會(huì)計(jì)檔案管理辦法

1、會(huì)計(jì)檔案管理辦法第一條 為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度,更好地為發(fā)展社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù),根據(jù)中華人民共和國會(huì)計(jì)法和中華人民共和國檔案法的規(guī)定,制定本辦法。 第二條 國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位),應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。 第三條 各級(jí)人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 第四條 各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。 第五條 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證,會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)

2、報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括： (一)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證,記賬憑證、匯總憑證,其他會(huì)計(jì)憑證。 (二)會(huì)計(jì)賬簿類：總賬,明細(xì)賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會(huì)計(jì)賬薄。 (三)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明,其他財(cái)務(wù)報(bào)告。 (四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對(duì)賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊,會(huì)計(jì)檔案保管清冊,會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。 第六條 各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,

3、可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。 移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。車船使用稅按年征收、分期繳納。納稅期限由省、自治區(qū)、直轄市人民 政府確定。 第七條 各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。 各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制

4、登記制度。 第八條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。 會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。 第九條 本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限,各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。 各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似檔案的保管期限辦理。 第十條 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,除本辦法第十一條規(guī)定的情形外,可以按照以下程序銷毀： (一)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊,列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱。卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管

5、期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。 (二)單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。 (三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。 (四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案了銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。 第十一條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到末了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)

6、檔案保管清冊中列明。 正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。 第十二條 采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。 具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的,由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。 第十三條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管,法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的,從其規(guī)定。 第十四條 單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案；

7、單位分立后原單位解散的,共會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管,各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱,復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案,對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 第十五條 單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。 第十六條 建

8、設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 第十七條 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交按手續(xù)。 移交會(huì)計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào),冊數(shù),起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。 交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙人應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后、交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或者益章。 第十八條 我國境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境。駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)(簡稱境外單位)的會(huì)計(jì)檔案,

9、應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。 第十九條 預(yù)算、計(jì)劃,制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。 第二十條 各省、自治區(qū),直轄市人民政府財(cái)政部門、檔案管理部門,國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門,中國人民解放軍總后勤部,可以根據(jù)本辦法的規(guī)定,結(jié)合本地區(qū)、本部門的具體情況,制定實(shí)施辦法,報(bào)財(cái)政部和國家檔案局備案。 第二十一條 本辦法由財(cái)政部負(fù)責(zé)解釋,自1999年1月1日起執(zhí)行。1984年6月1日財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的會(huì)計(jì)檔發(fā)管理辦法自本辦法執(zhí)行之日起廢止。 附表一：企業(yè)和共他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表 附表二：財(cái)政總預(yù)算、行政單位,事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表 附表一：企業(yè)和其他組織會(huì)

10、計(jì)檔案保管期限表序號(hào) 檔案名稱保管期限備注一 會(huì)計(jì)憑證類   1 原始憑證 15年 2 記賬憑證 15年 3 匯總憑證 15年 二 會(huì)計(jì)賬簿類   4 總賬 15年 包括日記賬 5 明細(xì)賬 15年 6 日記賬 15年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年 7 固定資產(chǎn)卡片   固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年 8 輔助賬簿 15年 三 財(cái)務(wù)報(bào)告類   包括各級(jí)主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告 9 月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告 3年 包括文字分析 10 年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算） 永久 包括文字分析 四 其他類   11 會(huì)計(jì)移交清冊 15年 12 會(huì)計(jì)檔案保管清冊 永久 13 會(huì)計(jì)檔案

11、銷毀清冊 永久 14 銀行余額調(diào)節(jié)表 5年 15 銀行對(duì)賬單 5年   附表二：財(cái)政總預(yù)算、行政單位,事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表序號(hào) 檔案名稱 保管期限 備注 財(cái)政總預(yù)算 行政單位事業(yè)單位 稅收會(huì)計(jì) 一 會(huì)計(jì)憑證類       1 國家金庫編送的各種報(bào)表及繳庫退庫憑證 10年   10年 2 各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表 10年     3 行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證   15年   包括原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表 4 各種完稅憑證和繳、退庫憑證     15年 繳款書存根聯(lián)在

12、銷號(hào)后保管2年 5 財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證 15年     包括：撥款憑證和其他會(huì)計(jì)憑證 6 農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證     15年 二 會(huì)計(jì)賬簿類       7 日記賬   15年 15年 8 總賬 15年 15年 15年 9 稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬   25年   10 明細(xì)分類、分戶賬或登記簿 15年 15年 15年 11 現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬   25年 25年 12 行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片）       行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年 三 財(cái)務(wù)報(bào)告類       13 財(cái)政總預(yù)算 永久     14 行政單位和事業(yè)單位決算 10年 永久   15 稅收年報(bào)（決算） 10年   永久 16 國家金庫年報(bào)（決算） 10年     17 基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)（決算0 10年     18 財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)旬報(bào) 3年     所屬單位報(bào)送保管的2年 19 財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表 5年     所屬單位報(bào)