我對采購的初步認識(共12頁)

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上我對采購的初步認識安笑宇anxiaoyu目錄一、什么是采購？-P3二、采購員的職責（原料、配件采購員）-P3-P4三、采購員的崗位要求-P4-P5四、采購的具體業(yè)務流程-P5-P8五、采購過程中容易出現的問題-P8六、采購過程中的注意事項-P8-P10七、怎樣做好一名采購員1、必備能力-P10-P112、策略戰(zhàn)術-P113、個人體會-P12我對采購的初步認識一、什么是采購？在做任何一項工作之前，必須要了解自己做的是什么工作。實事求是的說，我在進入公司之前對采購員的工作了解的并不多，所以我通過網絡查詢了解采購這一職業(yè)。采購，是指企業(yè)在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務

2、作為， 以保證企業(yè)生產及經營活動正常開展的一項活動。是指個人或單位在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為自己的資源， 為滿足自身需要或保證生產、經營活動正常開展的一項經營活動。采購是一個商業(yè)性質的有機體為維持正常運轉而尋求從體外攝入的。采購對企業(yè)的動作是相當重要的。在制造企業(yè)中，產品成本中超過60%的部分來自外購零件和物料，在零售和批發(fā)企業(yè)的外購存貨則更高。采購員則是企業(yè)執(zhí)行采購任務的員工，他們的工作任務有三個方面：物料供應、庫存水平控制和成本控制。他們的工作對企業(yè)經營成本的降低起著關鍵的作用。關于采購網絡上有各種定義，我個人的理解就是“采集客戶意見在正確的時間，正確的地點以正確的價格購入

3、正確品質的正確物品。采購在公司內部扮演的就是一個服務于生產出貨的職業(yè)角色。二、采購員的職責1 嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度和有關規(guī)定，努力提高自身的業(yè)務水平，樹立為生產服務的觀點。2 負責對現有的供應商資料進行整理。并對供應商進行評估，尋找潛在供應商，確保供應渠道暢通和安全。3 根據公司的生產需求，制定采購訂單。并通知各家供應商，要求其對訂單上的采購數量及交貨日期等相關信息進行確認。待供應商確認回傳公司后，需要對采購訂單進行存檔保存。如果供應商對訂單的交貨時間或數量等相關信息存在疑問，需要更改采購訂單，在請示后，得到批準方可執(zhí)行。4 采購訂單如在執(zhí)行期間需要變更，撤消，圖紙更新時，必須和供應商及

4、時溝通，確保供應商提供物料保證公司的需求。5 負責跟催采購訂單的到貨情況 。6 負責物料的驗收及入庫。如果物料數量或型號不對及時和供應商聯系，得到對方的確認，并修改相關單據。7 負責對質檢不合格物料的處理 8 負責對生產不良品的處理，及時退、換貨，確保公司的生產需求。特別是物料在生產過程中出現重大質量時，首先是與生產部門了解生產現狀，再與質檢部門了解出現問題的詳情，然后與供應商聯系如何保證生產的正常進行。9 采購訂單完成后，負責和供應商對賬，并要求供應商及時開票。收到發(fā)票后，把采購訂單和入庫單據整理好一并交給財務人員。根據與供應商協(xié)商好的付款條件，要求財務人員及時把貨款付給供應商。如果不 能及

5、時支付貨款的，應該提前告知供應商情況和推遲的時間10.負責新的供應商的開發(fā)和培養(yǎng) 在平時生產不是很忙的時候，尋找新的供應商。 對新的供應商進行詢價、比價、議價，并上報相關信息：交貨周期、最低訂購量、包裝要求、品質標準、價格條件、付款方式、是否提供票據、退換貨條件、可否提供樣品等。待確認后，進行物料的試樣，做好試樣產品跟蹤表記錄。試樣成功后，則把相關的資料整理成冊，以確保供應渠道的豐富和寬闊的選擇范圍。11、辦公用品及低值易耗品的采購12、工作日志的填寫及相關資料的管理三、采購員的崗位要求1、思想品德a認真遵守國家的法律、法規(guī)；b遵守職業(yè)道德，嚴守公司的商業(yè)秘密；c認真做好各項工作，有較強的事業(yè)

6、心；d待客熱情、禮貌，與同事能友好相處。2、知識水平a熟悉行業(yè)的專業(yè)管理知識；b了解公司的質量方針和目標，并善于將其分解為本部門的質量目標；c熟悉本部門的工作范圍和質量控制規(guī)范，能在實踐中認真貫徹執(zhí)行；d熟悉中華人民共和國產品質量法，并善于運用于本部門的質量管理工作中；e市場分析的知識。3、工作能力a分析判斷能力，能及時發(fā)現技術隱患，避免重大的質量事故 b組織協(xié)調能力，做好本部門與其它部門的工作交接及關系的處理。c語言文字表達能力；d熟悉計算機網絡的應用。四、采購的具體工作流程1、制定采購計劃。制定采購計劃要做好充足的信息準備工作。定期確定需采購貨物的名稱、品牌、規(guī)格、數量、有關替代品的資料以

7、及采購預算。在做第一項準備工作時，要定期到車間熟悉庫房的物料，與技術人員以及質檢人員溝通了解各種物料的使用進度、庫存、需求量以及質量等問題。同時要及時搜索比對市場上的相關替代品以備不時之需。然后再做成本分析，擬定底價，設定議價目標。以此為基礎核定采購預算再據此作出詳細的采購規(guī)劃。將采購申請表呈交給上級，領導批準后才可進行采購。2、選擇正確的供應商。在選擇供應商時，要懂得按“質優(yōu)、價廉”的原則貨比三家，擇優(yōu)采購。供應商的選擇有以下幾個影響因素：質量因素、價格因素、交貨準時性因素、品種柔性因素以及其他外在因素。在這幾項因素中，質量因素是最重要的，首先要確認供應商是否建立有一套穩(wěn)定有效的質量保證體系

8、，然后確認供應商是否具有生產所需特定產品的設備和工藝能力。其次是成本與價格，要對所涉及的產品進行成本分析，并通過雙贏的價格談判實現成本節(jié)約。在交付方面，要確定供應商是否擁有足夠的生產能力，人力資源是否充足，有沒有擴大生產能力的潛力。最后一點，也是非常重要的是供應商的售前、售后服務的紀錄。評價供應商就要建立供應商評價指標。此項指標是企業(yè)對供應商進行綜合評價的依據和標準。不同的行業(yè)、企業(yè)，不同產品需求和環(huán)境下的供應商的評價應是一樣的，但供應商的評價標準應涉及以下幾個方面：供應商業(yè)績、設備管理、人力資源開發(fā)、質量控制、成本控制、技術開發(fā)、客戶滿意度、交貨協(xié)議等。根據企業(yè)實際狀況和供應商選擇的時間跨度

9、，對供應商的要求也有不同，按時間的長短分別有相應的短期標準和長期標準。供應商選擇的短期標準商品質量合適、成本低、交貨及時、整體服務水平好（安裝服務、培訓服務、維修服務、升級服務、技術支持服務）、履行合同的承諾和能力等。供應商選擇的長期標準供應商質量管理體系是否健全、供應商內部機器設備是否先進以及保養(yǎng)情況如何、供應商的財務狀況是否穩(wěn)定、供應商內部組織與管理是否良好、供應商員工的狀況是否穩(wěn)定等。在與供應商合作的過程中，市場需求也將不斷變化。要根據實際情況的需要及時修改供應商評選標準，或重新開始供應商評估選擇。在重新選擇供應商的時候，應給予新舊供應商以足夠的時間來適應變化。3、采購談判在向供應商詢價

10、時要注意：如果是常態(tài)性的采購，需求的形態(tài)又是屬于標準零件，對于供應商來說比較不會有問題。但是在新產品開發(fā)時，對于那些不屬于標準品的部分，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應商足夠的資料，來方便其報價作業(yè)。為了避免日后造成采購與供應商各說各話，以及在品質認知上的差異，對于詢價時所應提供資料的準備上就不能馬虎，必須將所需采購物品的品名、料號、規(guī)格、品質要求等信息告知對方。因為完整及正確的詢價文件可幫助供應商在最短的時間提出正確、有效的報價。另外，詢價時要做到按“質優(yōu)、價廉”的原則貨比三家，擇優(yōu)采購。學會與供應商周旋盡量將價格壓低 4、簽訂采購合同。向供應商發(fā)出采購訂單簽訂采購合約。簽訂合約時要

11、確定好采購價格、數量、規(guī)格、付款方式、交貨時間、交貨地點、交貨方式等具體信息。簽訂合同之后要與供應商以傳真的形式再確認合同信息。確認好信息以后對訂單合同進行整理存檔。5、對采購單進行跟催。臨近交貨期的前一個星期，要求供應商針對未交貨的訂單提供具體的交貨安排，并把各家供應商的信息匯總成表，加注個人的看法，上交公司物料流通部門和生產部門。如果供應商不能按時交貨的，則還需要供應商提供訂單推遲交貨的原因，和具體推遲交貨的名稱，數量和日期。并做好采購訂單跟蹤表。6、根據實際情況進行驗收入庫處理。物料到達公司后，可以直接入庫的物料則下推入庫單據；需要質檢的物料，則下推請檢單據，同時把物料放在待檢區(qū)。并協(xié)助

12、倉管員進行來料清點。如果物料數量或型號不對，及時和供應商聯系，得到對方的確認。并修改相關單據。物料在質檢部門檢驗不合格時，及時聯系供應商。可以現場返工的，要求供應商盡快派人過來解決。必須退貨的物料，及時退貨，并要求供應商在最短的時間內提供后續(xù)的解決方案，在請示后，得到批準立即執(zhí)行并進行跟蹤。對生產不良品的處理，及時退、換貨，確保公司的生產需求。特別是物料在生產過程中出現重大質量時，首先是與生產部門了解生產現狀，再與質檢部門了解出現問題的詳情，然后與供應商聯系如何保證生產的正常進行。7、貨款結算。將核定的應付款預算上報，上級批準確認賬目無誤手續(xù)完備后再要求供應商開出發(fā)票，收到發(fā)票時要確認發(fā)票抬頭

13、及內容是否相符；發(fā)票金額與請購單價格是否相符。然后將采購訂單、入庫單據和發(fā)票一起交給財務人員并要求其按照合同的付款條件把貨款付給供應商。如不能及時支付要提前告知供應商未能及時付款的原因及推遲付款的時間。報銷票據完畢后填寫每日電子采購金額明細表，對每天采購所涉及的物品金額進行分類記錄。要做到了解每日采購了什么，物品多少錢。8、單據再確認。將所有單據整理歸檔。對采購物品的票據存根進行整理、裝訂，每周將裝訂好的票據制作電子表格交給領導。9. 處理日后售后問題以及所有違反合同事宜五、采購過程中容易出現的問題1.沒有明確的采購計劃，缺乏對采購需求的分析和對供應商的培養(yǎng)。采購上隨意性很大，經常是這業(yè)務員剛

14、采購了一樣物品，第二天又有那個業(yè)務員采購同樣的東西，采購上沒有最基本的計劃，并且缺乏同部門與相關部門之間必要的溝通與銜接，所有的采購都是急性的，其結果就是采購部門在疲于奔命地買東西，根本沒有時間做詳細的市場調查，并且導致采購部門整天忙忙碌碌的不知道做什么。2.沒有一個長期供應商的關系管理,并未關注談判向建立戰(zhàn)略合作伙伴關系轉變,更沒有從一味壓價向建立雙贏機制轉變。使供應商與公司之間出現不想合作的狀態(tài)之下。3.沒有把采購管理上升到事關公司存亡的戰(zhàn)略性高度來考慮，不重視采購管理，沒有把采購策略和合作伙伴（第三方服務供應商）的選擇評估標準應作為公司整體戰(zhàn)略中的一部分,公司的低成本擴張和謀求更大發(fā)展空

15、間是最重要的。若采購找不到好的供應商同時會導致各環(huán)節(jié)銜接不流暢，各部門無法開展工作。4.在采購回來的物品經常未及時檢驗，會導致在生產過程中出現各種各樣的問題，并且使生產銜接不上，緊接著業(yè)務出不了貨，接下來的問題就更多了。5.采購期匆促沒有足夠的時間來價格、品質、供應商等各項條件做比較，出現采購回來的貨物達不到公司的品質要求或因貨期緊使供應商無法準時交貨。6.采購文件沒有做一個很好的管理規(guī)范，相關資料沒有做相應的保存或是明顯標識。六、采購業(yè)務的注意事項1.采購作業(yè)要非常小心,因工作上的失誤而造成公司重大的經濟損失,采購是要負擔全部責任的,所以做任何事情都不能有“隨便”兩字。 2.與供應商的任何業(yè)

16、務往來一定要在事情發(fā)生前溝通清楚，并將相關信息及時同業(yè)務溝通，嚴禁單方面進行操作。 3.采購在接待供貨商時,說話要有禮貌,要有好的形象,同對方交談時,頭腦要靈活,不知道盡量告訴對方,等清楚后再回復,公司其它的事情盡量少談,找主題重點談,會客時間盡量在十分至十五分鐘之內,談話時間長,會延誤自己的工作,白天的時間是很忙碌的,要懂得善用時間. 4.采購工作是有一定的誘惑的,一定不要迷失自我,不要收供貨商回扣或禮品(如有都交給上級做處理),這樣對你對公司都不好,到時會害了自己. 5.同供貨商相處,要平等對待,不要認為自己是客戶就了不起,這樣是沒有辦法同供貨商建立好關系的.6.采購不能以公司名私自開采購

17、單購買自己所需的材料,或幫其它人采購材料,這樣做是違法的,任何采購單一定要有客戶的正式訂單方可作業(yè). 7 .所有的供貨商都要有供貨商調查表傳真來后,采購自填寫供貨商評定表給上級批合格后,方可采購原料.然后再登記合格供貨商記錄 8.倉庫每月應對庫存進行一次盤點,并交一份給采購部,采購負責盤虧、盤盈進行分析，并追蹤材料的去向. 9.后勤在發(fā)給供貨商進料不良通知時,采購了解情況后,(如有挑選所耗工時及損壞的材料都要寫清楚由供貨商承擔一切費用).傳真給供貨商并追蹤回復結果,并出具扣款資料給財務扣除貨款. 10.采購在作業(yè)時遇到困難,要立即告訴上級處理,不要等到沒辦法處理了再告訴上級,這樣會影響貨期,給

18、公司造成損失. 11.供貨商提供的樣品,采購員要先記錄在樣品登記明細表上,然后再給業(yè)務部門確認,結果回復供貨商，讓供應商做相關記錄并存檔以備用。 12.供貨商傳來的報價單,采購要了解市場原料的最低價,才知道怎樣降價,采購員要多同其它公司采購員和公司業(yè)務員多交流.才了解材料最低價. 13.采購沒有權力備原材料,需要儲備原料或安排庫存,一定要有業(yè)務的備料通知單方可,而且要把備料給上司知道. 14.采購過程是一個很緊張的過程,有時會一邊執(zhí)行一邊做文件,因為這是對外工作,切記要將文件做得清楚,否則會損壞公司的利益. 15.若因時間緊迫關系，要求將物料直接從供應商寄給客戶時，采購員一定要獲得上司的批準，

19、且在事后不遲于第二天須將送貨數量知會相關業(yè)務員開具銷售單，采購員應該盡量減少此類事情的操作方式。 16.由供應商直接寄給客戶的貨物一定要求供應商不能開立任何單據放于貨物當中，并要求供應商寫速遞單時一定要寫我司的名字和電話。 17.對于利潤過低的銷售報價，采購員一定要給上司審核方可報給業(yè)務，以保持公司的利潤七、怎樣作好一名采購員1、必備能力 成本意識與價值分析能力采購支出是構成銷貨成本的主要部分，因此采購人員必須具有成本意識，會精打細算，錙銖必較，不可大而 化之；其次，必須具有“成本效益”的觀念，所謂“一分錢一分貨”，不可花冤枉錢，買了品質不好或不堪使用的物品，并能隨時將投入（成本）與產出（使用

20、狀況時效、損耗率、維修次數等）加以比較。此外，對于報價單的內容，應有分析的技巧，不可以“總價”比較，必須在相同的基礎上，對原料、人工、工具、稅款、利潤、交貨時間、付款條件等，逐項加以剖析評斷。 預測能力在動態(tài)經濟環(huán)境下，物品的采購價格與供應數量經常會調整變動，采購人員應能依據各種產銷資料，判斷貨源是否充裕，再與供應商接觸，并可從其“惜售”的態(tài)度，揣摩物品是否可能供應。從物品原料價格的漲跌，也能推斷采購成本將受影響的幅度有多大?？傊?，采購人員必須擴充見聞，具備“察言觀色”的能力，才能對物品未來的供應趨勢預謀對策。表達能力采購人員無論是用語言或文字與供應商溝通，必須能正確、清晰表達所欲采購的各種條

21、件，例如規(guī)格、數量、價格、交貨期限、付款方式等，避免語意含混，滋生誤解，尤其是忙碌的采購工作，采購人員更須具備“長話短說，言簡意賅”的表達能力，以免浪費時間，而以“說之以理，動之以情”來獲取優(yōu)惠的采購條件，更是采購人員必須鍛煉的表達技巧。 良好的人際溝通與協(xié)調能力由于采購業(yè)務牽涉范圍廣，相關部門多，欲使采購業(yè)務能順利進行，而獲得良好的工作績效，除了采購人員的努力外，尚需企業(yè)內部各有關部門的密切配合。其次，必須具有“成本效益”的觀念，所謂“一分錢一分貨”，不可花冤枉錢，買了品質不好或不堪使用的物品，并能隨時將投入（成本）與產出（使用狀況時效、損耗率、維修次數等）加以比較。此外，對于報價單的內容，

22、應有分析的技巧，不可以“總價”比較，必須在相同的基礎上，對原料、人工、工具、稅款、利潤、交貨時間、付款條件等，逐項加以剖析評斷。2、策略戰(zhàn)術無論做什么都要有一定的策略三思而后行，一個合格的采購員除了不貪不取不抬高單價拿回扣外，更重要的是采購要 懂得為企業(yè)節(jié)約成本，如何能夠花低價錢為企業(yè)買來稱心的材料，就得精通如下幾種策略和戰(zhàn)術。第一步：價比三家，在比完單價之后，選擇最低價的那一家供應商來進行談價，哪怕砍價的不多，也要砍下去，每一種材料都應如此，積少成多的節(jié)約。第二步：引誘，在你報出的價格過低時，可能供應商心里很不痛快，但又想成交合作，不防趁熱打鐵拋出一招：引誘，放出誘餌，盡可能的告訴他，公司還

23、在擴大，生意會更好，就是因為他們價格比較厚道，以后訂單會陸續(xù)轉給你，薄利多銷。第三步：蒙術，在某一種新材料面前，可能吃不準行價，可以先閉著眼睛殺一半的價錢，不行就一點點往上加。直加到與供應商都能接收的地步。第四步：騙術，說了一個愿意成交的價格，但供應商還想要加價，就語氣堅決地告訴他，前兩天，路過某某地，就是這價，無論顏色與尺寸還是產地都是一模一樣，不信可以問問別人有沒有這價，自己是比較后才這樣開價的。第五步：輔料試用代用，在工作中，你可以采購進口與國產的，試用過后，比比實用性就知了，有些完全可以拿國產替代了進口用，這樣省一下一筆不少的成本開支。3、個人體會作為初入職的采購員對于自己的工作職責，不能僅僅浮于表面，要更多的通過實際的訓練來消