公司合同保管制度

1、公司合同保管制度、合同管理總那么1、目的和依據(jù)為加強公司的合同管理工作， 防范公司風(fēng)險， 減少和及時解決合同 糾紛，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)?中華人民共和國合同法?及有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定， 結(jié)合公司的實際情況， 制定本制度2、適用范圍本制度適用于公司及其所屬各單位與各法人單位、其他經(jīng)濟(jì)組織、 自然人或相互之間簽訂的各類合同、協(xié)議等 。3、合同管理原那么合同管理必須遵循依法辦事，預(yù)防為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督， 及時調(diào)處，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的原那么。簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守?中華人民共和國合同法?及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，參照有關(guān)政策。4、保守商業(yè)秘密管理、參與合同工作的一切有

2、關(guān)人員， 應(yīng)當(dāng)為公司保守商業(yè)秘密。二、合同管理職責(zé)1 、法務(wù)部的主要合同管理職責(zé)1) 、制定、修訂本公司合同管理制度、 方法，組織實施合同管理工作；2) 、擬定、修改、審查本公司內(nèi)外合同，防范公司風(fēng)險；3) 、協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂；4) 、做好合同登記、統(tǒng)計、歸檔、保管工作；5、監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況；6、依法處理本公司的合同糾紛；7、按期統(tǒng)計、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報；2、財務(wù)部門的主要職責(zé)1、加強與運營中心、市場中心、配送中心等有關(guān)部門的聯(lián)系，及時 通報合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。2、做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款

3、項的統(tǒng)計、分析、提出處理建議、 妥善保管收、付憑證。3、會同法務(wù)部做好合同管理工作；三、合同審簽管理1、公司對外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或公司授權(quán)的代理人進(jìn)行。 未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。2、除及時清潔者外，合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式，合同文本應(yīng)當(dāng)采用法 務(wù)部發(fā)布的合同示范文本； 合同相對方提供的合同文本必須送交法務(wù) 部審核；3、所有合同都應(yīng)按照順序由法務(wù)部統(tǒng)一編號；4、合同及其有關(guān)的書面材料， 應(yīng)當(dāng)語言標(biāo)準(zhǔn)，字跡清晰，條款完整， 內(nèi)容具體，用語準(zhǔn)確、無歧義；5、訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當(dāng)事人的名稱 或者姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價款和報酬，履行期限、地點

4、和方式，違約責(zé)任及解決爭議的方法等。6、對外簽訂合同， 要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在 地法院；7、法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章；8、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章或公章。 嚴(yán)禁在空白合同 文本上加蓋合同專用章或公章。 單位合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎 縫章。四、合同簽訂須知1、簽訂合同前必須嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的主體資格。對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復(fù)印專用章的公司法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件。對非法人經(jīng)濟(jì)組織， 應(yīng)當(dāng)審查其是否按法律法規(guī)規(guī)定登記并領(lǐng)取營業(yè)執(zhí) 照。對分支機構(gòu)或是事業(yè)單位和社會團(tuán)體設(shè)立的經(jīng)營單位， 除審查其經(jīng) 營范圍外，還應(yīng)

5、同時審查其所附屬的法人主體資格。2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。代理人職務(wù)資格證明及個人身份證；被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書；代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理權(quán)限。3、簽訂合同，必須認(rèn)真審查對方當(dāng)事人的履約能力。4、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審查對方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料，必 要時應(yīng)到簽發(fā)部門進(jìn)行驗證或進(jìn)行實地考察， 以防對方當(dāng)事人偽造或 變造證明資料。對方當(dāng)事人提供的各種證明資料中所使用的當(dāng)事人名 稱、印章等內(nèi)容必須完全一致5以下資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。6名片；7廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料；8各類廣告、宣傳資料；9各類

6、、 BP 機等通訊工具號碼；10對方當(dāng)事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見證而復(fù)制的或未與原 件核對無異的復(fù)印資料。11、合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時送交本公司財務(wù)部門備 案，作為財務(wù)部門收付款物的依據(jù)。五、合同履行、變更和解除1、合同履約管理1、法定代表人、公司總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦單位、 部門和人員具體負(fù)責(zé)其訂立合同的履行。2、在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的履 行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時處理，必要時 經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意， 可實地調(diào)查合同標(biāo)的情況和對方當(dāng)事人的履約能 力。3接收標(biāo)的必須經(jīng)過嚴(yán)格的驗收或商檢程序，對不符合制度和合同 約定的標(biāo)的

7、應(yīng)在法定期限內(nèi)及時提出書面異議。4合同結(jié)算必須通過本公司財務(wù)部門進(jìn)行，對合法有效的合同，財 的合同，財務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。務(wù)部門須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算對未經(jīng)合法授權(quán)或超越權(quán)限簽訂5凡與合同有關(guān)的來往文書、電傳、信函、 記錄都應(yīng)作為履約 證據(jù)留存。6對我方當(dāng)事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做 好履約記錄。7我方當(dāng)事人收到對方當(dāng)事人通過郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法 律文書時，應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。 通過郵遞方式傳送與合同有關(guān)的 法律文書時，必須使用掛號信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。 2、合同的變更和解除1、我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應(yīng)當(dāng) 及時收集有關(guān)證據(jù)，

8、 并立即以書面形式通知對方當(dāng)事人， 同時積極采 取補救措施，減少損失。2發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催 促對方當(dāng)事人采取有效措施， 收集、保存對方當(dāng)事人不履行合同的有 關(guān)證據(jù)，及時向法務(wù)部反映。3我方當(dāng)事人因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方 當(dāng)事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復(fù)的期限， 盡 快與對方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。六、合同糾紛處理1、為解決合同糾紛所采取的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期間內(nèi)進(jìn)行。2、發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人利用合同進(jìn)行詐騙等犯罪活動的，應(yīng)立即向單位負(fù)責(zé)人報告并向公安機關(guān)報案3、合同承辦部門應(yīng)配合好公司法務(wù)部參加仲裁或

9、訴訟。4、發(fā)生合同糾紛， 合同承辦部門、人員應(yīng)立即報告分管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù) 部，公司領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)部、財務(wù)部等相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時提供解決糾紛所 需的相關(guān)材料。七、合同資料管理 1、檔案資料內(nèi)容 以下資料可以作為合同檔案： 談判記錄、可行性研究報告和報審及批準(zhǔn)文件； 對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件； 對方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件； 對方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、 個人身份證 明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件； 雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、 記錄等書面材料 和視聽材料；2、合同資料歸檔、統(tǒng)計與管理1公司所有合同都必須統(tǒng)一編號，由法務(wù)部妥善保管。2合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后 十日內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交法務(wù)部