工程管理部資料員管理制度

1、工程管理部資料員管理制度V:1.0管理制度精選整理工程管理部資料員管理制度2020-4-1工程管理部料員管理制度初稿一、資料員崗位職責(1)負責工程管理部內(nèi)部及與項目部、公司總部及其他有關部門之間的文 件及資料的收發(fā)、傳達、管理等工作，應進行規(guī)范管理，做到及時收發(fā)、認真 傳達、妥善管理、準確無誤。(2)負責所涉及到的工程圖紙、資料的收發(fā)、登記、傳閱、借閱、整理、 組卷、保管、移交、歸檔。(3)參與工程管理部定期不定期的檢查工作，做好項目部的各類文件資料 的及時收集、核查、整理、保管等工作。(4)負責施工資料的分類、組卷、歸檔、移交工作。(5)及時檢索和查詢、收集、整理、傳閱、保存有關工程管理方

2、面的信息。(6)參與工程投標工作。提供投標文件所需要的一些文件及人員檔案等。 投標結束后，做好投標文件的保存工作。二.收集工程資料的原則(1)及時參與原則。施工單位文件資源的收集、管理工作必需納入整個工 程項目管理的全過程，應經(jīng)常深入施工工程現(xiàn)場，了解施工動態(tài)，及時準確地 掌握工程施工管理方面全面信息，便于施工資源的及時收集、整理和核對。(2)保持同步原則。資源的收集工作與工程施工的每一道工序密切相關， 必須與工程的施工同步進行，以保證文件資源的準確性和時效性。(3)認真把關原則。與項目經(jīng)理、施工技術負責人密切配合，嚴把文件資源的質(zhì)量關。無論是對企業(yè)內(nèi)部，還是對相關單位之間往來的文件資源都應認

3、 真核查、校對，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。三.資料的管理工作(一)施工資料的管理1、整理分類。施工資料必須及時整理、分類。(1)、按資料的來源不同。如分為屬于建設單位、勘察單位、設計單位、 監(jiān)理單位、材料設備供應單位、施工總包單位、分包單位、有關部門等。(2)、按資料歸檔的對象不同分類。如屬于建設單位、施工單位、城建檔 案館等。(3)、按資料的內(nèi)容不同分類。如屬于施工管理資料、施工技術資料、施 工物質(zhì)資料、施工測量記錄、施工記錄、隱蔽工程檢查驗收記錄、施工檢測資 料、施工質(zhì)量驗收記錄、工程竣工驗收資料等按資料的專業(yè)性質(zhì)不同分類。如 屬于建筑結構工程、建筑裝飾裝修工程、建筑給水排水及采暖工程、通風與空

4、 調(diào)工程、建筑電氣工程、建筑智能工程、電梯工程等。(4)、按資料形成先后順序分類。對同一類型的資料應其形成時間的先后 順序進行排序。2、存放保管。應配置適當?shù)姆块g、器具(如文件筐、文件夾、文件盒、 文件柜)等來存放文件資料。資料盒、書籍等要擺放整齊，加強管理，做好防 范工作。3、嚴格履行借閱手續(xù)。應建立建健全完善的關于文件及資料的收集、分 類、整理、保存、傳閱、借閱、查閱等制度，嚴格按照規(guī)定的程序辦理，避免 文件資料的丟失和損壞。4、及時組卷、保管、移交、歸檔。整理后的文件應及時組卷，按照合同 和有關規(guī)定，及時把需要建設單位、施工單位、城建檔案館保存收藏的竣工資 料，分別進行移交，完好歸檔。5

5、、負責做好各類資料積累、整理、處理、保管和歸檔立卷等工作，注意 保密的原則。6、參與施工現(xiàn)場規(guī)劃，編制施工組織設計、施工進度計劃，制定施工方案, 提取材料用量計劃。7、負責施工資料的收集、編制與整理，收集質(zhì)量證明文件。8、定期檢查，每月25日檢查當月所完成工程的施工資料。(二)、招投標文件的管理1、招投標資料管理范圍(1)、招標資料：招標文件，即招標辦、甲方發(fā)放的所有紙質(zhì)文件和電子版 文件。(2) .投標資料：投標文件，即：商務標、技術標、經(jīng)濟標等。(包括紙質(zhì)文件和電子版文件)。2、招標文件的收集(1) .無論公司任何部門、任何人取到招標文件或其他相關文件后，應立 即交與工程管理部，由工程管理

6、部根據(jù)招標文件的要求，復印相關內(nèi)容，分發(fā) 到各投標相關部門。(2) .分發(fā)之后，工程管理部資料員負責將原版的招標文件及其他相關文件分類、整理、歸檔(3) .任何部門人員從工程管理部借閱招標文件原件，都必須嚴格遵照工 程管理部制定的借閱程序，須經(jīng)總工程師簽字批準后方可借閱。3、投標后的投標文件收集(1) .無論中標與否，各參與投標的部門在送交投標資料時應備份，并由 工程管理部資料員整理、收集，確認完整后五日內(nèi)將整套投標文件存檔。(2) .參與投標的相關部門，不得私自從工程管理部借出備份文件，有關 部門方確實需要借閱，則借閱人應有部門領導的簽條(見樣條)。(3) .工程管理部領取中標通知書后，應即

7、刻由資料員存檔，使用時按借 閱制度借閱和歸還。4、中標圖紙的發(fā)放和存檔(1) .根據(jù)慣用的招投標程序，凡甲方或招標公司發(fā)放的正式的施工圖紙, 必須在工程管理部存檔一份備用圖紙，給公司各部門借閱提供方便。(2) .對于公司自行設計的施工圖紙，同樣按照上述規(guī)定自覺執(zhí)行。(3) .甲方、招標公司發(fā)放的正式圖紙(蓋有報審章或甲方簽字認可)存 檔后，不得隨意借出、涂改。如需要，可臨時翻閱或復印，復印者應在文件借 閱處登記。(4) .上述要求會給公司在中標后的決策、設計、施工、設計變更，施工 變更以及決算工作提供依據(jù)。4、存檔后招投標文件的管理(1) .資料員負責管理招投標文件資料，按照日期，項目、及不同的性質(zhì) 進行整理、分類、登記、存檔備案，負責對存檔文件資料的定期整理和檢查， 負責統(tǒng)計文件借閱登記及歸還情況，確保文件的完好性和有效性。(2) .資料員對所有招投標資料負責統(tǒng)一管理，因工作原因需要借閱招投 標資料，要明確責任人和使用期限，并持有部門領導的簽條，使責任明確化、 具體化，以保證資料的完整和如期歸還。使用期間，使用人要保證資料的完整 和清潔，造成破碎和丟失的要追究相應的責任。3 .報廢的資料嚴格按照銷毀和監(jiān)銷制度進行銷毀。4 .公司職員調(diào)離或離開之前，要到工程管理部簽字確認是否有借閱記錄， 如有借閱，要將所借