公司行政管理方案

1、公司行政管理方案引言我進入公司已有一段時間，依我之所見所聞，以及跟部門經(jīng)理、人員談話溝通后，歸納公司現(xiàn)時存在的問題有以下幾點：一、 公司現(xiàn)行的指令式的管理體制不能很好適應(yīng)公司今后的開展需要；二、 辦公室各項規(guī)章制度執(zhí)行落實未到位；三、 公司員工的辦事效率有待提高；四、 老員工工作積極性不高。為此，我代表行政部特向公司董事長提出以下解決方案。一、部門主管負責制分權(quán)管理公司現(xiàn)行的指令式管理，使得部門缺乏方案力、靈活性，員工失去創(chuàng)造力，同時也使得董事長工作量沉重，所以我建議公司要有這樣的意識并開始部署并嘗試推行部門“分權(quán)管理制。所謂分權(quán)，就是現(xiàn)代企業(yè)組織為發(fā)揮低層組織的主動性和創(chuàng)造性，而把生產(chǎn)、經(jīng)營

2、管理決策權(quán)分給下屬組織，最高領(lǐng)導層只集中少數(shù)關(guān)系全局利益和重大問題的決策權(quán)。分權(quán)的對稱是。集權(quán)是指在組織系統(tǒng)中較高層次的一定程度的集中。和分權(quán)主要是一個相對的概念。具體如下：1、以各個部門為主體，在處理自己部門工作業(yè)務(wù)上擁有更大的權(quán)力，其它部門都不能對該部門員工的具體工作指手劃腳，公司從大體上制定一個工作方向、任務(wù)，具體操作就交由部門團隊自由發(fā)揮了。這樣一來，在工作目標的實現(xiàn)上，部門團隊會有很大的靈活性來采用具體的方法。同時我也考慮到各部門的經(jīng)理、主任他們有相當?shù)牟块T業(yè)務(wù)水平及管理經(jīng)驗。抓大放小，放手去做2、公司部門經(jīng)理、主任根據(jù)部門實際工作業(yè)務(wù)情況，有權(quán)對部門內(nèi)部“現(xiàn)有人員進行組合、對工作的

3、分配作統(tǒng)一調(diào)配前提是要保持部門團隊的穩(wěn)定性。3、部門主管根據(jù)部門實際工作情況，不定期召開部門自己的內(nèi)部溝通短會，每月不低于兩次，讓公司各種政策措施、方案變動等信息，及時準確傳到達公司基層。開始由行政部監(jiān)督，以后讓他們形成習慣優(yōu)缺點分析：優(yōu)點是這種宜于現(xiàn)代企業(yè)制度適用的“分權(quán)理論，摒棄了舊的落后的指令性管理法，采用科學的目標管理法，有效提升企業(yè)管理的水平和層次。員工自己的方式總是會將工作完成的更好更快，并且員工的方式中往往會包涵有更多創(chuàng)新的東西調(diào)動其多想方法，解決問題的積極性。缺點是要求公司必須先行出臺各部門統(tǒng)一標準的業(yè)務(wù)流程；不排除會有濫用職權(quán)或以權(quán)謀私可能性，所以必須由行政、財務(wù)等部門監(jiān)管其

4、權(quán)力的使用。具體操作：財務(wù)部由于工作流程比擬統(tǒng)一標準，可先行由它翻開局面，接著是行政部，如此類推。每個部門標準業(yè)務(wù)流程，先由他們部門總結(jié)提交方案、行政部、董事長三方共同制定，逐一強化，成功一個鋪開一個。工作開頭肯定是煩瑣的，但我們追求的是公司今后的標準標準，我認為是值得的，“一勞永逸！以點帶面，逐步推廣二、公司部門主管定期月度工作例會制度分集權(quán)管理會議由行政部經(jīng)理或董事長主持召開，并由專人記錄，整理后，抄送董事長、各部門主管備份。1、各部門匯報上一月度工作任務(wù)完成進度，未能如期完成的需說明原因，并在會上提出最終完成時間，需要其它部門或人員協(xié)助解決的會上提出。層層抓落實2、行政部經(jīng)理或董事長依據(jù)

5、公司年度經(jīng)營開展目標大綱，分解下一月度各部門的具體工作任務(wù)及安排。3、各部門同時也根據(jù)各自部門的實際業(yè)務(wù)開展情況方案好自己的工作安排。具體依據(jù)公司部門崗位職責細那么4、建立同行業(yè)市場競爭對手信息動態(tài)體系，由拓展部、質(zhì)檢部、行政部共同牽頭，對在工作、生活中看到、聽到的競爭對手的各種真實信息包括公司重要新聞、產(chǎn)品價風格整、新產(chǎn)品上市、節(jié)假日促銷活動、廣告投放等信息及時反映，并最終由拓展部將其整理歸納、系統(tǒng)化，必要時供公司領(lǐng)導決策層參考。在會議上各部門也可以及時反映自己掌握的信息。5、同時會議也將公司經(jīng)營過程中，各部門存在的問題、不良現(xiàn)象逐一提出并要求整改。各部門也可以對公司經(jīng)營反映情況、提出好建議

6、。6、危機管理通常把危機管理稱之為危機溝通管理，原因在于，加強信息的披露與公眾的溝通，爭取公眾的諒解與支持是危機管理的根本對策。除了規(guī)定月度會議外，各部門還應(yīng)該根據(jù)信息萬變市場、突發(fā)的危機的需要，不定期地召開短會，商討應(yīng)變對策。月度工作例會制度是各部門之間溝通的重要橋梁，目的是為了發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。上情下達，下情上報三、部門考核制度改善提升一先以部門作試點，逐漸將“績效考核這一概念意識植入員工腦中。現(xiàn)處導入階段，日后嚴格收緊二行政部除了季度部門考核外，更多的是在日常監(jiān)管、巡查公司各部門、員工工作過程中，對發(fā)現(xiàn)的問題工作方法、溝通技巧、工作態(tài)度、違法違紀等，隨時約談當時人，及時糾正其方向、缺乏

7、，并提出改善意見約談分關(guān)注、批評、警告信、記過、降級降職、解雇。目前階段以日常監(jiān)管為主，績效考核為輔，防患于未然三年終進行公司“優(yōu)秀部門團隊獎、“杰出員工獎評比，以此鼓勵員工力爭上游、鼓舞士氣！我行政部也開展“效勞之星的評選，目的是更好樹立行政部親民形象，發(fā)揮行政部為大家效勞的作用。四、辦公室管理制度集權(quán)管理一考勤制度詳見員工手冊二請休假制度詳見員工手冊三辦公用品申領(lǐng)制度革新：新員工入職發(fā)放一套辦公用品；每月28號前各部門統(tǒng)計并提交自己部門下一月度辦公用品明細清單，辦公用品將在下一月度7號之前發(fā)放，所有辦公用品申領(lǐng)必須做好登記，統(tǒng)一管理防止浪費。四公務(wù)用車制度革新：各部門、人員用車必須提前一天

8、向行政部提出用車申請，并填好申請表用車部門、人員名稱，申請時間，預(yù)計用車地點、開始時間、返程時間，用車事由，部門主管意見、行政部意見，由行政部統(tǒng)一安排調(diào)配，外出人員司機并在下午下班前將車鑰匙交回行政部。行政安排用車原那么：按申請時間先后、事情緩急輕重程度五其它建議：1、人性化管理，營造公司是我家的良好氣氛，我行政部除了員工生日送上祝福外，員工結(jié)婚賀卡、結(jié)婚賀金、生育奶粉、紙尿布等也同樣送上公司的祝福問候！公司組織一年一、兩次的公司集體活動，增強公司員工凝聚力，營造公司自己獨有的企業(yè)文化。2、對辦公室人員的紀律要加強監(jiān)管。我經(jīng)常看見的有：上班時間大聲說笑、閑聊、串崗、接聽客戶咨詢 不夠熱情等。樹

9、立行政部執(zhí)法威信五、商業(yè)溝通辦事指引AOI法那么許多企業(yè)都遇到到這樣的情況，不乏辦事之人，但真正將事情“好、快、省辦好的卻是鳳毛麟角。所以，在辦事方式方法上，我向公司建議：在員工中，提倡“不做多余的事情“少走彎路就是成功的理念，目的提高工作辦事效率。AOI商業(yè)溝通辦事指引：1、AAudience分析決策人背景首先清楚認識本件工作、本次要辦事情的目標任務(wù)是什么，鎖定誰是決策人；調(diào)查決策人背景；了解決策人身邊其它聽眾背景。2、0Objective精確溝通目的如何跟決策人進行有效的溝通建立關(guān)系、投訴、上訴、匯報、報告、銷售、申請、答復、請求3、IImpression刻造印象為了完成工作任務(wù)，刻造自己

10、的形象角色，務(wù)求將事情按設(shè)想規(guī)劃中的去實現(xiàn)對上級或下級、對本單位或外單位。六、部門溝通協(xié)作機制為了工作的執(zhí)行落實，同時也基于“分權(quán)管理中存在的漏洞，所以訂立“部門溝通協(xié)作機制。工作過程中，各部門之間會涉及到人員的互相協(xié)作。例如，A部門需要B部門的協(xié)助或者A部門需要B部門XX人員的協(xié)助。這時候，A部門主管不能直接命令B部門XX人員去協(xié)助。正確操作方法：A部門主管征詢B部門主管的意見，讓B部門安排適合的人員協(xié)助?？傊?，部門之間的人員調(diào)配、重要信息的溝通以及輸出，必須是部門主管與部門主管之間的溝通，各部門、人員不能私自調(diào)動人員。倘假設(shè)有矛盾、碰撞的情況發(fā)生的，行政部或董事長從中調(diào)解和諧。當然，大局部

11、工作任務(wù)已在月度工作例會上說明。分權(quán)管理、溝通協(xié)調(diào)七、調(diào)動老員工工作積極性1、要在他們面前樹立一個說到做到的形象公司制定那么多規(guī)章制度，首先要求公司最高領(lǐng)導者、中層管理者部門經(jīng)理、部長以身作那么、起表率作用，我行政部一定依法辦事、執(zhí)法必嚴。2、贏得最高領(lǐng)導者的支持，自己一定要自信老員工們大多都是公司創(chuàng)業(yè)的功臣，在董事長面前說話時機必然會多，所以千萬不要被其誤導、催眠，一定要保持一個清醒的頭腦，要廣納各方之言。3、要樹立典型，獎罰清楚在月度例會上、要第一時間將做事正確、突出、先進的部門、個人去鼓勵和表彰他；帶頭出風頭的話，一定要給予批評嚴懲；并且開展一個為期一年的，向“優(yōu)秀員工“學習的活動一個季

12、度樹立一個老員工典范。將一些成就突出，能力強奉獻大的老員工樹立為企業(yè)的優(yōu)秀員工典范，以供大家學習。這樣做一來，既可以發(fā)揮典范作用帶動和激發(fā)其他員工的積極性，同時也對“典范本人也是一種鼓勵。因為成績得到企業(yè)和眾人的認可和尊重，增加了成就感；還因為成了典范也就成了焦點，別人都看著，豈能馬虎嗎？當然，他們?yōu)楣緞?chuàng)業(yè)所付出的奉獻，我們應(yīng)該從內(nèi)心的去尊重他們，而不是外表尊重他們，內(nèi)心卻在抱怨他們。分化其陣營，獲取更多擁戴4、要加強引導和培訓1行政部根據(jù)各部門職能、業(yè)務(wù)技能情況，不定期邀請相關(guān)專業(yè)人士回來培訓，讓他們?nèi)ラ_闊視野，了解自己理論或業(yè)務(wù)技巧上的存在缺乏。2各部門根據(jù)自己部門存在的缺乏，向行政部提

13、交需要的相關(guān)培訓課程。3對老員工參加相關(guān)培訓，提升與自身工作崗位相關(guān)業(yè)務(wù)技能的，公司給予學費上的報銷。如，公司財務(wù)會計人員考取從業(yè)資格證等5、適當獎勵，恩威并施公司大局部老員工都是因為工作關(guān)系，家庭從英德或外市調(diào)入南海，工作都是為了養(yǎng)家糊口，他們所追求的是安穩(wěn)的工作、長期性的福利待遇，所以由我行政部先行了解其需要，給予他們適當?shù)莫剟?。例如，統(tǒng)一安排其子女入學、家庭醫(yī)療報銷等?！暗嗡?，涌泉相報，希望可以感化他們。不適合目前崗位的，采取調(diào)崗、換崗，確實不行就強行解聘非迫不得已，不殺雞儆猴。6、打破僵局，引入競爭公司今后崗位人員的招聘要市場化操作，建立一個“因賢用人“因事定崗“因崗定人的用人機制

14、，同時也提拔一些能干的新人，形成公司源源不斷的造血系統(tǒng)，讓他們覺得不要以為沒他們就不行，公司就不能運作，時刻讓他們產(chǎn)生危機感。生于憂患，死于安樂對老員工的態(tài)度是公司盡力幫助他們適應(yīng)新形勢下，公司開展對他們自身要求，鼓勵他們改善提升業(yè)務(wù)技能。同時，也要讓他們感受到危機感。只有實行“鯰魚效應(yīng)才真正讓他們體會到公司會在市場競爭中優(yōu)勝劣汰，個人也必然如是。我行政部也會不定期，在公司的公告信息欄發(fā)布相關(guān)的真實的“優(yōu)勝劣汰案例。我相信，老員工們都是力戰(zhàn)沙場的老將，只要他們都能擺正心態(tài)，其豐富經(jīng)驗?zāi)軌蚴顾麄兒芸旄纳铺嵘约喝狈?，煥然一新，迎接新的挑?zhàn)！八、總結(jié)公司在開展過程中，遇到新的問題，新的挑戰(zhàn)，新舊事物之間的碰撞，這是必然的。單靠個人或行政部力量顯然是缺乏夠的，解決克服這些問題難題，需要我們領(lǐng)導層出