檔案目錄格式規(guī)范

1、新文書檔案目錄格式（一）歸檔文件目錄歸檔文件目錄年度：2008類目：2 保管期限：永久 盒號：004件 號文號責任者文件材料題名日 期頁 數(shù)備注031大唐國際計2008XX 號大唐國際關于下達大唐國際發(fā)電股份有限公司2008年第一批小型基建計劃的通知2008.01.123032大唐國際計2008XX 號大唐國際關于卜達大唐國際發(fā)電股份后限公司2008年第二批小型基建計劃的通知2008.04.124033大唐國際計2008XX 號大唐國際關于下達大唐國際發(fā)電股份有限公司2008年第三批小型基建計劃的通知2008.10.226一般地，縱向目錄式表格（包括備考表等） 距左側紙邊25mm距右側紙邊15

2、mm以上字段從左至右依次保持寬度為10、20、20、70、20、10、20 （mmi ,整表寬度為 170mm一般地，縱向目錄式表格（包括備考表等）至頂端紙邊35mm縱向表格首行字段部分高度為20,其余表格部分采用15 （行）*15 （mrm 分布。一般地，目錄式表格表標題部分小二號宋體加粗，字段部分全部四號仿宋體加粗，條目部分五號或小五號仿宋體（依字符數(shù)量具體情況而定）。目錄中“備注”項，一般填寫對文件情況的說明，例如復印件歸檔、指向原件位置、互見信息等，下同。注：縱向目錄表格格式均參照以上。（二）全引目錄式樣0-5大類檔案全引目錄索引年度:2008年一級類目保管期限起止盒號起止件號文件所在

3、 頁號黨群工作（0類）永久1-2001-050125長期1-12001-1501830短期1-5001-0605038行政管理（1類）永久3-6001-100525長期13-15001-1983031短期6-7001-0907038經濟管理（2類）永久7-9001-150825長期16-20001-2804031短期8-10001-1207539一般地，索引表格距左側紙邊 30mm距右側紙邊25mm以上字段從左至右依次保持寬度為25、25、25、25、30、25 （mm ,整表寬度為155mm一般地，索引表格至頂端紙邊 40mm表格首行字段部分高度為 20,其余表格部分采用18 （行）*10

4、（mrm分布。一般地，索引表標題部分小二號宋體加粗，字段部分全部小四號仿宋加粗，條目部分五號或小五號仿宋體（依字符數(shù)量具體情況而定）。注：索引表格格式均參照以上。精選（三）新文書檔案備考表式樣備考表盒內文件情況說明:整理人:檢查人:整理日期:“盒內文件情況說明”不能為空，描述盒內文件數(shù)量、互見信息、是否復印件歸檔、有無筆跡材料問題等等。備考表內字段式文字均為三號宋體字加粗，內容字體需小于字段式文字。一般地，備考表均距左側紙邊 25mm距右側紙邊15mm至頂端紙邊35mm精選（四）新文書檔案卷盒脊背30精選廠-全宗號一；3030:年度一級類目名稱3010:保管期限30310i 125起止件號i2

5、560盒號30檔案盒盒脊式樣年度一二級類自用稱25i25保管期限檔案盒底邊式樣單位：mm（兩種樣式取其一檔案盒豎立放置取左，放倒放置取右）虛線框及當中“全宗號”等文字均不需寫出，請?zhí)鎿Q為相應名稱所代表的實際內容。下文中出現(xiàn)此“虛線框”符號, 請依樣處理。（五）新文書檔案全引目錄脊背（以下以公司為例，各單位需根據(jù)樣式換成本單位標識）9大售國際發(fā)電股符肓限公司 HUM IfflHMflaHM KMMtHMMMCDl |*全引目錄年度I |- h d a a d .ii i1 r r . m u = sajl k r r add. nu 文 書 檔案全1冊示例二示例一說明1、全引目錄脊背式樣如上，大

6、小自定，效果整齊統(tǒng)冊不夠的另立多冊，每2 、文書檔案分年度組織全引目錄，一冊能用的注明“全 1 冊”，一冊不夠的另立多冊，每冊注明“第M/N 冊”?？萍紮n案目錄格式（一）案卷目錄案卷目錄盒號檔 號案卷題名總頁數(shù)保管 期限頁 號備注（“頁號”：為全引目錄內每一個案卷的卷內目錄首頁所在的頁碼）各字段寬度從左至右依次是：10、30、70、15、15、10、20 （mm ,整表寬度為170mm（二）卷內目錄卷內目錄保管期限：盒號： 檔號:序 號文件編號責任者文件題名日期頁數(shù)（頁 號）備注（“頁數(shù)”：為每件文件的頁數(shù)；“頁號”：適用于整卷裝訂成冊的，為其中每件文件的首頁所在的頁碼）以上字段從左至右依次保

7、持寬度為10、20、20、70、20、10、20 （mm ,整表寬度為170mm（三）科技檔案全引目錄805類檔案全引目錄索引2號機分類號類目名稱案卷目錄 所在頁號卷內目錄 所在頁號8050燃料設備管線施工安裝文件118051鍋爐設備管線施工安裝文件1108052汽機設備管線施工安裝文件3598053化水設備管線施工安裝文件6698054暖通及其它系統(tǒng)設備管線施工安裝文件8998055焊接記錄、試驗報告101108057材料出廠證書121358058設計變更、工程變更、材料代用單16160143 190 盒90號柜311 340 盒94號柜191 250 盒91號柜341 360 盒95號柜2

8、51 280 盒92號柜361 391 盒96號柜281 310 盒93號柜393 400 盒97號柜以上字段從左至右依次保持寬度為25、80、25、25 （mm ;下半部標示存放位置的部分，單元格寬度從左至右依次為 39、38、39、38 （mrm。整表寬度為 155mm上半部表格首行字段部分高度為20,其余表格部分采用 N （行）*10 （mrm分布?？萍紮n案全引目錄制作以每本目錄冊都要包括索引目錄、案卷目錄和卷內目錄為宜，即索引目錄制作的大小，以該冊能夠裝下的數(shù)量為準。對盒號的起止范圍不做具體要求，各自便宜確定 即可，要有穩(wěn)定合理的規(guī)律沿襲可循。（四）科技檔案案卷封面檔 號：0201-8

9、400-01案卷題名立卷單位 起止日期保管期限密 級“案卷題名”處請寫明該案卷實際題名，并普通一號宋體居中。其余文字空三號字體兩格依樣分布，三號宋體字加粗?！懊芗墶狈譃椤懊孛?、機密、絕密”，之前認定為“普 通”密級的，密級置空不填。精選（五）科技檔案備考表檔號:互見號:明:1、2、卷內備考表本卷有件，共有頁，其中文字材料頁，圖紙張。其他。立卷人：立卷日期：年月日檢查人：檢查日期：年月日（七）科技檔案全引目錄脊背（六）科技檔案卷盒脊背精選310保管期限檔號題名302060110盒號*2020D=10mm、注：20mm、30mm、40mm、50mm、60mm （可根據(jù)需要設定）“虛線框”含義同上；

10、*表示是可選設置項。a大因國斥發(fā)電船附肓限公司UI*K iiHFNWh疇乘/中帖用 E J嘩9大思國際制電股用有眼公司MW；帖*g Id9大軀標發(fā)電附啊限網| amM imimiJHMAi m/n u*岫rw笛 ri全引目錄全引目錄全引目錄*類*類*類第1/2冊第2/2冊示例一示例二圖A7全引目錄脊背說明： 1 、全引目錄脊背式樣如上，大小自定，效果整齊統(tǒng)一；冊不夠的另立多冊,2 、科技檔案分二級或三級類目組織全引目錄。一冊能用的注明“全 1 冊”，一冊不夠的另立多冊，每冊注明“第X/N 冊”。會計檔案目錄格式（一）案卷目錄會計檔案案卷目錄年度：2008分類號：433盒號案 卷題名保管期限存放

11、地點備注以上字段從左至右依次保持寬度為15、85、25、25、20 （mm ,整表寬度為170mm(二)案卷目錄會計檔案全引目錄索引年度類別案卷目錄 所在頁號存放地點2006 年會計報表(430)150號柜會計賬簿(431)260號柜工資單(432)370號柜會計憑證(433)480號柜2007 年會計報表(430)950號柜會計賬簿(431)1060號柜工資單(432)1171號柜會計憑證(433)1285號柜2008 年會計報表(430)會計賬簿(431)工資單(432)會計憑證(433)以上字段從左至右依次保持寬度為25、80、25、25 (mm ,整表寬度為155mm-# -（三）會計

12、檔案全引目錄脊背固桐顫發(fā)電殷宿有黜司| 存 | MIM iNfl NUhMAL HWtf.口郎“全引目錄I年度-21 -( 注：照片、錄音、錄像、光盤、磁盤、實物檔案全引目錄與此基本相同- # -（四）會計檔案封面小標簽 （適用于賬箭及報表）|L1(20mm):(70mm)i iic(30mm)案 卷 題 名(20mm)(20mm)(30mm)(10mm)保管 期限案卷號(10mm)檔號(40mm)(50mm)t i-23 -（三）照片檔案卷盒脊背（根據(jù)選用照片冊脊背大小而定）照片檔案目錄格式（一）照片目錄（1-7大類）照片檔案目錄年度：2008 冊號：02照片 號6#照片題名拍攝日期拍攝者/

13、單位、部門頁號備注0102008-1-01XXX在XX會上講話2008.03.05何長江/新聞中心1011012（止匕目錄格式用作照片B內目錄，連續(xù)打印則可作全引目錄。以上字段從左至右依次保持寬度為15、25、60、20、25、10、20 （mm ,整表寬度為170mm（二）特殊的，工程檔案照片目錄（8、9大類）工程照片檔案目錄項目代號：0100 冊號：03照片 號6#照片題名拍攝日期責任者 /單位頁 號備注0210100-803501一次風機設備缺陷處理2008.03.10劉海洋/設備部1互見號：科檔0100-8035-017022023（此目錄格式用作照片冊內目錄，連續(xù)打印則可作全引目錄。

14、）以上字段從左至右依次保持寬度為15、25、60、20、25、10、20 （mrm ,整表寬度為170mm-25 -全宗號年度（項目代號）保管期限第m/n冊（四）單張照片說明照片號題名拍攝 時間拍攝者文字說明：（如后互見信息，在說明之后另注明）“拍攝地點”不專門設置著錄項，請在“文字說明”中地點環(huán)境做準確說明。（注：“文字說明”應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、拍攝者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信 息；或僅對題名未及內容作出補充。其他需要說明的事項亦可在此欄表述，例如照片歸屬權不屬于本單位的，應 注明版權、來源等。）光盤、磁帶（數(shù)據(jù)、照片、錄音、錄像）檔案目錄格式（一）光盤（磁帶

15、）目錄（1-7大類）光盤檔案目錄年度：2008盤 號檔 號題名日期保管 期限備注01第1冊/25柜02（“責任者”為刻盤移交單位，“備注”填寫光盤歸檔份數(shù)等信息。）以上字段從左至右依次保持寬度為10、30、60、20、20、30 （mm ,整表寬度為170mm（二）特殊的，工程光盤（磁帶）目錄（8、9大類）同“光盤檔案目錄”（僅“年度”改為“項目代號”）。（三）光盤文件目錄光盤檔案文件目錄盤號：02 檔號：2008-1-01序 號責任者文件題名日期備注互見號：科檔0100-8035-017以上字段從左至右依次保持寬度為10、30、80、20、30 （mrm ,整表寬度為170mm-29 -全宗

16、號年度（項目代號）-保管期限光盤號號號P冊注：對于光盤的保存方式，推薦光盤統(tǒng)一入冊保存。此脊背即為光盤檔案冊所用（五）單張光盤說明盤號檔號保管 期限光 盤 名 稱刻錄人刻錄 日期備注：（如后互見信息，在說明之 后另注明）（注：“備注”應概括揭示光盤包含全部內容信息；或僅對光盤名稱未及內容作出補充。其他需要說明的事項亦可在 此欄表述，例如光盤歸屬權不屬于本單位的，應注明版權、來源等。）實物檔案目錄格式（一）實物目錄實物檔案目錄年度:在舁 廳P檔 號責任者題名載體形制日期存放 地點備注0012008-1-001北京巾政府北京巾XXX先進單位錦旗2008.03.0515號柜002003一般地，橫向目

17、錄表格距左側紙邊30mm距右側紙邊27mm以上字段從左至右依次保持寬度為15、25、40、80、20、25、15、20 （mm ,整表寬度為240mm 一般地，橫向目錄表格至頂端紙邊35mm橫向表格首行字段部分高度為20,其余表格部分采用10 （行）*15 （mrm分布。注：上表中“序號”項為三位數(shù)字，取所有實物檔案排序的大流水號;“檔號”項中第三段的號也為三位數(shù)字，取同一年度內所有實物檔案排序的流水號。- # -（二）實物檔案封面小標簽 （規(guī)格大小由用戶自定）序號檔號責任者題名資料目錄格式資料目錄年度：2008盒號檔 號案 卷 題 名存放地點備注012008-1-01大唐國際2008年路演文

18、件2號柜以上字段從左至右依次保持寬度為15、30、80、25、20 (mm ,整表寬度為170mm-35 -章格式（一）文書檔案歸檔章式樣:（全宗號）（年度）（室編件號）問題（保管期限）（館編件號）3 X15單位：mm3515 檔號序號（二）檔號章（科檔）式樣：| 10 10單位：mm（三）竣工圖章式樣:編制單位7竣工圖131 r編制人技術負責人編制日期-106-10監(jiān)理單位名稱監(jiān)理人1 10：10252530! 80-單位：mm檔案移交目錄（一）文件移交目錄文件移交目錄年度：類別:廳P責任者題名文件形成日期頁數(shù)備注移交單位：接收單位：移交人：接收人：移交日期：接收日期： 此表可做為本目錄格式

19、未予專門規(guī)范的各載體檔案的移交登記目錄，對不同檔案類型只需將“文件”二字改成對應類型即可，如“實物檔案移交目錄”等；對應字段也可以做相 應修改以貼合該檔案類型實際，如對實物檔案，“頁數(shù)”可改為“載體形制”等。對文件移交目錄，如確認接收，接收人需當移交人面對目錄加蓋騎縫章；僅一頁的騎縫章蓋于該頁上，以確認移交表物一致。以上字段從左至右依次保持寬度為15、60、90、30、15、25 （mm ,整表寬度為240mm-33 -（二）科技檔案移交目錄科檔移交目錄年度（或項目）:廳P責任者案卷（文件）題名數(shù)量形成日期歸檔號備注移交單位： 接收單位： 移交人：接收人：移交日期：接收日期：如移交單位已按檔案

20、管理有關要求進行了分類組卷，可以將已經形成的“案卷目錄”作為“移交目錄”。對科檔移交目錄，如確認接收，接收人需當移交人面對目錄加蓋騎縫章；僅一頁的騎縫章蓋于該頁上，以確認移交表物一致。以上字段從左至右依次保持寬度為15、50、90、15、30、20、20 (mm ,整表寬度為240mm- # -（三）會計移交清冊* 年 度 會 計 檔 案 移 交 清 冊憑證卷（冊）移交賬簿卷（冊）共計卷（冊）報表卷（冊）工資單卷（冊）詳細見附錄移交部門負責人（簽名）：移交人：年月日接收部門負責人（簽名）：接收人：年月日此頁樣式可作為會計檔案移交清冊的首頁，可在條目輸機錄入后打印出相應目錄附后，再由會計人員填寫

21、此頁，簽字確認即可。對會計檔案移交目錄，如確認接收，接收人需當移交人面對目錄加蓋騎縫章；僅一頁的騎縫章蓋于該頁上，以確認移交表物一致。- 36 -（四）印章移交清冊- 41 -印章檔案移交清冊移交內容：XX XX明細：1、XXXX （枚）。2、xxxx （枚）。3、xxxx （枚）。注：詳見后附移交目錄。移交單位：接收單位：移 交 人：接 收 人：移交時間：接收時間：對會計檔案移交目錄， 如確認接收， 接收人需當移交人面對目錄加蓋騎縫章；僅一頁的騎縫章蓋于該頁上， 以確認移交表 物一致。附錄:印章移交目錄（共X枚）移交日期：2008年1月1日印章 名X X熱電廠印 模印章 名印 模印章 名印

22、模-43 -檔案利用登記表格式類型： 檔案年度：借閱日期檔號檔案文件名稱利用目的 及方式數(shù)量借閱人審批人檔案清退日期簽收備注：“利用方式及目的” 一欄中“利用方式”指復制、現(xiàn)場查閱、借出使用等，“目的”指各種利用方式下檔案的用途。-39 -檔案利用依年度、按不同檔案類型分開登記，不要混雜- 45 -不歸檔文件目錄格式（一）案卷目錄不歸檔案卷目錄盒號案 卷 題 名頁號存放地點01大唐國際2008年不歸檔文件（總經理工作部）02大唐國際2008年不歸檔文件（思想政治工作部）（“頁號”：為每一個案卷的卷內目錄所在的頁號）以上字段從左至右依次保持寬度為20、90、30、30 （mm ,整表寬度為170

23、mm（二）卷內目錄2008年不歸檔文件（XX部）目錄序 號責任者文號文件材料題名日期頁 數(shù)01大唐國際辦200112 號關于舉辦XXX培訓班的通知2008.02.0310（“頁數(shù)”：為每一份文件的總頁數(shù)）以上字段從左至右依次保持寬度為10、30、30、70、20、10 （mrm ,整表寬度為170mmarchival subject catalogue :（一）制作專題是檔案編研工作的一種，專題是檔案編研工作較為基礎和廣泛的形 式。專題的確定和編制角度的選取，均是由各企業(yè)結合自身實際需要而定。（二）專題的命名：主題、事由范圍等等統(tǒng)屬性的題目。如公司內地上市專題、生 產事故專題等等。（三）專題的形制：所有專題均以組卷的形式進行組織，包括文檔專題。檔案專題目錄格式（一）案卷目錄專題目錄盒號案 卷 題 名頁號備注01大唐國際2008年生產事故專題0