新版OA經(jīng)銷商運(yùn)輸委托書操作指南

1、新版OA經(jīng)銷商運(yùn)輸委托書操作指南1目的：與舊版經(jīng)銷商運(yùn)輸委托書相比，新版經(jīng)銷商委托書增加了經(jīng)銷商從江西提貨的江西物流部操作環(huán)節(jié)；做到客戶從廣東省內(nèi)基地倉庫無需憑借提貨單即可提貨，且可使倉庫提前揀配從而使客戶車輛能夠快速地實(shí)現(xiàn)裝車及發(fā)車；2適用范圍：經(jīng)銷商從物流部下屬各中心倉提貨的訂單運(yùn)輸委托；經(jīng)銷商從山東生產(chǎn)基地提貨的訂單運(yùn)輸委托；經(jīng)銷商從江西生產(chǎn)基地提貨的訂單運(yùn)輸委托；經(jīng)銷商從廣東生產(chǎn)基地提貨的訂單運(yùn)輸委托；3經(jīng)銷商操作流程：從中心倉提貨從江西提貨從廣東提貨，填寫委托書從山東提貨山東物流部委托內(nèi)容不合格，退回經(jīng)銷商打印提單，給司機(jī)提單 石灣物流部委托內(nèi)容不合格，退回江西物流部委托內(nèi)容不合格，

2、退回打印提單，給司機(jī)提單 各中心倉倉庫發(fā)貨委托內(nèi)容不合格，退回打印提單，給司機(jī)提單 倉庫發(fā)貨倉庫發(fā)貨經(jīng)銷商按倉庫，分別創(chuàng)建裝載計(jì)劃號(hào)提交至填寫提貨日期石灣物流部倉庫發(fā)貨提交相關(guān)倉庫若委托內(nèi)容需修改，則在備注欄填寫OA歸檔 OA 上歸檔OA歸檔 OA歸檔 4 新版經(jīng)銷商運(yùn)輸委托書操作步驟詳解：4.1 經(jīng)銷商發(fā)起“運(yùn)輸委托書”，填寫運(yùn)輸委托內(nèi)容； 經(jīng)銷商登陸東鵬辦公自動(dòng)化系統(tǒng)即OA系統(tǒng)，輸入用戶名及密碼，見圖1：點(diǎn)擊“企業(yè)流程”中的“經(jīng)銷商運(yùn)輸委托書1”后，點(diǎn)擊“流程啟動(dòng)”，再點(diǎn)擊“經(jīng)銷商運(yùn)輸委托書” ；見圖2： 進(jìn)入到“經(jīng)銷商運(yùn)輸委托書”填寫界面，見圖3：.1委托書填寫要點(diǎn)說明：.1.1 “填寫

3、反饋信息”欄以上為經(jīng)銷商發(fā)起委托書時(shí)的所需填寫內(nèi)容，且為必填項(xiàng)；.1.2 經(jīng)銷商應(yīng)保證錄入委托內(nèi)容的準(zhǔn)確性，尤其是訂單的正確性，確保訂單是完整無誤的，是可被物流部所創(chuàng)建成提貨單號(hào)的，避免造成各物流部或中心倉的無效操作；針對訂單來說，經(jīng)銷商自主在網(wǎng)上商店上的“已留貨未發(fā)貨”報(bào)表中檢查已留貨產(chǎn)品和數(shù)量，才能確保提貨單的有效生成；見圖4：.1.3 新版委托書中的提貨地點(diǎn)有“山東、江西、廣東、中心倉”四個(gè)選擇；一份委托書中所含訂單的庫存地點(diǎn)只能是其中任一處，不能同時(shí)有兩個(gè)以上庫存地點(diǎn)的訂單存在；見圖5： 經(jīng)銷商填寫委托書完畢，點(diǎn)擊“處理文檔”進(jìn)行提交；見圖6：新版委托書取消了單證部審核訂單的環(huán)節(jié)，改由

4、經(jīng)銷商根據(jù)訂單庫存地點(diǎn)的不同，選擇提交至不同的物流部或各中心倉進(jìn)行審核、處理訂單及安排運(yùn)輸；.1經(jīng)銷商在山東、江西或各中心倉進(jìn)行提貨時(shí)；如提貨地點(diǎn)為山東時(shí)，選擇“山東運(yùn)輸物流員”進(jìn)行提交，見圖7：如提貨地點(diǎn)為江西時(shí)，選擇“江西運(yùn)輸物流員”進(jìn)行提交，見圖8：如提貨地點(diǎn)為某中心倉時(shí)，選擇某“中心倉”進(jìn)行提交，見圖9：.1.2 選擇“江西或山東或各中心倉”進(jìn)行提交時(shí)，經(jīng)銷商提貨方式與以往相同，即指定承運(yùn)司機(jī)在江西、山東物流部領(lǐng)取提貨單后，憑提單到倉庫提貨裝車；或司機(jī)直接到各中心倉進(jìn)行裝車；.1.3 “江西或山東或各中心倉”在收到經(jīng)銷商提交的運(yùn)輸委托書后，會(huì)對委托內(nèi)容進(jìn)行審核，若委托內(nèi)容存疑，則將委托

5、書退回至經(jīng)銷商處，經(jīng)銷商將在“待審批文件”中看到“標(biāo)題”例：為“20090054”（委托書流水號(hào)），“當(dāng)前環(huán)節(jié)”為“填寫運(yùn)輸委托書”的一個(gè)待審批文件，意為“江西或山東或各中心倉”要求經(jīng)銷商修改委托書；見圖10：.1.4 經(jīng)銷商點(diǎn)擊標(biāo)題“20090054”，進(jìn)入委托書填寫界面，點(diǎn)擊右上角“流轉(zhuǎn)記錄”，見圖11：可在“文檔流轉(zhuǎn)記錄”欄內(nèi)看到，“江西或山東或各中心倉”在退回委托書時(shí)的辦理意見；見圖12：.1.5 經(jīng)銷商根據(jù)“辦理意見”進(jìn)行委托書修改后，重新將委托書進(jìn)行提交；.1.6 “江西或山東或各中心倉”確認(rèn)委托書無誤及訂單正確后，進(jìn)行提單打印； .1.6.1 “江西或山東物流部”在打印提單后，經(jīng)

6、銷商將會(huì)在“經(jīng)辦文件”中看到此份委托書的“當(dāng)前環(huán)節(jié)”為“填寫領(lǐng)單人”；見圖13：.1.6.2 “江西或山東物流部”在承運(yùn)司機(jī)領(lǐng)取提貨單后，將會(huì)將此委托書歸檔；此時(shí)經(jīng)銷商將會(huì)在“已辦結(jié)文件”中看到例：“標(biāo)題”為“20090054”（委托書流水號(hào)），狀態(tài)為“已存檔”；見圖14：.1.6.3 經(jīng)銷商點(diǎn)擊此“標(biāo)題”，可進(jìn)入此已處理完畢的委托書界面；可了解具體由“誰領(lǐng)取提貨單”或“承運(yùn)商”或“承運(yùn)商電話”等信息（以山東物流部填寫內(nèi)容為例）；見圖15：.2 經(jīng)銷商在廣東基地倉提貨時(shí)；概括說明：提貨司機(jī)將無需憑提貨單在倉庫提貨，而是到達(dá)倉庫后，向倉庫申報(bào)“裝載計(jì)劃號(hào)”，倉庫將核對提貨司機(jī)是否與石灣物流部依據(jù)

7、委托書內(nèi)容而在SAP系統(tǒng)中錄入的信息一致，以確定是否向其發(fā)貨；.2.1 廣東基地倉倉庫涵蓋“清遠(yuǎn)倉、新美順倉、潔具倉、東棚倉、大江倉、七號(hào)倉”六個(gè)倉庫，經(jīng)銷商可將庫存地點(diǎn)為以上六個(gè)倉庫的多個(gè)訂單填寫在一份運(yùn)輸委托書中；且潔具類或瓷磚類的訂單不必區(qū)分，而可填寫在同一運(yùn)輸委托書中；.2.2 經(jīng)銷商填寫運(yùn)輸委托書時(shí)選擇提貨地點(diǎn)為“廣東”，見圖16：選擇“石灣運(yùn)輸物流員”進(jìn)行提交；見圖17：.2.3 “石灣物流部”在收到經(jīng)銷商提交的運(yùn)輸委托書后，將對委托內(nèi)容進(jìn)行審核，若委托內(nèi)容存疑，則將委托書退回至經(jīng)銷商處，經(jīng)銷商將在“待審批文件”中看到“標(biāo)題”例：為“20090055”（委托書流水號(hào)），“當(dāng)前環(huán)節(jié)”

8、為“填寫運(yùn)輸委托書”的一個(gè)待審批文件，意為“石灣物流部”要求經(jīng)銷商修改委托書；見圖18：.2.4 經(jīng)銷商根據(jù)“辦理意見”（參照4.1.5.1.4步驟）進(jìn)行委托書修改后，重新將委托書進(jìn)行提交至“石灣運(yùn)輸物流員”；.2.5石灣運(yùn)輸物流員確認(rèn)委托書內(nèi)容無誤后，當(dāng)該委托書要求為經(jīng)銷商自提時(shí)，即經(jīng)銷商自己安排車輛運(yùn)輸，物流員會(huì)根據(jù)訂單號(hào)創(chuàng)建“裝載計(jì)劃號(hào)”（相當(dāng)于提貨單號(hào)）并將委托書提交至經(jīng)銷商處，要求經(jīng)銷商填寫“經(jīng)銷商確認(rèn)提貨日期”；經(jīng)銷商將會(huì)在“待審批文件”中看到“標(biāo)題”例為“2009055”，“當(dāng)前環(huán)節(jié)”為“經(jīng)銷商確認(rèn)提貨日期”的委托書一份；見圖19：.2.6經(jīng)銷商點(diǎn)擊進(jìn)入委托書界面后，可看到“東鵬

9、倉、清遠(yuǎn)倉”等六個(gè)倉庫對應(yīng)的空白欄位內(nèi)填寫的數(shù)字即為“石灣運(yùn)輸物流員”創(chuàng)建的“裝載計(jì)劃號(hào)”，經(jīng)銷商需填寫準(zhǔn)確的“預(yù)計(jì)提貨日期”，且當(dāng)委托內(nèi)容需修改時(shí)，經(jīng)銷商可在備注欄中進(jìn)行最后更改；見圖20； 經(jīng)銷商填點(diǎn)擊“處理文檔”后將委托書提交至“石灣運(yùn)輸物員”；見圖21：.2.7 石灣運(yùn)輸物流員將根據(jù)經(jīng)銷商確認(rèn)的“經(jīng)銷商預(yù)計(jì)提貨日期”，選擇在“提貨日期”前一天，將委托書信息發(fā)送至倉庫并歸檔，以通知倉庫做提前揀配；.2.8 當(dāng)該委托書要求為東鵬物流代辦運(yùn)輸時(shí)，石灣運(yùn)輸物流員確認(rèn)委托書內(nèi)容無誤后，在創(chuàng)建“裝載計(jì)劃號(hào)”后將運(yùn)輸信息通報(bào)給東鵬承運(yùn)商，承運(yùn)商的運(yùn)輸信息滿足經(jīng)銷商要求后，物流員會(huì)將委托書發(fā)送至承運(yùn)商

10、處要求承運(yùn)商確認(rèn)承運(yùn)；經(jīng)銷商將在“待審批文件”中，看到“當(dāng)前環(huán)節(jié)”為“東鵬承運(yùn)商提貨日期”的運(yùn)輸委托書；見圖22：.2.9 當(dāng)承運(yùn)商確認(rèn)了承運(yùn)信息后，經(jīng)銷商將在“待審批文件”中，看到“當(dāng)前環(huán)節(jié)”為“石灣物流員提交倉庫1”的委托書，例見圖23：點(diǎn)擊進(jìn)入，經(jīng)銷商可看到承運(yùn)商或物流員輸入的確認(rèn)承運(yùn)信息，見例見圖24： .2.9若經(jīng)銷商認(rèn)可該承運(yùn)商后，石灣運(yùn)輸物流員選擇相應(yīng)倉庫后將委托書歸檔，經(jīng)銷商點(diǎn)擊“已辦結(jié)文件”，“標(biāo)題”例為“2009103”的委托書，見圖25：經(jīng)銷商也將收到系統(tǒng)發(fā)送的“標(biāo)題”為“20090103”的郵件通知，點(diǎn)擊后也可進(jìn)入到該委托書界面進(jìn)行查看；見圖17：經(jīng)銷商廣東省內(nèi)倉庫提貨

11、（取消提貨單方式）重點(diǎn)說明：.1 經(jīng)銷商在將委托書提交至石灣運(yùn)輸物流員后，收到的“待審批文件”（或“待辦事宜”）所表述的“當(dāng)前環(huán)節(jié)”分為“填寫運(yùn)輸委托書”及“經(jīng)銷商確認(rèn)提貨日期”兩種情況，前者為石灣物流部因委托書不合格將其退回至經(jīng)銷商處；后者為委托書合格，石灣物流部在處理后提交至經(jīng)銷商確認(rèn)“提貨日期”；.1.2經(jīng)銷商自提貨物時(shí)，石灣物流部只有收到經(jīng)銷商提交確認(rèn)的“經(jīng)銷商預(yù)計(jì)提貨日期”時(shí)，石灣物流部才根據(jù)“提貨日期”，提前一天將委托書信息通知廣東各倉庫作提前揀配；若經(jīng)銷商有臨時(shí)安排的運(yùn)輸車輛，需在提貨當(dāng)天17：30前將委托書中發(fā)送至石灣物流部；超過17：30分后才通知石灣物流部的，車輛將無法在廣

12、東各基地倉進(jìn)行提貨； .1.3 經(jīng)銷商在每日17：30分后需要對提貨人信息進(jìn)行調(diào)整的，倉庫調(diào)度員將根據(jù)情況及時(shí)聯(lián)系新版經(jīng)銷商運(yùn)輸委托書中的“聯(lián)系人”，并根據(jù)聯(lián)系人的確認(rèn)指令安排發(fā)貨；經(jīng)銷商務(wù)必保證填寫的“聯(lián)系人”及“聯(lián)系電話”的準(zhǔn)確可靠；.1.4經(jīng)銷商必須準(zhǔn)確通知承運(yùn)司機(jī)具體的提貨倉庫及相對應(yīng)的裝載計(jì)劃號(hào)；承運(yùn)司機(jī)在到達(dá)倉庫后，須向發(fā)貨臺(tái)申報(bào)裝載計(jì)劃號(hào)，及出示有效證件；倉庫將根據(jù)系統(tǒng)信息核對無誤后為其裝車；倉庫發(fā)貨完畢，打印“發(fā)貨清單”交于司機(jī)簽收；發(fā)貨清單將作為倉庫與司機(jī)、司機(jī)與貨主交接的憑證；.1.5 由于廣東基地倉都是按照經(jīng)銷商填寫的確認(rèn)提貨日期做的提前揀配工作，經(jīng)銷商的延遲提貨都可能造

13、成倉庫待發(fā)區(qū)的擁擠，從而影響其他經(jīng)銷商的正常備貨；因此經(jīng)銷商確系特殊原因，需推后提貨日期的，應(yīng)及時(shí)向石灣物流部報(bào)備說明，且延誤時(shí)間不得超過1天；.1.6若已歸檔委托書中的提貨司機(jī)未能在倉庫提貨，或因某些原因造成該批貨物未能裝完的，經(jīng)銷商需重新填寫委托書，新委托書中需特別注明原委托書流水號(hào)及裝載計(jì)劃號(hào)；.1.7 特殊原因造成經(jīng)銷商臨時(shí)無法使用OA的，經(jīng)銷商可使用無紙化傳真將委托書發(fā)送至物流部營運(yùn)組；非特殊原因石灣物流部將不接受非OA傳遞的委托書。.2.10.1.8經(jīng)銷商必須確保發(fā)送給各物流部的訂單是在事先經(jīng)過單證部審核通過后，才填寫委托書，并發(fā)送給相關(guān)物流部的；避免造成各物流部將大量的時(shí)間消耗在

14、檢查訂單的有效性上，以至影響到各經(jīng)銷商的運(yùn)輸委托的處理速度。.2.11 經(jīng)銷商指定提貨司機(jī)在廣東基地倉庫提貨時(shí)的注意事項(xiàng)：.2.11.1 經(jīng)銷商延遲提貨造成擠占倉庫資源的，東鵬公司向客戶收取一定費(fèi)用；.2.11.1.1 經(jīng)銷商在發(fā)貨區(qū)位中的貨物堆放，超出“經(jīng)銷商預(yù)計(jì)提貨日期”1天的，東鵬公司將按天收取客戶的“倉租管理費(fèi)”.2.11.1.2 倉庫在經(jīng)銷商未能按預(yù)計(jì)提貨日期準(zhǔn)時(shí)提貨后的第三天起，對延遲提貨的經(jīng)銷商進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，每月將未能及時(shí)提貨的客戶名稱、貨物噸位（方數(shù)）、延誤提貨天數(shù)進(jìn)行匯總后提交至銷售單證部以收取經(jīng)銷商的“倉租管理費(fèi)”；.2.11.1.3 “倉租管理費(fèi)”的收取標(biāo)準(zhǔn)：陶瓷類倉庫應(yīng)為10元/噸/天；衛(wèi)浴類倉庫應(yīng)為10元/立方/天；- 發(fā)出揀配指令后倉庫已作揀配的，經(jīng)銷商又需要對提貨產(chǎn)品數(shù)量進(jìn)行變更的，因?yàn)樾枰獋}庫花費(fèi)資源將已揀配產(chǎn)品放置回倉庫，故東鵬公司也將對此行為進(jìn)行收費(fèi)；.2.11.2.1經(jīng)銷商在有需要修改已傳遞至石灣物流部委托書中的提貨數(shù)量時(shí)，首先要詢問物流部營運(yùn)組該批貨物是否已經(jīng)揀配，若尚未生成揀配單