公司合同管理制度

1、 深航合同管理制度深航合同管理制度 主講：林嵩泉支持性文件：1、深圳航空有限責任公司合同管理辦法（深航發(fā)20135號）2、深圳航空有限責任公司授權管理辦法（深航發(fā)201195號）3、深圳航空有限責任公司分公司合同管理規(guī)定（深航發(fā)2015248號）4、深圳航空有限責任公司合同專用章管理規(guī)定（深航發(fā)2015249號）5、深圳航空有限責任公司合同審核管理規(guī)定（即將發(fā)布） 一、合同概述二、合同審批三、合同簽署、用章四、合同存檔五、常見問題一、合同概述一、合同概述合同的定義 本辦法所稱合同是指公司與其他法人、組織或自然人簽訂的為明確雙方權利義務關系的協(xié)議、意向書、備忘錄等書面文件。公司勞動合同不適用本辦

2、法。-合同管理辦法第3條合同的級別 深圳航空有限責任公司合同分級分類及審批權限表合同分類合同級別合同審批程序合同簽署權限一級合同二級合同三級合同合同承辦單位意見會簽部門意見公司領導意見公司辦公室（法律事務）財務部專業(yè)審核部門意見分管副總裁級公司領導總會計師總裁單位負責人經公司授權的其他人員分管副總裁級公司領導總裁飛機、發(fā)動機及模擬機財產類飛機、發(fā)動機、模擬機選型、購買、出售合同、飛機、模擬機租賃合同是發(fā)動機租賃合同500萬以上200萬以上200萬以下飛機改裝是飛機、發(fā)動機及部件修理及改裝合同500萬以上200萬以上200萬以下模擬機航材采購合同30萬以上30萬以下上述相關協(xié)議總協(xié)議（含航材采購

3、總協(xié)議）是金融類飛機保險、擔保、貸款及融資合同是二、合同審批二、合同審批提起合同審批前，承辦部門須完成以下工作：1、審查對方單位資質材料：負責對簽約單位主體資格、經營范圍、履約能力和簽字人簽約資格進行審查和核準。-合同管理辦法第6條2、確定合同文本 合同承辦單位在選擇合同文本時，優(yōu)先適用公司合同范本；無公司合同范本的，適用工商行政管理部門或行業(yè)主管部門頒布的標準合同或參考文本。 無上述合同文本或未使用上述合同文本的，由合同承辦單位自擬合同文本或使用合同對方提供的合同文本，但合同承辦單位應在提交審核時作出說明。 使用公司合同范本的，如對范本條款有增加、修改、刪除之處，合同承辦單位在提交審核時應以

4、明顯的形式作出標識。-合同審核管理規(guī)定第5、6條分公司合同管理規(guī)定第9條公司合同范本查閱方法3、合同文本的初步審核 合同承辦單位應在合同主要條款（包括附件）與合同對方達成一致后，對合同文本進行初步審核。合同承辦單位初步審核內容包括：合法性、嚴密性、可行性三個方面。-合同審核管理規(guī)定第7、8條4、根據合同級別提交合同審批程序 根據合同管理辦法的附表合同分級分類及審批權限表確定合同的級別，不得以單價、月租等代替總額或有意分拆合同降低合同級別。對于無具體合同總額的協(xié)議，應按照歷史數據、預測估值等合理認定合同總額及相應級別。-合同審核管理規(guī)定第9條 一、二級合同，合同承辦單位應在公司內網提起合同審核流

5、程并由法律、財務及其他相關部門進行專業(yè)審核。三級合同，合同承辦單位自行審核。-合同審核管理規(guī)定第11條分公司合同管理規(guī)定第11條 一、二級合同審批單入口 綜合業(yè)務-（部門類）【辦公室】合同審核 可選部門會簽經辦人提交 OR？ 必選部門會簽必選部門：財務部、公司辦公室法律事務室可選部門：除財務、法律之外需要簽批意見的部門反饋環(huán)節(jié)的意見填寫 合同承辦單位應按審核意見與合同對方協(xié)商并修改合同文本。合同承辦單位如無法按審核意見修改，又確有必要簽署合同的，應在合同審核流程的反饋環(huán)節(jié)由合同承辦人員作出無法修改的情況說明，并經合同承辦單位負責人同意。-合同審核管理規(guī)定第14條分公司合同管理規(guī)定第12條一、二

6、級合同對應的公司領導審批節(jié)點 一級合同由公司分管副總裁、總會計師審批同意后結束流程； 二級合同由公司分管副總裁審批同意后結束流程。-合同管理辦法第15條須報總裁審批同意的幾類一級合同：（1）飛機、發(fā)動機以及模擬機的選型、購買、出售合同和飛機、模擬機租賃類合同；（2）金融衍生品交易（如油料套期保值，匯率套期保值）類合同；（3）公司重大資產轉讓、互換、出資、贈與類合同；（4）建設工程中的拆遷、土地購租合同以及標的額500萬以上建設工程中的土建、安裝、設備采購及安裝等施工類合同；（5）公司對外投資合同、股權合同、資產收購及出讓類合同；（6）入盟類協(xié)議。-合同管理辦法第15條三級合同審批單 各單位必須

7、參照公司一級、二級合同審批程序自行制定三級合同的審批流程并執(zhí)行，審批流程應符合內控及風險管理的有關要求。 三級合同審批必須經本單位內部業(yè)務經辦部門、相關審核部門和本單位領導共同參與。各單位履行財務（含財務管理員）和法律（含合同管理員）等相關職能的人員必須參與本單位的合同談判和審核。-合同管理辦法第15條示例三、合同簽署、用章三、合同簽署、用章各級合同對應的簽署人 一級合同由公司法定代表人、經授權的公司總裁或分管副總裁級公司領導簽字；二級合同由經授權的各單位負責人或分管副總裁級公司領導簽字；三級合同由經授權的各單位負責人或由經公司授權的其他人員簽字。-合同管理辦法第25條合同簽署人須已取得公司授

8、權 公司二、三級合同的簽署應辦理長期授權委托，被授權人應為各單位的正職總經理及以上公司領導，沒有正職的部門被授權人可為主持工作的副職總經理。長期授權委托的期限一般為一年（含）以上，二年（含）以下。-授權管理辦法第12、13條合同簽署人須已取得公司授權 公司一級合同的簽署應采取一事一申請的方式辦理短期授權委托，短期授權委托的期限一般為一年以下。-授權管理辦法第12、14條合同專用章使用需滿足以下條件：（一）合同文本為填寫完整的清潔文本，合同已經公司授權簽字人簽字且寫明簽字時間。若合同對方已簽章的，簽章文本應為原件；（二）提交的合同審批單級別正確，相應數據資料填寫準確、完整，會簽單位完備，會簽意見

9、得到落實；（三）合同份數符合合同約定；（四）提交合同對方的資質材料，包括營業(yè)執(zhí)照復印件（或個人身份證復印件）、組織機構代碼證、合同簽字人的授權委托書；涉及特殊行業(yè)的，還需提供相應的經營許可證、資質等級證書等相關資料；合同對方如與公司具有關聯(lián)關系，可無需提供上述材料，但仍須提供授權委托書（五）若為一級合同，須按深圳航空有限責任公司授權管理辦法第十四條的規(guī)定完成授權審批流程，并提供授權審批流程打印頁；-合同專用章使用管理規(guī)定第9條分公司用章 各分公司以自身名義對外簽署合同的，可使用分公司合同專用章。 對于確有必要以深航名義簽訂的合同，分公司應將合同主體一方列明為“深圳航空有限責任公司”，并按照合同

10、專用章管理規(guī)定加蓋深航合同專用章。-合同專用章使用管理規(guī)定第3條分公司合同管理規(guī)定第16條分公司合同專用章刻制 公司合同專用章的首次刻制應以公司呈批件形式經保衛(wèi)部、審計監(jiān)察部、公司辦公室會簽，報分管副總裁批準后，依照行政機關的要求進行審批或備案。 分公司首次刻制合同專用章依照本條第一款的規(guī)定辦理，分公司已有的合同專用章繼續(xù)沿用。-合同專用章管理規(guī)定第5條確保合同文本無誤 合同承辦單位應對提請蓋章的合同文本與合同審核定稿文本的一致性負責。合同承辦單位擅自修改、變更審核定稿文本的，由公司進行通報，并按照有關規(guī)定追究合同承辦單位主管領導及直接責任人員的責任。-合同審核管理規(guī)定第17條合同專用章管理規(guī)

11、定第13條四、合同存檔四、合同存檔合同存檔的時間要求 合同原則上依照“對方為先、公司為后”的順序簽章。合同對方先行簽章的，合同專用章管理員用章后應即時歸檔一份合同原件。不能即時歸檔的合同，合同承辦人員應于用章后兩周內將雙方簽訂的合同原件交公司辦公室歸檔一份，同時在合同用章登記表上簽字確認。-合同專用章使用管理規(guī)定第10條分公司合同清單報備 分公司合同管理員應以季度為周期，在每季度首月15號之前將上季度加蓋分公司合同專用章（以分公司名義簽署）的所有合同明細清單交公司辦公室備案。-分公司合同管理規(guī)定第17條五、常見問題五、常見問題1、合同倒簽 釋義：合同倒簽是指雙方事實履行在前，而簽署合同文本在后

12、的情形。 合同履行日期原則上不應早于合同簽章日期。如合同履行日期早于簽章日期兩個月以上，合同承辦人員應提交加蓋部門章的書面說明。-合同專用章使用管理規(guī)定第9條2、合同簽署人錯誤 現狀： a.合同無簽署人簽字 b.有簽署人，但簽署人錯誤要求： a.合同必需先經相關領導簽字，再進行用章 b.簽署人必需與合同級別相對應。一級合同通常對應公司分管副總裁；二級、三級合同通常對應各部門負責人3、合同級別錯誤 現狀： 合同對應級別時有弄錯，導致合同審批程序與合同風險把控程度不相稱。要求： 嚴格按照合同管理辦法附件一的規(guī)定對合同分級，區(qū)分一、二、三級合同，提相應的審批流程。4、合同專用章與公章的使用問題現狀：

13、 a.公章和合同專用章混合使用 b.合同中約定為“加蓋公章后生效”要求： 簽訂合同原則上應使用公司合同專用章，不得以公司公章、部門章、財務章、營業(yè)部章等印章代替，有關法律法規(guī)、政府主管部門另有要求以及合同管理辦法另有規(guī)定的除外。-合同專用章使用管理規(guī)定第3條5、合同審批流程與呈批件流程的區(qū)別 兩者在功能、會簽部門、領導節(jié)點方面都存在區(qū)別，二者不能互相替代。 合同審批單是對合同文本內容審核的流程，呈批件則是對相關項目基本情況的報批。合同審核要求財務、法律必須作為會簽部門參與文本審核，呈批件則無此要求。合同審核流程根據不同級別對領導節(jié)點有不同的要求，呈批件則無此要求。6、簽約對方資質材料問題現狀現

14、狀： a.用章時遺忘提交對方資質材料。 b.以續(xù)簽合同、長期合作、已經提交過等原因為由不提交對方資質材料。要求要求： 僅限于對方單位為我司的關聯(lián)公司的情況下可以不提交資質材料，其余情形合同用章時必須提交對方的基本資質材料。 7、合同審核流程結束后需要對內容進行更改要求： a.需界定更改的內容是否屬于“實質性條款”，如修改合同實質性條款，須重新提起合同審批程序；如修改合同非實質性條款，須提交加蓋部門章的書面說明 b.“實質性條款”是指合同的主體、標的、價款、履行方式、違約責任及爭議解決等影響合同雙方權利義務的條款。-合同管理辦法第35條合同專用章使用管理規(guī)定第13條 8、合同作廢 區(qū)分已生效合同與未生效合同兩種情形： 已加蓋公司合同專用章（對方尚未簽字蓋章）但合同文本確需作廢的，由合同承辦單位向公司辦公室提交作廢說明，加蓋單位印章并經其單位負責人（重大合同作廢須報分管副總裁級公司領導）確認后提供相應份數的合同原件，交回公司辦公室定期予以銷毀。合同已經各方簽訂的，按本辦法第六章關于合同解除之規(guī)定辦理。-