電子文件歸檔與管理規(guī)范資料

1、電子文件歸檔與管理規(guī)范資料電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-）作者：檔案館 文章來源：本站原創(chuàng) 點擊數(shù)：7082更新時間：-12-211、范圍本標準規(guī)定了在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的形 成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計的一般方法。本標準適用于黨政機關(guān)產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理，其它社會組 織的電子文件管理可參照本標準。2、規(guī)范性引用文件下列文件中的條款經(jīng)過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注 日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不 適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些 文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，

2、其最新版本適用于本標準。DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則3、術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標準。3.1 電子文件 electronic records指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤 等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文 件。3.2 歸檔電子文件 archival electronic records指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件（3.1 ）3.3 背景信息 context指描述生成電子文件（3.1 ）的職能活動、電子文件的作用、辦理過 程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。3.4 元數(shù)據(jù)

3、 metadata指描述電子文件（3.1 ）數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié) 構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù) 據(jù)。3.5 邏輯歸檔logical filing指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件（3.1 ）的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。3.6 物理歸檔physical filing指把電子文件（3.1）集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門 移交的過程。3.7 真實性 authenticity指對電子文件（3.1 ）的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息（3.3）進行鑒定 后，確認其與形成時的原始狀況一致。3.8 完整性 integrit

4、y指電子文件（3.1 ）內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息（3.3）和元數(shù)據(jù)（3.4） 等無缺損。3.9 有效性 utility指電子文件（3.1 ）應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可 識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。3.10 捕獲 capture指對電子文件（3.1 ）進行實時收集和存儲的方法與過程。3.11 遷移 migration指將源系統(tǒng)中的電子文件（3.1）向目的系統(tǒng)進行轉(zhuǎn)移存儲的方法與 過程。4、總則4.1 電子文件自形成時應(yīng)有嚴格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實性、完整性和有效性。4.2 應(yīng)對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理 與監(jiān)控，保證管理工作

5、的連續(xù)性。4.3 應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版 本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的 質(zhì)量。4.4 歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體形式的文件時，應(yīng)在 內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。4.5 具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷 貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版 本、紙質(zhì)版本或縮微品。4.6 應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時 應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章04.7 子文件的真實性、完整性和有效性保證5.1 應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措

6、施，從電子文件 形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處 理過程符合規(guī)范。5.1.1 登記處理過程中的相互銜接的各類責(zé)任者（如起草者、修改者、 審核者、簽發(fā)者等）。5.1.2 登記處理過程中的各類操作者（打字者、發(fā)文者、收文者、存儲 管理者等）。5.1.3 登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息（指示、簽名、印章、代碼 等）05.1.4 登記電子文件傳遞、交接過程中的其它標識。5.2 應(yīng)采取可靠的安全防護技術(shù)措施，保證電子文件的真實性。5.2.1 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制。5.2.2 設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、 時間、設(shè)備

7、、項目、內(nèi)容等。5.2.3 對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標記。5.2.4 對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。5.3 應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信 息和元數(shù)據(jù)。5.4 應(yīng)建立電子文件有效管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。5.5 電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災(zāi) 害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符 的防范對策，主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證； 身份識別方法等。6、電子文件的收集與積累6.1 收集積累要求6.1.1 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況,有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已 開始進行向計算機全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件 應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。6.1.2 當(dāng)公務(wù)或其它事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時,應(yīng)采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應(yīng)隨時對電子文件進行備份， 存儲于能夠脫機保存的載體上。6.1.3 對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責(zé)任的電子 文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器 中，以防散失。6.1.4 對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲 格式、文字處理工具等，必要時同時保留