應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

1、1 / 9應(yīng)用時(shí)刻治理提高工作效率工作任務(wù)的完結(jié)作為一項(xiàng)技能常常被低估甚至忽視。然而，一直以來(lái)，對(duì)工作任務(wù)完結(jié)的重視總是能夠提高整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效 率，改善整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)表現(xiàn)，帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)力的提高。假 如你能夠關(guān)心自己手下的職員在工作中應(yīng)用時(shí)刻治理流程，那么你就能夠關(guān)心他們提高生產(chǎn)力和工作效率。 假如你手頭有失敗的 項(xiàng)目，有需要重新完成的工作， 或是你發(fā)覺(jué)自己手下的職員在過(guò) 去幾周的時(shí)刻里為了完成一些重要的工作任務(wù)而變的近乎瘋狂， 那么時(shí)刻治理流程的應(yīng)用就顯得更為重要了。記錄詳細(xì)的活動(dòng)日志要想使工作任務(wù)的完結(jié)得到改善， 一個(gè)有效的起始步驟確實(shí)是讓 自己手下的職員記錄詳細(xì)的每日活動(dòng)日志。我比較

2、喜愛(ài)如此一種日志格式：在日志的左手欄里以半個(gè)小時(shí)或是十五分鐘為間隔列 出每天的工作時(shí)刻，在日志的上方列出活動(dòng)的負(fù)責(zé)人、活動(dòng)種類(lèi)（每天的工作任務(wù)、每周的工作任務(wù)等）、活動(dòng)的起 /止時(shí)刻、 活動(dòng)的可能持續(xù)時(shí)刻、實(shí)際持續(xù)時(shí)刻以及備注。 要指導(dǎo)自己手下 的 IT 職員應(yīng)用日志來(lái)記錄他們每天進(jìn)行的各項(xiàng)工作。要向他們2 / 9解釋清晰，記錄日志的目的并不是出于微觀治理的需要，而是為了關(guān)心職員中的治理人員來(lái)提高自己所領(lǐng)導(dǎo)的職員的生產(chǎn)力和 工作效率，同時(shí)也改善自己的工作表現(xiàn)。IT 治理人員要列出所有的活動(dòng)：休息時(shí)刻、公司其他部門(mén)的朋友路過(guò)時(shí)交談所花費(fèi)的 時(shí)刻、完成項(xiàng)目/操作/小組任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)刻、 與朋友或是

3、愛(ài)人 通電話所花費(fèi)的時(shí)刻或是處理個(gè)人事務(wù)所花費(fèi)的時(shí)刻。為了確保應(yīng)用時(shí)刻治理流程的成功，任何一項(xiàng)活動(dòng)都不能被漏掉。評(píng)定日志當(dāng)你手頭有了一周或是兩周的日志時(shí)， 讓手下的職員將所記錄的 時(shí)刻填寫(xiě)到活動(dòng)欄的每一個(gè)種類(lèi)當(dāng)中。 然后讓他們把每周的總時(shí) 刻累加起來(lái)。如此他們就會(huì)開(kāi)始意識(shí)到優(yōu)化時(shí)刻應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)途 徑，并因此而改進(jìn)完結(jié)工作任務(wù)的水平。這是建立一種能夠加強(qiáng)企業(yè)范圍內(nèi)的時(shí)刻治理的企業(yè)文化的開(kāi) 始。接下來(lái)的一步確實(shí)是開(kāi)始對(duì)工作中的時(shí)刻花費(fèi)情況進(jìn)行評(píng)定 和分析，關(guān)于下面幾個(gè)方面要特不引起注意。白費(fèi)時(shí)刻的活動(dòng)讓你手下的職員看看時(shí)刻看上去都白費(fèi)在了哪些活動(dòng)上，打私人電話、喝咖啡休息、同路過(guò)的公司里的朋友談?wù)撆c

4、工作無(wú) 關(guān)的比如講3 / 9情況或是上網(wǎng)進(jìn)行一些個(gè)人掃瞄。 這并不是講這些方面的活 動(dòng)必須幸免-任何人都需要休息，都需要處理一些合理的個(gè)人事 務(wù)。之因此要如此做僅僅是出于分析的目的，要看看時(shí)刻白費(fèi)在了哪里，讓大伙兒對(duì)此有清醒的認(rèn)識(shí)。 職員們經(jīng)常會(huì)為在瑣事上 花費(fèi)了大量的時(shí)刻而感到驚奇不已。 隨著對(duì)時(shí)刻花費(fèi)情況真實(shí)了 解的不斷深入，職員們專(zhuān)門(mén)容易找到更為明智的利用時(shí)刻的方 法。這才是工作任務(wù)完結(jié)或企業(yè)時(shí)刻治理的真正開(kāi)始。項(xiàng)目持續(xù)實(shí)際時(shí)刻與可能時(shí)刻對(duì)比了解項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)刻與可能時(shí)刻的對(duì)比能夠給我們帶來(lái)專(zhuān) 門(mén)多的意外和收益。通過(guò)對(duì)自己的工作活動(dòng)的追蹤， 治理人員們 能夠?qū)λ麄冋J(rèn)為一個(gè)項(xiàng)目要持續(xù)的時(shí)

5、刻同實(shí)際持續(xù)的時(shí)刻的對(duì) 比有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)。這種認(rèn)識(shí)能夠使他們對(duì)完成工作任務(wù)所需 要的時(shí)刻的可能得到改進(jìn)。項(xiàng)目持續(xù)時(shí)刻的可能將變得更加實(shí) 際，從時(shí)刻、成本及范圍等多個(gè)方面來(lái)看，公司的項(xiàng)目打算也將 因此而得到極大的改善。同樣，隨著這一過(guò)程的不斷改進(jìn)，操作任務(wù)、小組任務(wù)以及其他 各項(xiàng)任務(wù)的時(shí)刻可能也將更為準(zhǔn)確。由于對(duì)無(wú)法如期完成工作任務(wù)的緣故有了更為清晰的了解， 職員們也能夠找到更好的如期完 成4 / 9任務(wù)的途徑。對(duì)項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)刻與可能時(shí)刻的對(duì)比的了解 不僅能夠使對(duì)項(xiàng)目持續(xù)時(shí)刻的可能變的更為準(zhǔn)確，而且能夠使職員的時(shí)刻利用情況得到改進(jìn)。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目持續(xù)時(shí)刻可能的更為清晰的認(rèn)識(shí)， 治理人員在為每項(xiàng)

6、 新的工作任務(wù)可能工期時(shí)將更為準(zhǔn)確， 在現(xiàn)有工作任務(wù)的工期需 要重新打算或是調(diào)整時(shí)也能夠有所意識(shí)， 同時(shí)可不能由于不合理 的時(shí)刻預(yù)期而引起時(shí)刻治理上的問(wèn)題。工作任務(wù)延期時(shí)刻日志評(píng)定/分析過(guò)程中另外一個(gè)頗具價(jià)值的要素確實(shí)是了解 重要的工作任務(wù)什么緣故會(huì)延期。 項(xiàng)目延期可能是出自多方面的 緣故-職員可能覺(jué)得工作太難或是太枯燥、他們可能可怕失敗、 或是缺少工作的動(dòng)力。在日志的關(guān)心下，治理人員能夠了解到造 成工作任務(wù)延期的緣故，同時(shí)在此基礎(chǔ)之上找到防止這種情況出 現(xiàn)的方法。會(huì)議假如職員們能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鲿r(shí)刻安排有更好的了解，能夠?qū)⒏鞣N會(huì)議同自己的工作更好的協(xié)調(diào)， 那么才能使他們幸免在會(huì)議上 白費(fèi)不必要

7、的時(shí)刻。他們能夠推斷出哪些會(huì)議是有意義的，哪些5 / 9會(huì)議是沒(méi)有意義的。沒(méi)有必要的會(huì)議專(zhuān)門(mén)容易就能推斷出來(lái)。要通過(guò)各種方式來(lái)提高可行性會(huì)議的時(shí)刻利用率。通過(guò)對(duì)會(huì)議目標(biāo)、 日程和預(yù)期的交流能夠使所有的與會(huì)者對(duì)會(huì)議內(nèi)容有更好的 了解，更好的進(jìn)行預(yù)備，如此有利于節(jié)約會(huì)議時(shí)刻。安排新的工作任務(wù)時(shí)刻評(píng)定過(guò)程能夠讓治理人員了解空閑時(shí)刻在哪里。新的工作任務(wù)不管是來(lái)自哪里-來(lái)自項(xiàng)目需求也好、來(lái)自操作需求也好、來(lái) 自小組需求也好，哪怕它確實(shí)是一個(gè)專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目也好 -都能夠得 到專(zhuān)門(mén)好的安排。時(shí)刻評(píng)定過(guò)程的不斷反復(fù)能夠讓職員更好的可 能工作時(shí)刻，真正能夠按照工期完成任務(wù)。在需要的情況下，某 些任務(wù)的工期能夠重新規(guī)

8、劃。 項(xiàng)目任務(wù)、操作任務(wù)和小組任務(wù)的 時(shí)刻可能將變的更為實(shí)際。 企業(yè)的項(xiàng)目打算也將得到改進(jìn)。 在此 基礎(chǔ)之上，專(zhuān)門(mén)多時(shí)刻治理問(wèn)題都能夠被幸免。分配工作任務(wù)時(shí)刻治理流程的另外一個(gè)好處確實(shí)是能夠使IT 治理人員的工作分配得到改進(jìn)。這有助于他們關(guān)心職員更好的完成工作任務(wù)。還有一個(gè)好處確實(shí)是治理人員能夠?qū)ｉT(mén)清晰的找到適合每項(xiàng)工作 任務(wù)的6 / 9最佳人選。從職員會(huì)議上獵取更大的價(jià)值職員會(huì)議應(yīng)該定期進(jìn)行，然而這些會(huì)議對(duì)時(shí)刻的白費(fèi)有時(shí)會(huì)令人 覺(jué)得難以置信。時(shí)刻評(píng)定通常能夠使這種狀況得到改善。對(duì)所有的小組任務(wù)、分配情況、起 /止時(shí)刻、可能工期、實(shí)際工 期以及備注的隨時(shí)記錄能夠?yàn)槁殕T會(huì)議的預(yù)備和治理提供一個(gè)

9、特不有效的工具。通常，要指定專(zhuān)人對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄，適當(dāng) 更新小組工作打算，同時(shí)在下一次會(huì)議召開(kāi)之前將所有的有關(guān)材 料發(fā)送到所有的與會(huì)者手中。這能夠使職員們及時(shí)糾正問(wèn)題，及 時(shí)對(duì)工作打算進(jìn)行更新，同時(shí)為接下來(lái)的會(huì)議做好預(yù)備。差不多完成的工作任務(wù)能夠從要緊打算當(dāng)中轉(zhuǎn)移出來(lái)，轉(zhuǎn)移到一個(gè)獨(dú)立的區(qū)域當(dāng)中。打算要緊是列出現(xiàn)在正在進(jìn)行的工作任務(wù)，作為小組時(shí)刻治理的工具。同時(shí)，打算還能夠提供那些極為有益 的差不多完成的項(xiàng)目的詳細(xì)資料。我曾經(jīng)遇到過(guò)許多次如此的情況-上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要求了解同小組工 作成就有關(guān)的信息，或是我自己需要了解一些細(xì)節(jié)問(wèn)題。出于多種多樣的緣故，你需要對(duì)小組的工作成就有所記錄，假如沒(méi)有這種記錄的

10、話，想要收集你需要的信息將會(huì)是一項(xiàng)要花費(fèi)大量的時(shí) 刻的7 / 9任務(wù)。最后，如此處理職員會(huì)議能夠使時(shí)刻的利用和知識(shí)的 傳遞更為有效，從而使小組工作任務(wù)的完結(jié)得到極大的改善。交流與完結(jié)在每天的工作當(dāng)中，治理人員都要面對(duì)大量的評(píng)議或要求，這些評(píng)議或要求能夠是來(lái)自公司的經(jīng)理主管人員、高級(jí)治理層、中級(jí)治理層、直接領(lǐng)導(dǎo)，也能夠是來(lái)自分析家和生產(chǎn)線上的工人。為 了確保重要的交流能夠轉(zhuǎn)化成目標(biāo)乃至最終的工作成就，某種形式的記錄工具同完結(jié)工作任務(wù)的能力的結(jié)合是最為有效的。日歷、PDA 筆記本電腦或是臺(tái)式機(jī)、甚至是簡(jiǎn)單的記事本都能 夠用做記錄的工具。能夠建議你手下的職員應(yīng)用一種專(zhuān)門(mén)好的方法，那確實(shí)是要立即闡明要求和意見(jiàn)， 幸免日后在交流上出現(xiàn)誤 會(huì)。最后的考慮應(yīng)用了這些技巧之后，你將會(huì)發(fā)覺(jué)治理人員和職員在時(shí)刻治理方 面有了明顯的改進(jìn)。職員的工作效率、工作表現(xiàn)和生產(chǎn)力都得到 了顯著的提高。結(jié)果有時(shí)會(huì)令人感到吃驚。8 / 9治理人員將會(huì)發(fā)覺(jué)有更多的項(xiàng)目如期完成。返工的情況有所減少，因?yàn)槁殕T把注意力放到了防止白費(fèi)發(fā)生 上