昊華鴻鶴項目采購部管理手冊

1、昊華鴻鶴公司項目采購部管理體系文件2012年05月日發(fā)布2012年05月日實施吳華鴻鶴公司項目采購部發(fā)布發(fā)放編號：受控標識：持有人：管理體系文件編審人員編寫：余龍、江力、鄭榮瓏審核：批準：昊華鴻鶴公司項目采購部管理體系文件目錄管理機構設置專業(yè)技術支撐 八大專業(yè)部門法律法規(guī)支撐綜管科項目采購部T1類別采購科紀檢監(jiān)察儲管科它別購員其類采員項目采購部工作職責范圍本標準規(guī)定了項目采購部工作職責、工作內容。本標準適用于昊華鴻鶴公司項目采購部工作職責管理。i規(guī)范性引用文件在標準出版時，所示版本均為有效?；蛐抻啺婢贿m用于本標準。然而,凡是不注日期的引用文件，其最下列標準包含的條文，通過本標準的引用而構成為

2、標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。新版本適用于本標準。«中國化工采購管理變革昊華鴻鶴采購管理制度2 術語及定義下列術語和定義適用于本標準。3 工作職責4.1 負責昊華鴻鶴項目建設過程中外包工程、貨物、服務咨詢的采購工作。4.2 根據(jù)項目管理部提出的項目需求計劃，平衡庫存、市場、供需、交貨周期等因素提出項目采購計劃。4.3 根據(jù)項目采購計劃，開展市場調查、詢價，提出采購預算。結合實際采購情況，按要求通過招標、比價、定點、議價程序，確定采購渠道、價格。保障項目采購過程的成本效益、質量、時間

3、、公平原則。4.4 牽頭組織項目采購二級招標工作；協(xié)助昊華總公司與昊華鴻鶴招標辦執(zhí)行招標相關事宜。4.5 牽頭組織項目采購合同談判、簽訂、合同條款評審、并實施執(zhí)行。4.6 平衡項目采購資金，做好項目資金計劃。負責申請支付、預付款，結算貨款；到貨驗收。4.7 負責項目采購供應商開發(fā)；項目采購供應商選擇；供應商評估和績效管理。4.8 規(guī)范倉儲管理，確保采購物資質量，落實安全防范措施；做好物資配送管理，保證工程項目物資需求。4.9 辦理公司領導交辦和有關部門要求配合的其它工作。4部門工作職責5.1 綜管科：5.1.1 一般事務：3.1.1.1 負責職工的考勤與工資發(fā)放、管理工作。3.1.1.2 負責

4、車輛管理、保衛(wèi)、消防等日常行政工作。3.1.1.3 負責辦公用品管理、考核、管控工作。3.1.1.4 負責業(yè)務招待費用報銷、考核、管控工作。3.1.1.5 負責其它可控費用考核、管控工作。3.1.1.6 負責籌備、組織公司活動和會議。3.1.1.7 負責公司接待、對內對外的協(xié)調工作。3.1.1.8 負責協(xié)調信息管理工作。3.1.1.9 計劃管理：5.1.2.1 運用計劃前置理念，通過各種形式，提前掌握有關工程項目建設開展的詳細情況，并根據(jù)項目管理部提出的物資需求計劃，結合庫存、需求、物資消耗定額和儲備定額及市場趨勢、生產周期、物流狀況等因素，根據(jù)采購的5R原則，編制物資采購計劃。5.1.2.2

5、 負責工程項目部物資需求計劃申請、到貨、領用、技術指標、質量要求等采購過程與工程項目部的對口聯(lián)系工作。5.1.2.3 根據(jù)采購需求計劃、采購計劃、采購訂單落實情況、庫存情況編制各類報表。5.1.3經營管理5.1.3.1 負責編制項目采購的相關管理制度，并監(jiān)督管控。5.1.3.2 負責項目采購業(yè)務流程的梳理、規(guī)范，優(yōu)化信息管理流程。5.1.3.3 負責項目采購合同管理工作。5.1.3.4 負責項目采購招標管理工作，牽頭組織二級招標工作，并配合公司招標辦開展一級招標。5.1.3.5 負責品牌管理、供應商管理工作。5.1.3.6 項目采購（渠道、數(shù)量、價格、品牌等）執(zhí)行要素的內部自查工作。5.1.3

6、.7 協(xié)助監(jiān)察審計部門對項目采購部所購物資的價格實行事前控制和事后檢查。5.1.3.8 負責完成領導交辦的其他工作。5.2 類別采購科：5.2.1 負責按要求完成公司下達的項目采購預算指標。5.2.2 參與分管物資資源、價格、質量、渠道、物流狀況、資質狀況等情況的調查，完成綜合評估報告或市調報告。5.2.3 參與項目采購計劃的有效性審查。5.2.4 有權提出采購品牌、渠道及價格建議；5.2.5 負責根據(jù)項目采購預算金額、渠道、技術指標、質量、市場情況向綜管科計劃員提出采購建議。5.2.6 負責提交招標采購申請、制作招標文件，參與采購評標、談判。5.2.7 比價采購：負責零星物資采購的日常報詢價

7、表的對外發(fā)放工作。5.2.8 定點、內供、戰(zhàn)略采購：負責把握市場行情，參與價格談判。5.2.9 負責根據(jù)談判、招標或比價結果形成采購訂單，并負責簽訂物資采購合同或代儲協(xié)議。5.2.10 在緊急狀況下經分管領導同意，可對外通知工作，并在兩個工作日內完成訂單補簽手續(xù)。5.2.11 負責采購訂單的對外通知；負責按訂單要素組織到貨，并根據(jù)庫存、物流及使用時間要求，負責到貨調運安排及對內、對外相關協(xié)調工作；負責直送物資的抽檢通知工作。5.2.12 對采購訂單編制數(shù)量、質量要求、交貨時間、規(guī)格型號的準確性負責；負責聯(lián)系協(xié)調到貨領用工作；對符合程序的采購物資價格、到貨質量、渠道負責。5.2.13 負責項目物

8、資使用過程中出現(xiàn)問題后的對外聯(lián)系工作。5.2.14 負責根據(jù)入庫情況辦理采購結算，應付賬款管理，提出資金支付建議。5.2.15 負責記錄、管理客戶檔案，參與分供方評定。5.2.16 開具使用單位生產領料憑證、對外調撥單據(jù)；負責與儲運（庫房）配合確定退庫物資；負責保管調撥印章。5.2.17 按照質量回訪及定點聯(lián)系制度，負責施工單位的走訪。5.2.18 完成與項目使用單位、庫房之間的業(yè)務工作銜接、配合；完成與其他部室之間的工作銜接。5.2.19 及時、準確的完成各類報表和資料統(tǒng)計工作。5.2.20 負責就業(yè)務及管理工作，向公司領導匯報，并提出加強和改進工作的建議。5.2.21 對違反或未遵守公司物

9、資采購相關制度規(guī)定造成的損失，承擔相應責任。5.2.22 負責完成領導交辦的其他工作。5.3 儲管科：5.3.1 貫徹執(zhí)行倉庫安全生產制度，檢查其執(zhí)行情況，掌握倉庫、倉庫設施、倉儲物資的安全狀況，及時組織維護和維修，保證安全。5.3.2 負責本庫的倉儲作業(yè)設施、工具、辦公用具的維護、保養(yǎng)工作。5.3.3 負責配送用車輛的調管理、外用工的使用管理以及固定資產的管理。5.3.4 負責物資的收發(fā)存、保管、保養(yǎng)、維修工作，保證庫存物資數(shù)量準確、質量完好，并不斷提高服務質量。5.3.5 做好物資入庫質量驗收，對應有質量檢驗證明或合格證的，要認真核對后方可入庫。5.3.6 物資出庫，須手續(xù)齊備，在認真核對

10、品種、規(guī)格、型號、數(shù)量后憑單發(fā)料。5.3.7 物資發(fā)料要做到先進先出，推陳出新。物資質量出現(xiàn)明顯變質時應及時匯報，并與計劃員、類別采購員聯(lián)系。5.3.8 負責定期進行物資盤點，加強定額管理，防止積壓；組織盈虧、違章作業(yè)事故的分析和報告處理。5.3.9 負責分管物資帳卡實相符，并對分管的物資進行日常的維護保養(yǎng)。5.3.10 負責分管物資的定額管理，對超儲積壓物資或通用差缺物資應及時匯報，并與相關計劃員、類別采購員聯(lián)系。5.3.11 及時準確完成各類報表。5.3.12 負責完成領導交辦的其他工作。工程物資采購管理辦法1范圍本標準規(guī)定了工程物資采購的管理內容和職責。本標準適用于昊華鴻鶴公司工程物資采

11、購的管理。2規(guī)范性文件引用下列標準包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條款。在標準出版時，所示版本均為有效。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版不適用本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。3定義項目采購是指從外部獲得貨物和（合稱）的過程。項目采購分為：工程采購、物資（貨物）采購、咨詢服務采購。是指在整個項目過程中從外部尋求和各種項目所需的管理過程。項目采購管理由下列過程組成：、詢價計劃、賣方選擇、以及。工程項目采購應以計劃性為核心，以時效性為關鍵，以專業(yè)性為支撐，本

12、著順暢信息流，掌控物質流，把握資金流，強化物資采購成本管控力的原則，特制定本辦法。4管理內容與職責4.1 采購計劃采購計劃由項目采購部綜管科計劃員根據(jù)工程管理部提出的采購需求計劃提出，采購計劃決定采購什么，何時采購，以及采購數(shù)量。4.1.1 采購需求計劃根據(jù)采購需求計劃編制以及需求的時間，采購需求計劃可分為長、中短期采購需求計劃。采購需求計劃由項目管理部根據(jù)建設工程項目的勘察、設計、施工（土建、安裝）、建立、物資以及工程服務咨詢等需求，經專業(yè)主管部門認定會簽后，書面向項目采購部綜管科計劃員提出采購需求計劃。項目管理部應設置專人負責與項目采購部開展項目需求計劃的對接工作。4.1.1.1 采購需求

13、計劃要素：項目名稱、物資名稱、規(guī)格型號、計量單位、材質、數(shù)量、技術標準、質量要求、使用單位、交貨地點、時間、品牌以及其它特殊需求等。品牌是項目采購的重要依據(jù)，工程要求所體現(xiàn)的性價比是確定采購品牌的前提，工程確定的采購品牌不得隨意更改。4.1.1.1.1 確定采購品牌的原則質量適宜。采購物資的質量是影響工程質量、成本最重要的因素，品牌的確定應首先滿足采購物資規(guī)定的質量標準。價格合理。選擇價格低的品牌能降低采購成本，但必須在保證質量的前提下追求價格的低廉。工程單位對品牌的確定、變更有建議權，可通過報的物資需求計劃就品牌的選擇提出建議。4.1.1.1.2 米購品牌的確認程序項目采購的前期，可借鑒昊華

14、鴻鶴采購處品牌目錄中的品牌，征求相關項目單位意見后進行采購。類別采購員在市場調查的基礎上提出可供選擇的采購品牌并盡可能征求相關工程單位及技術部門意見。采購部根據(jù)類別采購員提出的市場調查報告和工程單位及技術部門反饋的意見，就采購品牌的確認提出建議意見。采購部領導應就是否確定為采購品牌或試用品牌簽署意見。經批準的采購品牌，采購員應當及時報采購部辦公室存檔備查，并提供采購品牌的生產許可證等相關證明材料。4.1.1.1.3 采購品牌的運用管理采購物資應當選擇已確定的采購品牌。已確定采購品牌的物資，類別采購員應當在采購訂單中注明，類別采購員應通知供應商按訂單要求供貨，庫房管理員應按訂單確定的采購品牌驗收

15、，如與采購訂單中的品牌不符，可拒絕收貨。采購訂單執(zhí)行中因特殊情況須變更品牌，應按訂單審批程序進行變更。類別采購員應定期或不定期的進行市場調查，加強對采購品牌質量、價格的跟蹤驗證，并根據(jù)使用單位的意見，與供方及時進行溝通。采購部定期按采購品牌的確定原則和確認程序對采購品牌目錄重新進行清理確認，報昊鴻司分管領導審批4.1.1.1.4 采購品牌的新增、淘汰程序新增添采購品牌按確認程序辦理。類別采購員或工程單位提出書面淘汰理由，經采購部領導審批后，該品牌在采購品牌目錄中取消。主要采購品牌變更、淘汰后應首先考慮使用現(xiàn)有候補采購品牌。4.1.1.1.5 采購品牌的監(jiān)督管理采購部不定期的檢查采購品牌的執(zhí)行情

16、況，凡與確定的采購品牌不符的，類別采購員應進行書面說明，對不按規(guī)定執(zhí)行本辦法的類別采購員將按相關辦法進行考核、處理。4.1.1.2 項目管理部對采購需求計劃要素的準確性負責。因采購需求計劃不準確引起的延期、積壓或質量問題，工程項目部應書面說明原因。4.1.1.3 采購需求計劃的申報：申報采購需求計劃需項目管理部行政主要負責人以及對應的專業(yè)管理部門負責人簽字后送項目采購部綜管科匯總。4.1.1.4 采購需求計劃的變更：確因工程方面原因需要調整采購需求計劃，項目管理部應提前將采購需求的變化情況以書面形式審簽后報項目采購部綜管科，方可變更已提交的采購需求計劃。4.1.1.5 采購部綜管科計劃員：計劃

17、員負責項目采購過程中采購需求計劃申請、到貨、領用、技術指標、質量要求等采購過程與項目采購部的對口聯(lián)系工作。4.1.1.6 采購需求計劃的核定：項目采購部綜管科負責各類物資需求計劃有效性的核定，對不符合要求的采購需求計劃應及時告知項目管理部。4.1.2 采購計劃采購計劃由項目采購部綜管科計劃員匯總采購需求計劃并結合庫存、需求、市場、生產周期、物流狀況等因素后編制。采購計劃分為長、中、短期項目采購計劃。4.1.2.1 采購計劃要素：項目名稱、物資名稱、規(guī)格型號、計量單位、材質、數(shù)量、技術標準、質量要求、使用單位、交貨地點、時間以及其它特殊需求等。4.1.2.2 采購計劃的審批：采購部綜管科計劃員書

18、面提出長、中、短期物資采購計劃，經計劃員、綜管科科長簽字后，報采購部領導，昊鴻司相關領導審批。4.2 .詢價計劃綜管科計劃員將審簽后的采購計劃送類別采購科采購員，并要求類別采購員通過昊鴻司內橫向比價、市場詢價等方式，確定采購預算。并將采購預算反饋至綜管科計劃員。計劃員員根據(jù)采購預算金額以及采購情況提出詢價計劃建議。通過詢價計劃確認潛在供應商以及項目采購方式。采購方式分為：招標采購、定點采購、比價采購、議價采購。4.2.1 供應商管理4.2.1.1 供應商準入4.2.1.1.1 登陸材料:營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證以及生產許可證、經營許可證、質量管理體系認證證書、安全許可證、?；愤\輸

19、許可證等相關資料的復印件，必要時提供原件核對。4.2.1.1.2 資質審查：類別采購員應就供方的生產能力、一貫信譽、技術水準、財務狀況、質保體系、競爭能力等全面的進行調查，并形成供方調查報告。4.2.1.1.3 審批登陸類別采購員負責填寫往來結算業(yè)務計算機管理系統(tǒng)客戶準入資格申請表與供方調查報告一并報采購部領導及昊華鴻鶴分管領導審批，并由昊華鴻鶴總經理確認。同時附供方提供的書面申請、資質復印件、授標決定書、定點采購物資申請表等相關材料，報采購部綜管科備案，經采購部綜管科報公司生產經營辦進行往來結算業(yè)務計算機登錄。4.2.1.1.4 總包工程及戰(zhàn)略物資供應商由昊華市場部采購中心主任審批。4.2.

20、1.2 供應商檔案類別采購員對經審批登錄并開始供貨的供方應及時建立供方檔案，并進行動態(tài)管理。4.2.1.3 供方評定項目采購實行半年評定，評定內容包括：供貨質量、供貨價格、供貨能力、售后服務、專業(yè)性及誠信度。當期評定得分超過80（含）分為合格，60（含）分至80為基本合格，低于60分為不合格。4.2.1.3.1 一次基本合格即為警告，立即通報對方，并提出整改要求，如該供方拒不整改或整改無效，將采取暫停供貨13個月的處理。供方在整改后，將整改材料報我公司相關業(yè)務員處，經審查合格，方可繼續(xù)供貨。4.2.1.3.2 在十二個月內再次評定為基本合格，即為不合格。對評定為不合格的供方，取消其供貨資格，并

21、凍結該單位的客戶資料。4.2.1.3.3 已取消供貨資格的供方，經整改后供貨質量有所提高，愿意與我公司繼續(xù)建立業(yè)務往來關系，需在一年后重新辦理資質審查手續(xù)。4.2.2 招標采購4.2.2.1 一級招標：物資：采購預算10萬元以上（含10萬元）或全年累計采購20萬元以上（含20萬元）的同種物資。工程服務咨詢類：采購預算在30萬元以上的工程項目與服務咨詢。4.2.2.2 二級招標：物資：采購預算1萬元以上（含1萬元）10萬元以下或全年累計采購20萬元以下（含20萬元）的同種物資。工程服務咨詢類：采購預算在30萬元以下的工程項目與服務咨詢。4.2.2.3 下列情況可不進行招標：單一來源性、壟斷性物資

22、；嚴重供不應求的物資；高溫、高壓影響系統(tǒng)運行全局的?？貍淦?、備件；中國化工集團或昊華總公司、昊華鴻鶴公司系統(tǒng)內統(tǒng)一調配或內供的物資；法律、法規(guī)另有規(guī)定的；其它不具備招標采購條件的。4.2.2.4 總包工程、設備，報昊司或中化公司承辦，采購部協(xié)辦。4.2.2.5 一級招標由公司招標辦負責牽頭組織，采購部綜管科負責聯(lián)絡。4.2.2.6 二級招標由采購部綜管科負責牽頭組織。4.2.2.7 招標流程要求根據(jù)公司相關管理辦法開展。4.2.2.8 滿足招標要求，卻無法招標的物資，類別采購員應書面說面原因，經采購部分管領導簽字認可后交采購部綜管科備案。4.2.3 定點采購4.2.3.1 定點采購按公司監(jiān)保處

23、相關規(guī)定執(zhí)行。4.2.3.2 定點申請的有效期為申請當年年底。4.2.3.3 點物資只能定生產廠家，即使是辦理定點的物資，類別采購員也應根據(jù)市場調查情況與供應商進行議價。4.2.4 比價采購4.2.4.1 同類采購一次性采購額1萬元以下或年度采購額5萬元以下的應采取比價采購。4.2.4.2 比價采購物資應邀三家以上供應商書面（傳真）報價至綜管科。4.2.4.3 如無重大市場變化，比價采購物資應按季詢價。4.2.5 議價采購4.2.5.1 滿足以上招標、定點、內供、比價采購要求，卻無法通過以上方式降低采購成本或滿足工程需求的可進行議價采購。4.2.5.2 議價采購應在充分市場調查的基礎上進行。4

24、.2.5.3 議價采購應備案說明未按要求采購的原因。凡達到二級招標采購額的詢價計劃確定，應由項目采購部部長審簽，達到一級招標采購額的詢價計劃還需昊華鴻鶴相關領導審簽。4. 3.詢價詢價時指取得報價單、標書、要約或訂約提議的過程。詢價計劃經相關領導審簽后，可對外詢價?？偘こ?、設備，報昊司或中化公司承辦，采購部協(xié)辦。一級招標由昊華鴻鶴招標辦招投標管理員，對外發(fā)放招標文件，并要求供應商按招標文件要求將標書投送至招標辦。二級招標、比價采購、定點采購、議價采購等報價函由項目采購部類別采購員，對外發(fā)放招標文件或詢價函，并要求供應商按招標文件或詢價函要求將報價函投送至綜管科招投標管理員。4.4. 渠道選擇

25、詢價后，通過不同采購方式確定采購渠道、價格、品牌等。確定采購渠道后，招標組織單位應進行招標公示、并發(fā)放中標通知。類別采購員應按要求在ERP系統(tǒng)中編制采購訂單。4.4.1 采購渠道的確定4.4.1.1 價格評定法應按報價由低到高順序排列，報價相同的，按技術指標優(yōu)劣、交貨周期等順序排列。如評標小組或比價小組認為，排在前面的候選供應商的最低報價或者某些分項報價明顯不合理或低于成本，有可能影響采購質量和不能誠信履約的，應當要求供應商予以解釋說明，并提交相關證明材料；否則，可以取消該供應商的候選資格，按順序遞補中標候選供應商，以此類推。4.4.1.2 綜合評定法根據(jù)綜合評分或綜合評議，確定采購渠道。采用

26、綜合評分法，按評審后得分由高到低排序。得分相同的，按報價由低到高排列。得分且報價相同的，以表決方式確定。采用綜合評議的，應在小組成員充分發(fā)表個人意見的基礎上形成統(tǒng)一意見，并最終確定采購渠道。如意見存在較大分歧，可通過表決方式確定。4.4.2 采購訂單確定采購渠道啊后，類別采購員應在ERP系統(tǒng)中編制采購訂單，采購訂單經相關領導審簽后交綜管科審核，類別采購員方可對外通知執(zhí)行。4.4.2.1 采購訂單要素：訂單日期、計劃類型（長、中、短期計劃）、采購方式、供貨單位、送貨地點、交貨期、物資編碼、物資名稱、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量、單價、金額、產地品牌、使用單位、項目名稱以及其它特殊采購要求。4.4.2

27、.2 采購訂單的審批4.4.2.2.1 物資采購訂單采購金額20萬元以下由項目采購部領導審批，20萬元以上50萬以下需報昊司分管領導審批，50萬以上還需昊華鴻鶴主管領導審批。4.4.2.2.2 經審定的物資采購訂單由采購部領導簽字后，報昊鴻司分管領導及主管領導審批后執(zhí)行。4.4.2.2.3 經審批后的項目采購訂單要素需進行調整的，應重新按訂單編制、審批程序進行。類別采購員應及時就計劃調整情況與計劃員、庫房及使用單位聯(lián)系。4.4.2.2.4 物資采購訂單不能替代物資采購合同，按公司合同管理相關規(guī)定應訂立合同的，類別采購員必須與供應商訂立書面合同。4.4.2.3 采購訂單的執(zhí)行4.4.2.3.1

28、類別采購科采購員負責執(zhí)行物資采購訂單。4.4.2.3.2 類別采購員向供貨單位出具項目采購部采購訂單，不允許口頭通知物資采購訂單。項目采購部采購訂單各欄目要素應填寫齊全。4.4.2.3.3 類別采購員負責根據(jù)庫存、市場資源、物流條件、使用單位需求時間安排供方計劃到貨的時間和數(shù)量，對到貨物資滿足訂單要求負責。4.4.2.3.4 類別采購員必須了解或掌握到貨物資的在途物流狀況，組織物資均衡到貨。4.4.2.3.5 庫房管理人員有權拒收無項目采購部采購采購訂單或與訂單要素不一致的物資，并及時與業(yè)務部門銜接。4.4.2.4 采購訂單的審核與檢查4.4.2.4.1 采購部綜管科對采購訂單按計劃審批要求進

29、行程序性審查后，完成K3系統(tǒng)審核。4.4.2.4.2 采購部綜管科對采購訂單全過程進行監(jiān)督、檢查。對采購過程中違反規(guī)定或造成公司經濟損失的，按公司或采購部有關規(guī)定處理。4.5. 合同管理4.5.1 必須簽訂合同的物資：4.5.1.1 納入戰(zhàn)略采購的物資，應簽戰(zhàn)略框架協(xié)議和標準合同；4.5.1.2 同種物資一次性采購金額在3萬元以上的；4.5.1.3 有訂金、預付款的；4.5.1.4 市外采購的物資；4.5.1.5 在產品質量、交貨期、包裝物等方面有特殊要求的；4.5.1.6 年度意向性合同；4.5.2 合同談判一般物資的合同談判由類別采購員與采購部領導負責對外進行；重要物資的商務談判，應有昊司

30、分管領導參加；涉及技術、質量方面有特殊要求的，應有使用單位及技術管理部門的參與；重大項目的商務談判或談判涉及法律關系復雜的，還應有法律顧問參與，必要時應有昊華鴻鶴相關領導參加。4.5.3 戰(zhàn)略框架協(xié)議的審批4.5.3.1 1000萬元以下的框架協(xié)議或合同，由昊華規(guī)劃技術部主任審批；4.5.3.2 1000萬以上2000萬以下的框架協(xié)議或合同，工程總包，由昊華總公司分管領導審批；4.5.3.3 2000萬以上的框架協(xié)議或合同，由昊華總公司總經理審批。4.5.4 合同的審批：4.5.4.1 20萬元以下的項目采購合同：類別采購員、采購科長、采購部領導簽字后，方可加蓋合同專用章；4.5.4.2 20

31、萬元以上50萬元以下的項目采購合同：除類別采購員、采購科長、采購部領導簽字外，還需昊華鴻鶴分管領導審批同意后，方可加蓋合同專用章；4.5.4.3 50萬元以上的項目采購合同：除類別采購員、采購科長、采購部領導簽字外，還需昊華鴻鶴分管及主管領導審批同意后，方可加蓋合同專用章4.5.4.4 需法律事務室審簽的采購合同：4.5.4.4.1 涉外（含港、澳、臺）合同；4.5.4.4.2 合同金額在100萬元以上的采購合同；4.5.4.4.3 涉及重大利益的合同，以及由法律事務室參與從可行性研究、風險預測、商務談判、合同起草至簽約全過程的合同。4.6. 合同收尾合同收尾，指合同的執(zhí)行和清算，包括賒銷的清

32、償。4.6.1 合同的執(zhí)行項目采購合同的執(zhí)行分為，工程建設、物資入庫以及咨詢服務。4.6.1.1 物資入庫驗收4.6.1.1.1 類別采購員與庫工在物資入庫驗收中的職責劃分：4.6.1.1.1.1 庫工：庫工根據(jù)采購訂單供貨渠道、采購品牌、數(shù)量辦理入庫手續(xù)，對以上三要素負責，并應根據(jù)物資外觀對物資質量進行初步判定。4.6.1.1.1.2 類別采購員：物資到貨后，類別采購員應到場檢查。類別采購員對到貨進度、采購物資質量負責并完成相關聯(lián)系、協(xié)調事宜。類別采購員對外儲物資數(shù)量、質量負責。4.6.1.1.2 類別采購員必須到場驗收的物資：一級招標物資（需由公司專門質量檢測部門檢測合格方能辦理入庫手續(xù)的

33、物資除外）；新增品牌或供貨渠道的物資；庫工對辦理入庫提出異議的物資；其他需要進行現(xiàn)場驗收的物資。對必須到場驗收的物資，類別采購員應提前與供應商、庫房、使用單位聯(lián)系，保證現(xiàn)場驗收及時完成。4.6.1.1.3 類別采購員應進行抽查的物資種類：外儲物資：重要物資，采購員至少每周一次對外儲物資進行檢查，一般物資，采購員必須每半月對外儲物資進行檢查。檢查情況應記錄于客戶檔案中。一般物資，采購員每月至少一次對分管到貨物資進行抽查，并記錄。其他需進行抽查的物資。4.6.1.1.4 特殊急需物資的到貨類別采購員應及時反饋至采購部綜管科，以加強與使用單位的溝通。4.6.1.1.5 需入庫檢驗的的物資由類別采購員

34、負責與使用單位聯(lián)系。4.6.1.1.6 直送使用單位接收的物資，由類別采購員負責通知使用單位簽收，采購員在送庫房簽收入庫驗收單時須附相應的采購訂單，庫工憑此完清入庫及領用手續(xù)。4.6.1.1.7 節(jié)假日等特殊情況下，庫房在接到采購科長以上領導的通知后可先收貨，在正常上班后的3個工作日內，由類別采購員完清相關手續(xù)。類別采購員無權口頭通知訂單或更改訂單。4.6.1.1.8 采購物資出現(xiàn)質量爭議，由采購部負責對內、對外的處理、溝通工作。4.6.1.2 工程建設以及咨詢服務的驗收工程建設以及咨詢服務驗收按相關要求辦理。4.6.2 合同的清算4.6.2.1 發(fā)票結算4.6.2.1.1 類別采購員憑供貨單

35、位提供的發(fā)票及送貨單，在計算機系統(tǒng)中對照相應訂單及外購入庫單據(jù)錄入采購結算單。4.6.2.1.2 采購部綜管科計劃員對采購結算單中各要素（物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、金額等）復核并確認無誤后，在計算機系統(tǒng)中審核采購結算單據(jù)。4.6.2.1.3 類別采購員在計算機系統(tǒng)中打印采購結算單據(jù)，交相關庫工簽字確認后，與結算發(fā)票一并交公司財務辦理帳務結算。4.6.2.2 暫估入庫4.6.2.2.1 到貨物資經庫房驗收后，供貨單位在當月未能提供銷售發(fā)票的，類別采購員應辦理暫估入庫手續(xù)。4.6.222類別采購員應督促供戶盡快提供正式發(fā)票，并按要求對暫估數(shù)據(jù)進行結算，完清入庫手續(xù)。4.6.2.3 資金管理類別采

36、購員根據(jù)合同簽訂的資金付款進度提出資金支付計劃報綜管科計劃員，經項目采購部部長審簽后，報昊華鴻鶴財務、項目采購部分管領導與主要領導。根據(jù)昊華鴻鶴資金平衡情況，安排資金支付。4.6.2.3.1 類別采購員與供戶間的賬務核對按業(yè)務分工，類別采購員應在每月上旬與相關供戶核對帳務，做到雙方帳務完全相符，并簽字認可、備查。4.6.2.3.2 類別采購員與公司財務間的賬務核對與供戶對帳后，類別采購員應與財務核對應付賬款，并按財務要求向供應商發(fā)放對帳函。4.7. 本辦法由昊華鴻鶴化工有限責任公司項目采購部負責解釋，自頒布日開始執(zhí)行。5附則5.1 本制度如與國家法律、法規(guī)以及昊華鴻鶴公司相關規(guī)定不一致時，按上

37、級規(guī)定執(zhí)行。5.2 本制度由項目采購部負責解釋。項目采購部工程物資采購流程（附圖）項目采購合同管理辦法1范圍本標準規(guī)定了項目采購合同管理管理內容和方法。本標準適用用昊華鴻鶴項目采購合同管理。2規(guī)范性引用文件在標準出版時，所示版本均為有效。下列標準包含的條文，通過本標準的引用而構成為標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準。然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。中華人民共和國合同法3管理內容和方法為規(guī)范項目采購合同管理工作，健全自我保護和自我約束的機制，根據(jù)昊華鴻

38、鶴合同管理辦法（修訂），結合項目采購實際情況，特制定本辦法。本辦法所稱項目采購合同（以下簡稱合同）是指公司作為平等主體與自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止買賣權利義務關系的協(xié)議。3.1. 合同的訂立3.1.1 訂立物資采購合同，一律采取書面形式。書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內容的形式。3.1.2 公司推行合同示范文本制度。訂立物資采購合同時，凡有該類合同的示范文本的，原則上應使用示范文本，如確有特殊原因無法使用的，應在雙方簽字蓋章前將非標準物資采購合同文本送交公司法律事務機構審查認可。合同示范文本是指公司法律事務

39、機構或國務院有關部委和直屬機構或有關民間組織制定的標準合同格式文本。3.1.3 屬下列情況之一的，必須訂立合同書：同種物資一次性采購金額在3萬元以上的；有訂金、預付款的；市外采購的物資；在產品質量、交貨期、包裝物等方面有特殊要求的；年度意向性合同。3.1.4 一般物資的合同談判由類別采購科對外進行；重要物資等的商務談判，應有項目采購部領導參加；涉及技術、質量方面有特殊要求的，應有使用單位及技術管理部門的參與；重大項目的商務談判或談判涉及法律關系復雜的，還應有法律顧問參與，必要時應有昊華鴻鶴分管領導、主要領導參加。3.1.5 公司推行合同委托代理制度。除主持行政全面工作的負責人外，分管領導、類別

40、采購科長、類別采購員工都必須在取得相應的授權后，方可代表公司訂立物資采購合同。3.1.6 取得委托授權是委托代理人代表公司簽訂合同的依據(jù)，委托代理人的代理權限發(fā)生變更、解除勞動合同、換崗的，需重新辦理授權手續(xù)。3.1.7 合同必須由委托代理人親自簽名，禁止各部門未經授權的員工在合同上簽名。3.2. 合同生效前的審查項目采購合同文本必須報送綜管科合同管理員審查，其中重大合同必須報公司法律事務機構進行審查后，方能報領導審批。3.2.1 合同生效前的審查圍繞如下事項進行：按公司內部管理程序，訂立合同的計劃、決議、決定等相關前置條件；對方經辦人的授權和身份；對方當事人的主體資格；合同條款的合法性、規(guī)范

41、性、可行性。3.2.2 下列合同屬重大項目采購合同，在自審后，還應報公司法律事務室審查：涉外（含港、澳、臺）合同；合同金額在100萬元以上的項目采購合同；涉及公司重大利益的合同，以及由法律事務室參與從可行性研究、風險預測、商務談判、合同起草至簽約全過程的合同。3.2.3 合同的審批類別采購員在擬定合同后，應填寫物資采購合同簽章審批單連同合同文本等相關依據(jù)，由類別采購科長審核后，報送合同管理員或法律事務室，就合同簽訂的相關條款進行審查，對有前置條件，且符合現(xiàn)行法律法規(guī)、政策和公司利益的，即在物資采購合同簽章審批單上簽字通過。否則，應提出書面意見，類別采購員按意見修改后，再報送審查。經法律條款的審

42、查后，類別采購員還應就合同簽訂的渠道、價格等要素按審批權限報有關領導審批，合同金額在20萬元以內，項目采購部領導審批，合同金額在20萬元以上50萬元以下需昊華鴻鶴分管領導審批，合同金額在50萬以上還需昊華鴻鶴主要領導審批。經昊華鴻鶴公司領導審查后，方可加蓋合同專用章。3.3. 合同履行的監(jiān)控3.3.1 類別采購員應對合同的履行情況作詳細全面的書面記錄，綜管科合同管理員應監(jiān)控合同的全面、實際履行，公司法律事務機構對合同的履行情況定期進行檢查。3.3.2 項目采購合同生效后，對方當事人不履行合同義務或履行合同義務不符合約定條件的，類別采購員應及時采取保護訴訟時效和防止損失擴大的措施，同時向公司法律

43、事務機構通報情況，尋求法律支持。涉及公司不能履行合同的，應及時與對方當事人簽訂變更或終止合同的協(xié)議，防止發(fā)生糾紛。因合同糾紛啟動訴訟或仲裁程序的，類別采購員應將合同文本及相關資料復印件及時報送公司法律事務機構，并協(xié)助糾紛的處理。3.3.3 生效的合同在履行完畢前需變更、終止或轉讓的，類別采購員代表公司與對方當事人簽訂的相關協(xié)議，應按本辦法規(guī)定的合同簽審程序將協(xié)議報原合同審查人員審查。3.4. 合同檔案和臺帳3.4.1 綜管科合同管理員為合同歸檔責任人，合同文本正本、技術協(xié)議、履行合同過程中形成的變更、終止、轉讓協(xié)議的原件應在生效之日起五個工作日內由類別采購員提交本單位合同管理員，類別采購員只能

44、留存復印件，如需使用原件，應辦理借用手續(xù)。3.4.2 合同管理員負責建立本單位合同簽訂、履行臺帳，對合同的簽訂、履行、變更、轉讓、終止等作全面的記錄。3.4.3 類別采購員與公司解除勞動合同、離退休、換崗的，應填寫資料交接清單，辦理好業(yè)務和資料的交接手續(xù)，同時就其在崗時簽訂的合同與接受人一起承擔連帶責任。3.5. 合同專用章3.5.1 合同專用章是簽訂合同的專用印章，除特殊情況可加蓋公司的行政印章外，在合同加蓋的其它印章，公司一律不予認可，并視造成的后果，追究相關人員的責任。3.5.2 合同專用章的啟用應嚴格遵守簽審分離制和簽章審批制的規(guī)定，禁止未經審查在合同上加蓋合同專用章，禁止未經特別授權

45、使用蓋章的空白合同書。3.5.3 合同專用的管理由綜管科合同管理員負責。4附則4.1 本制度如與國家法律、法規(guī)以及昊華鴻鶴公司相關規(guī)定不一致時，按上級規(guī)定執(zhí)行。4.2 本辦法由項目采購部負責解釋，自發(fā)布之日起施行。項目物資采購二級招標管理辦法1范圍本標準規(guī)定了項目物資采購二級招標的范圍和管理。本標準適用于昊華鴻鶴項目物資二級招標管理。2規(guī)范性引用文件下列標準包含的條文，通過本標準的引用而構成為標準的條款。在標準出版時，所示版本均為有效。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準。然而,鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不

46、注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。3管理內容和方法3.1. 則3.1.1 為了規(guī)范昊華鴻鶴項目采購部物資采購行為，加強物資采購活動的監(jiān)督管理，推行物資招標采購。根據(jù)中華人民共和國招投標法以及昊華鴻鶴化工有限責任公司招標管理規(guī)定，結合項目采購實際，特制定本辦法。3.1.2 物資招標采購應當遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則。任何單位或個人不得以任何方式非法干涉招標投標活動的正常進行。3.1.3 適用范圍：3.1.3.1 建設工程項目的勘察、設計、施工（土建、安裝）、建立、物資以及工程咨詢等的采購。3.1.3.2 項目招標分為：物資招標、項目招標以及咨詢服務招標。3.1.3.3 下列情況

47、可不進行招標：技術復雜或者性質特殊不能確定技術要求的；招標所需時間太長，不能滿足工程進度要求的；嚴重供不應求的物資；高溫、高壓影響系統(tǒng)運行全局的專控備品、備件；中國化工集團或昊華總公司、昊華鴻鶴公司系統(tǒng)內統(tǒng)一調配或內供的物資；法律、法規(guī)另有規(guī)定的；因其他特殊原因，必須協(xié)商談判以獲取有利條件的。3.2. 采購預算的確定：采購部類別采購員接到采購計劃后，按以下三個方面預算采購成本，確定采購預算，返綜管科確定采購方式。3.2.1 對比公司同類物資、項目、咨詢服務的采購價（在K3管理系統(tǒng)查詢）。3.2.2 市場調研。3.2.3 廠家或經銷商詢價。3.3. 招標方式：公開招標和邀請招標。根據(jù)政府部門和昊

48、華總公司招標管理相關規(guī)定，必須實行公開招標的，實行公開招標；此外具備公開招標條件的，采取公開招標；不具備公開招標條件的采取邀請招標。邀請招標應爭取將所有具備資格、資質，經企業(yè)認證合格的供應商納入邀請范圍，邀標單位不得少于3家。邀標單位應選擇與公司有長期合作、實力較強、相互信任、遵紀守法的供應商。3.4. 招標采購流程滿足中國昊華化工（集團）總公司招標要求的項目采購，應提交昊華總公司進行招標。不滿足條件的，則根據(jù)昊華鴻鶴物資采購分級招標管理的工作要求。招標采購物資的等級劃分為：3.4.1 一級招標：3.4.1.1 一級招標范圍物資：采購預算10萬元以上（含10萬元）或全年累計采購20萬元以上（含

49、20萬元）的同種物資。工程服務咨詢類：采購預算在30萬元以上的工程項目與服務咨詢。3.4.1.2 一級招標流程一級招標采購由項目采購部分管類別采購員提出招標方案（申請）和招標文件經相關人員及項目采購部領導、公司領導審批后，報昊華鴻鶴招標辦牽頭組織承辦。招標流程按昊華鴻鶴化工有限責任公司招標管理辦法以及昊華鴻鶴化工有限責任公司招標管理實施細則辦理。3.4.2 二級招標3.4.2.1 二級招標范圍物資：采購預算1萬元以上（含1萬元）10萬元以下或全年累計采購20萬元以下（含20萬元）的同種物資。工程服務咨詢類：采購預算在30萬元以下的工程項目與服務咨詢。3.4.2.2 二級招標流程3.4.2.2.

50、1 二級招標采購由項目采購部分管類別采購員提出招標方案（申請）和招標文件經相關人員及項目采購部領導審批后，報項目采購部綜管科牽頭組織承辦。3.4.222類別采購員向邀請投標的供應商發(fā)出邀標文件。3.4.223各供應商在約定時間提交密封投標書，項目采購部綜管科組織開標。工程項目建設所需設備、材料要求到貨時間緊急時可要求供應商在開標前傳真投標書。3.4.2.2.4經評標人員評審，認為所有投標都不符合招標文件要求的，可以否決所有投標，重新組織招標。3.4.225有下列情況之一的，投標書無效：投標書未密封；未加蓋單位印章和法定代表人的印鑒；未按招標文件編制或字跡模糊，辨認不清；逾期送達；未按招標文件要

51、求交納投標保證金或提供銀行保函；其它不符合招標文件要求的。3.4.2.2.6根據(jù)招標申請中提出的評標方式（主要為價格評標法、綜合評分法、綜合評議法）確定中標單位。1.1.1.1.1.1 采用價格評標法，應按投標報價由低到高順序排列。投標報價相同的，按技術指標優(yōu)劣、交貨周期等順序排列。評標小組認為，排在前面的中標候選供應商的最低投標價或者某些分項報價明顯不合理或低于成本，有可能影響招標質量和不能誠信履約的，應當要求投標方予以解釋說明，并提交相關證明材料；否則，評標小組可以取消該投標人的中標候選資格，按順序遞補中標候選供應商，以此類推。1.1.1.1.1.2 采用綜合評分法，按評審后得分由高到低排

52、序。得分相同的，按投標報價由低到高排列。得分且投標報價相同的，由評標小組以表決方式確定中標人。1.1.1.1.1.3 采用綜合評議的，應在各評標小組成員充分發(fā)表個人意見的基礎上形成統(tǒng)一意見，并最終確定中標人。如意見存在較大分歧，可通過表決方式確定中標人。1.1.2.2.7 確定中標單位后，類別采購員根據(jù)評標結果向綜管科招標管理員提出授標決定。1.1.2.2.8 綜管科根據(jù)授標決定向中標供應商發(fā)中標通知，中標單位憑授標決定與類別采購員簽定商務合同。1.1.2.2.9 綜管科根據(jù)授標決定進行二級別招標結果公示，公示內容包括項目名稱、數(shù)量、主要技術指標、中標單位名稱、中標單價、總金額以及招標負責人姓

53、名等。公示時間從中標通知書發(fā)出之日起計算，公示時間不少于一周。3.5. 招標采購實施細則：3.5.1 物資采購招標的設備、材料必須是標準、定型、通用設備。直接從廠家購買的特殊設備、材料執(zhí)行定點招標的管理規(guī)定。3.5.2 招標采購的設備、材料與工程項目所需一致，確保零庫存。3.5.3 為滿足工程建設需要，招標采購的廠房廠務和小型通用設備采購實行分類備選供應商提前備案制。3.5.4 分別選定36家與公司長期合作的有一定實力的供應商作為各類物資采購的首選供應商，分別報招采委、監(jiān)審部備案。3.5.5 每一類材料采購在工程建設項目安裝初期根據(jù)主要的采購計劃分別實施一次招標，確定的中標供應商即作為該類物資

54、在該建設項目中的供應商，工程中同類材料的零星采購由該供應商供貨確保工程需要。3.5.6 項目采購部組織的二級招標采購計劃報招采委、監(jiān)審部備案，招標過程和審批單等資料在綜管科存檔。3.6. 項目采購部成立二級招標采購領導小組，領導小組組長由采購部部長擔任，部長助理、綜管科、類別采購科以及相關技術部門人員為小組成員。開標、評標工作由采購領導小組組織實施，評標結果定期報監(jiān)審部、招采委備案。3.7. 本辦法自發(fā)布之日起實行。4附則4.1 本制度如與國家法律、法規(guī)以及昊華鴻鶴公司相關規(guī)定不一致時，按上級規(guī)定執(zhí)行。4.2 本制度由項目采購部負責解釋。項目采購部庫房管理制度1范圍本標準規(guī)定了項目采購部庫房管

55、理內容和職責。本標準適用于昊華鴻鶴公司項目采購部庫房的管理。2規(guī)范性文件引用下列標準包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條款。在標準出版時，所示版本均為有效。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版不適用本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。3管理內容與職責3.1. 目的和范圍3.1.1 本制度規(guī)范了項目采購部物資庫管理的控制要求和方法3.1.2 本制度適用于項目采購部的物資倉庫管理3.2. 物資的入庫驗收庫房管理人員應憑采購訂單與供方提供的送貨單進行物資入庫驗收，需檢

56、查貨物外觀，并準確核實供應商、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、品牌、技術指標、質量等訂單要素是否與貨物一致。如遇情況急需，無采購訂單的物資入庫，需類別采購科科長以上領導通知方可入庫，類別采購員應在物資入庫后的一個工作日內補辦采購訂單手續(xù)。3.2.1 廠房廠務中，鋼材（包括黑色、有色金屬、不銹鋼，線、型、管、板以及焊接材料），各類水泥，各類木材驗收后，直接運到各自指定堆場。3.2.2 其余物資，庫管員接到類別采購員到貨通知后，應做好物資入庫的各項準備工作。3.2.3 需質檢的物資入庫后，庫工應及時通知類別采購員聯(lián)系相關部門檢驗，待質檢合格后方可辦理正式的外購入庫手續(xù)。如有技術要求或特殊要求的物資（如成套設備、機電儀器等）由提出物資需求部門派員與采購部類別采購員和庫房管理員根