項(xiàng)目4文檔排版

1、文檔排版（WORD） 一、 學(xué)習(xí)目標(biāo)1、 了解長(zhǎng)文檔的排版知識(shí)2、 了解排版技巧，了解樣式、目錄、頁(yè)眉頁(yè)腳等功能的使用3、 掌握排版的正確步驟二、 項(xiàng)目任務(wù)在網(wǎng)絡(luò)上搜索關(guān)于物業(yè)管理合同與制度、物業(yè)管理與社區(qū)建設(shè)、物業(yè)綜合經(jīng)營(yíng)服務(wù)等內(nèi)容的素材并下載。將下載的內(nèi)容編輯排版成一份完成的物業(yè)管理實(shí)務(wù)教程三、 項(xiàng)目分析1、 搜索素材并下載2、 將所下載的教材整理成無(wú)格式的文檔3、 任選一本所用教材，仿照其中的格式排版4、 制作封面、目錄，以體現(xiàn)作為一本教程的完整性四、 知識(shí)平臺(tái)1、 綜合利用排版知識(shí)，注意排版操作的先后次序2、 版面的藝術(shù)欣賞性3、 標(biāo)題樣式的格式設(shè)計(jì)及使用五、 項(xiàng)目實(shí)施同學(xué)們從網(wǎng)絡(luò)上下

2、載了大量的素材準(zhǔn)備編輯成一本完整的物業(yè)管理實(shí)務(wù)教程。然而要把這些內(nèi)容編排成一本完整的教程就需要掌握長(zhǎng)篇文檔的排版技巧。下面我們就一起學(xué)習(xí)如何對(duì)長(zhǎng)文檔進(jìn)行排版：這本教程要求的格式是：A4紙；要有封面和目錄；單面打印；除封面和目錄外，每頁(yè)的頁(yè)眉是教程的題目；頁(yè)碼一律在頁(yè)面底端的右側(cè)，封面和目錄沒(méi)有頁(yè)碼，目錄之后為第1頁(yè)。1、設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格寫(xiě)文章前，不要上來(lái)就急于動(dòng)筆，先要找好合適大小的“紙”，這個(gè)“紙”就是Word中的頁(yè)面設(shè)置。從菜單中選擇【文件】|【頁(yè)面設(shè)置】命令，顯示“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，選擇【紙張】選項(xiàng)卡，如圖1所示。圖 1 選擇紙張通常紙張大小都用A4紙，所以可采用默認(rèn)設(shè)置。有時(shí)也會(huì)用B

3、5紙，只需從“紙張大小”中選擇相應(yīng)類(lèi)型的紙即可。在頁(yè)面設(shè)置中調(diào)整字與字、行與行之間的間距，能使內(nèi)容看起來(lái)更清晰。在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中選擇“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡，如圖2所示。圖 2 用“文檔網(wǎng)格”調(diào)整字距和行距選中“指定行和字符網(wǎng)格”，在“字符”設(shè)置中，默認(rèn)為“每行39”個(gè)字符，可以適當(dāng)減小，例如改為“每行37”個(gè)字符。同樣，在“行”設(shè)置中，默認(rèn)為“每頁(yè)44”行，可以適當(dāng)減小，例如改為“每頁(yè)42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。2、設(shè)置樣式 通常大家都是在錄入文字后，用“字體”、“字號(hào)”等命令設(shè)置文字的格式，用“兩端對(duì)齊”、“居中”等命令設(shè)置段落的對(duì)齊，但這樣的操作要重復(fù)很多次，而且一旦設(shè)置的不

4、合理，最后還要一一修改。使用了樣式就不必有這樣的擔(dān)心。樣式是什么？簡(jiǎn)單地說(shuō)，樣式就是格式的集合。通常所說(shuō)的“格式”往往指單一的格式，例如，“字體”格式、“字號(hào)”格式等。每次設(shè)置格式，都需要選擇某一種格式，如果文字的格式比較復(fù)雜，就需要多次進(jìn)行不同的格式設(shè)置。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設(shè)置時(shí)只需選擇一下某個(gè)樣式，就能把其中包含的各種格式一次性設(shè)置到文字和段落上。樣式在設(shè)置時(shí)也很簡(jiǎn)單，將各種格式設(shè)計(jì)好后，起一個(gè)名字，就可以變成樣式。而通常情況下，我們只需使用Word提供的預(yù)設(shè)樣式就可以了，如果預(yù)設(shè)的樣式不能滿足要求，只需略加修改即可。圖 3 有效樣式圖 4有效樣式從菜單選擇【

5、格式】|【樣式和格式】命令，在右側(cè)的任務(wù)窗格中即可設(shè)置或應(yīng)用格式或樣式，如圖3所示。要注意任務(wù)窗格底端的“顯示”中的內(nèi)容，在圖3中，“顯示”為“有效格式”，則其中的內(nèi)容既有格式，又有樣式。例如，“加粗”為格式，“標(biāo)題1”為樣式，“標(biāo)題1+居中”為樣式和格式的混合格式。對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)，很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”，則顯示如圖4所示的內(nèi)容。這時(shí)，將只會(huì)顯示文檔中正在使用及默認(rèn)的樣式。 “正文”樣式是文檔中的默認(rèn)樣式，新建的文檔中的文字通常都采用“正文”樣式。很多其他的樣式都是在“正文”樣式的基礎(chǔ)上經(jīng)過(guò)格式改變而設(shè)置出來(lái)的，因此“正文”樣式

6、是Word中最基礎(chǔ)的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會(huì)影響所有基于“正文”樣式的其他樣式的格式?！皹?biāo)題1”“標(biāo)題9”為標(biāo)題樣式，它們通常用于各級(jí)標(biāo)題段落，與其他樣式最為不同的是標(biāo)題樣式具有級(jí)別，分別對(duì)應(yīng)級(jí)別19。這樣，就能夠通過(guò)級(jí)別得到文檔結(jié)構(gòu)圖、大綱和目錄。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了“標(biāo)題1”“標(biāo)題3”的3個(gè)標(biāo)題樣式，如果標(biāo)題的級(jí)別比較多，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可選擇“標(biāo)題4”“標(biāo)題9”樣式?，F(xiàn)在，規(guī)劃一下教程中可能用到的樣式。對(duì)于文章中的每一部分或章節(jié)的大標(biāo)題，采用“標(biāo)題1”樣式，章節(jié)中的小標(biāo)題，按層次分別采用“標(biāo)題2”“標(biāo)題4”樣式。 文章中

7、的說(shuō)明文字，采用“正文首行縮進(jìn)2”樣式。 文章中的圖和圖號(hào)說(shuō)明，采用“注釋標(biāo)題”樣式。 規(guī)劃結(jié)束之后，即可開(kāi)始設(shè)置了。 首先，設(shè)置文章第一部分的大標(biāo)題。注意保持光標(biāo)的位置在當(dāng)前標(biāo)題所在的段落中。從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在任務(wù)窗格中單擊“標(biāo)題1”樣式，即可快速設(shè)置好此標(biāo)題的格式。用同樣的方法，即可設(shè)置該部分文字所用的樣式。注意在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可為文字和段落設(shè)置“正文首行縮進(jìn)2”和“注釋標(biāo)題”樣式。當(dāng)所需樣式都被選擇過(guò)一次之后，可顯示“有效樣式”，這樣不會(huì)顯示無(wú)用的其他樣式。文章的部分內(nèi)容錄入和排版之后的效果如圖5所示。為了方便對(duì)照，圖中左側(cè)列出

8、了對(duì)應(yīng)文章段落所用的樣式。圖 5 用樣式排版后的效果在錄入和排版過(guò)程中，可能會(huì)經(jīng)常在鍵盤(pán)和鼠標(biāo)之間切換，這樣會(huì)影響速度。對(duì)樣式設(shè)置快捷鍵，就能避免頻繁使用鼠標(biāo)，提高錄入和排版速度。將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖6所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對(duì)話框，如圖7所示。圖 6修改樣式圖 7 “修改樣式”對(duì)話框單擊【格式】按鈕，選擇【快捷鍵】命令，顯示“自定義鍵盤(pán)”對(duì)話框，如圖8所示。此時(shí)在鍵盤(pán)上按下希望設(shè)置的快捷鍵，例如【Ctrl】+【1】，在“請(qǐng)按新快捷鍵”設(shè)置中就會(huì)顯示快捷鍵。注意不要在其中輸入快捷鍵，而應(yīng)該按下快捷鍵。單擊【指定】按鈕，快捷鍵即可生效

9、。圖 8 指定快捷鍵用同樣的方法為其他樣式指定快捷鍵。文檔中的內(nèi)容采用系統(tǒng)預(yù)設(shè)的樣式后，格式可能不能完全符合實(shí)際需要。例如，“標(biāo)題1”樣式的字號(hào)太大，而且是左對(duì)齊方式，希望采用小一點(diǎn)的字號(hào)，并居中對(duì)齊。這時(shí)可以修改樣式。 將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖6所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對(duì)話框，如圖7所示。選中“自動(dòng)更新”選項(xiàng)，單擊【確定】按鈕完成設(shè)置。這樣，當(dāng)應(yīng)用了“標(biāo)題1”樣式的文字和段落的格式發(fā)生改變時(shí)，就會(huì)自動(dòng)更改“標(biāo)題1”樣式的格式。3、查看和修改文章的層次結(jié)構(gòu)文章比較長(zhǎng)，定位會(huì)比較麻煩。采用樣式之后，由于“標(biāo)題1”“標(biāo)題9”樣式具有級(jí)別，就

10、能方便地進(jìn)行層次結(jié)構(gòu)的查看和定位。從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，可在文檔左側(cè)顯示文檔的層次結(jié)構(gòu)，如圖9所示。在其中的標(biāo)題上單擊，即可快速定位到相應(yīng)位置。再次從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，即可取消文檔結(jié)構(gòu)圖。圖 6 文檔結(jié)構(gòu)圖如果文章中有大塊區(qū)域的內(nèi)容需要調(diào)整位置，以前的做法通常是剪切后再粘貼。當(dāng)區(qū)域移動(dòng)距離較遠(yuǎn)時(shí)，同樣不容易找到位置。從菜單選擇【視圖】|【大綱】命令，進(jìn)入大綱視圖。文檔頂端會(huì)顯示“大綱”工具欄，如圖10所示。在“大綱”工具欄中選擇“顯示級(jí)別”下拉列表中的某個(gè)級(jí)別，例如“顯示級(jí)別3”，則文檔中會(huì)顯示從級(jí)別1到級(jí)別3的標(biāo)題，如圖11所示。圖 7 “大綱”工具欄圖

11、 8 在大綱視圖中顯示的標(biāo)題如果要將“社會(huì)責(zé)任”部分的內(nèi)容移動(dòng)到“保障與獎(jiǎng)勵(lì)”之后，可將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到“社會(huì)責(zé)任”前的十字標(biāo)記處，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)內(nèi)容至“保障與獎(jiǎng)勵(lì)”下方，即可快速調(diào)整該部分區(qū)域的位置。這樣不僅將標(biāo)題移動(dòng)了位置，也會(huì)將其中的文字內(nèi)容一起移動(dòng)。從菜單選擇【視圖】|【頁(yè)面】命令，即可返回到常用的頁(yè)面視圖編輯狀態(tài)。4、對(duì)文章的不同部分分節(jié) 文章的不同部分通常會(huì)另起一頁(yè)開(kāi)始，很多人習(xí)慣用加入多個(gè)空行的方法使新的部分另起一頁(yè)，這是一種錯(cuò)誤的做法，會(huì)導(dǎo)致修改時(shí)的重復(fù)排版，降低工作效率。另一種做法是插入分頁(yè)符分頁(yè)，如果希望采用不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳，這種做法就無(wú)法實(shí)現(xiàn)了。正確的做法是插入分節(jié)符，將不同

12、的部分分成不同的節(jié)，這樣就能分別針對(duì)不同的節(jié)進(jìn)行設(shè)置。定位到第二部分的標(biāo)題文字前，從菜單選擇【插入】|【分隔符】命令，顯示“分隔符”對(duì)話框，如圖12所示。選擇“分節(jié)符”類(lèi)型中的“下一頁(yè)”，并單擊【確定】按鈕，就會(huì)在當(dāng)前光標(biāo)位置插入一個(gè)不可見(jiàn)的分節(jié)符，這個(gè)分節(jié)符不僅將光標(biāo)位置后面的內(nèi)容分為新的一節(jié)，還會(huì)使該節(jié)從新的一頁(yè)開(kāi)始，實(shí)現(xiàn)既分節(jié)，又分頁(yè)的功能。用同樣的方法對(duì)文章的其他部分分節(jié)。圖 9 插入分節(jié)符對(duì)于封面和目錄，同樣可以用分節(jié)的方式將它們?cè)O(shè)在不同的節(jié)。在文章的大標(biāo)題下面輸入目錄，然后分別在“目錄”文字前和“第一章 總則”文字前插入分節(jié)符。如果要取消分節(jié)，只需刪除分節(jié)符即可。分節(jié)符是不可打印字

13、符，默認(rèn)情況下在文檔中不顯示。在工具欄單擊“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕，即可查看隱藏的編輯標(biāo)記。在如圖13和圖14所示中，分別顯示了不同節(jié)末尾的分節(jié)符。圖 13 完整顯示的分節(jié)符圖 14 部分顯示的分節(jié)符在段落標(biāo)記和分節(jié)符之間單擊，按【Delete】鍵即可刪除分節(jié)符，并使分節(jié)符前后的兩節(jié)合并為一節(jié)。5、為不同的節(jié)添加不同的頁(yè)眉 利用“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設(shè)置可以為文章添加頁(yè)眉。通常文章的封面和目錄不需要添加頁(yè)眉，只有正文開(kāi)始時(shí)才需要添加頁(yè)眉，因?yàn)榍懊嬉呀?jīng)對(duì)文章進(jìn)行分節(jié)，所以很容易實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，最好從文章最前面開(kāi)始，這樣不容易混亂。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開(kāi)始處，

14、從菜單選擇【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，進(jìn)入“頁(yè)眉和頁(yè)腳”編輯狀態(tài)，如圖15所示。圖 15 頁(yè)眉編輯狀態(tài)注意在頁(yè)眉的左上角顯示有“頁(yè)眉 第1節(jié) ”的提示文字，表明當(dāng)前是對(duì)第1節(jié)設(shè)置頁(yè)眉。由于第1節(jié)是封面，不需要設(shè)置頁(yè)眉，因此可在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁(yè)眉。第2節(jié)是目錄的頁(yè)眉，同樣不需要填寫(xiě)任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕。第3節(jié)的頁(yè)眉如圖16所示，注意頁(yè)眉的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁(yè)眉與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁(yè)眉區(qū)域輸入文字，則此文字將會(huì)出現(xiàn)在所有節(jié)的頁(yè)眉中，因此不要急于設(shè)置。圖 16 設(shè)置不同節(jié)的不同頁(yè)眉在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”

15、工具欄中有一個(gè)“同前”按鈕，默認(rèn)情況下它處于按下?tīng)顟B(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時(shí)頁(yè)眉右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當(dāng)前節(jié)的頁(yè)眉與前一節(jié)不同。此時(shí)再在頁(yè)眉中輸入文字，例如可用整篇文檔的大標(biāo)題“中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r”作為頁(yè)眉。后面的其他節(jié)無(wú)需再設(shè)置頁(yè)眉，因?yàn)楹竺婀?jié)的頁(yè)眉默認(rèn)為“同前”，即與第3節(jié)相同。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁(yè)眉編輯狀態(tài)。用打印預(yù)覽可以查看各頁(yè)頁(yè)眉的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒(méi)有頁(yè)眉，目錄之后才會(huì)在每頁(yè)顯示頁(yè)眉。6、在指定位置添加頁(yè)碼 通常很多人習(xí)慣從菜單選擇【插入】|【頁(yè)碼】命令插入頁(yè)碼，這樣得到的頁(yè)碼，將會(huì)在封面和目錄處都添加頁(yè)碼。而現(xiàn)在希望

16、封面和目錄沒(méi)有頁(yè)碼，從目錄之后的內(nèi)容再添加頁(yè)碼，并且頁(yè)碼要從1開(kāi)始編號(hào)。這同樣要得益于分節(jié)的設(shè)置。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開(kāi)始處，從菜單選擇【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，進(jìn)入“頁(yè)眉和頁(yè)腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊“在頁(yè)眉和頁(yè)腳間切換”按鈕，顯示頁(yè)腳區(qū)域，如圖17所示。圖 17頁(yè)腳編輯狀態(tài)注意在頁(yè)腳的左上角顯示有“頁(yè)腳 第1節(jié) ”的提示文字，表明當(dāng)前是對(duì)第1節(jié)設(shè)置頁(yè)腳。由于第1節(jié)是封面，不需要在頁(yè)腳區(qū)域添加頁(yè)碼，因此可在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁(yè)腳。第2節(jié)是目錄的頁(yè)腳，同樣不需要添加任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊

17、“顯示下一項(xiàng)”按鈕。第3節(jié)的頁(yè)腳如圖18所示，注意頁(yè)腳的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁(yè)腳與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁(yè)腳區(qū)域插入頁(yè)碼，則頁(yè)碼將會(huì)出現(xiàn)在所有節(jié)的頁(yè)腳中，因此不要急于插入頁(yè)碼。圖 18設(shè)置不同節(jié)的不同頁(yè)腳在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中有一個(gè)“同前”按鈕，默認(rèn)情況下它處于按下?tīng)顟B(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時(shí)頁(yè)腳右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當(dāng)前節(jié)的頁(yè)腳與前一節(jié)不同。這時(shí)再插入頁(yè)碼，就能讓頁(yè)碼只出現(xiàn)在當(dāng)前節(jié)及其后的其他節(jié)。從菜單選擇【插入】|【頁(yè)碼】命令，顯示“頁(yè)碼”對(duì)話框，如圖19所示。采用默認(rèn)設(shè)置即可。單擊【格式】按鈕，顯示“頁(yè)碼格式”對(duì)話框，如圖20所示。

18、默認(rèn)情況下，“頁(yè)碼編排”設(shè)置為“續(xù)前節(jié)”，表示頁(yè)碼接續(xù)前面節(jié)的編號(hào)。如果采用此設(shè)置，則會(huì)自動(dòng)計(jì)算第1節(jié)和第2節(jié)的頁(yè)數(shù)，然后在當(dāng)前的第3節(jié)接續(xù)前面的頁(yè)號(hào)，這樣本節(jié)就不是從第1頁(yè)開(kāi)始了。因此需要在“頁(yè)碼編排”中設(shè)置“起始頁(yè)碼”為“1”，這樣就與前面節(jié)是否有頁(yè)碼無(wú)關(guān)了。圖 19 插入頁(yè)碼圖 20 設(shè)置頁(yè)碼格式第3節(jié)之后的其他節(jié)無(wú)需再設(shè)置頁(yè)碼，因?yàn)轫?yè)腳的默認(rèn)設(shè)置為“同前”，而且頁(yè)碼格式默認(rèn)設(shè)置均為“續(xù)前節(jié)”，將會(huì)自動(dòng)為每一節(jié)編排頁(yè)碼。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁(yè)腳編輯狀態(tài)。用打印預(yù)覽可以查看各頁(yè)頁(yè)腳的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒(méi)有頁(yè)碼，目錄之后才會(huì)在每頁(yè)顯示頁(yè)碼，并且目錄之后的頁(yè)碼從1開(kāi)始編號(hào)。7、插入目錄 最后可以為文檔添加目錄。要成功添加目錄，應(yīng)該正確采用帶有級(jí)別的樣式，例如“標(biāo)題1”“標(biāo)題9”樣式。盡管也有其他的方法可以添加目錄，但采用帶級(jí)別的樣式是最方便的一種。定位到需要插入目錄的位置，從菜單選擇【插入】|【引用】|【索引和目錄】命令，顯示“索引和目錄”對(duì)話框，單擊“目錄”選項(xiàng)卡，如