專題講座資料（2021-2022年）公司組織結(jié)構(gòu)與部門職能

1、XXXX公司組織結(jié)構(gòu)與部門職能一、基本概念和原則：組織結(jié)構(gòu)是為有效地實現(xiàn)企業(yè)的工作目標(biāo)、完成任務(wù)、贏得效益，在機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)、職權(quán)等方面確立的分工與協(xié)作體系。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、部門職能與工作崗位的設(shè)置和職責(zé)的確定，是企業(yè)管理體系建設(shè)與調(diào)整的基礎(chǔ)，關(guān)系到企業(yè)運(yùn)作的效率和整體成本，需要根據(jù)企業(yè)所在的市場環(huán)境、效益業(yè)務(wù)內(nèi)容、顧客的需求和企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)來科學(xué)地分析和設(shè)計。企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計主要圍繞效益、目標(biāo)、任務(wù)、流程和效率來進(jìn)行，每個部門職能的設(shè)計主要圍繞功能、責(zé)任和權(quán)力來進(jìn)行。每個企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)都有它的一些特征，組織結(jié)構(gòu)的特征信息就是企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的具體表現(xiàn)，主要有以下因素：專門化程度（職責(zé)與分工的程

2、度），組織層次（最高到最低），管理幅度（主管的下屬的人數(shù)），集權(quán)水平（集權(quán)或分權(quán)的程度），正規(guī)化（書面文件的數(shù)量），標(biāo)準(zhǔn)化（工作方法統(tǒng)一的程度），復(fù)雜性（組織內(nèi)各部門的數(shù)量及協(xié)調(diào)的難度），職業(yè)化（員工的教育與職業(yè)水平），人事比例（具體的人員分布比例）。現(xiàn)代企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)有多種類型，常見的有以下部分：Ø 職能結(jié)構(gòu)最基本的常見結(jié)構(gòu)，根據(jù)主要職能活動設(shè)定。優(yōu)點(diǎn)是相同專業(yè)人員共同工作，易形成專業(yè)規(guī)模；缺點(diǎn)是部門協(xié)調(diào)與適應(yīng)能力不好。Ø 分部結(jié)構(gòu)根據(jù)產(chǎn)品、地理位置或客戶群體而設(shè)置。優(yōu)點(diǎn)是有利于提高競爭力，缺點(diǎn)是失去規(guī)模效應(yīng)。Ø 矩陣結(jié)構(gòu)職能與分布結(jié)構(gòu)的融會貫通。優(yōu)點(diǎn)是便于靈活

3、配備資源，缺點(diǎn)是雙重職權(quán)容易引起矛盾與混亂，適應(yīng)大企業(yè)。Ø 網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)由核心功能價值中心和多個外部專業(yè)服務(wù)組織構(gòu)成。優(yōu)點(diǎn)是精干靈活，缺點(diǎn)是對外界依賴性高，難以控制。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計有三個關(guān)鍵要素：正式報告關(guān)系組織的層次和管理的幅度；個體組成部門和部門組成整個組織的方法；各組織要素間有效溝通、協(xié)調(diào)和整合的手段。對于中小企業(yè)而言，企業(yè)管理體系建設(shè)的目標(biāo)是順暢而不是健全。要建立一個順暢的企業(yè)經(jīng)營管理組織系統(tǒng)，在進(jìn)行企業(yè)的組織設(shè)計時，必須遵循以下一些基本原則：1、 以效益為中心：在部門設(shè)置和工作責(zé)任、流程的建立上，都要圍繞著企業(yè)的效益。這個效益不僅是現(xiàn)在的，而且應(yīng)該包括明天的。對于工作密切相

4、關(guān)的職能，要盡量組合在一個部門，減少部門之間的摩擦造成的效率損耗和效益衰減。2、 任務(wù)、目標(biāo)明確：任務(wù)、目標(biāo)明確的原則是指企業(yè)組織為了更好地贏得效益、實現(xiàn)企業(yè)的總體目標(biāo)，要把每一個部門和員工的力量集中起來，形成一個整體，而且使各自明確自己的任務(wù)，圍繞企業(yè)的總目標(biāo)運(yùn)轉(zhuǎn)，從而保障效率和效益。每一個部門及崗位，都與特定的任務(wù)、目標(biāo)有關(guān)，否則就沒有存在的價值。任務(wù)、目標(biāo)原則要求組織設(shè)計要以工作為中心，因事設(shè)機(jī)構(gòu)、設(shè)職務(wù)、配人員，做到人與事的合理組合。3、 管理幅度和層次合理：管理幅度也稱管理跨度，是指一個人能直接高效地領(lǐng)導(dǎo)下屬人數(shù)的限度。要在保障效率和效益需要的前提下，力求減少管理層次，精簡管理機(jī)構(gòu)和

5、管理人員，充分發(fā)揮各級員工的積極性，使企業(yè)的運(yùn)作更順暢。4、 運(yùn)作相對封閉：組織系統(tǒng)內(nèi)的管理手段和工具（機(jī)構(gòu)、制度、人和信息）必須構(gòu)成一個連續(xù)封閉的循環(huán)回路，才能形成有效的管理運(yùn)動，才能自如地吸收、加工和運(yùn)作。封閉不是呆板，有效的管理必須依靠反饋原理，動態(tài)地不斷反饋，不斷地調(diào)整封閉的系統(tǒng)。5、 統(tǒng)一指揮、分級管理：指命令的統(tǒng)一，指揮的統(tǒng)一和垂直性。從最上層到最基層的等級鏈不能中斷，在正常情況下要避免多頭領(lǐng)導(dǎo)和越級指揮。部分職能部門是參謀機(jī)構(gòu)，有建議、監(jiān)督之權(quán)，無權(quán)下達(dá)工作指令，這在部門職能的設(shè)計中要明確界定。6、 相對平衡：平衡是相對的，暫時的，不平衡是絕對的。企業(yè)管理的組織職能，要根據(jù)變化了

6、的情況，及時采取措施，調(diào)整組織，組成新的平衡。只有這樣才可以發(fā)揮最佳的管理效能。二、XXXX公司的組織結(jié)構(gòu)與部門設(shè)置組織設(shè)計過程中需要明確的關(guān)鍵問題是：企業(yè)的經(jīng)營效益來源于哪里？企業(yè)最重要的價值體現(xiàn)在哪里？為實現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)，應(yīng)在哪些方面保持高度的優(yōu)勢和力量？哪些方面的效率直接影響企業(yè)的營運(yùn)成果？哪些地方是企業(yè)的命脈和弱點(diǎn)？根據(jù)鸞翔公司的實際情況和近期的發(fā)展目標(biāo)，對上述問題的答案如下：1. 企業(yè)的經(jīng)營效益來源于哪里？鸞翔公司的經(jīng)營效益，主要來源于三個方面：一是代理產(chǎn)品的渠道銷售業(yè)務(wù)；二是各售點(diǎn)和展銷廳的零售業(yè)務(wù)；三是老客戶和大客戶增值銷售業(yè)務(wù)。其中，第一項屬于既有的優(yōu)勢項目，第二項屬于正在有效地

7、提升的項目，第三項屬于逐步啟動和提升的項目。2. 企業(yè)最重要的價值體現(xiàn)在哪里？鸞翔公司作為一個IT產(chǎn)品銷售服務(wù)企業(yè)，沒有自身的產(chǎn)品，也沒有專業(yè)開發(fā)力量，專業(yè)水平較高的技術(shù)服務(wù)力量也缺乏，其價值的體現(xiàn)，只能是高質(zhì)量的銷售服務(wù)和系統(tǒng)集成的技術(shù)增值服務(wù)。3. 為實現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)，應(yīng)在哪些方面保持高度的優(yōu)勢和力量？由于IT業(yè)變化太快，鸞翔公司目前還沒有確定長期戰(zhàn)略目標(biāo)。目前的目標(biāo)就是穩(wěn)定提升代理產(chǎn)品的渠道銷售業(yè)務(wù)、穩(wěn)健而快速地提升零售業(yè)務(wù)、穩(wěn)健而有效地提升增值銷售業(yè)務(wù)。要實現(xiàn)這些目標(biāo)，應(yīng)該在銷售人員團(tuán)隊的素質(zhì)建設(shè)、銷售服務(wù)運(yùn)作和管理的效率、與供應(yīng)商的關(guān)系等方面保持優(yōu)勢和力量。4. 哪些方面的效率直接影響

8、企業(yè)的營運(yùn)成果？根據(jù)調(diào)查反饋和分析，目前而言，直接影響公司營運(yùn)的效率因素主要是產(chǎn)品種類、銷售人員的專業(yè)水平、銷售過程中說服顧客的效率、配合銷售的產(chǎn)品采購及技術(shù)服務(wù)的質(zhì)量與效率、產(chǎn)品知識與市場信息傳播的效率、銷售過程技術(shù)服務(wù)的效率等方面。5. 哪些地方是企業(yè)的命脈和弱點(diǎn)？對于鸞翔公司而言，命脈和弱點(diǎn)是以銷售業(yè)務(wù)為中心的各項職能的協(xié)調(diào)與管理。根據(jù)前面的基本概念、原則和對上述關(guān)鍵問題的認(rèn)識，可以確定鸞翔公司組織結(jié)構(gòu)與部門設(shè)置的要素。由于鸞翔公司目前屬于小型銷售服務(wù)型企業(yè)，業(yè)務(wù)特色明顯，分工具體，工作環(huán)境相對集中，采用以公司的三大效益項目（產(chǎn)品代理、產(chǎn)品零售、老客戶維護(hù)和銷售）為中心的職能結(jié)構(gòu)。為了彌

9、補(bǔ)弱點(diǎn)、提高對公司營運(yùn)成果有直接影響的各項工作的效率，需要在兼顧各效益職能需求的基礎(chǔ)上將有關(guān)職能以效益為中心進(jìn)行融合，尤其是對零售領(lǐng)域的主要品種。由于筆記本電腦、投影機(jī)、數(shù)碼相機(jī)三類產(chǎn)品的產(chǎn)品特色和市場特色相差較大、且各自的品種多、變化快、顧客對服務(wù)的專業(yè)水平要求高、銷售難度大、各職能之間協(xié)作效率要求高，采用混合銷售、技術(shù)服務(wù)和采購職能獨(dú)立運(yùn)作的模式難以取得良好的業(yè)績，分成專業(yè)的產(chǎn)品銷售部門來整合運(yùn)作的效率和效益更好。具體來看，鸞翔公司的部門設(shè)置如下：² 渠道部：負(fù)責(zé)代理產(chǎn)品的渠道分銷及相應(yīng)的服務(wù)。² 客戶部：負(fù)責(zé)對老顧客的后續(xù)追蹤服務(wù)和信息管理，負(fù)責(zé)廣告宣傳和配套來的銷售

10、，負(fù)責(zé)對大客戶的增值銷售及相應(yīng)的服務(wù)，負(fù)責(zé)新型銷售服務(wù)模式的探索和實踐。² 筆記本電腦銷售部：負(fù)責(zé)對筆記本電腦及外設(shè)和配件的零售業(yè)務(wù)進(jìn)行整合運(yùn)作和管理。² 投影機(jī)銷售部：負(fù)責(zé)對投影機(jī)及關(guān)聯(lián)物品的零售業(yè)務(wù)進(jìn)行整合運(yùn)作和管理。² 數(shù)碼產(chǎn)品銷售部：負(fù)責(zé)對數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)及其他數(shù)碼產(chǎn)品的零售業(yè)務(wù)進(jìn)行整合運(yùn)作和管理。² 物流管理部：負(fù)責(zé)對商品的進(jìn)出進(jìn)行規(guī)范的管理和執(zhí)行。² 財務(wù)部：負(fù)責(zé)對貨款、各項費(fèi)用、員工薪酬進(jìn)行管理和執(zhí)行。² 行政人事部：負(fù)責(zé)對公司的各項行政人事工作進(jìn)行管理和執(zhí)行。根據(jù)上述內(nèi)容和鸞翔公司的崗位設(shè)置現(xiàn)狀，確定鸞翔公司當(dāng)前的

11、組織結(jié)構(gòu)如下圖所示：總 經(jīng) 理副總經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理助理數(shù)碼產(chǎn)品銷售部投影機(jī)銷售部筆記本電腦銷售部客戶部渠道部物流管理部財務(wù)部行政人事部其中，副總經(jīng)理是助理型的，協(xié)助總經(jīng)理對公司進(jìn)行日常管理，同時兼任公司的產(chǎn)品總監(jiān)，有特定的工作重心與重點(diǎn)供應(yīng)商建立良好的協(xié)作關(guān)系。兩個總經(jīng)理助理是職能型的，一個負(fù)責(zé)渠道部和客戶部，一個負(fù)責(zé)筆記本電腦銷售部，同時配合總經(jīng)理和副總經(jīng)理的日常工作，承擔(dān)管理值班的責(zé)任。三、XXXX公司的部門職能與崗位設(shè)置（一）、行政人事部ü 行政人事部的工作職能：行政人事部是公司的行政、人力資源、后勤等領(lǐng)域的管理和服務(wù)部門，基本職能如下：1. 以公司的經(jīng)營管理理念為基準(zhǔn)，制

12、定和實施各項行政、人力資源、后勤保障的管理制度和規(guī)范，保障公司日常工作順利運(yùn)作。2. 根據(jù)國家相關(guān)法規(guī)，規(guī)范和實施公司的人事行政、后勤福利及社會保障的管理工作。3. 根據(jù)相應(yīng)的管理制度對員工的進(jìn)行工作考勤和紀(jì)律管理。4. 根據(jù)公司的需要組織和實施人力資源管理（招聘、選擇、考核、培訓(xùn)、職位調(diào)整、激勵、處罰），保障公司的人力資源適應(yīng)公司的發(fā)展需要。5. 公司工作環(huán)境的管理、清潔、清理、整頓與維護(hù)。6. 公司客戶、客人的禮儀接待與服務(wù)。7. 導(dǎo)購人員的管理。8. 公用辦公設(shè)備和工作用品的制作、采購、發(fā)放、管理與維護(hù)，保障公司工作的正常需要。9. 公司車輛的管理與維護(hù)，保障公司業(yè)務(wù)與辦公交通運(yùn)輸?shù)恼?/p>

13、需要。10. 公司業(yè)務(wù)與辦公會議、交流活動的管理。11. 公司辦公信息、文件資料的管理（擬訂、發(fā)布、歸檔、反饋）。12. 公司業(yè)務(wù)與辦公所需要的交通、通訊、證明等事項的管理與安排。13. 公司工作期間的午餐、集體文化娛樂活動的組織、實施與管理。14. 履行公司需要而不屬于其他部門職能的各項職能，對其他部門提供必要的支持和配合。ü 行政人事部的工作崗位設(shè)置：經(jīng)理、行政文員、內(nèi)勤員。（外勤員）（二）、財務(wù)部ü 財務(wù)部的工作職能：財務(wù)部是公司的財務(wù)管理與資產(chǎn)運(yùn)作管理的部門，基本的工作職能如下：1. 以國家的財稅管理法規(guī)為基礎(chǔ)，建立和優(yōu)化公司的財務(wù)管理制度，并主持財務(wù)管理制度的實施

14、與管理。2. 對銷售業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)控和管理，杜絕違規(guī)現(xiàn)象，防止上當(dāng)受騙。3. 做好公司的成本核算與復(fù)核工作，及時分析和反映公司的財務(wù)狀況和財務(wù)計劃的執(zhí)行情況，預(yù)防和化解公司的財務(wù)風(fēng)險。4. 根據(jù)相應(yīng)制度，監(jiān)督和控制產(chǎn)品采購的成本和金額，保障周轉(zhuǎn)資金的需求，預(yù)防失控。5. 對公司的各項資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)計管理，保障公司資產(chǎn)的清晰明確。6. 按時向公司領(lǐng)導(dǎo)提交財務(wù)報告，提醒和督促銷售部門及時收回貨款，根據(jù)合同和領(lǐng)導(dǎo)安排辦理貨款支付手續(xù)。7. 根據(jù)公司的實際狀況和需要制定財務(wù)收支計劃，合理安排使用資金，做好資金的籌措和使用管理，從資金上保障公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。8. 根據(jù)相應(yīng)的管理規(guī)定，對員工的薪酬、獎勵和處罰進(jìn)行核

15、算和發(fā)放。9. 根據(jù)稅務(wù)管理部門的有關(guān)規(guī)定，做好各項稅款的核算及上繳工作，保障公司依法納稅。ü 財務(wù)部的工作崗位設(shè)置：經(jīng)理、會計、出納。（核算員）（三）、物流管理部ü 物流管理部的工作職能：物流管理部是對公司的商品流通和儲存進(jìn)行管理的部門，基本的工作職能如下：1. 根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定，接受和保管渠道部采購的產(chǎn)品。2. 對接受的產(chǎn)品進(jìn)行整理與保存，確保各類物資在儲存環(huán)境中處于受控狀態(tài)，數(shù)量不出現(xiàn)偏差，質(zhì)量不受到傷害，安全正常。3. 根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定，配合客戶部和各產(chǎn)品銷售部的銷售工作，交付銷售出的產(chǎn)品，確保準(zhǔn)確無誤。4. 負(fù)責(zé)大宗產(chǎn)品運(yùn)輸?shù)陌才排c管理，確保產(chǎn)品安全準(zhǔn)時發(fā)往目

16、的地。5. 按時清理庫存和樣機(jī)信息，向公司領(lǐng)導(dǎo)提交信息，預(yù)防隱患。6. 樣機(jī)出入的管理，展銷廳樣機(jī)的安全管理。ü 物流管理部的工作崗位設(shè)置：經(jīng)理、物流管理員、展銷廳管理員。（四）、渠道部ü 渠道部的工作職能：渠道部是公司的面向零售商銷售代理產(chǎn)品的部門，基本工作職能如下：1. 維護(hù)和提升公司與廠商及總代理商的合作關(guān)系，贏得他們的有效支持。2. 根據(jù)市場形勢和公司狀況，及時采購適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)品。3. 維護(hù)和提升公司與經(jīng)銷商的合作關(guān)系，根據(jù)他們的需要及時提供適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)品。4. 根據(jù)合同或慣例，及時收回公司的貨款，按時向供應(yīng)商支付貨款。5. 根據(jù)公司的業(yè)務(wù)特征和市場發(fā)展趨勢，尋求新的商務(wù)機(jī)

17、遇和商務(wù)伙伴。6. 及時向公司的其他銷售部門提供產(chǎn)品信息，促進(jìn)代理產(chǎn)品的銷售。ü 渠道部的工作崗位設(shè)置：經(jīng)理、業(yè)務(wù)經(jīng)理。（五）、客戶部ü 客戶部的工作職能：客戶部是對公司老客戶提供服務(wù)、開展廣告宣傳、探索新型銷售模式、開展系統(tǒng)集成和增值服務(wù)的部門，基本工作職能如下：1. 對老客戶進(jìn)行追蹤服務(wù)，加深老客戶對公司的信任。2. 根據(jù)老客戶的需要，提供技術(shù)、產(chǎn)品和市場咨詢及銷售服務(wù)。3. 根據(jù)公司的需要，開展適當(dāng)?shù)膹V告宣傳，對反饋信息進(jìn)行接受、處理和追蹤服務(wù)。4. 建設(shè)、維護(hù)和提升公司的網(wǎng)站，探索有效的網(wǎng)絡(luò)銷售服務(wù)模式。5. 關(guān)注市場和技術(shù)發(fā)展，以老客戶為基礎(chǔ)，積極探索系統(tǒng)集成和增

18、值服務(wù)。ü 客戶部的工作崗位設(shè)置：經(jīng)理、業(yè)務(wù)經(jīng)理、技術(shù)工程師。（六）、筆記本電腦銷售部ü 筆記本電腦銷售部的工作職能：筆記本電腦銷售部是負(fù)責(zé)對筆記本電腦及外設(shè)和配件的零售業(yè)務(wù)進(jìn)行整合運(yùn)作和管理的部門，基本工作職能如下：1. 確定樣機(jī)的品種，對零售現(xiàn)場進(jìn)行布置和管理。2. 接待咨詢與購買筆記本電腦及相關(guān)物品的顧客，向他們介紹有關(guān)的產(chǎn)品、市場和技術(shù)知識，推薦和銷售適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)品。3. 根據(jù)顧客的需求，采購適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)品。4. 向顧客提供適當(dāng)?shù)募夹g(shù)服務(wù)，包括產(chǎn)品檢測、基本軟件的安裝與設(shè)置。5. 根據(jù)國家法規(guī)，向顧客提供必要的售后服務(wù)。6. 建立、維護(hù)與提升與供應(yīng)商的合作關(guān)系，贏得他們的大力支持和配合。7. 向公司其他部門提供必要的技術(shù)支持和配合。8. 向公司其他部門提供必要的采購支持和配合。ü 筆記本電腦銷售部的工作崗位設(shè)置：經(jīng)理、供應(yīng)副經(jīng)理、技術(shù)副經(jīng)理、銷售代表、技術(shù)工程師、采購員、導(dǎo)購員。（銷售助理）（七）、投影機(jī)銷售部ü 投影機(jī)銷售部的工作職能：投影機(jī)銷售部是負(fù)責(zé)對投影機(jī)及關(guān)聯(lián)物品的零售業(yè)務(wù)進(jìn)行整合