化學(xué)股份有限公司員工人事檔案管理制度

1、貝利特化學(xué)股份有限公司人事檔案管理制度第一章 總則第一條 目的為了進(jìn)一步加強(qiáng)貝利特化學(xué)股份有限公司的人事檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，現(xiàn)結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。第二條 適用范圍公司人力資源部人事檔案管理。第三條 人事檔案管理的作用1、保護(hù)檔案機(jī)密；2、維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞；3、便于人事檔案材料的使用。第二章 管理體制與人員職責(zé)第四條 管理體制公司人力資源部全權(quán)負(fù)責(zé)公司內(nèi)部人事檔案管理工作。第五條 人事檔案管理人員的崗位職責(zé)1、收集、鑒別和整理員工檔案材料；2、保管員工檔案，做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；3、正確應(yīng)用檔案，保

2、證員工檔案資料準(zhǔn)確無誤；4、辦理員工檔案的查閱、調(diào)閱手續(xù)；5、登記員工工作變動(dòng)情況；6、為有關(guān)部門提供員工情況。第三章 建立人事檔案第六條 員工人事檔案分類1試用期員工檔案（1）分類：基礎(chǔ)資料類、試用期考核類、轉(zhuǎn)正材料類。（2）具體材料包括：個(gè)人簡歷、應(yīng)聘人員登記表、筆試試卷、員工報(bào)到單、體檢報(bào)告、身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證及各類資格證書復(fù)印件等個(gè)人基礎(chǔ)信息資料；試用期考核鑒定表、試用期總結(jié)及其他試用期考核、轉(zhuǎn)正資料。2正式員工檔案（1）分類：員工檔案可分為基礎(chǔ)資料類、合同/協(xié)議類、培訓(xùn)類、考核類、工資類、職務(wù)變動(dòng)類、獎(jiǎng)懲類、離職類等。（2）具體材料包括：個(gè)人簡歷、應(yīng)聘人員登記表、筆試試卷、員工報(bào)

3、到單、體檢報(bào)告、身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證及各類資格證書復(fù)印件等個(gè)人基礎(chǔ)信息資料；勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議、保密協(xié)議、職業(yè)危害告知書等各類協(xié)議；培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)心得、培訓(xùn)效果評(píng)估等與培訓(xùn)相關(guān)資料；試用期考核鑒定表、每月/年績效考核材料、績效記錄等資料；工資記錄、調(diào)薪/降薪記錄等；崗位說明書、職務(wù)晉升、職務(wù)異動(dòng)等記錄和資料；各類獎(jiǎng)勵(lì)、處罰材料；離職審批表、離職審批交接單、離職談話記錄等；其他無法歸入以上八項(xiàng)的材料。第七條 人事檔案的歸類、排列與編號(hào)1、人事檔案的歸類人事檔案歸為九類后，按以下方法進(jìn)行歸類。（1）按文件材料的名稱歸類：凡文件材料有準(zhǔn)確名稱的，即按名稱歸入所屬類別。（2）按文件內(nèi)容歸類：對(duì)按照名

4、稱無法確定類目歸屬的材料，根據(jù)其內(nèi)容歸入相應(yīng)的類別。若材料內(nèi)容涉及幾個(gè)類目時(shí)，應(yīng)根據(jù)主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類目。2、排列人事檔案歸類后，每類中的材料按照形成的時(shí)間先后從遠(yuǎn)到近依次排列。便于了解掌握員工成長和發(fā)展變化情況，有利于新材料的繼續(xù)補(bǔ)充。3、人事檔案編號(hào)為鞏固整理成果、固定檔案排列順序、方便保管和查找利用，公司采用自然流水編號(hào)方法編號(hào)。第四章 人事檔案保管、檢查核對(duì)第八條 人事檔案保管的物質(zhì)條件1、文件夾：試用期員工檔案屬臨時(shí)檔案，用普通文件夾暫時(shí)保存。試用期滿經(jīng)考核轉(zhuǎn)為正式員工后按正式員工要求歸檔和管理檔案。2、檔案袋：正式員工檔案用檔案袋保存。第九條 人事檔案檢查與核對(duì)為保證人事檔案完整、

5、安全，人力資源部將定期、不定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，下列情況下，要立即進(jìn)行核對(duì)。（1）發(fā)生突發(fā)事件后，如盜竊、遺失或水災(zāi)、火災(zāi)之后；（2）部門檔案發(fā)生疑問之后，不能確定某份材料是否丟失的；（3）發(fā)生檔案被損害，如材料霉變等。第五章 人事檔案的使用與銷毀第十條 人事檔案提供利用方式人力資源部在可提供利用的范圍內(nèi)可以提供查閱、調(diào)閱、出具證明材料、提供人事工作信息等。（1）查閱手續(xù)由申請(qǐng)查閱者填寫查閱（調(diào)閱）人事檔案申請(qǐng)表，在表內(nèi)寫明查閱對(duì)象、目的、理由等情況；查閱部門負(fù)責(zé)人簽字；由人力資源部部長審核批準(zhǔn)，人事專員在人事檔案查閱登記表進(jìn)行登記。（2）借出手續(xù)由申請(qǐng)查閱者填寫查閱（調(diào)閱）人事檔案申請(qǐng)表

6、，在表內(nèi)寫明查閱對(duì)象、目的、理由等情況；查閱部門負(fù)責(zé)人簽字；由人力資源部部長審核批準(zhǔn)，人事專員在人事檔案調(diào)閱登記表進(jìn)行登記，應(yīng)詳細(xì)填寫借檔時(shí)間、檔案名稱、份數(shù)。歸還時(shí)在調(diào)閱登記表進(jìn)行注銷。（3）出具證明材料手續(xù)申請(qǐng)人詳細(xì)敘述要求開具證明材料理由，必要時(shí)應(yīng)提供有關(guān)單位（部門）介紹信；由人力資源部部長批準(zhǔn)，人事專員根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合使用者要求提供證明材料；證明材料由行政總監(jiān)審閱，加蓋公章后登記、發(fā)出。第十一條 檔案保存期限與銷毀1、公司建立的內(nèi)部人事檔案原則上永久保存，辭職、辭退、離職人員檔案，自員工離職之日起一年后方可銷毀。2、按規(guī)定銷毀的檔案應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，經(jīng)人力資源部部長審核并報(bào)行政總

7、監(jiān)批準(zhǔn)后，指定專人執(zhí)行銷毀。審核、批準(zhǔn)、執(zhí)行人員要在銷毀申請(qǐng)單上簽字，并存檔備案。第六章 附則第十二條 權(quán)責(zé)單位1、人力資源部負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢止的起草工作。2、總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢止的核準(zhǔn)工作。附件：1、員工檔案管理工作流程 2、查閱（調(diào)閱）人事檔案申請(qǐng)表 3、人事檔案調(diào)閱登記表 4、人事檔案查閱登記表5、人事檔案銷毀審批表附件1：員工檔案管理工作流程附件2：查閱（調(diào)閱）人事檔案申請(qǐng)表查閱人姓 名單位（部門）及職務(wù)被查閱人姓 名單位（部門）及職務(wù)資料份數(shù)被查閱（調(diào)閱）人總數(shù)：共計(jì) 人 份資料查 閱理 由調(diào) 閱情 況檔案是否需要調(diào)閱：是 否借出日期: 年 月 日預(yù)計(jì)歸還日期: 年 月 日審 批意 見 簽批人: 年 月 日 附件3：人事檔案查閱登記表序號(hào)人事檔案編號(hào)被查閱人查閱人查閱時(shí)間備注附件4：人事檔案調(diào)