中藥材采購流程

1、文件名稱中藥材采購流程文件編號SMP?GY-GL-0(起草者起草日期今三月日原文件編號審核者審核日期今三月日原文生效日批準(zhǔn)者批準(zhǔn)日期4"月日版本號00頒發(fā)單位供應(yīng)部生效日期4"月日分發(fā)號分發(fā)單位與數(shù)量質(zhì)量部2份，化驗(yàn)室、倉儲部、財務(wù)部、供應(yīng)部1份修訂記載版本號生效日期修訂原因、依據(jù)及內(nèi)容00依據(jù)2010版藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范要求編寫。目的：為進(jìn)一步完善、細(xì)化中藥材采購工作，規(guī)范采購流程，保障生產(chǎn)所需物料及時到貨，確保購進(jìn)物料質(zhì)量達(dá)標(biāo)，控制采購成本等，特制訂本流程。范圍：適用于供應(yīng)部中藥材采購并為各子公司供應(yīng)部參考執(zhí)行。職責(zé)：供應(yīng)部組長負(fù)責(zé)編寫；供應(yīng)部負(fù)責(zé)管理；供應(yīng)部部長、質(zhì)

2、量部負(fù)責(zé)審核；生產(chǎn)副總經(jīng)理批準(zhǔn)；供應(yīng)部中藥材采購員執(zhí)行。內(nèi)容：1供應(yīng)部中藥材部于每月29日將物料在途數(shù)量提供給計劃員并上報，經(jīng)供應(yīng)部部長簽字確認(rèn)后上報生產(chǎn)部，為次月生產(chǎn)計劃的下達(dá)做好準(zhǔn)備；同時對在途品種嚴(yán)格監(jiān)督，確保在途物料及時到貨。2生產(chǎn)部根據(jù)需貨計劃、物料在途及各物料庫存情況，于每月6日前制定當(dāng)月中藥材采購資金預(yù)算表，及各子公司上報的本月中藥材采購計劃審批表。我部門根據(jù)以上所需品種、數(shù)量，做出采購招標(biāo)前的整理工作。3供應(yīng)部根據(jù)整理后的品種、數(shù)量，實(shí)行網(wǎng)上（必聯(lián)采購網(wǎng)）招標(biāo)，此報價時間根據(jù)品種的數(shù)量及是否存在冷背品種，一般規(guī)定為4天，提醒供應(yīng)商按時報價，并跟蹤報價情況，了解市場初步行情，邀請

3、主管副總經(jīng)理參與開標(biāo)并監(jiān)督報價情況。4在實(shí)行網(wǎng)上招標(biāo)的時間內(nèi)對當(dāng)月采購物料庫存情況進(jìn)行核對；打印傳真形式報價單，對新開發(fā)供應(yīng)商實(shí)行盤外報價；整理備份上月完成計劃的價格表，以便日后核查。5 待全部參加本月報價的供應(yīng)商全部提交報價詳情后，投標(biāo)截止，并且下載開標(biāo)一覽表，整理后打印，上交主管副總經(jīng)理審核確定后，填寫中標(biāo)單，中標(biāo)單填寫要真實(shí)準(zhǔn)確，本著“相同藥材比價格，相同價格比質(zhì)量，相同質(zhì)量比服務(wù)”的原則。6 主管副總經(jīng)理確定下發(fā)中標(biāo)單后，第一時間以傳真的形式將已核對無誤的中標(biāo)單下發(fā)，并電話確認(rèn)供應(yīng)商是否收到；認(rèn)真填寫當(dāng)月中藥材采購資金預(yù)算表，并核對無誤后上交；認(rèn)真填寫子公司當(dāng)月中藥材采購計劃審批表中物

4、料價格，仔細(xì)審核確保無誤，經(jīng)部領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，報還子公司負(fù)責(zé)人員。7 填寫中藥材物料采購四聯(lián)單，本部門保留一份，倉儲部一份作為物料接收的依據(jù)，財務(wù)部一份（標(biāo)明單價）作為審核發(fā)票的依據(jù)，質(zhì)量部門一份為檢驗(yàn)藥材做提前準(zhǔn)備和檢驗(yàn)報告下發(fā)的依據(jù)；追加計劃要確保數(shù)量及時按當(dāng)月采購價格下達(dá)，并填寫追加中藥材物料采購四連單，以保證物料的數(shù)量及價格不會出現(xiàn)超量或高價問題。8 編撰當(dāng)月中藥材到貨明細(xì)表，跟蹤各供應(yīng)商發(fā)貨情況，對生產(chǎn)急需品種提前與中標(biāo)供應(yīng)商聯(lián)系，通知提前將該品種發(fā)貨；倉儲部根據(jù)采購四聯(lián)單進(jìn)行接收，并向化驗(yàn)室申請檢驗(yàn)，在沒有接到特殊通知，來料數(shù)量超出采購計劃15%的，倉儲部有權(quán)拒收；對到貨中藥材及時

5、登記，確保按時到貨，到貨數(shù)量與計劃數(shù)量相符，認(rèn)真關(guān)注物料質(zhì)量情況。9 合格物料質(zhì)量部應(yīng)在3日之內(nèi)出具合格中藥材檢驗(yàn)報告單，異常物料，質(zhì)檢部先與我部門協(xié)調(diào)處理，并提供物料異常情況處理單；我部門在接到通知后及時電話通知供應(yīng)商退貨、補(bǔ)貨，必要時以傳真形式將物料異常情況處理單傳給供應(yīng)商，要求補(bǔ)貨供應(yīng)商在7日之內(nèi)將物料按計劃量補(bǔ)齊，15日內(nèi)將退貨物料運(yùn)出我公司；繼續(xù)跟蹤補(bǔ)貨物料的質(zhì)量情況，盡量避免不合格現(xiàn)象再次發(fā)生。10 在收到質(zhì)量部合格中藥材檢驗(yàn)報告書后，根據(jù)報告書的處理意見，通知所屬供應(yīng)商開具增值稅發(fā)票，水分超標(biāo)的按百分比扣除到貨數(shù)量，雜質(zhì)超標(biāo)的根據(jù)百分比折扣單價金額；收到質(zhì)量部不合格中藥材報告書后

6、，與倉儲部及時溝通，并跟蹤退貨物料的運(yùn)出情況，確保倉庫庫存不會造成緊張狀況。11 接收到供應(yīng)商開具的增值稅發(fā)票后，及時送至倉儲部做入庫驗(yàn)收，驗(yàn)收后的發(fā)票要認(rèn)真核對開具的品種名稱、數(shù)量、單價及金額，無誤后送主管副總經(jīng)理、財務(wù)部長及公司總經(jīng)理簽字確認(rèn)，認(rèn)真對各發(fā)票掛賬后，送各公司財務(wù)入賬；對開具錯誤的發(fā)票及時退回該公司換票處理，每季度與計劃員對賬，保持賬目一致準(zhǔn)確。12 季節(jié)性中藥材采購，需提前向主管副總經(jīng)理請示，待其作出采購決策后，先由采購員到產(chǎn)地考察、比價，并取回樣品由公司質(zhì)量部檢驗(yàn)，達(dá)標(biāo)后報主管副總經(jīng)理，經(jīng)批準(zhǔn)進(jìn)行批量采購，同時通知倉儲部做接收準(zhǔn)備；物料到公司后由公司質(zhì)量部檢驗(yàn)，保證質(zhì)量、保

7、障貨源。13 冷背藥材由于存在貨源少、供貨難的特點(diǎn)，在采購上存在一定的困難，應(yīng)先對品種進(jìn)行網(wǎng)上及各相關(guān)書籍查詢，了解其俗名、性狀、產(chǎn)地、相關(guān)檢查項(xiàng)目等信息，制定合理的采購方案；對不易達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的品種，要采取多產(chǎn)地送樣，找出可以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的藥材產(chǎn)地，上報部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行計劃量采購。14 如生產(chǎn)過程中出現(xiàn)異常情況，我部門要積極與質(zhì)量部、生產(chǎn)部及車間進(jìn)行現(xiàn)場確認(rèn)，對異常情況進(jìn)行分析，必要時通知供應(yīng)商到場共同處理，情況確定后，由質(zhì)量部出具書面解決決定，我部門認(rèn)真處理，確保生產(chǎn)持續(xù)進(jìn)行。15 直發(fā)中藥材應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)部提供的直發(fā)品種計劃，按計劃量下達(dá)給中標(biāo)供應(yīng)商，并標(biāo)明所發(fā)子公司的名稱、地址、聯(lián)系人等相關(guān)信息

8、，由各供應(yīng)商自行組織發(fā)貨；追蹤物料的到貨情況及質(zhì)量情況，各子公司于每月4日前上報直發(fā)品種的到貨明細(xì)，以便對該月份計劃總結(jié)和對各供應(yīng)商進(jìn)行評定。16 新供應(yīng)商的開發(fā)要嚴(yán)格按照合格供應(yīng)商評定及管理辦法實(shí)行，對想要成為我公司供應(yīng)商的公司，首先在企業(yè)資質(zhì)上審核，資質(zhì)不合格的絕對不可以成為我公司的供應(yīng)商；資質(zhì)合格的還要對其企業(yè)聲譽(yù)、資金承受能力、與我公司合作態(tài)度做進(jìn)一步了解，對懷有不良目標(biāo)的供應(yīng)商不予以供貨資格；新供應(yīng)商的考察期為3個月，在此期間對該供應(yīng)商送貨時間、數(shù)量、質(zhì)量等多方面考核，合格后方可成為我公司正式的供應(yīng)商。17 付款程序：根據(jù)供應(yīng)商上月計劃完成情況，其中包括到貨日期是否及時，到貨數(shù)量是否按計劃訂單完成，到貨物料的質(zhì)量情況等，以及本月計劃的中標(biāo)情況和歷史陳欠賬款余額等多方面綜合因素考慮，做出最合理、最科學(xué)的月度資金分配