項(xiàng)目4 日常事務(wù)管理2-郵件、值班

1、 某年某年3 3月月5 5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從次的期限是從3 3月月5 5日至日至3 3月月1212日，預(yù)定日，預(yù)定1212日上午回來(lái)。日上午回來(lái)。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中總經(jīng)理親啟的信一封，一個(gè)郵包，總回了郵件，其中總經(jīng)理親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件兩封。其中有一封寄自河南分公司的經(jīng)理辦公室收件兩封。其中有一封寄自河南分公司的信，總經(jīng)理曾關(guān)照過(guò)讓銷售科科長(zhǎng)處理。正好銷售科信，總經(jīng)理曾關(guān)照過(guò)讓銷售科科長(zhǎng)處理。正好銷售科的小李走過(guò)辦公室，小王說(shuō)

2、：的小李走過(guò)辦公室，小王說(shuō)：“小李，把這封信交給小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)你們科長(zhǎng)”，小李把信帶走了。，小李把信帶走了。3 小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開(kāi)總經(jīng)理辦公室收件，拿出信紙，里面還里，又拆開(kāi)總經(jīng)理辦公室收件，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說(shuō)明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照里說(shuō)明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。片又放回了信封中。 小王拆開(kāi)郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開(kāi)發(fā)小王拆開(kāi)郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品，在前幾

3、天訂購(gòu)的新型材料，一共有五個(gè)品新產(chǎn)品，在前幾天訂購(gòu)的新型材料，一共有五個(gè)品種，小王憑印象覺(jué)得訂購(gòu)的是三種，多了兩種。心種，小王憑印象覺(jué)得訂購(gòu)的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動(dòng)送來(lái)的，不拿白不拿，于是她打想，是供應(yīng)商主動(dòng)送來(lái)的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。電話讓研發(fā)中心的人取走了。 小王處理郵件的做法是否正確？小王處理郵件的做法是否正確？4了解郵件的收取了解郵件的收取掌握正確處理郵件的方法和技巧掌握正確處理郵件的方法和技巧能夠分發(fā)郵件，并會(huì)發(fā)送和接收電子郵件能夠分發(fā)郵件，并會(huì)發(fā)送和接收電子郵件 辦公室接收郵件后處理的基本程序郵件的簽收郵件的分揀郵件的拆封、登記郵件的分辦（一

4、）簽收郵件（一）簽收郵件61 1、簽收、簽收 認(rèn)真清點(diǎn)所收文件的件數(shù)，檢查實(shí)收件數(shù)與投遞清認(rèn)真清點(diǎn)所收文件的件數(shù)，檢查實(shí)收件數(shù)與投遞清單上的件數(shù)是否相符。單上的件數(shù)是否相符。2 2、分揀、分揀 郵件分開(kāi)；郵件分開(kāi)； 內(nèi)部郵件和外部郵件分開(kāi)；內(nèi)部郵件和外部郵件分開(kāi)； 把優(yōu)先考慮的材料放在一起。把優(yōu)先考慮的材料放在一起。7 秘書(shū)鄧小姐上班剛一周，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過(guò)筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開(kāi)了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒(méi)有注意。她抽出所有的信紙，放在一

5、邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來(lái)，只見(jiàn)上面寫(xiě)著：“親愛(ài)的紅：”她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆匆看完了信，她把信塞回信封，又用膠水粘了起來(lái)（但外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺(jué)得應(yīng)該由上司回信，于是她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。 請(qǐng)指出鄧小姐拆信過(guò)程中的不當(dāng)之處。 分揀后，秘書(shū)對(duì)屬于自己處理的郵件進(jìn)行拆封。分揀后，秘書(shū)對(duì)屬于自己處理的郵件進(jìn)行拆封。-開(kāi)拆之前，要在郵件底部輕敲幾下，使郵件內(nèi)的物件落開(kāi)拆之前，要在郵件底部輕敲幾下，使郵件內(nèi)的物件落到下部，以防在拆剪時(shí)受損。到下部，以防在拆剪時(shí)受損。-要使用開(kāi)封刀或者用自動(dòng)拆封機(jī)，切勿用手撕，并仔細(xì)要使用開(kāi)

6、封刀或者用自動(dòng)拆封機(jī)，切勿用手撕，并仔細(xì)檢查里面的物件是否全部取出。檢查里面的物件是否全部取出。-沿上端開(kāi)啟信封，不要破壞郵票、郵戳和信封上的文字。沿上端開(kāi)啟信封，不要破壞郵票、郵戳和信封上的文字。如拆封時(shí)就發(fā)現(xiàn)不完整，要注明。如拆封時(shí)就發(fā)現(xiàn)不完整，要注明。9（1 1）不能拆開(kāi)有）不能拆開(kāi)有“親啟親啟”、“保密保密”等記號(hào)的郵件，等記號(hào)的郵件，除非上司授予你這樣的權(quán)力。除非上司授予你這樣的權(quán)力。（2 2）如無(wú)意拆了不該拆的郵件，應(yīng)標(biāo)明）如無(wú)意拆了不該拆的郵件，應(yīng)標(biāo)明“誤拆誤拆”后封后封好。好。（3 3）核對(duì)郵件上標(biāo)明的附件，如有缺失，應(yīng)在郵件上）核對(duì)郵件上標(biāo)明的附件，如有缺失，應(yīng)在郵件上標(biāo)明。

7、最好將附件用環(huán)形針或訂書(shū)釘固定在郵件上。標(biāo)明。最好將附件用環(huán)形針或訂書(shū)釘固定在郵件上。 （4 4）經(jīng)授權(quán)可以對(duì)信函閱看的，應(yīng)把重點(diǎn)內(nèi)容圈出。）經(jīng)授權(quán)可以對(duì)信函閱看的，應(yīng)把重點(diǎn)內(nèi)容圈出。104 4、登記、登記-最好為郵件建立一個(gè)登記簿，建立登記簿進(jìn)行登記最好為郵件建立一個(gè)登記簿，建立登記簿進(jìn)行登記的目的有兩個(gè)：可以作為查詢依據(jù)；可以作為回復(fù)的目的有兩個(gè)：可以作為查詢依據(jù)；可以作為回復(fù)郵件的提示條。郵件的提示條。-在收文登記簿上，對(duì)重要的郵件進(jìn)行登記，內(nèi)容包在收文登記簿上，對(duì)重要的郵件進(jìn)行登記，內(nèi)容包括收到日期、郵件主題、收閱人或部門(mén)、處理辦法括收到日期、郵件主題、收閱人或部門(mén)、處理辦法等。等。1

8、1序號(hào)序號(hào)收件時(shí)間收件時(shí)間郵件種郵件種類類發(fā)件人及單位發(fā)件人及單位名稱名稱郵件主題郵件主題收件人收件人及部門(mén)及部門(mén)處理辦處理辦法法備注備注郵件登記表郵件登記表年年 月月 日日125 5、分辦、分辦-上司親收件應(yīng)立即呈送；上司親收件應(yīng)立即呈送；-歸不同部門(mén)辦理的文件、信函及時(shí)送交各相關(guān)部門(mén)；歸不同部門(mén)辦理的文件、信函及時(shí)送交各相關(guān)部門(mén)；-需由多人閱辦的文件可按常規(guī)程序傳閱或分送復(fù)印需由多人閱辦的文件可按常規(guī)程序傳閱或分送復(fù)印件；件；-同事的私人信件可放入指定信袋或順便送交；同事的私人信件可放入指定信袋或順便送交；-報(bào)刊雜志則分別上夾或上架。報(bào)刊雜志則分別上夾或上架。13(1 1）呈送時(shí)，將重要的

9、郵件放置在上面，一般處理）呈送時(shí)，將重要的郵件放置在上面，一般處理要求的郵件放在下面；要求的郵件放在下面；(2)(2)可在一些信函上做些旁注或在重要的詞句下畫(huà)線，可在一些信函上做些旁注或在重要的詞句下畫(huà)線，以便引起領(lǐng)導(dǎo)的注意和重視；以便引起領(lǐng)導(dǎo)的注意和重視；(3)(3)需要由其他部門(mén)答復(fù)的信件，應(yīng)先請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，而需要由其他部門(mén)答復(fù)的信件，應(yīng)先請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，而不能擅自將其交給具體的承辦人。不能擅自將其交給具體的承辦人。 (4)(4)如果一份郵件需要呈送多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)傳閱，可在呈送如果一份郵件需要呈送多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)傳閱，可在呈送時(shí)附上郵件轉(zhuǎn)送單和郵件傳閱單。時(shí)附上郵件轉(zhuǎn)送單和郵件傳閱單。14順序傳閱人簽名簡(jiǎn)單意見(jiàn)日

10、期15p 可用不同顏色的文件夾放置不同處理要求的郵件，可用不同顏色的文件夾放置不同處理要求的郵件，如：用紅色文件夾放置優(yōu)先考慮的信函，用黃色文如：用紅色文件夾放置優(yōu)先考慮的信函，用黃色文件夾放置例行性備忘錄，用藍(lán)色文件夾放置特殊信件夾放置例行性備忘錄，用藍(lán)色文件夾放置特殊信函，用綠色文件夾放置私人事務(wù)信函。函，用綠色文件夾放置私人事務(wù)信函。p 呈送前可以使用帶顏色的筆在信件上標(biāo)出重要的詞呈送前可以使用帶顏色的筆在信件上標(biāo)出重要的詞句，但最好使用句，但最好使用黃色黃色的筆，這樣復(fù)印時(shí)就不會(huì)留有的筆，這樣復(fù)印時(shí)就不會(huì)留有痕跡。痕跡。16 秘書(shū)小張剛接到領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)，把公司這邊已經(jīng)做好的采購(gòu)合同寄給供

11、應(yīng)商，小張按照往常的步驟，很快就把合同寄出去了。 假設(shè)你是小張，說(shuō)說(shuō)你會(huì)怎么做？辦公室寄發(fā)郵件的基本程序郵件的查對(duì)郵件的登記郵件的封裝選擇寄發(fā)方式（二）寄發(fā)郵件（二）寄發(fā)郵件181 1、查對(duì)、查對(duì)- - 名址名址- - 標(biāo)記標(biāo)記 保密件、親啟、急件保密件、親啟、急件- - 簽名簽名 領(lǐng)導(dǎo)簽名領(lǐng)導(dǎo)簽名- - 附件附件19可以用醒目的標(biāo)記標(biāo)在郵件的附件說(shuō)明，提醒閱信者參閱附可以用醒目的標(biāo)記標(biāo)在郵件的附件說(shuō)明，提醒閱信者參閱附件件如果附件比郵件小得多，可以把它訂在郵件的左上角；如果如果附件比郵件小得多，可以把它訂在郵件的左上角；如果附件不能訂，則可以用膠帶粘在附件不能訂，則可以用膠帶粘在張卡片上，或

12、者放在一個(gè)張卡片上，或者放在一個(gè)有標(biāo)記的小信封里，然后把卡片或小信封和信訂在一起；如有標(biāo)記的小信封里，然后把卡片或小信封和信訂在一起；如果有兩個(gè)以上的附件，則把最小的放在最上面。果有兩個(gè)以上的附件，則把最小的放在最上面。如果附件比郵件大，比如說(shuō)小冊(cè)子、說(shuō)明書(shū)等其他印刷材料如果附件比郵件大，比如說(shuō)小冊(cè)子、說(shuō)明書(shū)等其他印刷材料或其他物品，則不能使用一般的商業(yè)信封，而應(yīng)使用較大的或其他物品，則不能使用一般的商業(yè)信封，而應(yīng)使用較大的信封。信封。212 2、登記、登記 對(duì)按掛號(hào)件寄發(fā)的信函、印刷品、特快專遞等進(jìn)行登對(duì)按掛號(hào)件寄發(fā)的信函、印刷品、特快專遞等進(jìn)行登記，記錄日期、發(fā)件單位、性質(zhì)、件數(shù)、簽收人等

13、，便于查記，記錄日期、發(fā)件單位、性質(zhì)、件數(shù)、簽收人等，便于查詢。詢。3 3、裝封、裝封-信紙可以根據(jù)信封的大小采用二折法、三折法、四折法信紙可以根據(jù)信封的大小采用二折法、三折法、四折法或不折疊；或不折疊；-為方便收件人拆閱，折疊信紙時(shí)宜將信紙的上下或左右為方便收件人拆閱，折疊信紙時(shí)宜將信紙的上下或左右紙邊留出大約紙邊留出大約0 05 5厘米的距離；厘米的距離；-給郵票和封口上膠水時(shí)，膠水要適量，以免玷污信封。給郵票和封口上膠水時(shí)，膠水要適量，以免玷污信封。22-不同類型的郵件往往意味著不同的寄發(fā)要求，秘書(shū)不同類型的郵件往往意味著不同的寄發(fā)要求，秘書(shū)應(yīng)該根據(jù)信件內(nèi)容的重要性及時(shí)效性選擇妥當(dāng)?shù)膫鲬?yīng)

14、該根據(jù)信件內(nèi)容的重要性及時(shí)效性選擇妥當(dāng)?shù)膫鬟f方式。遞方式。-可供選擇的寄發(fā)方式有：平信（本市、國(guó)內(nèi)、國(guó)可供選擇的寄發(fā)方式有：平信（本市、國(guó)內(nèi)、國(guó)外）、明信片、印刷品、掛號(hào)信、包裹、特快專遞。外）、明信片、印刷品、掛號(hào)信、包裹、特快專遞。如果時(shí)間緊迫，可以采取其他的快速傳遞方式，如：如果時(shí)間緊迫，可以采取其他的快速傳遞方式，如：電子郵件、傳真、電傳、電報(bào)等。電子郵件、傳真、電傳、電報(bào)等。-除平信外，其他郵件要保留郵寄收據(jù)，以備核查。除平信外，其他郵件要保留郵寄收據(jù)，以備核查。23-要熟悉本公司報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度；要熟悉本公司報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度；-要了解各種郵政業(yè)務(wù)，如信函業(yè)務(wù)、郵政包

15、裹業(yè)務(wù)、特要了解各種郵政業(yè)務(wù)，如信函業(yè)務(wù)、郵政包裹業(yè)務(wù)、特快專遞業(yè)務(wù)等，特別是要熟悉一些郵政操作方面的小常快專遞業(yè)務(wù)等，特別是要熟悉一些郵政操作方面的小常識(shí)，如如何填寫(xiě)業(yè)務(wù)單式；如何封裝包裹；如何查詢、識(shí)，如如何填寫(xiě)業(yè)務(wù)單式；如何封裝包裹；如何查詢、更改、撤回郵件等。更改、撤回郵件等。-領(lǐng)導(dǎo)外出不在公司，秘書(shū)仍應(yīng)按規(guī)范程序和要求處理各領(lǐng)導(dǎo)外出不在公司，秘書(shū)仍應(yīng)按規(guī)范程序和要求處理各種郵件，但一定要和領(lǐng)導(dǎo)保持聯(lián)系和溝通，重要郵件要種郵件，但一定要和領(lǐng)導(dǎo)保持聯(lián)系和溝通，重要郵件要及時(shí)請(qǐng)示匯報(bào)，處理過(guò)的各種來(lái)信應(yīng)保留至領(lǐng)導(dǎo)返回后，及時(shí)請(qǐng)示匯報(bào)，處理過(guò)的各種來(lái)信應(yīng)保留至領(lǐng)導(dǎo)返回后，請(qǐng)他逐一閱讀處理。請(qǐng)

16、他逐一閱讀處理。24 電子郵件又稱電子函件或電子信函。利用電子電子郵件又稱電子函件或電子信函。利用電子計(jì)算機(jī)組成互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)電子郵件進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)，節(jié)計(jì)算機(jī)組成互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)電子郵件進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)，節(jié)省時(shí)間，降低通訊費(fèi)用省時(shí)間，降低通訊費(fèi)用。（三）電子郵件收發(fā)（三）電子郵件收發(fā)25-每天至少檢查一次郵箱，注意查看垃圾郵箱；每天至少檢查一次郵箱，注意查看垃圾郵箱；- - 及時(shí)保存有價(jià)值的郵件；及時(shí)保存有價(jià)值的郵件；- - 需要回復(fù)的郵件，要確定哪些以領(lǐng)導(dǎo)名義回復(fù)，哪些需要回復(fù)的郵件，要確定哪些以領(lǐng)導(dǎo)名義回復(fù)，哪些以秘書(shū)名義回復(fù)；以秘書(shū)名義回復(fù)；- - 及時(shí)刪除垃圾郵件，不明郵件不輕易打開(kāi)。及時(shí)刪除

17、垃圾郵件，不明郵件不輕易打開(kāi)。26- - 認(rèn)真填寫(xiě)收信人地址，仔細(xì)檢查；認(rèn)真填寫(xiě)收信人地址，仔細(xì)檢查；- - 主題詞信息要一目了然；主題詞信息要一目了然；- - 注意電子郵件的保密；注意電子郵件的保密；- - 信文簡(jiǎn)潔，注意禮儀。信文簡(jiǎn)潔，注意禮儀。27（1）今天早上，你打開(kāi)郵箱，將所有的未讀郵件都看了一遍，有的你馬上回復(fù)了，有的你不知道怎么回復(fù)，暫時(shí)擱置，等請(qǐng)示了領(lǐng)導(dǎo)后再回復(fù)，有的郵件很重要，需要標(biāo)志一下以作提醒。請(qǐng)你在郵箱上操作一下如何區(qū)別這三類郵件。（2）清明節(jié)馬上要到了，你需要給公司全體員工發(fā)一封關(guān)于清明節(jié)的放假通知，請(qǐng)演示。（3）慶祝公司成立20周年的晚會(huì)即將舉行，今天，你要通過(guò)電子

18、郵件發(fā)給各大與公司有合作關(guān)系的個(gè)人和公司一封邀請(qǐng)信，請(qǐng)演示。 國(guó)慶節(jié)期間，公司將按照國(guó)務(wù)院的有關(guān)規(guī)定，國(guó)慶節(jié)期間，公司將按照國(guó)務(wù)院的有關(guān)規(guī)定，放假放假7 7天。為了加強(qiáng)國(guó)慶期間公司的安全保衛(wèi)工作，天。為了加強(qiáng)國(guó)慶期間公司的安全保衛(wèi)工作，公司安排了值班。公司安排了值班。1010月月6 6日，輪到辦公室高山秘書(shū)值日，輪到辦公室高山秘書(shū)值班，到午夜時(shí)分，高秘書(shū)忽然接到保衛(wèi)的電話，說(shuō)班，到午夜時(shí)分，高秘書(shū)忽然接到保衛(wèi)的電話，說(shuō)有一個(gè)自稱是張總親戚的陌生男子說(shuō)有急事要找張有一個(gè)自稱是張總親戚的陌生男子說(shuō)有急事要找張總，高秘書(shū)接到電話后該怎么做？總，高秘書(shū)接到電話后該怎么做？情景導(dǎo)入30了解值班工作的任務(wù)

19、與要求了解值班工作的任務(wù)與要求明確值班記錄內(nèi)容明確值班記錄內(nèi)容能制作、使用值班表能制作、使用值班表進(jìn)行值班工作中問(wèn)題的處理進(jìn)行值班工作中問(wèn)題的處理 1 1、含義、含義 值班，是指單位為了保證辦公室正常的工作秩值班，是指單位為了保證辦公室正常的工作秩序，確保信息暢通，杜絕序，確保信息暢通，杜絕“空崗空崗”、“脫崗脫崗”現(xiàn)象，現(xiàn)象，在節(jié)假日、雙休日及正常下班后，安排專人負(fù)責(zé)處在節(jié)假日、雙休日及正常下班后，安排專人負(fù)責(zé)處理有關(guān)事務(wù)的方式和制度。作為單位窗口的辦公室，理有關(guān)事務(wù)的方式和制度。作為單位窗口的辦公室，通常要負(fù)責(zé)組織安排或參與值班工作。一般地來(lái)說(shuō)，通常要負(fù)責(zé)組織安排或參與值班工作。一般地來(lái)說(shuō)

20、，單位是實(shí)行兼職輪流的值班制度。單位是實(shí)行兼職輪流的值班制度。32負(fù)責(zé)信息溝通和通訊聯(lián)絡(luò)負(fù)責(zé)信息溝通和通訊聯(lián)絡(luò)負(fù)責(zé)公務(wù)接洽和來(lái)訪接待負(fù)責(zé)公務(wù)接洽和來(lái)訪接待 處理突發(fā)事件確保安全處理突發(fā)事件確保安全做好值班記錄保持工作連續(xù)做好值班記錄保持工作連續(xù)33制定值班制度與值班規(guī)定 編制值班安排表 通知并給領(lǐng)導(dǎo)班子發(fā)放值班表 值班人員做值班記錄 重大事件做值班報(bào)告 值班結(jié)束交接班 - 崗位責(zé)任制度- 信息處理制度- 保密制度- 交接班制度- 請(qǐng)示報(bào)告制度（1 1）值班表主要用在值班室、平日需要有人值班的辦公室、）值班表主要用在值班室、平日需要有人值班的辦公室、節(jié)假日值班辦公室、為完成某項(xiàng)任務(wù)的值班室。節(jié)假

21、日值班辦公室、為完成某項(xiàng)任務(wù)的值班室。（2 2）值班表的內(nèi)容。它主要包括以下內(nèi)容：）值班表的內(nèi)容。它主要包括以下內(nèi)容：- 列出值班時(shí)限和具體值班時(shí)間。列出值班時(shí)限和具體值班時(shí)間。- 按照要求填入值班人員姓名。按照要求填入值班人員姓名。- 標(biāo)明值班的地點(diǎn)。標(biāo)明值班的地點(diǎn)。- 標(biāo)明負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。標(biāo)明負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。- 有時(shí)須用簡(jiǎn)明的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容。有時(shí)須用簡(jiǎn)明的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容。- 標(biāo)明人員缺勤的備用方案或替班人員姓名。標(biāo)明人員缺勤的備用方案或替班人員姓名。值班值班時(shí)間時(shí)間值班人值班人員姓名員姓名值班值班地點(diǎn)地點(diǎn)值班值班電話電話帶班帶班領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)值班值班任務(wù)任務(wù)10月

22、月1日日張張辦公室辦公室總經(jīng)理總經(jīng)理1、接聽(tīng)和處理電、接聽(tīng)和處理電話，保證聯(lián)絡(luò)話，保證聯(lián)絡(luò)渠道暢通。渠道暢通。2、接待和指引來(lái)、接待和指引來(lái)訪人中。訪人中。3、接收分發(fā)文電、接收分發(fā)文電郵件和書(shū)報(bào)雜郵件和書(shū)報(bào)雜志。志。4、處理臨時(shí)發(fā)生、處理臨時(shí)發(fā)生的事情。的事情。5、注意安全，防、注意安全，防火防盜?；鸱辣I。10月月2日日李李辦公室辦公室副總經(jīng)理副總經(jīng)理10月月3日日王王辦公室辦公室副總經(jīng)理副總經(jīng)理10月月4日日郭郭辦公室辦公室行政辦主行政辦主任任注意注意事項(xiàng)事項(xiàng)1、值班時(shí)間：每天上午、值班時(shí)間：每天上午8天至下午天至下午5點(diǎn)點(diǎn)30分分2、做好值班記錄。、做好值班記錄。3、值班人員不得缺席，確因病因事不、值班人員不得缺席，確因病因事不能值班，請(qǐng)?zhí)崆奥?lián)系辦公室，以便能值班，請(qǐng)?zhí)崆奥?lián)系辦公室，以便及時(shí)調(diào)整人員。及時(shí)調(diào)整人員。37 值班記錄主要包括值班記錄主要包括值班登記值班登記及及值班日志值班日志。值班登記。值班登記主要對(duì)外來(lái)的信函、電報(bào)、反映情況、外來(lái)電話等，進(jìn)主要對(duì)外來(lái)的信函、電報(bào)、反映情況、外來(lái)電話等，進(jìn)行登記，讓接班人員保持工作的連續(xù)性。值班日志是將行登記，讓接班人員保持工作的連續(xù)性。值班日志是將值班過(guò)程中接收的任務(wù)及完成情況、收到的各方面的信值班過(guò)程中接收的任務(wù)及完成情況、收到的各方面的信息及處理情況、備忘事項(xiàng)等記載下來(lái)，以備與其他值班息及