過協(xié)同OA系統(tǒng)，實現(xiàn)工作的書面授權(quán)，降低工作目標的傳遞衰減或變形；在系統(tǒng)中直接分配任

4、務(wù)對象和路徑，確保執(zhí)行資源；并且系統(tǒng)提供直觀的可視化流程圖，可在 授權(quán)人與被授權(quán)人之間建立可視的責(zé)任關(guān)系。B 監(jiān)督過程控制結(jié)果通過協(xié)同OA系統(tǒng)，所有工作事件都將被如實的記錄，供查詢和跟蹤。并可以及時跟蹤任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)、結(jié)果、過程變動，減少信息的衰減。C 加強制度的執(zhí)行規(guī)范通過協(xié)同OA系統(tǒng)，將企業(yè)的制度、規(guī)范變成“制度、規(guī)范模板固定流程”，員工無需牢記，在執(zhí)行時將按制度自行流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)企業(yè)“行為約束”的管理。、提升團隊效率：A 加強時間管理通過協(xié)同OA系統(tǒng)提供直觀的時間管理功能，員工的時間安排可以互相查看，上級可以閱讀并批復(fù)。從公告到部門討論區(qū)、從內(nèi)部聯(lián)系人到各種制度模板、從協(xié)同處理到知 識庫共享，

5、輕重緩急一目了然。B 建立敏捷性組織通過協(xié)同OA系統(tǒng)，可以隨需應(yīng)變組建“跨部門”的動態(tài)項目團隊，快速建立靈活的彈 性組織，且無需會議方式，可以實現(xiàn)所有項目成員全面同步信息對稱。C 移動協(xié)同，實時審批、處理實現(xiàn)網(wǎng)上的審批流程，也同樣可以有效節(jié)約不同崗位，不同部門由于作業(yè)時間、空間的沖突而帶來的協(xié)作障礙，使得辦公的效率得以提高。、實現(xiàn)知識管理A知識沉淀通過協(xié)同OA系統(tǒng)提供的文檔管理功能，為各個部門建立文件夾，存放部門知識，并可 以輔助完成信息采集、整理篩選、分類歸集、形成知識。通過對整個協(xié)同事件的保存，可以將時間的過程和結(jié)果一起保存，實現(xiàn)對組織中寶貴 的過程型知識進行保存。B知識共享通過信息的分類

6、管理方法，統(tǒng)一集中管理在服務(wù)器上，每日備份。并且可以根據(jù)工作內(nèi)容要求不同，授權(quán)不同對象學(xué)習(xí)分享，實現(xiàn)知識的最大利用。、輔助文化建設(shè)通過協(xié)同平臺為企業(yè)搭建全員電子溝通的立體平臺，通過協(xié)同、計劃、公告、新聞、 調(diào)查、論壇、短信等多種方式有效改善企業(yè)溝通問題，輕松組織互動探討和調(diào)查，增 強組織成員參與的興趣，輔助完成企業(yè)文化建設(shè)。、有效節(jié)約費用A、通過協(xié)同OA系統(tǒng)多樣化的溝通方式，提高溝通頻率的同時大幅度降低有線和無 線終端的通訊量，可實現(xiàn)抑制系數(shù) > 15 %，明顯減少傳真、長途電話等開支。B、通過協(xié)同 OA系統(tǒng)的協(xié)同工作、文檔管理和共享機制，降低因打印產(chǎn)生的辦公用 品消耗和折舊，可實現(xiàn)抑制

7、系數(shù)為 > 30%，明顯減少了打印紙、打印機的用量。C、通過協(xié)同 OA系統(tǒng)實施達成人均事務(wù)處理能力的提升，在組織擴張過程中有效進 行減少對新人的雇傭數(shù)量，從而達成對人力資源成本抑制?？蓪崿F(xiàn)年度人力資源成本 抑制系數(shù)為>15%，明顯減少人力相關(guān)的開支。D、通過協(xié)同OA系統(tǒng)提升了組織的敏捷和靈活性，協(xié)調(diào)會和動員會等各種會議次數(shù) 明顯減少和會議時間明顯縮短，可實現(xiàn)年度辦公費用中的會務(wù)費、差旅費和車輛運行 費等成本抑制系數(shù)為>30%，明顯減少無效工作量和費用開支。、整合IT系統(tǒng)信息資源A、協(xié)同OA系統(tǒng)非常易用，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)一個小時即可以快速的掌握。B協(xié)同OA系統(tǒng)可為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置供查詢

8、的專用文件夾，定時按照要求把業(yè)務(wù)系統(tǒng)的匯總結(jié)果和分析報告推送到指定的文件夾中，這樣，領(lǐng)導(dǎo)就可以不必進入其他 IT系統(tǒng)就能看到所有系統(tǒng)中最有價值的產(chǎn)出物一一結(jié)果文檔和分析報告等，大大方便了領(lǐng)導(dǎo) 者。C通過協(xié)同OA系統(tǒng)的單點登錄方式，可以一鍵式訪問其他IT系統(tǒng)，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)級的整合應(yīng)用，從而有效消除信息孤島。4、項目計劃安排：整個企業(yè)協(xié)同OA系統(tǒng)的建設(shè)分為多個階段分步來實現(xiàn)：、項目咨詢階段項目咨詢階段的目的是：對現(xiàn)有業(yè)務(wù)和IT現(xiàn)狀進行調(diào)查和初步診斷，明確咨詢與實施的目標與范圍，根據(jù)現(xiàn)狀制定具體的行動方案。、項目準備階段項目準備階段的目的是：確定合適的項目經(jīng)理；建立雙方的項目組織，建立項目組織的高效的

9、決策和解決問題的機制，并在項目組織內(nèi)部，對于項目的遠景達成共識；對業(yè)務(wù)運作流程進行調(diào)研，確定實施主計劃及需求調(diào)研報告；召開項目啟動會，使高層以至全體員工，對因項目實施帶來的過程和方法的變革有清楚的 認識，同心協(xié)力，推進項目實施。、項目建設(shè)階段項目建設(shè)階段的目的是：對實施范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)進行深入全面的分析，明確業(yè)務(wù)需求，并結(jié) 合產(chǎn)品擬定應(yīng)用方案。建立一套系統(tǒng)運行的良好制度。、項目交付階段項目交付階段的目的是：建立一個良好的軟件使用制度、完成大量用戶的操作培訓(xùn)、完成從模擬運行階段到正式運行的轉(zhuǎn)換。、運行支持階段運行支持階段的目的是：系統(tǒng)上線后的運行支持，對出現(xiàn)的問題進行分類并快速解決，項 目總結(jié)和驗收

10、、項目交接和軟件商顧問撤離后的維護。5、投資概算：項目的大概投資范圍如下:類別項目價格（人民幣）備注系統(tǒng)平臺協(xié)同OA系統(tǒng)平臺價格（XXX并發(fā)用戶數(shù)）客戶化及實施協(xié)同OA系統(tǒng)實施費用1硬件服務(wù)器費用總計包括公司總部 及各下屬公司6、項目可檢測目標和方法：為保證項目質(zhì)量，將項目進程所完成的以下交付結(jié)果定義為項目里程碑，必須進行驗收與 批準。項目里程碑有：里程碑1 ：項目小組成立交付結(jié)果：項目小組名單、實施方案里程碑2 :系統(tǒng)安裝交付結(jié)果：系統(tǒng)安裝確認書里程碑3 :系統(tǒng)上線交付結(jié)果：產(chǎn)品安裝盤、用戶手冊（含安裝手冊、管理員手冊、用戶 使用手冊）、需求調(diào)研報告等里程碑4 :用戶培訓(xùn)交付結(jié)果：培訓(xùn)計劃、

11、系統(tǒng)簡易操作手冊、培訓(xùn)試題、培訓(xùn)總結(jié) 里程碑5 :項目驗收交付結(jié)果：項目驗收報告7、項目風(fēng)險和防范：本章主要描述系統(tǒng)在建設(shè)和實施過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險以及我們針對風(fēng)險的防范措施。8.1業(yè)務(wù)上的風(fēng)險與防范造成業(yè)務(wù)上的風(fēng)險的主要原因是：業(yè)務(wù)人員需求不完整軟件供應(yīng)商人員不了解需求需求頻繁變更防范措施：為避免這些風(fēng)險，我們選擇具有高度知名品牌、 實力雄厚、擁有規(guī)范實施體系的供應(yīng)商， 用友公司是國內(nèi)最大的管理軟件供應(yīng)商，協(xié)同OA的市場占有率第一，利用該公司具有的實施協(xié)同OA系統(tǒng)的經(jīng)驗幫助我們來規(guī)避上述風(fēng)險，同時通過培訓(xùn)，在企業(yè)內(nèi)部可以引導(dǎo)業(yè)務(wù)人員正確、有效的利用該系統(tǒng)。8.2項目實施的風(fēng)險項目頻頻延期，乃

12、至整個項目的失敗防范項目實施中的風(fēng)險我們需要采用專業(yè)的項目管理理論和方法在項目中，我們可借鑒采用專業(yè)項目管理工具來實現(xiàn)項目管理，可以幫助我們沉淀項目管理過程中的文檔，當(dāng)我們項目結(jié)束后，將成為xxx信息化建設(shè)項目的一個重要知識庫，供后續(xù)項目借鑒。也即是說，在項目管理過程中，我們的項目成員將親歷一個 知識管理與沉淀的過程并使得這個過程中產(chǎn)生的企業(yè)知識可供我們后續(xù)項目所用。8.3技術(shù)上的風(fēng)險與防范在技術(shù)上面的風(fēng)險主要有以下一些方面需要考慮：(1)數(shù)據(jù)獲取與處理方面技術(shù)方面要考慮的原則是：第一，采用的技術(shù)要符合國際標準，遵循標準可以從系統(tǒng)架構(gòu)上做好質(zhì)量把關(guān)；第二，系統(tǒng)設(shè)計要考慮到可擴展性，以便在需要的時候可以較方便的升級或擴展功能，從而保障系統(tǒng)的前期投入；第三，系統(tǒng)設(shè)計要考慮到數(shù)據(jù)安全性；第四，要考慮到可集成性，便于和其他軟件系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)與協(xié)作。防范措施：通過選擇適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)品和技術(shù)及有經(jīng)驗的軟件商，在很大程度上可以避免技術(shù)風(fēng)險。基于這方面考慮，協(xié)同 OA系統(tǒng)的建設(shè)我們采用 MYSQ關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，以適應(yīng) 大量的數(shù)據(jù)處理及滿足集成擴展性。另外在中間層采用免費的TOMCAT應(yīng)用組件,在確保應(yīng)用的同時減低投入成本。(2)產(chǎn)品平臺上的風(fēng)險產(chǎn)品平臺若有致命的不可彌補的缺陷，必將造成應(yīng)用系統(tǒng)的先天不足，從而造成 本次系統(tǒng)的技術(shù)風(fēng)險。防范措施：基于