辦公室部門(mén)職責(zé)說(shuō)明書(shū)

1、辦公室部門(mén)職責(zé)說(shuō)明書(shū)編號(hào)：YD/BG1基本資料:部門(mén)名稱(chēng)辦公室直接上級(jí)總經(jīng)理主要崗位主任、副主任、律師、秘書(shū)、信息管理員、保衛(wèi)干事、后勤管理員、檔案 管理員、文員管理權(quán)限協(xié)調(diào)各部門(mén)工作，行使公司日常行政管理權(quán)限。部門(mén)職能負(fù)責(zé)公司綜合管理、計(jì)劃制定與協(xié)調(diào)、行政文書(shū)、信息管理、法律事務(wù)、 企劃公關(guān)、治安保衛(wèi)、后勤保障等工作以及對(duì)子公司相關(guān)工作的檢查、指 導(dǎo)。2、主要職責(zé):1起草公司的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)。2、負(fù)責(zé)公司會(huì)議決議督辦、計(jì)劃落實(shí)和任務(wù)完成情況檢查等綜合管理工作和部門(mén)之間 關(guān)系協(xié)調(diào)。3、負(fù)責(zé)公司信息系統(tǒng)建設(shè)和信息管理工作。4、負(fù)責(zé)公司的公文處理、會(huì)務(wù)安排、檔案管理、公關(guān)接待。5、負(fù)

2、責(zé)公司的后勤保障工作、安全保衛(wèi)工作、房產(chǎn)管理工作。6、負(fù)責(zé)公司法律事務(wù)工作。7、負(fù)責(zé)公司的企劃宣傳工作。8參與子公司管理工作。3、主要工作內(nèi)容:1、協(xié)助總經(jīng)理室制定公司的年度工作計(jì)劃、 公司的基本規(guī)章制度和管理辦法，編寫(xiě)工作總結(jié)，制定公司行政管理方面的各項(xiàng)規(guī)章制度和本部門(mén)內(nèi)部的工作計(jì)劃、管理制度，經(jīng)總經(jīng)理審批后組織實(shí)施。2、及時(shí)與各部門(mén)溝通、協(xié)調(diào)，貫徹總經(jīng)理室的指示，做好上下聯(lián)系與溝通，做好各部門(mén)之間的綜合協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)各項(xiàng)工作計(jì)劃落實(shí)情況、任務(wù)完成情況的督辦和檢查。3、建設(shè)、維護(hù)信息系統(tǒng)，保障信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4、收集、整理、匯報(bào)公司的經(jīng)營(yíng)管理信息，并按照領(lǐng)導(dǎo)要求，對(duì)有關(guān)信息組織專(zhuān)項(xiàng)調(diào)查研究，

3、為領(lǐng)導(dǎo)研究工作和決策提供綜合信息資料，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。5、起草公司行政管理方面的公文、撰寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)講話稿，辦理公司公文的打印、收發(fā)、登記、傳閱、催辦工作。6、負(fù)責(zé)公司辦公例會(huì)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作會(huì)議以及各種專(zhuān)題會(huì)議的會(huì)務(wù)準(zhǔn)備、資料準(zhǔn)備,做好會(huì)議記錄和整理會(huì)議紀(jì)要，必要時(shí)行文下發(fā)，并貫徹、檢查會(huì)議精神的落實(shí)情況。7、負(fù)責(zé)并指導(dǎo)公司各類(lèi)公文、財(cái)務(wù)與技術(shù)檔案等資料的收集、整理、歸檔、立卷管理以及銷(xiāo)毀等工作。8組織公司重要活動(dòng)，做好公司的接待工作，處理公司公共關(guān)系。9、承辦公司的企業(yè)形象設(shè)計(jì)和對(duì)外宣傳工作。10、負(fù)責(zé)公司行政印鑒的使用和管理。11、負(fù)責(zé)公司辦公通信設(shè)備的購(gòu)置和維護(hù)，辦公、勞保用品及禮品的采

4、購(gòu)和管理，負(fù)責(zé)各類(lèi)標(biāo)志、信箋的印制、管理。負(fù)責(zé)公司相關(guān)法律事務(wù)的處理。組織做好安全教育，落實(shí)公司內(nèi)部治安保衛(wèi)、消防安全工作。14、做好機(jī)關(guān)固定資產(chǎn)、房屋產(chǎn)權(quán)管理工作。15、協(xié)助總經(jīng)理審定和完善子公司的章程；定期收集、整理子公司的經(jīng)營(yíng)管理信息,并及時(shí)向總經(jīng)理報(bào)告；落實(shí)總經(jīng)理辦公會(huì)決議，并檢查子公司決議執(zhí)行情況。16、編寫(xiě)公司大事記，編寫(xiě)情況交流等公司的內(nèi)部刊物。17、負(fù)責(zé)公司往來(lái)信件、郵件、包裹的收發(fā)、登記、傳遞、清退和機(jī)關(guān)訂閱報(bào)刊審定工作。18、做好行政信訪接待工作。19、20、做好公司機(jī)關(guān)的衛(wèi)生、綠化、午餐供應(yīng)等后勤保障工作，做好車(chē)輛使用管理工作。搞好部門(mén)建設(shè)，不斷改建內(nèi)部管理工作，提高員工

5、綜合素質(zhì)和部門(mén)工作績(jī)效。完成公司領(lǐng)導(dǎo)交給的其它任務(wù)。4、主要工作要求:1、工作計(jì)劃、總結(jié)1.1準(zhǔn)確理解總經(jīng)理對(duì)年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)編寫(xiě)的目標(biāo)和要求，為制定年度工 作計(jì)劃、總結(jié)準(zhǔn)備必要的資料供領(lǐng)導(dǎo)參考，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求起草工作計(jì)劃和總結(jié)，報(bào) 總經(jīng)理審閱修改后，行文實(shí)施。1.2在每月第一個(gè)工作日，每季度首月的第三個(gè)工作日內(nèi)，制定部門(mén)工作計(jì)劃并 檢查落實(shí)情況。每年1月15日前，制定出本部門(mén)的年度工作計(jì)劃，上報(bào)總經(jīng)理，經(jīng)審 批后組織實(shí)施；工作計(jì)劃的制定要及時(shí)、客觀，要具有全面性、科學(xué)性和可操作性;按計(jì)劃開(kāi)展各項(xiàng)工作，要及時(shí)跟蹤計(jì)劃實(shí)施情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即處理；要根據(jù)實(shí)際工 作需要及時(shí)修改工作計(jì)劃，并做修

6、改記錄。工作計(jì)劃要有落實(shí)、有小結(jié)，與考核掛鉤。2、制定制度2.1全面了解公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，根據(jù)公司總體管理要求，組織制定公司的基本 規(guī)章制度和管理辦法，經(jīng)有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，行文下發(fā)、組織實(shí)施并跟蹤 檢查落實(shí)情況。及時(shí)反饋檢查意見(jiàn)。2.2制定并完善公司行政辦公制度、文件收發(fā)制度、檔案管理制度、辦公用品管理 制度、清潔衛(wèi)生管理制度、安全保衛(wèi)管理制度等行政管理方面的相關(guān)制度，經(jīng)總經(jīng)理 審批后組織實(shí)施，并跟蹤檢查落實(shí)情況。3、綜合管理與協(xié)調(diào)3.1保持與各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)與溝通，及時(shí)了解各部門(mén)工作任務(wù)完成情況，并將有 關(guān)情況和冋題向總經(jīng)理室匯報(bào)。3.2協(xié)助總經(jīng)理室處理部門(mén)工作中所反映的問(wèn)題，針

7、對(duì)要解決的問(wèn)題進(jìn)行深入的調(diào) 查、了解和跟蹤，與相關(guān)部門(mén)或人員交流、協(xié)商，必要時(shí)組織召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，尋求最佳 解決方案，對(duì)于超出職能范圍的情況，如實(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)，并提出參考意見(jiàn)請(qǐng)總經(jīng)理 室裁定。4、信息管理4.1制定公司的信息管理制度，規(guī)范計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用行為，明確公司信息管理的分 工、信息處理的程序、信息存儲(chǔ)和使用的要求，經(jīng)總經(jīng)理室審批后組織實(shí)施。4.2提出公司信息化建設(shè)方案，制定部門(mén)和全公司信息投資預(yù)算方案、信息設(shè)備采 購(gòu)方案，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織實(shí)施。4.3調(diào)查、了解計(jì)算機(jī)軟、硬件的性能和市場(chǎng)行情，收集相關(guān)供應(yīng)商的資料，負(fù)責(zé) 與供應(yīng)商聯(lián)系、洽談，為領(lǐng)導(dǎo)做出引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)的決策提供參考意見(jiàn)。4.4

8、每月對(duì)公司的電話、傳真等信息設(shè)備和計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行一次全面的檢查和 維護(hù)；對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)，對(duì)軟件使用情況進(jìn)行跟蹤檢查和維護(hù)、升 級(jí)；對(duì)于各部門(mén)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用中反映的問(wèn)題要立即解決處理，不拖延、推諉。4.5及時(shí)檢查計(jì)算機(jī)防病毒情況，做好防毒軟件升級(jí)，在病毒爆發(fā)日前要提醒各部 門(mén)注意防毒，做好防止黑客入侵的技術(shù)工作，確保公司計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的安全性和計(jì) 算機(jī)信息資料的保密性。4.6組織計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)的培訓(xùn)，提高員工應(yīng)用水平。4.7收集、整理有關(guān)政策法規(guī)、行業(yè)信息等綜合信息，及時(shí)掌握公司相關(guān)的經(jīng)營(yíng)、 管理信息，每月向總經(jīng)理室匯報(bào)一次；遇有重要信息，立即匯報(bào)。4.8為公司重大決策事項(xiàng)

9、提供信息支撐和專(zhuān)項(xiàng)研究報(bào)告：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作或公 司管理中需要解決的重點(diǎn)問(wèn)題，廣泛收集相關(guān)信息，必要時(shí)確定調(diào)研項(xiàng)目，做好調(diào)研 前基礎(chǔ)工作，明確調(diào)研的目的和任務(wù)，制定調(diào)研計(jì)劃，聯(lián)系調(diào)研單位和有關(guān)人員，做 好調(diào)研記錄，認(rèn)真整理、分析資料，撰寫(xiě)書(shū)面報(bào)告呈送領(lǐng)導(dǎo)參考審閱。5、公文處理5.1收到上級(jí)的機(jī)關(guān)文件、通知、明傳電報(bào)、傳真、電話指示；下級(jí)單位的請(qǐng)示、 報(bào)告、傳真；平行單位的函件、傳真，必須按照準(zhǔn)確、迅速、安全的原則和公文處理 的規(guī)定，進(jìn)行拆封、登記、閱讀，按照公文的時(shí)間、內(nèi)容和要求及時(shí)分轉(zhuǎn)、注批注辦、 傳閱、催辦、擬稿、審核、呈批、清退、打印、校對(duì)、分發(fā)、立卷、存檔，并做好記 錄。5.2凡是從

10、公司機(jī)關(guān)發(fā)出的一切有關(guān)公務(wù)的文件、電報(bào)、信函及其他文字材料，都 必須按照發(fā)文規(guī)范做好擬稿、核稿、簽發(fā)、登記編號(hào)、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)、立 卷、歸檔工作，并做好記錄。5.3根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草會(huì)議講話稿等有關(guān)文件，做到工作及時(shí)，文稿 質(zhì)量符合領(lǐng)導(dǎo)要求。6、會(huì)務(wù)工作6.1有組織、有秩序地做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中管理和服務(wù)、會(huì)后辦結(jié)事宜。掌握會(huì)議 的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、出席人員、議程，布置會(huì)場(chǎng)、安排食宿、調(diào)度車(chē)輛有條有序, 做到承上起下、聯(lián)絡(luò)左右、內(nèi)外照應(yīng)，妥善應(yīng)對(duì)臨時(shí)出現(xiàn)的事項(xiàng)。6.2做好會(huì)議的錄音、攝像、記錄，做好會(huì)議記錄、紀(jì)要的擬定，必要時(shí)形成內(nèi)參I1，后發(fā)文。6.3貫徹會(huì)議精神、決議，檢查

11、落實(shí)情況并及時(shí)做好匯報(bào)工作。7、檔案管理7.1制定公司檔案管理規(guī)定，明確公司資料、文件歸檔的范圍、歸檔時(shí)間、保管期 限、歸檔案卷的質(zhì)量要求。7.2用現(xiàn)代檔案管理技術(shù)整理、保管檔案，及時(shí)做好檔案的收集、鑒定、整理等工 作；履行保密職能，按要求及時(shí)收發(fā)、登記、保管、銷(xiāo)毀保密文件。7.3對(duì)其他部門(mén)及直屬單位進(jìn)行檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檢查督促重要檔案的收集、歸檔情況。8、接待與公共關(guān)系8.1內(nèi)賓接待：事先或迅速了解來(lái)訪人員的基本情況和來(lái)訪目的，熱情接待來(lái)訪人 員或聯(lián)系有關(guān)人員接待；對(duì)重要客人來(lái)訪，要迅速向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，商定接待方案，落實(shí) 相關(guān)人員參加接待并準(zhǔn)備好相關(guān)會(huì)談資料。8.2外事活動(dòng)：了解外事活動(dòng)基本

12、要求，按外事禮儀確定接待規(guī)格，制定日程，嚴(yán) 格掌握抵達(dá)、離開(kāi)時(shí)間，落實(shí)專(zhuān)人負(fù)責(zé)迎送和相關(guān)人員參加接待，提供相關(guān)資料。做 好接待工作小結(jié)。8.3領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)：提前做好準(zhǔn)備，落實(shí)時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員，必要時(shí)準(zhǔn)備相關(guān) 資料，落實(shí)專(zhuān)人負(fù)責(zé)全程服務(wù)。8.4公司商務(wù)活動(dòng)：事先制定計(jì)劃，確定時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員，安排活動(dòng)場(chǎng)地, 發(fā)出請(qǐng)柬，落實(shí)迎送、接待人員，必要時(shí)準(zhǔn)備相關(guān)宣傳資料。8.5上述活動(dòng)要做到組織有序，接待誠(chéng)懇、熱情、周到、細(xì)致，符合禮儀規(guī)范，體 現(xiàn)公司形象。8.6妥善協(xié)調(diào)、處理公司的對(duì)外事務(wù)，協(xié)調(diào)公司的公共關(guān)系；及時(shí)拜訪有關(guān)單位和 人員，妥善辦理相關(guān)事宜；及時(shí)安排適當(dāng)?shù)娜藛T參加外部相關(guān)會(huì)議和活動(dòng)。

13、8.7承辦公司的企業(yè)形象設(shè)計(jì)事項(xiàng)，聯(lián)系 CIS設(shè)計(jì)單位，審核設(shè)計(jì)結(jié)果，組織導(dǎo)入CIS系統(tǒng)。8.8做好公司形象的新聞宣傳，以及相關(guān)公關(guān)資料、圖片、錄音、錄像、題詞等收 集、整理、記載存檔工作。8.9建設(shè)、維護(hù)公司網(wǎng)站，及時(shí)更新網(wǎng)頁(yè)、發(fā)布信息。8.10注意收集影響本公司形象、聲譽(yù)、關(guān)系的因素和事件的信息，分析其后果, 及時(shí)做出應(yīng)對(duì)處理，重要事件要提出處理意見(jiàn)報(bào)總經(jīng)理室決策。9、后勤保障9.1保持辦公場(chǎng)所的整潔干凈，綠化、 美化辦公環(huán)境，辦公場(chǎng)所公共部位要做到整 齊、清潔、明亮、無(wú)異味。9.2制定午餐伙食標(biāo)準(zhǔn)，確定供應(yīng)商，保證衛(wèi)生、營(yíng)養(yǎng)合理。9.3根據(jù)辦公用品、勞保用品、禮品庫(kù)存及消耗情況，及時(shí)編制

14、采購(gòu)計(jì)劃，實(shí)施采 購(gòu)。保證采購(gòu)價(jià)格合理，質(zhì)量?jī)?yōu)良，嚴(yán)格掌握發(fā)放范圍，不積壓浪費(fèi)。采購(gòu)?fù)戤呉獞{ 貨票清點(diǎn)入庫(kù)，單據(jù)、賬目、手續(xù)齊全、清楚。要建立發(fā)放、領(lǐng)用制度，做好記賬、 核算工作。9.4租賃車(chē)輛，按時(shí)結(jié)算租賃費(fèi)用，做好車(chē)輛使用調(diào)度。10、固定資產(chǎn)管理10.1對(duì)辦公室管理的固定資產(chǎn)要列明清單、造冊(cè)登記。10.2購(gòu)置辦公用固定資產(chǎn)前必須編制采購(gòu)計(jì)劃或定貨計(jì)劃，在充分利用原有設(shè)備 的基礎(chǔ)上確定增添，不盲目米購(gòu)。10.3對(duì)超過(guò)使用年限，或確已喪失效能需報(bào)廢的固定資產(chǎn)，經(jīng)技術(shù)鑒定后履行批 準(zhǔn)手續(xù)，被批準(zhǔn)報(bào)廢的固定資產(chǎn)，經(jīng)市場(chǎng)尋價(jià)后處置，其變價(jià)處理的殘值，上繳財(cái)務(wù) 部后做銷(xiāo)賬記錄。10.4統(tǒng)一房屋產(chǎn)權(quán)管理

15、，做到產(chǎn)權(quán)來(lái)源清楚、房源清楚，造冊(cè)登記。房屋坐落、 結(jié)構(gòu)、面積、建造年份、維修變動(dòng)資料齊全。及時(shí)收集新建、擴(kuò)建辦公用房和場(chǎng)址的 竣工資料、圖紙、水電管線圖紙、通訊網(wǎng)絡(luò)線路圖紙，整理歸檔保管。11、安全保衛(wèi)11.1維護(hù)公司內(nèi)部治安秩序，以“預(yù)防為主”為中心，通過(guò)宣傳教育增強(qiáng)職工法 制觀念和安全意識(shí)。配合公安部門(mén)做好防火、防盜、防毒、防治安事故的“四防”工 作，及時(shí)、妥善地調(diào)解處理內(nèi)部治安糾紛。11.2對(duì)公司的重點(diǎn)部門(mén)、要害部位加強(qiáng)安全防范措施，及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱患，采取有力 措施整改，確保陸上單位安全生產(chǎn)無(wú)事故。11.3管理公司常住人口、外來(lái)人口、臨時(shí)人口戶(hù)籍資料，及時(shí)清理離職人口的戶(hù) 籍；辦理邊防證、

16、通行證、身份證等證件。12、法律事務(wù)12.1、開(kāi)展法律教育、宣傳，及時(shí)、熱情地為相關(guān)部門(mén)和人員提供法律咨詢(xún)服務(wù)。12.2對(duì)公司的重要文件、重要合同等管理和經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的法律性文件的制定、頒 布、簽署等進(jìn)行嚴(yán)格審查，對(duì)公司的重要活動(dòng)進(jìn)行法律指導(dǎo)，提出法律方面的意見(jiàn)和 建議，保證公司行為的合法性，保護(hù)公司的合法權(quán)益。12.3處理公司的法律事務(wù)。聯(lián)系有關(guān)單位開(kāi)展調(diào)查取證工作，組織或參加外出調(diào) 查、收集證據(jù)材料；根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示起草訴訟狀、上訴狀、代理詞、答辯狀；聯(lián)系律師 和司法部門(mén)；進(jìn)入司法程序后密切與司法部門(mén)保持聯(lián)系，關(guān)注辦案進(jìn)展情況，及時(shí)向 總經(jīng)理室匯報(bào)；結(jié)案后要及時(shí)做好總結(jié)，及時(shí)整理資料，歸檔保管。13、子公司管理13.1參與對(duì)子公司經(jīng)濟(jì)目標(biāo)責(zé)任的確定和考核，提出合理的意見(jiàn)和建議，并說(shuō)明 理由。13.2每年5月中旬至6月下旬，參與對(duì)子公司的工作檢查，了解子公司的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)完成情況、執(zhí)行公司章程和法律要求情況等，并做工作匯報(bào)。13.3定期收集、整理子公司的經(jīng)營(yíng)管理信息，并及時(shí)向總經(jīng)理報(bào)告。13.4及時(shí)辦理總經(jīng)理辦公會(huì)決議中關(guān)于子公司運(yùn)營(yíng)管理方面的事項(xiàng)，并檢查子公 司執(zhí)行會(huì)議決議的情況。14、其他14.1將公司重要事項(xiàng)及時(shí)編入大事記