商務公文寫作技巧

1、商務公文寫作技巧Business document writing skills1公文的格式2公文格式的特點商務公文寫作技巧1版頭格式2主體格式3版記格式公文格式1份號4發(fā)文機關標志2密級和保密期限5發(fā)文字號3緊急程序6簽發(fā)人公文的格式-版頭格式 份號是指公文份數(shù)的順序號。凡是涉密公文都應當標注份號，份號通常都是由6位3號阿拉伯數(shù)字組成，編號從“000001”開始，頂格排在版心左上方的第一行。版頭格式-份號密級和保密期限會標注在發(fā)文機關標志的左上方，頂格排在版心左上方第二行，同時根據(jù)保密法的規(guī)定，密級可以劃分為絕密、機密、秘密三個級別。保密公文都要標注保密期限，例如“絕密3年”，如果沒有特殊要

2、求的話，通常會用3號黑體字進行標注。版頭格式-密級和保密期限緊急程度是指公文送達和辦理時間的限度。通常分為“特急”和“急件”兩種，一般用3號黑色字體標注，并頂格編排在版心左上方。如果一份公文需要同時標注份號，密級、保密期限和緊急程度的時候，那么要按照份號、密級、保密期限和緊急程度這樣的順序，在版心在左上方，自上而下進行排列。還有一些公文可以在標題中標注出緊急程度，例如“關于XXX201753號文件XXX的緊急通知”，對于已經(jīng)標明緊急程度的文件，標題中不需要另行標注。根據(jù)條例規(guī)定，緊急電報的緊急程度可以分為“特提”“特急”“加急”“平急”四種，在電文首頁稿頭中標注。版頭格式-緊急程度由發(fā)文機關全

3、稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關的全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關的標志居中排列，通常使用小標宋體字，套紅，以醒目、美觀、莊重為原則，例如“XXX公司文件”。在此需要注意的是，聯(lián)合行文時需要標注聯(lián)署發(fā)文機關的名稱，主辦機關的名稱排在最前面。版頭格式-發(fā)文機關標志發(fā)文字號簡稱文號，由機關代字，年份和發(fā)文順序號三者組成，而且年份、序號等都是用阿拉伯數(shù)字進行標注。例如“吉林20175號，其中“吉林”是吉林省人民政府的機關代字，“2017”是年份，“5號”是序號。在發(fā)文字號中，年份不能簡寫，要標全稱，并用六角括號“”括入。此外，發(fā)文字號不編虛位，如“5號”不編為“05號”，也不加“第”

4、字。發(fā)文字號通常都會排在發(fā)文機關標志下方，如果沒有發(fā)文機關的標志，那么就排在標題的右下方。為了能更加方便地識別，機關代字在選用上最好是選擇能直接體現(xiàn)本機關特征的代字，并且能固定使用。如果有幾個機關聯(lián)合行文，那么發(fā)文字號就要使用主辦機關的。發(fā)文字號的作用在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，同時也便于引用和查詢。應該注意的是，上行文的發(fā)文字號要居左一字編制，與最后一個簽發(fā)人的姓名同處一行。版頭格式-發(fā)文字號簽發(fā)人指核準并簽發(fā)公文或會簽的發(fā)文機關負責人。簽發(fā)人的姓名通常標注在發(fā)文字號左側(cè)適當?shù)奈恢?。按照公文處理辦法的規(guī)定，上行文應當注明簽發(fā)人和會簽人姓名。其中“請示”和“意見”應當附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。在上行

5、的公文中注明簽發(fā)人，是為了督促各級機關負責人認真地履行職責，對行文負全責，有利于提高公文質(zhì)量。版頭格式-簽發(fā)人1標題4附件2主送機關5發(fā)文機關3正文6印章公文格式-主體格式標題是公文的眉目。完整的標題由發(fā)文機關名稱，事由和文種組成，例如中共中央、國務院關于抗震減災緊急指示，“中共中央、國務院”是發(fā)文機關的名稱，“抗震救災”是公文的事由，“指示”是文種。標題在某些情況下是可以省略的，通常標題省略的情況有三種：一是省略發(fā)文機關名稱，僅由事由與文種組成，如關于罷免XX市委辦公廳主任的決定；二是省略事由，如中華人民共和國國務院令；三是省略發(fā)文機關名稱與事由，如果只有文種名稱，如通告，在這種情況下，通常

6、就會將發(fā)文機關的名稱置于正文末尾落款處。公文的標題在排版的時候應當居中，如有回行的情況，一定要做到詞意完整、排列對稱、長短適宜、間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。主體格式標題主送機關即公文的主要受理機關。主送機關應頂格寫，并且使用機關的全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱。應根據(jù)受理機關的職能權限與行文目的選準主送機關，這是公文發(fā)出后能否得到及時處理的關鍵。在上行文中，通常只寫一個主送機關，切記避免多頭主送，以免延誤公文處理的時機，同時也要注意，千萬不可越級主送。在下行文中，除了普發(fā)性公文（如省政府給“各市、縣人民政府、省直各單位”的文件）外，一般也只寫一個主送機關。有些公文，如公告、通告、紀

7、要等，不需要寫主送機關。主體格式-主送機關正文是公文的主體或核心內(nèi)容，正文用來說明公文的內(nèi)容和制文意圖。公文的首頁必須顯示正文內(nèi)容。不同文種的正文在寫作上面會稍有不同，但是整體的結(jié)構都是相同的，都是由開頭、主體和結(jié)尾三部份構成。在公文在開頭，要簡明扼要地說明制文的根據(jù)、目的、原因或重要性。主體是內(nèi)容事項，或提出解決問題的措施、意見、辦法，或請求指示與批準，或詢問或答復問題，或商洽和聯(lián)系工作，要求具體明確、層次分明。結(jié)尾主要表述發(fā)文機關對公文辦理的要求，其形式一般采用尾語慣用式、希望號召等。主體格式-正文附近是隨文附上的有關照片、圖表、統(tǒng)計數(shù)字以及文字依據(jù)材料、參考材料，對正文內(nèi)容作補充、說明和

8、印證。如果公文要使用附件，那么應當在正文下空一行，左起空兩字編排“附件”二字，后標注全角冒號和附件名稱。如有多個附件，應使用阿拉伯數(shù)字標注附件的順序號（如“附件：1、XXXX”),附件名稱后不加標點符號。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。通?！案郊倍忠约案郊樞蛱柺褂?號黑體字頂格編排在版心左上方第一行。附件標題居中，編排在版心第三行。附件序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。主體格式-附件發(fā)文機關是指發(fā)文機關的署名，即落款，是公文的法定作者，應寫全稱或規(guī)范化簡稱。當幾個機關聯(lián)合發(fā)文時，主辦機關要排在前面；當以機關領導人的名義發(fā)文時，要同時冠以領導人的職務。主體格式-發(fā)

9、文機關成文日期指公文發(fā)文的年月日，通常就是公文的生效期。成文日期是公文生效和查考的重要依據(jù)，它通常位于發(fā)文機關名稱的右下方，年月日的填寫必須是完整的，不可簡寫。成文日期主要是以負責人簽發(fā)日期為準。如果是聯(lián)合行文，那么就要以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準；如果是會議通過的公文，那么就以會議通過的時間為準。同時，要注意的日期的編寫，當用阿拉伯數(shù)字對日期進行標注時，應當標注年月日的全稱，在編寫的時候不可以編虛位。主體格式-成文日期印章是加蓋在公文成文時間的上方，印章主要是起征實公文合法效力和信用的作用，是對公文生效負責的憑證。加蓋印章，要用紅色，要求上不壓正文，下“騎年蓋月”。根據(jù)條例的規(guī)定：“公

10、文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機構相符。有特定發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機構相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章?！庇≌乱欢ㄒc正文同處一頁，即不得在沒有正文的空白頁內(nèi)蓋印章，不得采取“此頁無正文”的標志。主體格式-印章附注指需要附加說明的其他事項。附注內(nèi)容，有的是需要加以解釋的名詞術語；有的是確定公文發(fā)送范圍和閱讀傳達對象，例如“此件發(fā)至省軍級”；有的則注明使用方法，例如“此件可自行翻印”。附注都是居左空兩個字加圓括號編排在成文日期的下一行。主體格式-附注1抄送機關4印制份數(shù)2印發(fā)機關5頁碼3印發(fā)日期公文格式-版記格式抄送機關是除主送機

11、關外其他需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的機關，應當使用機在全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。抄送機關不宜過多過濫，同時也要注意不要漏報漏送。版記格式-抄送機關一般編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年月日標全，月、日不加虛位，后加“印發(fā)”二字。版記格式-印發(fā)機關和印發(fā)日期通常編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字的左右兩方各有一條一字線；單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。版記格式-頁碼1公文格式的美觀和莊重性2公文格式的層次性3公文格式的規(guī)范化4公文格式的法定性公文格式特點

12、格式的美觀和莊重性是公文格式的一大特性，它是反映不同層級、不同用途的公文經(jīng)約定俗成后形成的不同的表述形式。公文格式的美觀和莊重性主要體現(xiàn)在三個方面：第一，公文要素的設置和公文中的排列位置要體現(xiàn)出美觀和莊重性；第二，公文傳遞所采用的介質(zhì)紙的質(zhì)量和印刷質(zhì)量、裝訂質(zhì)量的好壞，都會影響公文的美觀與莊重性；第三，公文撰寫人員在公文過程中以及辦公人員在辦公過程中的態(tài)度，也會影響公文的美觀與莊重性。公文格式的特點-公文格式的美觀和莊重性在現(xiàn)代社會中，不論哪個國家都會使用公文這種簡便快捷的方式進行國家管理。但是每個國家的內(nèi)部又會分出很多政府部門來進行管理。這樣就會形成由國家內(nèi)部公文構成由國家內(nèi)部公文構成的國家

13、公文體系，它時刻反映著國家機構的狀況。每個內(nèi)部機關的公文都會成為國家公文的一個子系統(tǒng)，所有的公文子系統(tǒng)匯總到一起就構成了國家行政機關公文體系。這一構成情況就反映出了公文格式的層次性。公文格式的特點-公文格式的層次性公文的作用決定了公文寫作的一項普遍性和基礎性的工作，因此公文的作用和能力不能削弱，只能不斷地改革和加強。這樣一來，公文格式的規(guī)范化和處理工作的制度化就提到議事日程上來了。所謂規(guī)范，是指約定俗成或是明文規(guī)定的規(guī)格標準。公文格式的規(guī)范就是制定公文的全面系統(tǒng)的規(guī)格標準，使人們的工作行動合乎這些規(guī)定標準。所謂制度，就是大家共同遵守的辦事規(guī)程和行動準則。處理工作的制度化，是對公文處理的全部活動都定出具體的處理規(guī)范，并且保證這些規(guī)范正確順利地實施，使公文處理依法進行。公文格式的特點