徐州工業(yè)職業(yè)技術學院檔案實體分類方案(修訂)

1、徐州工業(yè)職業(yè)技術學院檔案實體分類方案(修訂)為了適應我院檔案工作發(fā)展的需要，實現(xiàn)學院檔案實體分類、編號、排架、檢索的標準化和規(guī)范化。根據(jù)高等學校檔案實體分類法，結合學院檔案資料的實際情況及原分類方案試運行情況，對原方案進行修訂，現(xiàn)已完成。凡原方案與現(xiàn)方案有沖突的以本方案為準。方案采用“年度-機構（問題）-保管期限”分類方法。一、檔案實體分類及標識符號（一）一級類目的劃分與標識    一級類目是我院檔案實體分類的最高層位。根據(jù)我院檔案產(chǎn)生的領域范疇，結合檔案記述的內容性質，確定為十一個一級類目。類目代號采用類目主詞漢語拼音的第一個字母標識，其名稱、標識符號和主要內容

2、如下：1.黨政-DZ：主要包括學院黨群、行政職能部門在工作中形成的文件材料。2.學籍-XJ：主要包括學生學籍卡、學生成績冊、優(yōu)秀畢業(yè)生論文（設計）等。3.科研-KY：主要包括科學研究管理和科學研究實踐活動中形成的文件材料。4.基建-JJ：主要包括基本建設管理和建設項目活動中形成的文件材料。5.財會-CK：主要包括會計核算活動中形成的文件材料。6.儀器設備-SB：主要包括價值十萬元以上的儀器設備。其中申請購置、開箱驗收、安裝、調試、報廢等環(huán)節(jié)形成的文件材料。7.聲像-SX：主要包括學院在各項活動中形成的或學院外部形成與學院有關的有保存價值的錄音、錄像、照片、光盤、磁盤等聲像材料。8.實物-SW：

3、主要包括學院在各項活動中形成的或在對外交流中形成的有保存價值的實物。9.出版-CB：主要包括出版活動中形成的文件材料。10.產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)-CP：主要包括自行設計、自行研制經(jīng)鑒定為合格產(chǎn)品形成的文件材料。11.專利ZL：主要包括專利證書、授權通知書、說明書等材料。（二）二級類目的設置和標識二級類目是對一級類目的細分。細分的標準是根據(jù)該檔案的形成規(guī)律和特點，結合檔案記述和反映的內容性質，進行設置。二級類目的標識，采用“雙位制”。依次層累為12、1399，但11和帶0的數(shù)字不用（特殊情況除外）。（三）三級類目的標識、擴展與類目的連接    三級類目的標識采用“自然

4、數(shù)系列”。即依次標識為1、2、3，以區(qū)分不同的檔案內容。類目之間，一級與二級類目之間直接相連；二級與三級類目之間用連接號“.”連接。二、檔號的編制    檔號是存取檔案的代號，排架的依據(jù)。反映我院檔案的分類體系和物理位置。檔號的編制必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求，即所有的檔案不得重號；方便插卷，并有充分的擴展余地，能適應計算機管理的需要；不能隨意變動，保持相對穩(wěn)定。（一）檔號的結構及標識：檔號的編制采用阿拉伯數(shù)字和漢語拼音想結合進行編碼，檔號由全宗號、年度號、類目號、保管期限、件號（案卷號）五個部分組成。1. 全宗號：采用流水順序編號。當檔案室?guī)觳貦n案超過2

5、個全宗時，必須標識全宗號。2. 年度號：由四位阿拉伯數(shù)字組成。如：19993. 類目號：是檔號的主體，一般由一、二級類目代號組成。如：黨政類工會工作文件，標識為：DZ164. 保管期限：采用名稱主詞漢語拼音的第一個字母，即永久為“Y”，長期為“C”，短期“D”或30年為30n,10年為10n； 5. 件號：采用阿拉伯數(shù)字標識，按“件”的順序編寫流水號。各部分標識之間用連接號“”連接。歸檔文件進室以前，各部門將完成系列整理的歸檔材料交檔案室審核時，由檔案室統(tǒng)一給定檔案盒編號。檔號的模式：全宗號+年度號+分類號+保管期限+件號（案卷號）；由于我院只有一個全宗，在編寫檔號時可以省略不寫。例如：199

6、9年永久保存的人事處檔案第2件  標識為：1999DZ22Y2      2002年環(huán)境系永久保存的學籍冊檔案第5卷                標識為：2002JX12.1Y5 6. 案卷號或件號：黨政檔案、聲像檔案、實物檔案以件為單位，其檔號的最低層位為“件號”；學藉、財會、基建、科研等其他檔案以案卷為單位，其檔號的最低層位為“案卷號”。件號或案卷號均采用流水順序編號，以阿拉伯數(shù)字

7、標識，中間不可空號。7. 檔案實體排列：按年度類目盒號的順序上架排列。分類主表1. DZ-黨政類DZ12 院辦（黨辦、外辦、檔案）DZ13 紀委（監(jiān)察、審計處）DZ14 組織（統(tǒng)戰(zhàn)部）DZ15 宣傳部DZ16 工會DZ17 團委DZ18 學工處DZ19 教務處DZ21 科研處DZ22 人事處DZ23 保衛(wèi)處DZ24 校產(chǎn)處DZ25 招生就業(yè)處DZ26 高教所DZ27 財務處DZ28 基建處DZ29 后勤服務公司DZ31 圖書館DZ32 體育部DZ33 繼續(xù)教育學院DZ34 化學工程系DZ35 管理工程系DZ36 材料工程系DZ37 信息工程系DZ38 機械工程系DZ39 環(huán)境工程系DZ41 電

8、氣工程系DZ42 督導室2. XJ學籍類XJ12學籍卡.1環(huán)境工程系.2化工工程系.3管理工程系.4材料工程系.5信息工程系.6機械工程系.7電氣工程系.8繼續(xù)教育院XJ13學生成績匯總表.1環(huán)境工程系.2化工工程系.3管理工程系.4材料工程系.5信息工程系.6機械工程系.7電氣工程系XJ14優(yōu)秀畢業(yè)生論文（設計）.1環(huán)境工程系.2化工工程系.3管理工程系.4材料工程系.5信息工程系.6機械工程系.7電氣工程系.8繼續(xù)教育院3. KY科學研究類KY12 科學技術研究 KY13 教育教學管理研究 4. JJ 基本建設類 JJ11 綜合JJ12 教學樓.1 綜合樓教學樓.2 化工樓.3 材料樓.4

9、 機電樓.5 7#實驗樓.6 6#實驗樓JJ13 宿舍樓 .1 1#宿舍樓 .2 2#宿舍樓 .3 3#宿舍樓.4 4#宿舍樓.5 13#宿舍樓.6 14#宿舍樓.7 15#宿舍樓.8 11#宿舍樓.9 12#宿舍樓JJ14 食堂 .1 一期食堂 .2 二期食堂及浴室JJ15 其他 .1 行政辦公樓.2 東大門.3 西大門.4 報告廳.5 圖書館.6 體育館.7 體育場.8 一期配電室.9 二期配電室（一）.10 鍋 爐 房.11 水 泵 房及配電室.12 綠化.13 道路、橋梁、圍墻.14 管網(wǎng)注：1.此分類按綜合性大型工程項目分類，增設綜合類JJ11，僅用于新校區(qū)群體建設項目，2008年為

10、一期綜合，2009年為二期綜合。2.單項工程按建設項目分類，不設綜合類。5. CK財會類CK12 會計憑證.1行政 .2基建 .3工會 .4后勤服務公司 .5橡塑制品廠 .6綜合服務公司 .7其他CK13 會計賬薄 .1行政 .2基建 .3工會 .4后勤服務公司 .5橡塑制品廠 .6綜合服務公司 .7其他CK14 會計報表.1行政 .2 基建 .3工會 .4后勤服務公司 .5橡塑制品廠 .6綜合服務公司.7其他CK15工資清冊（獎金、學生助學金入此冊）6. SB儀器設備SB12教學設備SB13行政設備7. SX聲像類 SX12照片.1重要活動 .2重要人物 .3外事往來 .4校園建設 .5文體

11、活動 .6畢業(yè)生照 .7教學與實踐 .8其他 SX13錄像帶 SX14光盤 SX15 錄音帶 SX16幻燈片8. SW實物類 SW12榮譽 .1獎狀（證書） .2獎牌 .3獎杯 .4錦旗 .5其他 SW13贈品 SW14印章、徽章 SW15其他9. CB出版類 CB12報紙CB13刊物 CB14 其他10. CP產(chǎn)品開發(fā)與科技開發(fā) CP12產(chǎn)品項目 11ZL專利類 ZL12 發(fā)明專利 ZL13 實用新型專利 ZL14 外觀設計專利 2008年10月13日附：1、檔案管理系統(tǒng)機構代碼及用戶名2、基建檔案分類對照表檔案管理系統(tǒng)機構代碼及用戶名序號機構代碼部 門用戶名1DZ12院辦（黨辦、外辦、檔案

12、）yb2DZ13紀委 (監(jiān)察、審計處)jw3DZ14組織(統(tǒng)戰(zhàn)部)zzb4DZ15宣傳部xcb5DZ16工會gh6DZ17團委tw7DZ18學工處xgc8DZ19教務處jwc9DZ21科產(chǎn)處kcc10DZ22人事處rsc11DZ23保衛(wèi)處bwc12DZ24校產(chǎn)處xcc13DZ25招生就業(yè)處zjc14DZ26高教所gjc15DZ27財務處cwc16DZ28新校區(qū)建設辦xjb17DZ29后勤服務公司fwgs18DZ31圖書館tsg19DZ32體育部tyb20DZ33繼續(xù)教育學院jjy21DZ34化學工程系hgx22DZ35管理工程系glx23DZ36材料工程系clc24DZ37信息工程系xxx25

13、DZ38機械工程系jxx26DZ39環(huán)境工程系hjx27DZ41電氣工程系dqx28DZ42督導室dds基建檔案分類對照表分類號名稱建筑物標識JJ11一期建設工程綜合2008JJ為一期綜合2009JJ為二期綜合JJ12.1第一教學樓（綜合樓）B01JJ12.2化學工程系(原環(huán)境樓)B02化學工程系(原化工樓)B03JJ12.3材料工程系(原材料樓)B04信電工程系(原食品樓)B05JJ12.4機電工程系(原機電樓)B06JJ12.5 管理工程系(原7#實驗樓南樓）B07 環(huán)境工程系(原7#實驗樓北樓）B08JJ12.6（6#實驗樓）B09JJ13.1第一學生公寓(1#宿舍樓)C01JJ13.2第二學生公寓(2#宿舍樓)C02JJ13.3第三學生公寓(3#宿舍樓)C03JJ13.4第四學生公寓(4#宿舍樓)C04JJ13.5第五學生公寓(13#宿舍北樓）C05第六學生公寓(13#宿舍南樓）C06JJ13.6第七學生公寓(14#宿舍北樓）C07第八學生公寓(14#宿舍南樓）C08JJ13.7第九學生公寓(15#宿舍樓)C09JJ13.8第十學生公寓（11#宿舍樓）C10JJ13.9第十一學生公寓（12#宿舍樓）C11JJ14.1第一食堂(一期食堂)D01JJ14.2第