合同管理存檔規(guī)定

1、文件名稱合同存檔管理規(guī)定編制/修訂張國棟文件編號SY-ZD-JT-2012-0010審核李保滿發(fā)布日期2012年12月14日批準張曉軍版本第1版發(fā)布行政人事部適用范圍集團公司各部門控制執(zhí)行部門集團財務管理中心合同存檔管理規(guī)定1.0目的：為優(yōu)化合同管理，進一步規(guī)范日常合同歸檔與查閱，保證合同財務結(jié)算的 有序進行，特制定本辦法2.0適用范圍：適用于集團總部與下設各部、中心、業(yè)態(tài)合同的歸檔、查閱與合同款 項的結(jié)算等相關事宜。3.0具體內(nèi)容3.1合同范圍：經(jīng)營類：經(jīng)營合同、市場開發(fā)協(xié)議、投資協(xié)議、租賃協(xié)議等。購銷類：采購合同、供貨合同及其補充協(xié)議等。工程類：項目建設合同、工程承包合同、維護保養(yǎng)合同等。

2、其他類：具備合同性質(zhì)的文件。3.2具體職責合同管理各部門簽訂的所有合同一式三份存檔，一份本部門留存，一份財務部留 存，一份給客戶；集團總部歸檔的合同必須為合同原件或正本，特殊情況不能留存原件或 正本的，應將復印件或副本歸檔，部門經(jīng)理必須于復印件或副本上注明原件或正本 所在，并簽字確認。各部門合同由經(jīng)理或經(jīng)理指定人員負責日常合同檔案的管理工作；相關 財務處做好相關合同的財務管理工作。合同管理員職責負責合同歸檔手續(xù)辦理，維護合同保管登記簿（后附）；負責合同查閱手續(xù)辦理，維護合同查閱審批表（后附）；負責合同檔案存檔、整理、核對、登記、接交等日常性工作；合同管理員工作變動時，辦妥移交手續(xù)，列出合同檔案

3、移交清單；負責定期與不定期與部門保存的合同進行核對，保證合同完整；負責將合同條款內(nèi)容及時通知到財務人員，根據(jù)合同簽訂金額，每月進行扣款或支付貨款，及時做好合同資金付款計劃，并報財務部經(jīng)理，實時進 行財務監(jiān)控；負. 責每月統(tǒng)計臨期租賃費、統(tǒng)計到期合同等相關事項報各相關部門經(jīng)理，向業(yè)戶催繳租賃金額，實時做好合同資金收款計劃； 負責其他合同檔案管理事宜。合同簽訂人職責負責各部門所簽合同必須保證完整有效，合同雙方必須進行簽字蓋 章；負責合同的重簽、 修改、續(xù)簽、添加協(xié)議等改變原合同內(nèi)容的相關事 宜，經(jīng)辦部門必須出具XX合同修改通知書，在合同變動兩日內(nèi)通知三方 合同管理負責人，對更改、補充事項進行備案登

4、記并附修改后的合同原件； 查閱合同對于需查閱合同檔案的人員， 應經(jīng)所在部門經(jīng)理批準， 方可進行查閱， 查閱地點限于公司辦公場所內(nèi)；合同不予外借、 掃描，且查閱過程需由合同管理負責人陪同監(jiān)督，如有復印必要，經(jīng)所在總經(jīng)理批準后，方可進行合同文件的復?。?查閱或復印合同檔案時，應確保合同檔案的完整性，不得擅自涂改、 勾劃、裁剪、拼接、抽取、拆頁或損毀；查. 閱合同交還時，合同管理負責人須當面核對，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞， 應立即報告主管領導。合同期限在合同到期、解除、重簽情況下，原合同留存三個月，經(jīng)部門經(jīng)理 同意后銷毀；相關財務處合同，應在合同最后履行日期結(jié)束時將合同裝訂歸入當 期憑證；3.2.5.3 集團公司合同，原則上須永久留存，特殊情況需銷毀的必須經(jīng)董事 長批準。序號合同名稱簽訂雙方合同期限合同金額位置/范圍其它1其它2其它3備注備注：各合同負責人根據(jù)部門需要添加登記內(nèi)容附件2：合同查閱審批表序號查閱日期申請查閱合冋名稱查閱人簽名有權批準人審批備注附件3:XX合同修改通知書今經(jīng)雙方代表達成一致，對XX合同/