集團(tuán)公文處理辦法樣本.doc

1、集團(tuán)公文處理辦法樣本集團(tuán)公文處理辦法樣本第一章總則第一條為加強(qiáng)公司的公文管理工作，提高公司內(nèi)部溝通和外部聯(lián)系的有效性，確保公文品質(zhì)和公文處理規(guī)范，特制定本辦法。第二條本辦法中的公文，是指公司在經(jīng)營管理過程中形成的具有管理效力和規(guī)范體式的文件。第三條本辦法中的公文處理，是指公文的辦理、擬發(fā)、管理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條公文處理應(yīng)當(dāng)堅持“實(shí)事求是、精簡高效”的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。第五條公文處理過程中必須注意保密，確保公司利益不受損害。第六條行政辦公室為公文處理的歸口管理部門，公文內(nèi)容涉及的業(yè)務(wù)部門為該項公文的主辦部門，如涉及其他部門的，該部門為此項公文的會辦部門。第七

2、條本辦法適用于集團(tuán)，其他公司板塊可參照執(zhí)行。第二章公文種類第八條公司的公文種類主要有：(一)命令(令) 適用于人員任免和嘉獎。(二)決議 適用于股東會、董事會、監(jiān)事會討論后做出的重要決定事項。(三)決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷分、子公司不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。(四)通知適用于批轉(zhuǎn)分、子公司的公文，轉(zhuǎn)發(fā)政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門的公文，傳達(dá)要求公司所屬部門及分、子公司辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項。(五)通報適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者事項。(六)報告適用于向政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門匯報工作，反映情況，回復(fù)政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門的詢問，適用

3、于部門和分、子公司向公司報告。(七)請示適用于向政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門請求批示、批準(zhǔn)；也適用于部門和分、子公司請示公司有關(guān)事項。(八)批復(fù)適用于答復(fù)公司所屬部門及分、子公司的請示事項。(九)意見適用于對公司所屬部門及分、子公司的相關(guān)問題提出見解和處理辦法。(十)函適用于相互平行的單位或不相隸屬的單位之間商洽工作，征詢和答復(fù)問題，請示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。(十一)會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。第九條公司公文按照行文關(guān)系、文件去向劃分，可分為上行文、平行文和下行文三種。上行文是指向政府部門和行業(yè)管理部門的發(fā)文；平行文是相互平行的單位或不相隸屬的單位之間的發(fā)文；下行文是指對公司所屬部門及

4、分、子公司的發(fā)文。第三章公文格式第十條公文一般由眉首、主體、版記構(gòu)成。公文眉首是指首頁橫線以上部分，包括秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等內(nèi)容。眉首部分一般占首頁的 13 到 25。(見附件 1) 公文主體是橫線以下至主題詞(不含)之間的各要素的統(tǒng)稱，包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件。版記是位于主題詞以下的各要素的統(tǒng)稱，包括主題詞、分送欄、印發(fā)欄等。第十一條公文眉首。(一)涉密和緊急標(biāo)識。涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)在文件首頁右上角標(biāo)明密級和保密期限，“絕密”、“機(jī)密”公文在文件左上角標(biāo)明文件份數(shù)。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“

5、急件”。如需同時標(biāo)識秘密等級和緊急程度的，秘密等級標(biāo)識在右上角第 l 行，緊急程度在右上角第 2 行。(二)發(fā)文單位標(biāo)識。發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱，分為二種：一種是由公司全稱加“文件”組成，另一種僅為公司全稱。聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。(三)發(fā)文字號。發(fā)文字號由公司代字、年度、順序號組成，置于發(fā)文單位標(biāo)識之下，橫線中央之上。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。(四)上行文(即向政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門呈送的請示、報告)應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。第十二條公文主體。(一)標(biāo)題。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，其結(jié)構(gòu)包括：發(fā)文單位、事由和文

6、種三部分。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和轉(zhuǎn)發(fā)文件加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。公文標(biāo)題位于橫線下方空一行處，排列應(yīng)遵循美觀易懂的原則，字?jǐn)?shù)不多可居中排成一行；如字?jǐn)?shù)較多可排成兩行，分行時不要將詞組分開。上下排列可采用“兩行等長”、“上短下長”、“上長下短”、“正梯形”、“倒梯形”、“上下短中間長”或“上下長中間短”的排列格式，照顧閱讀的方便并保持頁面的美觀。(二)主送單位。主送單位指公文的主要受理對象，受理單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送單位應(yīng)在標(biāo)題下空 1 行處，左側(cè)頂格，主送單位名稱后標(biāo)用全角冒號。(三)正文。公文正文在主送單位名稱下 l 行處，每自然段左空 2 字，回行頂格。數(shù)字

7、、年份、計量單位不能回行。(四)附件說明。公文附件說明應(yīng)附在正文空 1 行處，左側(cè)需空 2 字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號，注明附件順序和名稱，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與主件一起裝訂，并在附件左上角第 1 行頂格標(biāo)識“附件”，并標(biāo)識序號。(五)成文日期。成文日期應(yīng)用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫成“”。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。(六)公文應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由辦文單位加蓋印章。聯(lián)合行文需加蓋兩個以上印章的，應(yīng)將各發(fā)文單位名稱排在發(fā)文時間和正文之間，主辦單位印章在前，協(xié)辦單位印章在后，印章之間互不相交或相切。(七)文件落款通常應(yīng)在正文或附件

8、下空 2 行。當(dāng)文件排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。(八)公文如有附注(需要說明的其他事項)，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。第十三條版記。(一)主題詞。公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞，“主題詞”標(biāo)引在文件末頁左下端、分送欄之上，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；主題詞按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，詞目之間空 1 字。(二)分送欄。分送欄由兩條等長的平行細(xì)實(shí)線構(gòu)成，設(shè)在主題詞下 l 行，左空 1 字標(biāo)識“呈報”或“抄送”，后標(biāo)全角冒號；回行時與冒號后的抄送單位對齊；在最后一個抄送單位后標(biāo)句號。抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)

9、行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（抄送單位的寫法：抄送給領(lǐng)導(dǎo)單位或領(lǐng)導(dǎo)，可寫“呈報”某某；抄送平級單位，可寫“抄送”某某；抄送給下屬單位，可寫“抄發(fā)”某某。）(三)印發(fā)欄。印發(fā)欄(擬稿、核稿、打字)應(yīng)設(shè)在文件末頁最后一行。第十四條專題會議紀(jì)要用于記錄公司各種專題會議召開或評審的內(nèi)容，發(fā)文單位應(yīng)放在橫線之上左側(cè)，成文時間放在橫線之上右側(cè)。(見附件 2) 第十五條其他會議紀(jì)要的發(fā)文單位放在橫線之上左側(cè)，成文時間放在橫線之上右側(cè)。根據(jù)會議內(nèi)容和工作要求發(fā)、報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或單位。(見附件 3) 第十六條章程等規(guī)定性文件，不寫收文單位，在頒發(fā)時另加一個命令或通知。第四章排版、印刷格式

10、第十七條文件用紙。文件用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型(210ram297mm)，特殊文種用紙可根據(jù)實(shí)際需要確定。第十八條文頭與頁邊。文件的各頁在印制時，均應(yīng)在四邊留出空白的余地。一般天頭寬 25 毫米，地腳寬 20 毫米，訂口寬 28 毫米，翻口寬 20 毫米。第十九條字體與字號。文件標(biāo)題用小二號宋體加黑；發(fā)文字號、簽發(fā)人、抄送單位、主送單位、正文、附件、落款等用四號仿宋體；簽發(fā)人姓名用四號楷體標(biāo)識；密級、緊急程度用四號黑體；“主題詞”三個字用四號黑體，具體標(biāo)引的主題詞用四號宋體。如文件內(nèi)容層次較多，可用分級標(biāo)題標(biāo)出。第一層大標(biāo)題用小三號宋體加黑，第二層用四號黑體，第三層用四號楷體。規(guī)范性文件

11、的章節(jié)名可用小三號宋體加黑居中，前后各空一行；條名用黑體或四號仿宋加黑標(biāo)出。第二十條字?jǐn)?shù)排列與行間距。WORD 字處理系統(tǒng)排列一般為每頁 25 行，每行 35 個字符，行距為 15 倍。第二十一條頁碼。多頁文件應(yīng)逐頁編出頁碼，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示在每頁正面的右下角、背面的左下角。第二十二條裝訂。公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A 4 型(210mm297mm)，左側(cè)裝訂。第五章行文規(guī)范第二十三條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第二十四條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。第二十五條公司各部門依據(jù)部門職權(quán)可以向各關(guān)聯(lián)板塊或業(yè)務(wù)部門行文，一般以函的形式商洽工作、詢問或答復(fù)問題及審批事項。

12、第二十六條公司同級各部門可以聯(lián)合行文。第二十七條向各關(guān)聯(lián)板塊或者公司系統(tǒng)的重要行文，可以同時抄送行業(yè)管理部門。第二十八條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送分、子公司。“報告”不得夾帶請示事項。第二十九條受雙重領(lǐng)導(dǎo)的公司向上級單位行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和抄送單位。第六章發(fā)文辦理第三十條發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā) (會簽)、校對、復(fù)核、繕印、用印、登記和分發(fā)等程序。第三十一條公司各部門要以公司名義對外行文，須經(jīng)行政辦公室審核，報請分管領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理。第三十二條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他

13、有關(guān)規(guī)定； (二)情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、直述不曲、字詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確、篇幅力求簡短； (三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定； (四)擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度；(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日； (六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)可跳開但不能顛倒使用； (七)應(yīng)當(dāng)使用國家法定的計量單位； (八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱； (九)公文中的數(shù)字，除

14、成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第三十三條擬制公文應(yīng)使用公司統(tǒng)一的擬稿紙。第三十四條涉及其他部門會簽或職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與相關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后交行政辦公室核稿；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理由，提出建設(shè)性意見，并與相關(guān)部門會簽后報請上級部門和領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。第三十五條公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由行政辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第

15、三十六條審核后，由行政辦公室統(tǒng)一編號并呈送領(lǐng)導(dǎo)審批同意后簽發(fā)。第三十七條簽發(fā)后的公文原稿由行政辦公室統(tǒng)一印發(fā)，并做好發(fā)文登記。第三十八條經(jīng)簽發(fā)的公文應(yīng)由行政辦公室統(tǒng)一歸檔管理。第三十九條所有部門之間不得將收文橫向傳遞，必須經(jīng)行政辦公室進(jìn)行流轉(zhuǎn)。第七章收文辦理第四十條收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、，審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第四十一條收到其他各公司版塊或部門上報需要辦理的公文，行政辦公室應(yīng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由公司部門辦理；是否符合行文規(guī)則；涉及其他部門或公司職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。第四十二條公司所有收文均由行政辦公室負(fù)責(zé)審

16、批流程工作。并將領(lǐng)導(dǎo)審批意見抄告承辦單位執(zhí)行。第四十三條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回行政辦公室并說明理由。第四十四條公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級部門和領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。第四十五條審閱公文時，對有具體請示事項的，主批人和其他審閱人都應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期；沒有請示事項的，簽署表示已閱知。第四十六條送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，行政辦公

17、室要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。第四十七條行政辦公室在公文處理時要及時準(zhǔn)確，事后落實(shí)和監(jiān)督應(yīng)到位，在公文流轉(zhuǎn)過程中要注意保密和保管；文件處理完畢，要及時準(zhǔn)確注辦，包括領(lǐng)導(dǎo)批示和部門處理落實(shí)的意見。第八章公文歸檔第四十八條公文辦理完畢后，應(yīng)及時整理(立卷)、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第四十九條公司發(fā)文歸檔時，應(yīng)保證文件不少于兩份，便于備份查閱。第五十條歸檔的外部收文應(yīng)具有一定的政策指導(dǎo)意義或行業(yè)管理內(nèi)容，與公司經(jīng)營發(fā)展無關(guān)的外部收文原則上不作歸檔。第五十一條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，便于保管和查找利用。第五十二條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理、歸檔，其他部門保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。第五十三條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。傳真件不得直接作為文件歸檔，應(yīng)將復(fù)印件歸檔。第九章公文管理第五十四條公文由行政辦公室統(tǒng)一