資料管理制度改

1、遂資眉高速公路眉山段工程項(xiàng)目資料管理制度四川省亞通公路工程監(jiān)理所遂資眉高速公路眉山段駐地辦二 O 一 O 年八月遂資眉高速公路眉山段工程項(xiàng)目駐地辦資料管理制度工程建設(shè)監(jiān)理資料是項(xiàng)目駐地辦對(duì)工程項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過(guò)程中直接形成的， 是工程建 設(shè)過(guò)程真實(shí)、全面的反映；工程建設(shè)監(jiān)理資料的管理水平反映了工程項(xiàng)目監(jiān)理組的管 理水平、人員素質(zhì)和監(jiān)理工作的質(zhì)量。依據(jù)有關(guān)監(jiān)理工作的規(guī)定，對(duì)監(jiān)理資料的、整 理、歸檔作如下要求：一、施工階段監(jiān)理資料的內(nèi)容：1、施工合同文件及委托監(jiān)理合同2、勘察設(shè)計(jì)文件3、監(jiān)理計(jì)劃；4、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；5、分包單位資格報(bào)審表；6、設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)審紀(jì)要；7、施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表；8、

2、工程開(kāi)工 /復(fù)工報(bào)審表及工程停工令；9、測(cè)量核驗(yàn)資料；10工程進(jìn)度計(jì)劃；11、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件；12、檢查試驗(yàn)資料；13、工程變更資料；14、隱蔽工程驗(yàn)收資料；15、工程計(jì)量單和工程款支付證書(shū)；16、監(jiān)理工作指令；17、監(jiān)理工程師通知單；18、監(jiān)理備忘錄；19、監(jiān)理工作聯(lián)系單；20、報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表；21、會(huì)議紀(jì)要；22、往來(lái)函件；23、監(jiān)理日記；24、監(jiān)理月報(bào)；25、質(zhì)量缺陷與事故的處理文件；26、分部工程、單位工程等驗(yàn)收資料；27、索賠文件資料；28、竣工結(jié)算審核意見(jiàn)書(shū)；29、工程項(xiàng)目施工階段質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等專(zhuān)題報(bào)告；二、歸檔的監(jiān)理資料內(nèi)容1、委托監(jiān)理合同；2、監(jiān)理計(jì)劃、監(jiān)理細(xì)

3、則；3、監(jiān)理日記；4、監(jiān)理月報(bào)；5、監(jiān)理指令文件（監(jiān)理工作指令、監(jiān)理工作指令回復(fù)單、監(jiān)理工程師通知單，監(jiān)理工程師通知回復(fù)單，備忘錄，工程開(kāi)工令（停（復(fù)）工令）；6、與業(yè)主、被監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位往來(lái)函件、文件；7、會(huì)議紀(jì)要；8、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案審核身份證資料；9、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案審核簽證資料；10、監(jiān)理總結(jié)報(bào)告、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告；11、工程質(zhì)量安全事幫調(diào)查處理文件；12、工程驗(yàn)收資料（分部工程驗(yàn)收記錄、單位工程竣工驗(yàn)收記錄，單位工程質(zhì)量控 制資料核查記錄，單位工程竣工報(bào)驗(yàn)單，竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，工程質(zhì)量保修書(shū)等方面的資 料）；13、分包單位資格報(bào)審資料；14、索賠文件資料；15、報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表

4、（原材料 /構(gòu)配件 /設(shè)備，檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、定位放樣、沉降觀測(cè)、施 工試驗(yàn)等）；16、工程變更單；17、監(jiān)理工作聯(lián)系單；18、駐地高監(jiān)巡視檢查記錄；19、旁站記錄；20、工程進(jìn)度資料；21、主要的監(jiān)理臺(tái)帳；三、監(jiān)理資料的管理要求1、公司監(jiān)理資料管理實(shí)行總工程師負(fù)責(zé)制；2、監(jiān)理檔案應(yīng)按單位工程和施工的時(shí)間先后順序整理，分類(lèi)立卷裝訂，每頁(yè)要有 編號(hào)。每卷要有目錄；3、每個(gè)單位工程的監(jiān)理檔案封面應(yīng)注明工程名稱(chēng)、合同號(hào)、建設(shè)單位、總包單位、 建設(shè)日期、完成日期和總監(jiān)理工程審核簽字；4、在工程（合同）完成后一個(gè)月內(nèi)由資料管理人員整理裝訂后，移交公司檔案室 并輸交接手續(xù)；5、一般工程監(jiān)理檔案在工程保修期滿(mǎn)后

5、保存一年，重要的工程監(jiān)理檔案保存可延 長(zhǎng)至三年。保存期間需要查閱時(shí)，應(yīng)辦理借閱和歸還手續(xù)；6、監(jiān)理檔案、應(yīng)真實(shí)可靠，字跡要清楚，簽字要齊全，不得弄虛作假、擅自涂改 原始記錄。四、施工階段監(jiān)理資料的歸檔方法施工階段監(jiān)理資料按五部分歸檔：合同管理資料 質(zhì)量控制資料 投資控制資料進(jìn)度控制資料 監(jiān)理工作管理1合同管理資料編號(hào)歸檔資料名稱(chēng)1監(jiān)理委托合同2分包單位資料報(bào)審資料3施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表4索賠文件資料（申請(qǐng)書(shū)、批復(fù)意見(jiàn)）5工程變更單6工程竣工驗(yàn)收資料7工程質(zhì)量保修書(shū)或移交證書(shū)2、進(jìn)度控制資料編號(hào)歸檔資料名稱(chēng)1施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審單及審核批復(fù)意見(jiàn)2工程開(kāi)工/復(fù)工報(bào)審表及批復(fù)意見(jiàn)3有關(guān)工程進(jìn)度方面的專(zhuān)題報(bào)

6、口及建議注：工程進(jìn)度資料通常指：施工進(jìn)度計(jì)劃（年、月、旬、周）申報(bào)表及監(jiān)理方的審 批意見(jiàn)，進(jìn)度計(jì)劃與工程實(shí)際完成情況的比較分析報(bào)告，施工計(jì)劃變更申請(qǐng)及監(jiān)理方 的批復(fù)意見(jiàn)，延長(zhǎng)工期申請(qǐng)及批復(fù)意見(jiàn)，人員、材料、機(jī)械設(shè)備的進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃及監(jiān)理方 的審批意見(jiàn)，工程開(kāi)工/復(fù)工申請(qǐng)及監(jiān)理方的批復(fù)意見(jiàn)。3、工程質(zhì)量控制資料編號(hào)歸檔資料名稱(chēng)1施工方案報(bào)審表及監(jiān)理工程師審批意見(jiàn)2工程質(zhì)量安全事故調(diào)查處理文件（事故調(diào)查報(bào)告、事故處理意見(jiàn) 書(shū)、事故評(píng)估報(bào)告等）3原材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表（含批復(fù)意見(jiàn)）4檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程報(bào)驗(yàn)單（含批復(fù)意見(jiàn)）5工程定位放線報(bào)驗(yàn)單及監(jiān)理工程師復(fù)核意見(jiàn)6分部工程驗(yàn)收記錄（工程驗(yàn)收記錄）7旁站

7、記錄8施工試驗(yàn)報(bào)審單及監(jiān)理方的見(jiàn)證意見(jiàn)9工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告注：因歸檔需要，在有關(guān)的報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表中，應(yīng)注明部位、內(nèi)容、監(jiān)理方的審批意見(jiàn) 明確、依據(jù)充分。工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告中已包含了質(zhì)量保證資料（施工技術(shù)資料）的核查情況、檢驗(yàn)批/分項(xiàng)/分部工程的質(zhì)量統(tǒng)計(jì)情況、混凝土 /砂漿試塊的評(píng)定結(jié)果等方面的資料。因而，在歸檔資料中不再單獨(dú)列項(xiàng)。4、投資控制資料編號(hào)歸檔資料名稱(chēng)1工程計(jì)量單及審核意見(jiàn)2工程款支付證書(shū)3竣工結(jié)算審核意見(jiàn)書(shū)注：如果監(jiān)理方不參與工程竣工結(jié)算工作，則上表中第 3項(xiàng)就不存在5、監(jiān)理工作管理資料編號(hào)歸檔資料名稱(chēng)1監(jiān)理計(jì)劃2監(jiān)理實(shí)施細(xì)則3監(jiān)理日記4監(jiān)理月報(bào)5監(jiān)理指令文件6總監(jiān)巡視檢查記錄7與業(yè)主、被

8、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位的往來(lái)函件8會(huì)議紀(jì)要9監(jiān)理總結(jié)報(bào)告10主要的監(jiān)理臺(tái)帳注：主要的監(jiān)理臺(tái)帳按公司“關(guān)于現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工作記錄的規(guī)定”處理。為保證監(jiān)理資料的完整、分類(lèi)有序，工程開(kāi)工前駐地辦應(yīng)配合總監(jiān)辦與建設(shè)單位、 承包單位對(duì)資料的分類(lèi)、格式（包括用紙尺寸）、份數(shù)達(dá)成一致意見(jiàn)監(jiān)理資料的組卷與歸檔，各地區(qū)各部門(mén)有不同的要求。因此，項(xiàng)目開(kāi)工前，駐地辦 應(yīng)配合項(xiàng)目總監(jiān)辦，主動(dòng)與當(dāng)?shù)貦n案部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系，明確具體要求?？⒐べY料要求， 應(yīng)與建設(shè)單位、質(zhì)監(jiān)站取得共識(shí)，以使資料管理符合有關(guān)規(guī)定和要求。會(huì)議記錄方法在項(xiàng)目監(jiān)理過(guò)程中很多問(wèn)題需要用會(huì)議的形式予以解決， 會(huì)議中形成的一致意見(jiàn)具 有法律效力，是合同的一種補(bǔ)充，與會(huì)各

9、方都有義務(wù)遵照?qǐng)?zhí)行。根據(jù)監(jiān)理工作的有關(guān) 規(guī)定，工程實(shí)施過(guò)程中會(huì)議記錄工作一般都由監(jiān)理方負(fù)責(zé)。會(huì)議記錄方式是否科學(xué)， 內(nèi)容是否合理、合法、明確，條理是否清楚直接反映了監(jiān)理組的工作水平和總體素質(zhì)。 為規(guī)范監(jiān)理蕘，不斷提高我公司的項(xiàng)目監(jiān)理水平，對(duì)會(huì)議記錄的格式和記錄方式作以 下規(guī)定：記錄格式第一頁(yè)為監(jiān)表 33（會(huì)議紀(jì)要），后面附詳細(xì)記錄內(nèi)容。監(jiān)表33中“ xxxx會(huì)議紀(jì)要” 一欄填寫(xiě)方法：如是例會(huì)的即寫(xiě)“工程例會(huì)”，質(zhì)量、進(jìn)度、投資專(zhuān)題會(huì)議的即寫(xiě)“xxx專(zhuān)題會(huì)會(huì)議紀(jì)要”，如是質(zhì)量事故處理會(huì) 議的即寫(xiě)“xxx質(zhì)量事故專(zhuān)題會(huì)會(huì)議紀(jì)要”，第一次工地例會(huì)的即寫(xiě)“第一次工地 例會(huì)會(huì)議紀(jì)要”，其它按“會(huì)審、xx

10、x方案論證、xxx工程技術(shù)交底、xxx工 程驗(yàn)收”等方式填寫(xiě)。 記錄方式工程會(huì)議的最終目的是提出問(wèn)題和解決問(wèn)題， 因而，我們?cè)谟涗涍^(guò)程中應(yīng)始終圍繞 著這個(gè)主題進(jìn)行。有時(shí)某些人發(fā)言，頌古論今、旁證側(cè)引僅僅是為了論證其觀點(diǎn)而已， 作為記錄者必須抓住其要點(diǎn)，不能走進(jìn)廬山云層中。首先，該次會(huì)議提出了哪些主要問(wèn)題，應(yīng)準(zhǔn)確的予以記錄。 其次，通過(guò)會(huì)議的討論，哪些問(wèn)題形成了共同的解決意見(jiàn)，應(yīng)明確的予以記錄；對(duì) 未形成共同意見(jiàn)的問(wèn)題如需記錄的可按觀點(diǎn)區(qū)分，比如：xxx單位或人的意見(jiàn) 為： 。以推卸責(zé)任為目的的不同意見(jiàn)不作記錄。最后，會(huì)議主持人或領(lǐng)導(dǎo)勉勵(lì)性的， 同時(shí)有關(guān)法規(guī)、 規(guī)范規(guī)定應(yīng)該做到的要求作為會(huì)議記錄

11、的結(jié)尾。確無(wú)此項(xiàng)的可以不寫(xiě)。按此方法記錄會(huì)議內(nèi)容，就比較合理、明確，同時(shí)文字組織應(yīng)言簡(jiǎn)義駭。監(jiān)理月報(bào)的編寫(xiě)方法按理說(shuō)監(jiān)理月報(bào)的編寫(xiě)內(nèi)定在 監(jiān)理規(guī)范 中有明確的規(guī)定， 但我們?cè)跈z查中發(fā)現(xiàn) 編寫(xiě)內(nèi)容和格式仍是五花八、迥然不同，其間固然有工作馬虎、態(tài)度不認(rèn)真所致，另 一主要原因是不知規(guī)范規(guī)定的綱要內(nèi)容下如何去展開(kāi)寫(xiě)。為此，根據(jù)監(jiān)理規(guī)范的 要求和我們的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對(duì)監(jiān)理月報(bào)的編寫(xiě)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，同時(shí)對(duì)編寫(xiě)格式也進(jìn)行規(guī) 定。編寫(xiě)目的：通過(guò)閱覽監(jiān)理月報(bào)，讓業(yè)主足不出戶(hù)就可以比較全面地本月工程的進(jìn)度、 質(zhì)量、工程款支付額以及工程變更引起投資的變化情況，另外，還必須讓業(yè)主知道監(jiān) 理方為工程三大目標(biāo)的控制做了哪些具

12、體的工作。編寫(xiě)具體內(nèi)容：一、工程概況： 該項(xiàng)內(nèi)容在第一期月報(bào)中寫(xiě)，以后可以省略。內(nèi)容：二、工程進(jìn)度1、工程計(jì)劃進(jìn)度、形象進(jìn)度用列表的形式來(lái)表示。2、進(jìn)度分析施工過(guò)程中， 計(jì)劃進(jìn)度和實(shí)際進(jìn)度往往會(huì)發(fā)生偏差， 總監(jiān)辦必須對(duì)偏差的原因進(jìn)行 分析，并提出糾正的措施。原因分析主要從以下幾方面入手： 天氣原因：影響工程正常施工的雨天、臺(tái)風(fēng)、高溫、嚴(yán)寒等有幾天。 施工作業(yè)人員、材料（包括周轉(zhuǎn)材料）機(jī)械設(shè)備原因：是否充足，進(jìn)場(chǎng)是否及時(shí)， 機(jī)械設(shè)備性能是否滿(mǎn)足施工要求等等。現(xiàn)場(chǎng)管理原因： 計(jì)劃安排是否合理， 組織工作是否嚴(yán)密科學(xué)， 管理體系是否健全等 等。周?chē)h(huán)境原因：有否工程量的增加或減少影響工程進(jìn)度，變更是

13、否及時(shí)。業(yè)主方面的原因： 工程款支付， 設(shè)計(jì)文件及其他它應(yīng)提供的資料有否影響到工程進(jìn) 度。3、監(jiān)理方采取的措施及其效果找出了進(jìn)度產(chǎn)生偏差的原因后監(jiān)理組應(yīng)采取一定的措施予以糾正。常規(guī)有以下措施：召開(kāi)進(jìn)度專(zhuān)題會(huì)議：增加人、材、機(jī)等資源，延長(zhǎng)工作時(shí)間，調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃，加強(qiáng) 現(xiàn)場(chǎng)管理，解決周邊環(huán)境的制約問(wèn)題等。加強(qiáng)建設(shè)各方的配合：比如縮短驗(yàn)收時(shí)間，及時(shí)簽復(fù)各種函件。技術(shù)方面：有否提出新的施工工藝、施工方法，對(duì)施工方案中的技術(shù)措施是否提出 變更建議等。監(jiān)理方采取的一系列措施施工單位是否認(rèn)可，有否落實(shí)到位，最終的效果如何。三、工程質(zhì)量1本月完成的工程質(zhì)量概況原材料、構(gòu)配件；本月進(jìn)場(chǎng)的原材料、構(gòu)配件從質(zhì)量證明文件、外觀質(zhì)量及試驗(yàn)結(jié) 果等方面說(shuō)明其質(zhì)量情況。完成的分項(xiàng)工程、檢驗(yàn)批質(zhì)量情況：從施工工藝的規(guī)范性，外觀質(zhì)量，實(shí)測(cè)實(shí)量的結(jié)果，質(zhì)量保證和技術(shù)資料等方面進(jìn)行說(shuō)明。2、本月完成的分項(xiàng)工程、分部工程驗(yàn)收結(jié)果，列表形式表示項(xiàng)目名稱(chēng)項(xiàng)目部 自檢結(jié)果驗(yàn)收結(jié)論備注第一次第二次一次驗(yàn)收合格率：3、監(jiān)理方采取的工程質(zhì)量措施及效果措施次數(shù)或份數(shù)主要內(nèi)容效果資料編號(hào)例會(huì)或?qū)ｎ}會(huì)議監(jiān)理指令監(jiān)理備忘錄停工指令監(jiān)理交底缺陷處理記錄注：有關(guān)工程