檔案歸檔管理方案

1、檔案歸檔管理方案-數(shù)據(jù)應(yīng)用部一、背景作為一個(gè)大數(shù)據(jù)公司，在科技飛速發(fā)展的今天，數(shù)據(jù)應(yīng)用廣泛。數(shù)據(jù)累積的不易，讓公司領(lǐng)導(dǎo)層意識到數(shù)據(jù)的珍貴。上到公司公有數(shù)據(jù)，下到部門私有數(shù)據(jù)，都是一個(gè)公司的安身立命之本。將數(shù)據(jù)完整累積，完整保存下來，也是公司現(xiàn)在的當(dāng)務(wù)之急。要堅(jiān)持把檔案歸檔作為部門每個(gè)員工的責(zé)任，立足抓早抓小抓快抓好，謀長遠(yuǎn)之策、行固本之舉、建久安之勢、成長治之業(yè)。二、目的加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范部門檔案的收集、歸檔程序和方法，確保部門檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合部門需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。結(jié)合本部門實(shí)際情況，特制定本細(xì)則，可以制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理檔案。三、適用范圍整個(gè)部門

2、工作中形成的各種材料，包括：部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、部門管理方案、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等。四、歸檔要求1、地址要求（1）電子類檔案存放地址：部門百度云賬號；（2）非電子類檔案存放地址：倉庫或是檔案室。2、檔案要求（1）應(yīng)歸檔的材料，必須齊全完整、準(zhǔn)確、真實(shí)；（2）電子類檔案必須有詳細(xì)的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物；（3）非電子類檔案必須原件歸檔，且重要的資料，常備兩份，一份用于保存，另一份便于借閱。3、時(shí)間要求（1）對于當(dāng)天能完成工作且產(chǎn)生有價(jià)值的檔案資料，及時(shí)進(jìn)行歸檔保存；電子類檔案資料，做到隨辦隨歸

3、。（2）對于周期長的工作，若是電子檔案，應(yīng)及時(shí)上傳部門百度云。若是非電子文檔，則先有個(gè)人保存好，待工作結(jié)束后，及時(shí)放到倉庫或是檔案室進(jìn)行保存；（3）根據(jù)檔案資料的保存價(jià)值，歸檔的期限可以分為：永久、長期、短期。4、質(zhì)量要求（1）每年歸檔率要達(dá)到：100%，凡是要求歸檔的文件、資料必須歸檔，不得遺失。如有丟失，要追究有關(guān)人員責(zé)任；（2）歸檔物品要分類清晰、擺放整齊、美觀、便于查找。5、保管要求（1）非電子類檔案歸檔的倉庫或是檔案室必須堅(jiān)固、安全，庫內(nèi)清潔、通風(fēng)，應(yīng)有防火、防盜、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠“七防”措施；（2）對于長時(shí)間保存容易破損的檔案資料，派專人定期觀察。如果出現(xiàn)破損，應(yīng)及時(shí)進(jìn)

4、行修補(bǔ)、復(fù)制或其他技術(shù)處理；（3）根據(jù)保管的資料的價(jià)值，劃分保管期限，做到準(zhǔn)確無誤。定期銷毀，且必須經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)的審查，填寫銷毀單。6、職責(zé)要求（1）管理層1）負(fù)責(zé)部門檔案歸檔制度落地且有力執(zhí)行，監(jiān)督執(zhí)行情況；2）負(fù)責(zé)檔案資料的鑒定（保存價(jià)值）；3）負(fù)責(zé)檔案借閱、銷毀的單表審批。（2）員工這里分為普通部門內(nèi)員工和檔案歸檔管理專職人員1）普通員工：負(fù)責(zé)部門內(nèi)檔案資料的收集、整理；2）專職人員：負(fù)責(zé)部門內(nèi)檔案資料的分類、統(tǒng)計(jì)、標(biāo)識、貯存、保管、質(zhì)量、利用、歸檔。五、歸檔程序1、檔案資料收集由部門內(nèi)所有人員對部門日常工作中和長期工租中形成的檔案資料進(jìn)行收集。2、檔案資料整理將收集上來的檔案資料，進(jìn)行

5、整理、分類。相類似的檔案資料匯集一處，便于后期工作處理。3、檔案資料鑒定將整理、分類好的檔案資料交由領(lǐng)導(dǎo)過目，鑒定其是否有歸檔保存的資格，且還要在有資格歸檔保存的檔案資料中確定歸檔期限。4、檔案資料統(tǒng)計(jì)檔案歸檔管理人員根據(jù)鑒定后，留下來的檔案資料，進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。標(biāo)記好每個(gè)歸檔期限的總個(gè)數(shù)，以及該期限相對應(yīng)的各類個(gè)數(shù)。5、檔案資料標(biāo)識檔案歸檔管理人員根據(jù)鑒定后，留下來的檔案資料，進(jìn)行檔案資料編號，增加尋找辨識度。如：SJYYB-SX-ZP-CB-001類別數(shù)據(jù)應(yīng)用部聲像資料照片承保順序編碼SJYYBSXZPCB001（1）非電子類檔案資料需要對貨架和檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確的標(biāo)識1）貨架采取打印條行標(biāo)識

6、碼的形式，如圖：2）檔案資料也采取打印條行標(biāo)識碼的形式，且需要標(biāo)識序號，如圖：（2）電子類檔案資料需要對文件夾和文件進(jìn)行準(zhǔn)確的標(biāo)識1）文件夾命名標(biāo)識2）文件命名標(biāo)識6、檔案資料登記制作一個(gè)歸檔登記表，將部門人員提交的檔案資料記錄在冊，方便日后校對、查找。檔案歸檔登記表 提交人：序號類別分類名稱歸檔類別數(shù)量提交日期1聲像檔案照片類承包照片232019、XX、XX2聲像檔案照片類其他照片242019、XX、XX3聲像檔案錄像類晨會(huì)錄像252019、XX、XX4聲像檔案錄像類其他錄像262019、XX、XX5電子檔案表格類承保電子分戶清單272019、XX、XX6電子檔案表格類其他282019、XX

7、、XX7電子檔案文檔類方案292019、XX、XX 接收人：7、檔案資料存期根據(jù)管理層鑒定后，確定各類檔案資料存期時(shí)間，制作一個(gè)檔案資料存期表便于多年后可以定期銷毀無用檔案資料。如下表：檔案資料存期表保管期限：永久 長期（10年） 短期（3年）類別編碼分類名稱分類編碼歸檔范圍保管期限聲像檔案SX照片類ZP承包照片永久其他照片長期錄像類LX晨會(huì)錄像永久其他錄像長期電子檔案DZ表格類BG承保電子分戶清單長期其他長期文檔類WD方案短期8、檔案資料歸檔由檔案歸檔管理人員根據(jù)已經(jīng)整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、標(biāo)識完成的檔案資料歸放到相對應(yīng)的為位置。要求：非電子類的檔案資料，要擺放整齊、美觀、查找方便。六、檔案

8、借閱1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫借閱審批單。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；2、檔案外借一般只借復(fù)印件，借原件者需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面驗(yàn)證清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)；3、借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超越借閱時(shí)間，需重新辦理手續(xù)；4、借閱人必須愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、轉(zhuǎn)借。5、借閱審批單如下表：檔案借閱審批單借閱人：日期：總經(jīng)理助理分部經(jīng)理使用目的序號借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期備注1234567891011七、檔案銷毀1、由于儲存空間有限，就一些存期較短的檔案資料，進(jìn)行定期銷毀；2、對已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須填寫檔案資料銷毀表，編制銷毀目錄，報(bào)告部門經(jīng)理審批，批準(zhǔn)后方可銷毀；3、執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，人員不得少于兩個(gè)人，且喜銷毀目錄上簽字。最后，將銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。4、檔案銷毀審批單如下表：檔案銷毀審批單擬銷毀檔案資料名稱擬銷毀檔案資料編號擬銷毀檔案資料份數(shù)擬銷毀時(shí)間入檔時(shí)間存檔年限銷毀人監(jiān)督人銷毀原因領(lǐng)導(dǎo)意見提交人： 日期：八、檔案交接部門檔案管理人員工作變動(dòng)或離職的，要填寫檔案移交審批