捷信達倉庫系統(tǒng)用戶操作手冊

1、系統(tǒng)簡介GS酒店系統(tǒng)軟件倉庫系統(tǒng)主要分為四個模塊：采購、倉庫、財務、維護。采購模塊包括了報價、定價、申購、申購審批、采購、采購審批等；倉庫模塊是整個系統(tǒng)的重要部分，包括了入庫、出庫、退庫、退貨、直撥、直退、調(diào)撥；財務模塊包括報表查詢、流水帳記錄查詢、憑證管理，基礎數(shù)據(jù)的修改。從申購到采購，從入庫到出庫產(chǎn)生節(jié)余，系統(tǒng)都能快速真實的反映每一筆進出的情況。具體的功能與操作方法我們將在以下章節(jié)做詳細的介紹。功能介紹為了倉庫系統(tǒng)能同時適用于酒店的小型倉庫與一些大型倉庫，很多功能都使用的參數(shù)控制（e.g 是否使用采購模塊；是否允許負出庫；單號是否自動產(chǎn)生；供應商報價模式；相同品名是否提示；是否檢測報價單的

2、可用性；報價是否顯示物品樹；倉庫權限限制；是否有申購單審批流程；出庫是否按入庫順序插入等等），所以在安裝好系統(tǒng)后首先要在維護模塊做一些基本的設定，與基礎資料的錄入。·2-1維護模塊登陸界面，點擊維護（圖一），輸入用戶、用戶密碼即可登陸到系統(tǒng)維護界面（圖二）。(圖一)倉庫系統(tǒng)主界面（圖二）維護模塊主界面在這里，我們可以查看系統(tǒng)操作日志、維護用戶權限、修改口令、設定系統(tǒng)參數(shù)、維護基礎數(shù)據(jù)（比如說：倉庫列表、貨位、使用部門、供應商、貨類維護、物品維護、單位、單證等信息。）、初始化數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)備份等操作。2-1-1日志在這里，我們可以清楚的看到各個模塊的使用情況，各個用戶在某一個時間段內(nèi)的使用

3、情況。在界面上，提供了組合查詢功能、打印功能。點擊工具欄上的打印按鈕，可以打印您所有的日志內(nèi)容。點擊工具欄上的查詢按鈕，會彈出一個輸入查詢條件的綜合查詢窗口，這是系統(tǒng)中各個部分都會含有的一個功能子模塊，它可以讓用戶自定義查詢條件，更為直接的查出用戶所要查詢的數(shù)據(jù)。點擊首頁、上頁，下頁、末頁等工具欄上的按鈕，可以對記錄進行翻頁查看，它跟鍵盤上的PAGE UP、page down的功能鍵功能類似。操作日志界面2-1-2權限權限主界面權限維護主要提供了用戶組、用戶的維護，用戶的權限維護。選定左邊的操作員組，點增加可以增加用戶組。選定左邊操作員組下面的具體組，點增加，可以增加一個用戶，設置其用戶名，用

4、戶代碼、用戶密碼等，點擊保存，操作即完成。修改可以修改相關的選定記錄，比如操作員組、操作員等。刪除刪除用戶組，或者用戶，此操作涉及到數(shù)據(jù)的安全，請謹慎使用。密碼可以給用戶設置密碼。權限可以給用戶設置用戶模塊權限。模塊權限設置具體的操作方法:點擊的下拉菜單的，會彈出以下窗口 模塊權限設置界面 在模塊權限里，考慮到整個系統(tǒng)與現(xiàn)實要求的嚴謹性，權限可以細分到子模塊里的每一個功能操作，具體分三種設定：一般控制、完全控制、禁止控制。一般控制是指有權限進入相應的模塊看到相關的數(shù)據(jù)，但是沒有權限做任何修改或刪除的操作；完全控制是指有權限進入相應的模塊看到相關的數(shù)據(jù)，也有權限做修改或是刪除的操作；禁止控制是指

5、沒有權限進入相關的模塊，操作時會提示“您無該模塊的權限”。倉庫權限設置具體的操作方法:2-1-3口令點擊工具欄上的口令，即可修改自己的密碼，跟權限設置中不同的是，在權限設置中的密碼設置，可以修改其他用戶的密碼，而在此，只能修改自己的密碼。2-1-4系統(tǒng)參數(shù)系統(tǒng)參數(shù)設置界面基礎設置，主要設置一些系統(tǒng)必需的一些基礎數(shù)據(jù)，只讀列如果為1參數(shù)是不可修改的，如果為0可依據(jù)描述設定參數(shù)，以下對其中一些主要的參數(shù)做簡單說明：624：供應商報價模式：設為0就是一定要先有報價才可以進行定價；設為1只需直接進行報價即可；633：是否有申購單審批流程：設為0在采購模塊就只有申購功能，暫時隱藏審批的功能（不用審批）；

6、 設為1在采購模塊申購上報后需進行審批；634：是否有采購單審批流程： 設為0在采購模塊就只有采購功能，暫時隱藏采購審批的功能（不用審批）； 設為1在采購模塊直接采購就可以也，不用進行審批；647：倉庫權限限制：設為0不限制就是在做倉庫的相關操作時有權限看到所有倉庫的數(shù)據(jù)； 設為1受限制是在做倉庫的相關操作時只可看到個人所在倉庫權限范圍內(nèi)的單據(jù)；648：指定部門限制：設為0不指定就是在做部門的相關操作時可以看到所有部門的數(shù)據(jù)； 設為1有指定是在做部門的相關操作時只可看到個人所在部門權限范圍內(nèi)的單據(jù)；652：是否允許負出庫： 設為0是允許負出庫，即允許出庫量大于現(xiàn)有的庫存量； 設為1是不允許負出

7、庫，如果出庫量大于現(xiàn)有庫存量會提示“庫存余額不足”出不了庫；667：報價是否顯示物品樹（兩種錄入方式?jīng)]有什么本質(zhì)區(qū)別，只是加快了進入報價界面的速度） 設為1是在報價窗口顯示左右窗口，左窗口顯示物品樹，可清楚的看到各物品從屬哪個類別； 設為0是報價窗口只顯示個簡捷的形式，可直接在報價界面直接添加物品報價，使用這個方式看不到各物品所屬的類別，會令進入報價窗口速度加快；668：單據(jù)是否可以輸入負數(shù)：設為0是允許負數(shù)錄入單據(jù)，即是是有必要時可以以負數(shù)入庫形式將之前錄錯的單據(jù)沖銷；設為1時不允許負數(shù)錄單；677：是否允許根據(jù)物品檔案默認庫：設為0是在錄單時會在錄單窗口顯示會多出一個倉庫列，顯示物品儲存的

8、倉庫；設為1反之；678：申購單打印模式：設為0是明細模式，就是同一張打印單內(nèi)有多條明細的申購單據(jù)數(shù)據(jù)；設為1是單據(jù)模式，就是一張打印單只有一條申購單的數(shù)據(jù)；687：是否支持單據(jù)的批量打印： 設為0是不支持，即在打印單據(jù)只能單據(jù)逐條打??； 設為1是支持，就是在可選擇性批量打印多條單據(jù)；688：直撥單必須輸入部門：設為0不用，即在錄入直撥單不錄入直撥部門也可以保存單據(jù)設庫1必須，在錄入直撥單如果不錄入直撥部門會提示“部門列必須插入值”且不允許保存。689：是否檢測報價單的可用性：設為0：不檢測報價設為1：每個供應商對每個物品會有個報價有效時段，如果在入庫時錄入某物品的報價已過有效時段，系統(tǒng)將會彈

9、出提示“本月供應商未定價，是否啟用以前的報價”，選“是”單價則會彈出該供應商對該物品上一次的報價，選“否”單價處會變空可供手工錄入新的價格。690：出/入庫增加單據(jù)是否在限定列表中選擇倉庫設為0時新增一張入/出庫單可從先從倉庫列表中選定相應的倉庫，也可從在單據(jù)面板中倉庫編碼的下拉菜單中選擇倉庫。設為1時新增一張入/出庫單時必須從倉庫列表中選擇相應的倉庫，否則會提示 “請選好名細倉” 691：單據(jù)顯示格式：設為0是在錄單時各種輸入法都顯示在列表內(nèi)，可隨時切換輸入方式錄單；設為1是錄單時只顯示編碼輸入法；設為2是錄單時只顯示拼音碼輸入法；設為3是錄單時只顯示拼音碼輸入法；設為4是錄單時只顯示名稱輸

10、入法692：物品檔案檢索方式： 設為0即開即檢索：在基礎數(shù)據(jù)的物品檔案設置里的上窗口直接默認是顯示所有的物品設為1物品類別檢索：進入基礎數(shù)據(jù)的物品檔案設置里暫時不會顯示物品資料，在選擇了類別后才會按所選的類別在上窗口顯示相對應的物品檔案。693：申購單的單張申購形式 設為0：在同一單據(jù)內(nèi)只能針對一個部門申購 設為1：在同一個單據(jù)內(nèi)能同時錄入幾個部門的申購單明細694：直撥單是否固定單位 設為0不固定：在錄入直撥單據(jù)時，錄入的物品是默認基礎參數(shù)內(nèi)設定的單位，但是可以手動更改為其他單位 設為1固定：在錄直撥單時，錄入的單位會默認是基礎參數(shù)內(nèi)設定的單位695：單證編號：例如：在本系統(tǒng)內(nèi)自動生成的單證

11、編號為01020009，前2位01代表倉庫的編碼，接著3位4位02代表的是月份，從第五位到結束都是單號的序號，這樣，看單號就可以很清楚的知道該單的物品所屬的倉庫，該單據(jù)錄入的月份，和該單據(jù)的錄入的順序。 設為0 明細倉庫：這個方式一般是針對小倉庫使用，例如：只有一個大倉庫01，下級有子倉庫0105、0106、0107，系統(tǒng)自動生成的單號就是05、06、07開頭，也就是說單號是以子倉庫編碼的后兩位開頭的。 設為1上級倉庫：這也是常用的一個方式，如果倉庫一級倉庫分別為01、02、03編碼，在01倉庫下會有子倉庫0105、0106、0107，在錄單時系統(tǒng)自動生成的單證編號就會是01、02、03開頭用

12、以明確區(qū)分入/出哪個倉庫，例如入庫（01）的第一張單證編號系統(tǒng)會自動生成為，也就是說單證編號的前兩位是以子倉庫的前兩位開頭的；696：相同品名是否提示 設為0：指在錄入基礎資料的物品時，如果已存在相同的物品名稱，會提示“貨品名稱重復” 設為1：在錄入物品資料時如果已存在同名物品也可保存，以便用規(guī)格來區(qū)分同名物品697：錄單表頭簡單化 設為0：錄入庫單時表頭分兩個版本，一個是簡化版，只有一些主要的入庫資料 設為1：錄入庫單時表頭除了一些主要的入庫資料，還有多了一些具體的項目比如采購地點、收貨單、訂單批號、經(jīng)辦人等等698：申購單打印模式 設為0可批量（多張申購單）打印單據(jù) 設為1是單（條）張打印

13、申購單700：餐飲服務器名 如果699參數(shù)是1支持餐飲二級庫，這里可填入餐飲的服務器名701：餐飲數(shù)據(jù)庫名 如果699參數(shù)是1支持餐飲二級庫，這里可填入餐飲的數(shù)據(jù)庫名707：退庫方式 設為0總倉退庫：是指在倉庫系統(tǒng)作退庫操作，二級庫數(shù)據(jù)也會跟著更新（常用） 設庫1二級庫退庫：是指在二級庫作退庫的操作708：直撥是否更新二級庫 設為0否：直撥的物品只影響倉庫系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，不更新二級庫的數(shù)據(jù) 設為1是：直撥的物品會直接更新二級庫的數(shù)據(jù)（常用）709：出庫是否按照入庫順序插入這個方式基本上是針對先進先出算法而言，例如：2005-01-07入庫 蘋果5斤×2元10元；2005-01-08 入庫

14、蘋果 6斤×3元18元 現(xiàn)有庫存為11斤， 如果一次性出庫出11斤 設為0否：出庫單就只有一條記錄出庫11斤，單價也按先進順序以總額與數(shù)量換算出平均價 設為1是：系統(tǒng)會按先進先出的順序將出庫單自動拆分成兩條明細，5斤的為其中一條明細，6斤的為另一條明細。710：入庫是否默認庫： 設為0是在錄入庫單時，沒有默認庫，可通過手動選擇要入哪個倉庫 設為1是在錄入庫單時，在沒選庫時會默認一個倉庫，也還可以另行選擇要入的倉庫711：單號是否自動生成： 設為0時所有單據(jù)的單號系統(tǒng)都不會自動生成，以便手工錄入單號 設為1時所有單據(jù)的單號系統(tǒng)都將自動生成，不須手工錄入712：默認計價方法：指在錄入各物

15、品資料可默認其中一種計價方法。 設為1時物品計價方法為FIFO（先進先出） 設為2時物品計價方法為LIFO（后進先出） 設為3時物品計價方法為加權平均 設為4時物品計價方法為移動加權平均716：出庫單直撥單是否錄入一級部門 設為0是在錄入出庫單/直撥單時不須錄入一級部門 設為1是在在錄入出庫單/直撥單時必須錄入一級部門、二級部門717：明細報表是否實時更新查詢條件：指在明細報表內(nèi)，查詢條件可以實時更新，即在報表內(nèi)有多個查詢條件，時間段選擇、倉庫選擇、部門選擇 設為0：查詢條件不會實時更新 設為1：e.g 先選擇了時間段，如果在這個時間段內(nèi)食品倉庫沒有過物品進出存的情況，那么這時倉庫的下拉菜單就

16、不會彈出食品倉。也就是實時過濾查詢條件。719：入庫單單據(jù)錄入換行字段：在錄入入庫單時，按回車可以依次錄入各細項這里可以設定在哪個字段回車。 設為0金額：在錄入單據(jù)明細時到金額字段再敲回車就可以直接跳轉到下一條明細； 設為1保質(zhì)日期：在保質(zhì)日期字段跳轉； 設為2位置：在位置字段跳轉； 設為3備注：在備注字段跳轉；720：退庫操作是否選擇單據(jù) 設為0否：指在做退庫操作時，不用選擇領用的單據(jù)，直接錄入要退回倉庫的物品明細 設為1是：指在退庫時，一定要在領用出庫單號處選中相的出庫單據(jù)，然后再從該單據(jù)中選中要退庫的具體的物品。721：退貨操作是否選擇單據(jù) 設庫0否：在做退貨操作時，不用選擇入庫的單據(jù)，

17、直接錄入要退給供應商的物品明細 設為1是：指在退貨時，一定要中要退庫的物品所屬的入庫單據(jù)，然后再從該單據(jù)中選中要退庫的具體的物品。723：入庫明細是否跟申購單號掛勾 設為0：是入庫明細不用錄入申購單號 設為1：在入庫明細列表可以通過選擇申購單號來將已采購回來的物品直接入庫。724：庫存是否截位 設為0：不截位 設為1：截位，主要適用于處理移動加權平均計價方法產(chǎn)生的一此誤差數(shù)據(jù)，將系統(tǒng)內(nèi)所有的數(shù)據(jù)都按保留兩位小數(shù)計算。 725：直撥操作是否選擇單據(jù) 設為0為否：在做直退操作時不必選擇要退的物品所屬的直撥單 設為1為是：指在做直退操作時必需選擇要退的物品所屬的直撥單2-1-5基礎基礎數(shù)據(jù)設置，主要

18、是設置倉庫系統(tǒng)的一些主要資料，比如倉庫、部門、供應商、貨類、物品等等。2-1-5-1倉庫 點擊如下圖所示倉庫設置界面新增一個倉庫，編碼、名稱及一些基本的項目手工錄入，若該倉庫沒有下級倉庫可直接上明細標志復選框，反之，不用在復選框打。編碼長度由系統(tǒng)定義，每個下級子倉都要打上明細標志，若錄入最高/低存量、最高/低金額相關數(shù)據(jù)，在該倉庫超過一定限額時會在 008#各倉物品警戒報表 內(nèi)體現(xiàn)超出限額差異數(shù)據(jù)，這幾項也可不錄入任何數(shù)據(jù)。明細標志：用以區(qū)別新增的倉庫是否屬于保存具體貨物的子倉庫。如果選定則是，否則不是。另外倉庫編碼具有一點的邏輯性，若首級總倉庫編碼為01，該倉庫的下級子倉庫應該是0101，這

19、樣哪個子倉庫從屬于哪個總倉就一目了然了，就可以明確的分清楚倉庫的從屬關系。新增可以增加倉庫，處理數(shù)據(jù)的新增，填入倉庫編碼、倉庫名稱等必須輸入的信息后，即可保存。修改點擊修改按鈕，可以修改選定記錄的詳細信息，注：在對保存過的倉庫進行修改編碼是不可更改的。刪除點擊刪除按鈕，可以刪除當前記錄，但如果當前記錄存在子記錄，則它不允許刪除，涉及到數(shù)據(jù)安全，請謹慎使用。保存保存修改、增加的內(nèi)容。放棄不保存修改、增加的內(nèi)容，將記錄恢復到原來沒新增前的狀態(tài)。查詢彈出自定義查詢條件窗口，設定條件后，可以查詢相關記錄。打印打印所有倉庫的記錄。導出將選定的記錄導出，可以是文本文件，也可以是EXCEL以及其他文件格式。

20、2-1-5-2部門 點擊如下圖所示： 部門設置界面新增可以增加某部門，處理數(shù)據(jù)的新增，填入部門編碼、部門名稱等必須輸入的信息后，即可保存。若一部部門編碼為01，該部門二級部門的編碼應該是0101，這樣哪二級部門從屬于哪個一級部門就一目了然了，就可以明確的分清楚部門的從屬關系。修改點擊修改按鈕，可以修改選定記錄的詳細信息(注：部門編碼不可以修改)。刪除點擊刪除按鈕，可以刪除當前記錄，但如果當前記錄存在子記錄，則它不允許刪除，涉及到數(shù)據(jù)安全，請謹慎使用。保存保存修改、增加的內(nèi)容。放棄不保存修改、增加的內(nèi)容，將記錄恢復到原來沒新增前的狀態(tài)。查詢彈出自定義查詢條件窗口，設定條件后，可以查詢到相關記錄。

21、打印打印所有部門記錄。導出將選定的記錄導出，可以是文本文件，也可以是EXCEL以及其他文件格式。是否用途：若選中可將該新增的部門在錄單時出現(xiàn)在 領用用途的下拉窗口內(nèi)可供選擇。2-1-5-3供應商 點擊如下圖所示：供應商設置界面新增可以增加某供應商，處理數(shù)據(jù)的新增，填入供應商、供應商名稱等必須輸入的信息后，即可保存。另：增加時最好注意一定的規(guī)范，先增加省份、地區(qū)、然后才增加供應商，這樣能夠更為方便的管理供應商的資料。如上圖所示。修改點擊修改按鈕，可以修改選定記錄的詳細信息（注：供應商編碼不可以修改）。刪除點擊刪除按鈕，可以刪除當前記錄，但如果當前記錄存在子記錄，則它不允許刪除，涉及到數(shù)據(jù)安全，請

22、謹慎使用。保存保存修改、增加的內(nèi)容。放棄不保存修改、增加的內(nèi)容，將記錄恢復到原來沒新增前的狀態(tài)。查詢彈出自定義查詢條件窗口，設定條件后，可以查詢到相關記錄。打印打印供應商資料記錄。導出將選定的記錄導出，可以是文本文件，也可以是EXCEL以及其他文件格式。2-1-5-4貨類 點擊如下圖所示： 貨類設置界面新增可以增加某貨品類別，處理數(shù)據(jù)的新增，填入類別編碼、類別名稱等必須輸入的信息后，即可保存。明細標志是為了區(qū)別新增的貨品類別，是否是保存具體類別。如果選定則是，否則不是，另外貨品類別具有一點的邏輯性。若首級總貨類編碼為001，該倉庫的下級子倉庫應該是001001，這樣哪個子貨類從屬于哪個大貨類就

23、一目了然了，就可以明確的分清楚貨類的從屬關系，級數(shù)可因具體情況分多級。修改點擊修改按鈕，可以修改選定記錄的詳細信息（注：物品分類編碼不可以修改）。刪除點擊刪除按鈕，可以刪除當前記錄，但如果當前記錄存在子記錄，則它不允許刪除，涉及到數(shù)據(jù)安全，請謹慎使用。保存保存修改、增加的內(nèi)容。放棄不保存修改、增加的內(nèi)容，將記錄恢復到原來沒新增前的狀態(tài)。查詢彈出自定義查詢條件窗口，設定條件后，可以查詢到相關的記錄。打印打印所有貨類記錄。導出將選定的記錄導出，可以是文本文件，也可以是EXCEL以及其他文件格式。2-1-5-5物品 點擊如下圖所示：物品資料錄入界面新增可以增加某物品，處理數(shù)據(jù)的新增，填入物品編碼、物

24、品名稱等必須輸入的信息后，即可保存。另外：右下角的單位維護，右鍵打開菜單，增加、刪除，雙擊修改物品的出入庫、庫存單位代碼的關系，單位可能會存在大單位入庫小單位出庫的情況，所以一個物品的單位可分庫存單位、采購單位、出庫單位，在單位欄可以點擊右鍵新增單位。比如采購入庫以箱計算，出庫以瓶計算，庫存也以瓶計算（假設1箱內(nèi)有10瓶），物品單位可以如圖設定修改點擊修改按鈕，可以修改選定記錄的詳細信息（注：物品編碼不允許修改）。刪除點擊刪除按鈕，可以刪除當前記錄，但如果當前記錄存在子記錄，則它不允許刪除，涉及到數(shù)據(jù)安全，請謹慎使用。保存保存修改、增加的內(nèi)容。放棄不保存修改、增加的內(nèi)容，將記錄恢復到原來沒新增

25、前的狀態(tài)。查詢彈出自定義查詢條件窗口，設定條件后，可以查詢相關記錄。打印打印物品檔案記錄，可由參數(shù)設定分類打印，也可所有的物品資料一起打印。導出將選定的記錄導出，可以是文本文件，也可以是EXCEL以及其他文件格式。2-1-5-6貨位 點擊可進入貨位設定界面：貨位設置界面新增可以增加某貨位，處理數(shù)據(jù)的新增，填入貨位編碼、貨位名稱等必須輸入的信息后，即可保存。修改點擊修改按鈕，可以修改選定記錄的詳細信息。刪除點擊刪除按鈕，可以刪除當前記錄，但如果當前記錄存在子記錄，則它不允許刪除，涉及到數(shù)據(jù)安全，請謹慎使用。保存保存修改、增加的內(nèi)容。放棄不保存修改、增加的內(nèi)容，將記錄恢復到原來沒新增前的狀態(tài)。查詢

26、彈出自定義查詢條件窗口，設定條件后，可以查詢相關記錄。打印打印記錄。導出將選定的記錄導出，可以是文本文件，也可以是EXCEL以及其他文件格式。2-1-5-7單位 點擊如圖所示：單位設置界面新增可以增加某單位，處理數(shù)據(jù)的新增，填入單位編碼、單位名稱等必須輸入的信息后，即可保存。修改點擊修改按鈕，可以修改選定記錄的詳細信息(注：單位編碼不可以修改)。刪除點擊刪除按鈕，可以刪除當前記錄，但如果當前記錄存在子記錄，則它不允許刪除，涉及到數(shù)據(jù)安全，請謹慎使用。保存保存修改、增加的內(nèi)容。放棄不保存修改、增加的內(nèi)容，將記錄恢復到原來沒新增前的狀態(tài)。查詢彈出自定義查詢條件窗口，設定條件后，可以查詢相關記錄。打

27、印打印記錄。導出將選定的記錄導出，可以是文本文件，也可以是EXCEL以及其他文件格式。2-1-5-8單證 點擊如圖所示：單據(jù)憑證設置界面新增可以增加某出入庫單類，處理數(shù)據(jù)的新增，填入單類編碼、單類名稱等必須輸入的信息后，即可保存。在編輯的時候，注意選擇好歸類。修改點擊修改按鈕，可以修改選定記錄的詳細信息。刪除點擊刪除按鈕，可以刪除當前記錄，但如果當前記錄存在子記錄，則它不允許刪除，涉及到數(shù)據(jù)安全，請謹慎使用。保存保存修改、增加的內(nèi)容。放棄不保存修改、增加的內(nèi)容，將記錄恢復到原來的狀態(tài)。查詢彈出自定義查詢條件窗口，設定條件后，可以查詢記錄。打印打印記錄。導出將選定的記錄導出，可以是文本文件，也可

28、以是EXCEL以及其他文件格式。2-1-6初始 點擊出現(xiàn)如下圖當點擊工具欄上的初始按鈕時，就會彈出上述窗口，點取消不操作退出，否則，會彈出輸入當天系統(tǒng)的密碼，輸入密碼，就會清空所有的營業(yè)數(shù)據(jù)，比如出、入庫和直撥數(shù)據(jù)等等;這時會彈出一個窗口如圖可選擇性在相關復選框上打“”，如果打上“”的，在確實后會被系統(tǒng)刪掉相關資料。（建議：如果只刪除所有單據(jù)數(shù)據(jù)，保留所有的基礎資料數(shù)據(jù)，在該界面可全不打勾）2-1-7備份數(shù)據(jù)庫備份界面點擊工具欄上的備份按鈕，操作數(shù)據(jù)備份。彈出數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復窗口，選擇數(shù)據(jù)庫后添加文件點保存。點擊執(zhí)行備份，開始備份數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)恢復跟數(shù)據(jù)備份差不多，不過數(shù)據(jù)恢復要慎重，因為恢復可

29、能會導致備份之后的數(shù)據(jù)丟失。2-2采購模塊2-2-1 報價每一個供應商針對每個物品會有不同的報價，每個物品針對不同的時間段也會有不同的報價，在報價功能都可以按時間、按供應商、按物品的各種檢索方式來查詢物品的報價。在報表中的035#供應商報價表和039#貨品存量查價明細表都可以查到物品的相關單價間的對比。操作如下：進入采購模塊的點擊報價會彈出以下窗口 報價操作界面方法一：在區(qū)域一中錄入報價適用起止日期（一般系統(tǒng)會默認為當月初到月末的時間段），也可手工更改日期，在供應商下拉菜單選中所屬的供應商，可在區(qū)域三的物品樹中先選中要報價的物品，在區(qū)域二中就可以針對該物品作相應報價。常用于同一個供應商對不同的

30、物品進行報價。方法二：可以在進入報價界面后，直接點擊增加在區(qū)域二錄入各物品的報價與供應商的選擇。常用于不同的供應商對不同的物品進行報價。該界面還提供了查詢條件，可以根據(jù)物品和供應商進行報價查詢。2-2-2 定價如果參數(shù)設定了先有報價后有定價，就一定要先做報價操作，這時的報價只起到一個參考的作用，最終錄單是以定價為準，在做了定價如果還要做修改可以通過操作實現(xiàn)。·2-3倉庫模塊2-3-1采購入庫入庫單錄入是酒店購買物料后入庫的過程,從賬務處理角度講是存貨增加和資金減少.為了核算材料的加存成本和出庫成本,正確地核算材料的采購成本是很重要的，所以材料采購要依據(jù)正常的手續(xù)填表制入庫單，各原始單

31、據(jù)經(jīng)審核合法后允許入庫，所以入庫單是物料入庫的必要手續(xù)。操作方法：1、 在圖2-2-1所示窗口中，我們把窗口分成兩個區(qū)域，區(qū)域一為功能按鈕選擇區(qū)域，在該區(qū)域中可以有一排不同功能的操作按鈕，分別是“增加”、“修改”、“作廢”、“有效”、 “反審”、“補錄”、“加行”、“插行”、“刪除”等，操作不同的按鈕會實現(xiàn)不同功能操作。在倉庫列表欄可選擇不同的倉庫。區(qū)域二是數(shù)據(jù)處理窗口。 圖2-3-1入庫單處理主窗口 2、以下我們將以新增為例說明其操作過程。點擊2-3-1中的，系統(tǒng)彈出入庫單的增加錄入窗口如圖2-3-2所示。 圖 入庫單錄入窗口2-3-2圖2-3-2中首先要將區(qū)域一中的相應項目填選完，中需要錄

32、入的入庫項包括單據(jù)號、收貨單、采購地點、合同編號、訂單批號、驗貨人、經(jīng)辦人、審核員，另外倉庫編碼和供應商可下拉選擇，單證編號和審核時間是系統(tǒng)自動生成；在區(qū)域二中需錄入物品的明細清單，還以可根據(jù)采購物品的多少和單據(jù)多少、。 區(qū)域三中將會顯示所有入庫單據(jù)的單證編號和錄入時間，以便按單號按時間查詢?？梢詫螕?jù)進行作廢操作,反之,也可作生效操作：入庫單據(jù)在保存以后可以對單據(jù)各細項作修改（比如入庫時間、單證編號等等）：如單據(jù)審核之后就不能直接作修改，而要先對單據(jù)作操作才可以對單據(jù)進行修改。單證編號：例如：在本系統(tǒng)內(nèi)自動生成的單證編號為01020009，前2位01代表倉庫的編碼，接著3位4位02代表的是月

33、份，從第五位到結束都是單號的序號，這樣，看單號就可以很清楚的知道該單的物品所屬的倉庫，該單據(jù)錄入的月份，和該單據(jù)的錄入的順序。 2-3-2 退庫入庫 退庫是部門領用出庫后再退回倉庫的一個過程，在退庫錄入單據(jù)經(jīng)審核后，會在報表內(nèi)多出一條入庫記錄，相當于再次入庫。要作退庫操作，首先該物品要有出庫記錄，操作方法參照采購入庫，先選定要退回哪個倉庫、退庫部門，再將退庫的明細一一錄入。同樣可以做修改、作廢、生效、審核、反審等功能操作。 2-3-3 領用出庫出庫單錄入是使用物料的出庫過程，從賬務處理角度來看是減少庫存，增加成本。為了保證倉庫人員在盤點時候的數(shù)目沒有差錯，確保正確的核算成本，任何部門或者個人在

34、領用物料時一定要依據(jù)正常的手續(xù)填寫入庫單，各原始單據(jù)經(jīng)審核合法后允許出庫。操作方法：在倉庫模塊的界面點擊，或是在的下拉菜單選中領用出庫，就會彈出以下窗口。如圖2-3-1 圖 出庫單錄入窗口2-3-1先在內(nèi)選定對應的倉庫，在區(qū)域一：單證編號、工作月、入單時間、都是系統(tǒng)自動生成，出庫日期默認當前日期，也可手動更改。區(qū)域二：點右鍵盤可選擇輸入方式錄入單據(jù)，只需錄入出庫數(shù)量，單價是自動彈出入庫的單價，金額是由輸入的數(shù)量與單價換算出來的。區(qū)域三：顯示單證編號和入單的時間，以便于按時間查詢單據(jù)。2-3-4退貨 退貨是由倉庫將入庫了的物品再退回供應商的一個過程，在退貨錄入單據(jù)經(jīng)審核后，會在報表內(nèi)多出一條出庫

35、記錄。要做退貨操作，首先該物品要有入庫記錄，操作方法參照入庫操作，先選定是要退貨的倉庫，再選定退給的供應商，然后就可以錄入退貨的物品明細。同樣可以操作審核、反審、作廢、生效、修改等功能。2-3-5直撥直撥是使用材料直接由使用部門采購或是由供應商直接給部門提供的手續(xù)，將材料直撥到相關的部門，用直撥單的形式直接計算該部門的庫存。即未經(jīng)過入倉直接由供應商提供到部門的過程。操作方法：進入直撥界面2-4-1圖點擊，出現(xiàn)下圖2-4-1，在區(qū)域一內(nèi)直調(diào)日期、單證編號、一級部門、二級部門、供應商是主項，直調(diào)日期、單證編號系統(tǒng)自動生成也可手動更改，從供應商下拉列表中可選擇相應的供應商，點擊添加按鈕可以即時添加供

36、應商資料，其他細項可選填。另外，驗貨人和經(jīng)辦人也可以通過可以即時添加資料。錄完主項就開始到區(qū)域二錄入單據(jù)明細，可用任一種輸入法選擇物品，分別錄入數(shù)量、單價、金額，三者之間可以相互換算，可按回車鍵依次往下跳錄入各細項與單據(jù)明細內(nèi)容，可通過、作一些必要的單據(jù)修改。直撥單的錄入完畢就可點擊，或是使用快捷鍵Ctrl+S。區(qū)域三：顯示所有已保存過的直撥單據(jù)，以便查看。區(qū)域四：可根據(jù)指定的查詢條件快速查詢對應的直撥單據(jù)。新增單據(jù)可點擊，或是使用快捷鍵Ctrl+N修改單據(jù)可點擊，或是使用快捷鍵Ctrl+M2-3-6直退直退是將直撥到部門的物品退回供應商。操作方法：登陸直退界面：第一步：選定退貨日期第二步：直

37、接從直撥單號內(nèi)選擇要退貨的直撥單點擊，會彈出以下窗口：直退里的直撥單選擇界面2-3-6圖可在2-3-6圖內(nèi)選擇要退貨的物品所屬的直撥單第三步：錄入退貨明細2-3-7調(diào)撥調(diào)撥：倉庫間調(diào)撥、部門間調(diào)撥。同樣也有修改、審核、反審、作廢、生效功能。2-3-8盤點盤點說明：在盤點之前，要先確認是不是所有的單據(jù)都已經(jīng)審核。在盤點之前或盤點之后都可以打印出盤點卡（盤點類表）。盤點流程說明：1、 生成盤點單：此操作，可以針對某一個倉庫、某一類產(chǎn)品等條件下的盤點列表、盤點卡，以便初盤、復盤時將倉庫所要盤點的物品庫存數(shù)量抄送至盤點錄入單位。2、 初盤：可以針對某一些產(chǎn)品，或者將某一個倉庫內(nèi)所有產(chǎn)品的系統(tǒng)保存庫存數(shù)量自動調(diào)出，保存到初盤數(shù)量、初盤金額中。此時，初盤數(shù)量、初盤金額等于帳面本系統(tǒng)保存的庫存數(shù)量、金額。保存后，可以根據(jù)抄送過來的庫存數(shù)量、金額，修改其初盤數(shù)量、庫存金額。修改后，復盤、審核、匯總后，會根據(jù)所輸入的差額產(chǎn)生盤盈、盤虧記錄。3、 復盤：對初盤數(shù)量進行核對，對庫存數(shù)量不符者，進行修改。如果確認初盤數(shù)量都是正確的，可以直接點全選，這樣可以避免輸入太多的數(shù)量，當然全選后，可以對某些確認不符的，進行修改。在系統(tǒng)中，