Outlook2010操作指引(初稿)

1、Outlook 2010操作指引（內(nèi)部參考）文檔控制變更紀(jì)錄日期作者舊版本新版本備注2014-04-12歐磊Version 1.0Version 1.0新建2014-04-14歐磊Version 1.0Version 1.1新增分享內(nèi)容審閱姓名職務(wù)版本日期簽字分發(fā)編p姓名版本地點(diǎn)簽字目錄歡迎辭：3一、使用與配置31,存儲類型32, Outlook郵件配置 32.1 :賬戶設(shè)置42.1.1 電子郵件42.1.2 數(shù)據(jù)文件52.1.3 通訊薄62.2 郵箱清理82.2.1 郵箱清除92.2.2 清空已刪除項(xiàng)目文件夾 102.2.3 存檔102.3 規(guī)則和通知112.4 郵件選項(xiàng)112.4.1 郵件

2、112.4.2 高級132.5 其他配置應(yīng)用 142.5.1 編輯聯(lián)系人。 153、舊郵件自動存檔功能 16二， 注意事項(xiàng)：191,嚴(yán)禁非法關(guān)閉 Outlook。192,檢查“舊郵件自動存檔”功能是否啟用 20分享：21如何解決Outlook 2007所收郵件為亂碼的問題 21問題產(chǎn)生的原因： 22解決辦法：22歡迎辭：歡迎大家使用 Ofice套件郵件軟件 OutLook：Outlook是Ofice套件中的一個專門用于接收、編輯、儲存電子 郵件的軟件，已經(jīng)經(jīng)歷了七代版本的更新。目前我們公司正在使用 Office2007 SP3 X8版本。部分同事已經(jīng)在使用 Ofice2010sp2 X8服 本

3、。一、使用與配置1,存儲類型因?yàn)镺utlook使用單個PST文件類型存儲郵件,與之前Outlook Express使用 dbx文件類型分類存儲郵件 有所不同。PST文件和DB雙件都存在單個文件存儲 的最大值。DBXR認(rèn)是2GB （即2048KB 。其中Outlook2007單個PST文件最大可以達(dá)到18GB Outlook2010可以達(dá) 到48GB實(shí)踐證明接收郵件的PSTi件超過2-3GB后在編輯、接收、查看、搜 索時均反應(yīng)遲緩，會影響使用體驗(yàn)。Outlook2013不具備OE livemail郵件導(dǎo)出功能。2, Outlook郵件酉己置選擇“文件”（如圖）：2.1 :賬戶設(shè)置2.1.1 電子

4、郵件電干郵件幡戶您可以添加蒯賒昧戶?？梢赃x擇某個唯戶并更改其設(shè)置”電子土蹄lift據(jù)文件| SSS源I Shu“m睢列蠹|工ntTd日歷|已宣布日歷I通訊蹲d新建間 八僮復(fù)值)，3更改閡 ，段為魅/值力X刪除I) 諭帳戶將新電子印件傳送到以K位位:更我文件件g牧件箱在捌據(jù)皇件 D ailaclefo.tst *請注意“更改文件夾”，賬戶配置過程中，因?yàn)殡娮余]件賬戶和數(shù)據(jù)文件 建立的先后問題可以導(dǎo)致電子郵件賬戶不會儲存在默認(rèn)設(shè)置的數(shù)據(jù)文件中。XOutlook2010新建電子郵箱賬戶會默認(rèn)開啟“在服務(wù)器保留副本。默認(rèn)屣17在服占注上俁備息灘的副本（UMl -i4 一國無后刪倒蹈器上的印件副本田）也

5、匿已刪膾郵崢時r回酎刪胤艮資疆上的副本代）是14天2.1.2 數(shù)據(jù)文件電子郵件藪據(jù)文件RSSjg ShreFoint百I陸Internet日歷|已發(fā)布日而通訊簿*硒如 時設(shè)置的殳為黠認(rèn)值時x刪除就b打開文件位置近0 mail一郵件UE部件口一個月前舊由E件位孟D;uiailVinai . pstD：pstD:m4ilXiniildldll. petE ! jmailbSLckVm &iLb ack. pst.其中帶有。表示郵件默認(rèn)接收文件，是主要接收發(fā)送的郵件存儲文件。（此文件建議不要大于3GB哦）“一個月前舊郵件”代表存儲用戶1月之前的舊郵件。位置代表郵件文件存儲的路徑。建議默認(rèn)接收數(shù)據(jù)文件

6、和存檔的數(shù)據(jù)文件 分別放置在不同的分區(qū)中， 減少因?yàn)猷]件存檔產(chǎn)生的碎片。也可以較安全的保存用戶數(shù)據(jù)。默認(rèn)接收數(shù)據(jù) 文件取名“ Mail ”，存檔文件夾取名“ Mailback ”。存檔文件盡量選擇剩余空 間比較大的分區(qū)中。Outlook數(shù)據(jù)文件可以接受碎片整理，不會產(chǎn)生故障。再 給用戶配置新賬戶時建議碎片整理所需要用到的分區(qū)。派數(shù)據(jù)文件大小有時和實(shí)際郵件大小不符合。那是因?yàn)槲④洖榱藴p少磁 盤碎片產(chǎn)生采用PST數(shù)據(jù)文件只會變大不會變小的對策。我那可以對其數(shù)據(jù)文 件點(diǎn)擊設(shè)置，壓縮數(shù)據(jù)文件即可達(dá)到與郵件相符的 PST郵件大小了。正在壓縮取消2.1.3 通訊薄電子郵件敦?fù)?jù)交件RS5痂SWePoinl列

7、表工口七t日歷已發(fā)布日歷逋訊簿新建助呷更改負(fù) X刪仃舊名稱類型Outlock 通訊簿11 API手機(jī)通訊簿NATIIdapin3位IdapexIDFIdapKkIW可以刪除手機(jī)通訊薄。通訊簿添加完畢后回到主界面點(diǎn)擊（如下圖）F查找聯(lián)裁人3通汛篙媼堡召啾直找選擇“工具”一一“選項(xiàng)”比通訊簿比任何第日”配置如下圖所示：“打開通訊簿時”選擇Idapin發(fā)送電子郵件時，按R列喉摩檢查她批列袤例添加刪除屬性網(wǎng)放全涉通訊簿開始業(yè)聯(lián)系人文件夾開蛤E。自日1Jj打開通訊簿時，首先顯亦以下地址列表: 自動選擇Outlook 訊簿L聯(lián)系人一手機(jī)通訊演聯(lián)系人（手機(jī)）IdapinrH Id apexHatHj附錄：外

8、郵地址服務(wù)器名：Idapex 或 172.22.202.51用戶名：cn=ldap,ou=qmail_users,ou=cn,dc=reginamiracle密碼：ldap搜索超時秒數(shù)：90最多條目數(shù)：300 搜索： ou=qmail_users,ou=cn,dc=reginamiracle一個月前舊郵件香港地址服務(wù)器名：Idaphk 或 172.22.0.19用戶名：cn=ldap,ou=qmail_users,dc=reginamiracle,dc=com,dc=hk密碼：Idapl搜索：ou=normal,ou=qmail_users,dc=reginamiracle,dc=com,dc

9、=hk搜索超時秒數(shù)：60最多條目數(shù)：200內(nèi)郵地址服務(wù)器名：Idapin 172.22.200.56用戶名：ldap密碼：Idapl搜索ou=mail,dc=cn （可以選擇默認(rèn)）搜索超時秒數(shù)：90最多條目數(shù)：500麗晶雅致服務(wù)器：172.22.202.82用戶名：cn=ldap,ou=qmail_users,dc=regentyazhi,dc=com密碼：ldap搜索：ou=localmail_users,ou=qmail_users,dc=regentyazhi,dc=com搜索超時秒數(shù)：90最多條目數(shù)：2002.2 郵箱清理螂柏清理通過清空已刪除項(xiàng)目并存檔，來首理您的自蜻大小廣普郵箱清除

10、國使用高級工具卷理郵箱的 大小.垃黎BW窗原目文較00永燦除“已刪除電監(jiān)文1錢H的所有項(xiàng)目.磕在檔卻將舊項(xiàng)目落至文件夾列表中的“存檔文得夷.以幫助組織您的傳入電刁S件.并可在添加、 收到更新.2.2.1 郵箱清除用于整理郵件，“查看郵箱大小”可以查看郵件（默認(rèn)接收）大小。PS:這個和在文件夾中看PST文件大小是有出入的。此處可以查看真實(shí)的郵件大小?！安檎摇睕]有實(shí)際意義?？梢院雎浴?shí)用工具“自動存檔”。可以手動執(zhí)行郵件存檔功能。“清空”等同于上圖中“清空已刪除項(xiàng)目文件夾”，徹底清空已刪除郵件。2.2.2 清空已刪除項(xiàng)目文件夾清空已刪除郵件。2.2.3 存檔.默認(rèn)設(shè)置如下圖請選擇“按照文件夾的”自

11、動存檔“設(shè)置，存檔所有文件夾”2.3 規(guī)則和通知規(guī)則和通知主要是設(shè)置管理郵件規(guī)則。選擇“選項(xiàng)”可以講規(guī)則導(dǎo)入導(dǎo)出2.4郵件選項(xiàng):玄 商用ClyriMkMN用為7小鼻耳.生用界13選現(xiàn)也播亍手罰工-/例三作更一配與右賓：至色*扉秘E手荏K示喻詞用一TJ MkrotoftOfFiEfl堡行個徑化設(shè)苴月F也;：J將口皿口吐片青工市.二醫(yī)骨.庠密工朽三忻M5K認(rèn)胃他仁；主要關(guān)注“郵件”選項(xiàng)卡和“高級”選項(xiàng)卡2.4.1 郵件在此選項(xiàng)卡中可以設(shè)置“簽名”“信紙和字體”“閱讀窗格”和郵件格式同時需要注意“編輯器選項(xiàng)”中“高級”頁面下關(guān)于“ insert ”功能鍵的設(shè)定婚相詵晚/鍵入內(nèi)容卷摸麻連KCD睦時目前

12、選定整個單詞畫三文字后考旦W用Ctrl h-蜒擊量善招隆接出） BA .目磔形阻目前創(chuàng)線圉因布色/順智白斯5國三包,使月號能指針（】.用ln1CTt繪制改三模式:伸用股寫梗式（VlU隍示更粘桂ell一I9s目移導(dǎo)或編號列表成用“正文樣式時izl球持唔式毆音（E標(biāo)記格式不致鉗關(guān)（D更新樣式q匹配秘情嶼他以日7|7后用“即點(diǎn)明苗. 默認(rèn)股落槎式（XXJ顯示-記憶式罐”建也71中文學(xué)休也應(yīng)用于筐又出一I白向羽攝談以匹比周莊文字的有言圓/感蜂匍讓手語功次態(tài)回指入頡圖皿當(dāng)用戶在編輯郵件時無意間按下“ insert ”鍵之后，在編輯時會出現(xiàn)插入的文 字替換掉后面的字符?？梢栽侔匆淮巍?insert ”鍵或

13、者去除“用Insert控制改 寫模式”。以及下面關(guān)于“剪切、復(fù)制和粘貼”的功能敘述。在此不逐一說 明。2.4.2高級此選項(xiàng)卡中需要注意的有“自動存檔”，“發(fā)送 /接收”，“國際選項(xiàng)”。2010版本中不會默認(rèn)啟動自動存檔，需要手動開啟。該功能在下節(jié)會專門開辟 章節(jié)論述。國際選項(xiàng)中可以根據(jù)用戶內(nèi)外郵設(shè)置不同編碼。外郵用戶”待發(fā)郵件首選編碼”可以選擇“ UTF-8。內(nèi)郵用戶可以忽略此選項(xiàng)。國際選:幣雄1二后市后簽使用莫諾LD匚舞費(fèi)酷發(fā)郵件上的郵件頭司巷發(fā)通a使用英語DJ &商運(yùn)捶特發(fā)Q件的騙嗎(D待發(fā)部件的首選版歐Unicode (UTF-S)二7自就齷傳出鬼子名片的端沼.傳出電子名片的首選編科圖】

14、：苞體中文GB* 12)臼，電子向邰神址中允許使用國際域名J k mailto;削投啟用UTF-B支持田其他如“任務(wù)”、“日歷” “便箋和日記”功能都可以研究研究2.5其他配置應(yīng)用請注意：視圖選項(xiàng)卡4日為必4 Kf j.由事優(yōu)十入D上 意包)干畝4田觸日通：缸三明幽 口京j也i斗主鼻：U國內(nèi)國事j，,函*運(yùn)行產(chǎn)井F顯示為對話：可以將對話郵件合并為一封郵件 閱讀窗格：更改閱讀窗格模式。在此不細(xì)述 更改視圖：默認(rèn)為“壓縮”?？梢苑謩e嘗試，壓縮、單、預(yù)覽的效果0 G 黔=as 工.5空帶士目破書行定新視圖宓.帶當(dāng)朗陽應(yīng)用于其t*件加糕*.、二3謔那件旬三胞卷郵件嗝RSS黃J右件至10應(yīng)嫌岬144J覆

15、堇文仁孌口FF仁D井犀共 Zh二.qL?1t ；用視差|馬 日郎8點(diǎn)后件人舊點(diǎn)34人卬 品 豐到舊V -布E期與平面feSit臼趣迎聞去岫 三當(dāng)“視圖設(shè)置”可以設(shè)置郵件排列順序、格式、字體顯示大小等。2.5.1 編輯聯(lián)系人。OE中的通訊簿是單獨(dú)存放于配置文件目錄下的。在 outlook 2000以后版本都 是將郵件和通訊簿存儲于一個數(shù)據(jù)文件中。不是 outlook所有的數(shù)據(jù)文件都具 備存儲聯(lián)系人（通訊簿）的功能。首先必須該數(shù)據(jù)文件（ PSTi件）設(shè)置過為 默認(rèn)接收郵件。例如：以下存在四個數(shù)據(jù)文件。其中 Mail為默認(rèn)接收郵件的數(shù)據(jù)文件，OEW 件和OE郵件II曾經(jīng)設(shè)置過默認(rèn)接收郵件，只有一個月

16、前舊郵件沒有設(shè)置過。Mail 0E焰件 oEmu T月前舊鶴慘始話則車集目BfiEA - it.in .id - M-in-cR f.jtiMli = 7匕臣景呷會議旦任!flW* AU靜豕A*J*拉*理事人 蝠3盟艮*/.蝙立里八 Human Rewurcw RASenior ManageirJackie 土a rj+cklu Liu (.忖，ni_RA_GpijipO盧內(nèi)上山酬dAA ChenLf工 AMi m|uwi|uviamH 氣pr 冀iachuiChen Xiaohui Adee昌A XlangYuanyuanyyicq e? r 叼 *1 *lci 匚 niChen XnaDh

17、oi AdeeCRje.Bie Xiaojun Aeolus,妒跑tcE曰Tt*Eir以博工 g3、舊郵件自動存檔功能微軟設(shè)計(jì)將郵件全部放在一個 PST文件中，可以減少磁盤碎片。但會給郵 件帶來一定存儲安全，文件過大在讀取郵件時也會變慢，故微軟為了接收郵件 的PST文件不至于過大設(shè)計(jì)了 郵件自動存檔功能。查看方法：工具一選項(xiàng)一其他一自動存檔（Outlook2007版本）出現(xiàn)如下所示： 只有三個聯(lián)系人通訊簿，只有兩個有聯(lián)系人，代表只有兩個存 在聯(lián)系人（通訊簿）?，F(xiàn)在可以對其聯(lián)系人進(jìn)行編輯。文件一一選項(xiàng)一一高級一一自動存檔設(shè)置（Outlook2010&2013版本）默認(rèn)將6個月之前的郵件轉(zhuǎn)存檔到該

18、PST文件中。故根據(jù)實(shí)際郵件接收量靈活設(shè)置自動存檔功能期限。具體要以主接收郵件PST文件在以上期限內(nèi)不要超過2-3GB為準(zhǔn)g自動帶孥桐同陶為保） o天.運(yùn)行自動存檔前提目前存檔過程口：M刮除過期次目僅限于電子件文件夾|（口）回存檔戰(zhàn)刪窿舊項(xiàng)目（閨（匚。：。*叵在安1町日!1震中顯示存襠力糊 默認(rèn)存值文件天設(shè)置清除早于下初時間的項(xiàng)目將舊項(xiàng)目移至（M）:2AMailXarchive.pst I瀏頗B）.“O永久刪除舊項(xiàng)目任）立即將這些設(shè)置應(yīng)用到所育文件夾（L）若要單型市走力力而卻殳置,清用笈行右遺單壬詼?zhǔn)芳啦⑦x 擇維性、然后轉(zhuǎn)胃目的檔砌5卡.確定朝肖備注：1,存檔間隔一一每隔XX大運(yùn)行存檔程序一

19、次。2 ,清除早于下列時間的項(xiàng)目一一保留多長時間的郵件到默認(rèn)收件文件中。單位可以是周，天，月。3 ,將舊項(xiàng)目移至一一將以前的郵件存放在哪個目錄下面的文件 中。該功能默認(rèn)每14天運(yùn)行一次，運(yùn)行狀態(tài)在開啟 Outlook后， Outlook右下角會有顯示“郵件存檔”圖標(biāo)。此時郵箱會 暫停一段 時間，根據(jù)需要轉(zhuǎn)移的郵件量多少決定暫停的時間。故此時建議不 要操作郵箱或是電腦。更不要以為 郵件故障而非法關(guān)閉。這樣會損 害PST文件。造成下次開啟Outlook會提示校驗(yàn)檢測PST文件。如 下圖:二，注意事項(xiàng)：1,嚴(yán)禁非法關(guān)閉Outlook。在需要注銷系統(tǒng),關(guān)閉系統(tǒng)，結(jié)束作業(yè)時請按正常流程關(guān)閉Outlook

20、郵箱，嚴(yán)禁在未正常關(guān)閉的情況下注銷、重啟、關(guān)機(jī)操作。當(dāng)磁盤碎片較多或是PSTt件過大時在關(guān)閉、開啟郵箱或新建郵件 時Outlook會提示“未響應(yīng)”，此時切勿選擇“立即結(jié)束該程 序”。此時正在讀寫郵件 PST文件,擅自結(jié)束會造成 PSTt件損 坯，造成不能正常開啟 Outlook、繼而造成郵件數(shù)據(jù)損壞或丟失 。若非法關(guān)閉會造成如下情況:Microsoft Office Oirtlock數(shù)據(jù)文件“舊郵件如1”未正琥關(guān)閉。正在檢查該文件由的詢題I_. r 隔剩余21分鐘0 200G HicrflstjftorpQrwti 網(wǎng)口 保留所有相利。2,檢查“舊郵件自動存檔”功能是否啟用隔一段時間后“舊郵件

21、自動存檔”下面都沒有郵件，或者某些自定義郵件文 件夾未出現(xiàn)同步，那說明郵件存檔功能未生效或是出現(xiàn)故障，請立即電話告知 電腦部同事幫忙處理，否則容易造成郵件故障。如圖所示：圖 1和圖2同步- OLAV悅儺L3 F辦房,_j HK-Team口安全組溫尊部LJ金小的口人資部IJ軟件坦ULi網(wǎng)絡(luò)組吳明趣 _j案統(tǒng)宙.lJ口弊端阻口在哥百普 10已發(fā)函群號已刪除用牛-k照件自加存檔 日已刪除髭件IRS演口LJ雉性陋I -J 虻 01t l牛，二收履二F辦房1 HK*TcflmPMCSbZJ安全但一i辦房設(shè)華部口金/卜麗一 j奇依成二 AF軟件組口生產(chǎn)都室轉(zhuǎn)空王保金J網(wǎng)端組口吳啊毋莖統(tǒng):fl一nLa燃好息

22、口任擊 2分享：如何解決Outlook 2007所收郵件為亂碼的 問題自從升級到office2007 ，總是有些收到的email顯示為亂碼，無法閱讀問題產(chǎn)生的原因：收件人和發(fā)件人郵件格式的編碼差異所導(dǎo)致。發(fā)件人所寫郵件編碼方式為UTF-8,而我的outlook2007 無法自動將 UTF-8轉(zhuǎn)換至U GB231Z因此顯示為亂碼。而Outlook Express 和Foxmail則沒有此問題，那是因?yàn)镺E采用IE瀏覽器捆綁在一起，而IE瀏覽器可以自動識別正確的編碼?？梢宰詣幼R別和轉(zhuǎn)換UTF-8編碼。解決辦法：1 .單個法打開亂碼郵件，單擊菜單欄的其他動作中的編碼，更換一種編碼（例如選擇GB231

23、2 ,再更換回UTF-8,則郵件內(nèi)容可以正常顯示了。此方法只可解決此郵件的一次正常閱讀，以后仍無法正常閱讀，并且以后新收 到的類似郵件仍然顯示為亂碼。-建廿則！J T移到 One Note標(biāo)記為分類后麗志未讀 黎茴轉(zhuǎn)毓希中立管裝室拍登找由交簡繁轉(zhuǎn)控酸回讀9件,“J其他幼作主三件頭圓直看原文得13Unicode (UIF-8)西歐Window)如不知該郵件編碼是什么，可以選擇“操作一一在瀏覽器中查看”。郵件會在“ IE瀏覽器顯示正常。可以選擇瀏覽器中“右鍵”么。回到郵件中設(shè)置正確保存即可。編碼,查看正確的編碼是什二克心，Ctrl4-bhift4.L與展S存力事, ,若為苜喂H 官肯ifotr的閱

24、讀帶來費(fèi)易不便，滯望 貴爸見，非論壇越辦越好！生理的號百，Wii可建淞方ME 盤匚到幅為）.苔金源MK窠表示求心的感謝，希望打印吹 iTOffiffi(N).- 利軒眼荷仄中加6呂工131Unkode （UTF-60 其匈村從工私EK仇鰭:上女電卡會附喟誓官甲揖:2 . 一勞永逸法: 導(dǎo)致此問題的根木原因是,_outlook默認(rèn)數(shù)據(jù)文件（即 pst文件）的不是最新版木，而是97-2002版的數(shù)據(jù)文件（即 office升級前建立的數(shù)據(jù)文件）因此需要升級pst-4件版木。做法如下:1） 新建數(shù)據(jù)文件，選擇Office Outlook個人文件夾文件（.pst）2）聘此新數(shù)據(jù)文件設(shè)置為Outlook默

25、認(rèn)數(shù)據(jù)文件3）將原數(shù)據(jù)文件中的email、文件夾、任務(wù)、日志、聯(lián)系人等拖拽到新數(shù)據(jù)文件的相應(yīng)目錄下4）關(guān)閉和刪除原數(shù)據(jù)文件此后所有收到的UTF-8編碣格式的郵件都可以正常閱讀了 “2, outlook2010在寫郵件時，一空格就會出現(xiàn)一個間隔點(diǎn)。怎么樣才能把它去掉？方法一、在編輯區(qū)右擊選擇段落-選中文版式-點(diǎn)下面的選項(xiàng)按鈕-在打開的窗口中左邊點(diǎn)顯示，在右邊把空格的構(gòu)去掉就可以了。方法二、見下面圖片3廿邛曲慢人一Hu。演由i 1 口 jMIJS Depdflm&fit (T&由他: RCglirM Mr 41 k lnF- in#1|0 TftrrlE mai: if ouffi n?jma-loca*鵬布FJ5總書怩劉芻定宜女妻叵峭塔和小t y/d站播 訪配方間m器OutlMk 用電E熱席 J .MM* *Fern 荃免QimIck SilK快出皿M比L*占通力三電窗I J* kt M：幻迎 II 旭filf士L ofa；ii2)I*姍事i：孟i；r可電i sTuisfteiSiA3,為什么有時在outlook里寫郵件編輯文字時，打在前面的文字會把后面的文字給覆蓋掉？ ！這是什么原因開啟了插入模式，在鍵盤上找到Insert鍵，按一下再試試？4、正常情況下，在 Outlook郵件列表標(biāo)題列表中單擊任何的標(biāo)題，在下方或右邊的郵件預(yù)覽窗格中就能正常顯示郵件也一樣空白/