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1、備 忘 錄致:萬總 由:公關(guān)營銷部抄送:張總、王總監(jiān)(財務(wù))、王總監(jiān)(餐飲)、閉總監(jiān)、高總監(jiān)編號: P.&S.200727號日期:2007-9-23事宜:交易會公關(guān)接待活動策劃方案 102屆交易會將至,為了在這個萬客云集的國際綜合性貿(mào)易盛會中,為了讓來自海內(nèi)外的賓客享受更多滿意和驚喜的服務(wù),公關(guān)部將通過歡迎酒會、節(jié)目表演等形式,策劃了主題為“近者悅,遠者來”的公關(guān)接待活動,為此提高酒店的美譽度和吸引跟更多的回頭客。1、 活動主題“近者悅,遠者來”歡迎會2、 活動內(nèi)容:l 歡迎酒會:為答謝參加第102屆春交會的中外嘉賓入住華師粵海酒店,體現(xiàn)我酒店殷勤好客的服務(wù),酒店按慣例舉行兩期的歡迎酒
2、會。l 啤酒花園:為了給賓客提供更多的極致釋然的體驗,給賓客提供一個放松心情的環(huán)境,按慣例開設(shè)“啤酒花園”露天酒吧設(shè)施。活動時間及地點歡迎會:2007年4月16日 18:0020:002007年4月26日 18:0020:00地點:酒店大堂3、歡迎酒會活動參與人員交易會賓客+全體銷售人員+服務(wù)員+酒店各部門負責(zé)人+酒店翻譯4、歡迎酒會活動流程17:30全體銷售人員大堂門口迎賓17:40播放酒管英文宣傳片18:00賓客進入大堂18:00天竺少女表演(銷售部敬酒、交換名片和節(jié)目表演同步進行)18:20健美操表演18:30全體銷售人員敬酒,與來賓交談聯(lián)誼18:50“歡樂中國年表演19:00拉丁舞表演
3、(倫巴和恰恰)19:15-19:40樂隊表演20:00活動結(jié)束五、裝飾及布置1、南門及北門設(shè)置活動指引企牌2、歡迎會主題噴畫背景板。(設(shè)計稿再附上)3、酒店電梯內(nèi)擺放宣傳海報。4、啤酒花園和酒店的外圍請參考附件(啤酒花園平面設(shè)計圖和酒店交易會期間外景布置平面圖)六、方案實施細則部門具體事項負責(zé)人備注餐飲部1、4月5日前落實活動菜單報財務(wù)部審批。(餐飲成本控制在1500元/晚)2、活動當(dāng)日16:30前按公關(guān)部出示設(shè)計圖擺放臺面、啤酒臺。(設(shè)計圖僅供參考,可根據(jù)現(xiàn)場靈活調(diào)動)3、活動當(dāng)日17:30前安排服務(wù)人員準(zhǔn)時到場負責(zé)當(dāng)晚酒水補充、服務(wù)工作。4、協(xié)助布置,主要是擺臺。5、活動結(jié)束,所有物品統(tǒng)一
4、回收。王總監(jiān)此分配細則若有變動,公關(guān)部另行知會。工程部1、當(dāng)日17:00前協(xié)助公關(guān)部完成布置、音響安裝項目。音響準(zhǔn)備:音響、無線麥2支、麥架一個、投影儀及投影幕一套。2、活動當(dāng)天17:30前安排一名工作人員配合公關(guān)部作全面檢查布置,并全程跟進。具體要求公關(guān)部另行知會。4、布置所需的工程物品由工程部負責(zé)申購,如射燈、鐵架等。閉總監(jiān)采購部1、 請于4月5日前落實,根據(jù)去年存放的椅子、太陽傘數(shù)量,金威啤酒商給予贊助補充,調(diào)整桌椅傘。數(shù)量將在餐飲部盤點后,餐飲部知會公關(guān)部,然后再知會采購部。陳經(jīng)理公關(guān)銷售部1、 活動統(tǒng)籌,全面協(xié)調(diào)總指揮。2、 活動結(jié)束后收集整理名片,并召開工作總結(jié)會。3、 酒會中銷售
5、人員與賓客關(guān)系組借助契機與客人溝通,并及時解決每天所存在的問題,盡量令客人在下一屆的交易會中再次選擇我酒店,成為回頭客。4、組織跟車人員每天在館內(nèi)停車位等候客人時,派發(fā)酒店交易會服務(wù)指南,適當(dāng)時向客人索取名片,借此增強酒店知名度,收集酒店下一屆交易會的潛在客戶資料。羅總監(jiān)1、 活動方案策劃及全程實施跟進。2、 月5日前落實演出人員。3、 落實各參與演出人員的服裝道具及進程安排。4、 落實交易會的全體布置和啤酒花園的布置。藍奕升1、 月日前落實背景板、宣傳噴畫的設(shè)計。2、 負責(zé)當(dāng)晚活動現(xiàn)場拍攝。3、 當(dāng)日16:00準(zhǔn)備場地布置。4、 全面配合實施活動方案。袁衛(wèi)國1、17:30準(zhǔn)時到場迎賓2、及時
6、了解客人的需要。其他銷售人員財務(wù)部1、 請按方案及考勤表核算演出人員工資費用。盧經(jīng)理培訓(xùn)部1、 活動全程服務(wù)質(zhì)量督導(dǎo)。2、 按公關(guān)部報表落實演出人員考勤。3、 請人事部組織參加表演員工做好節(jié)目表演的準(zhǔn)備(如服裝、彩排、排練等),節(jié)目為:天竺少女、歡樂中國年和健美操。胡經(jīng)理保安部1、協(xié)調(diào)當(dāng)晚活動車輛停放。2、 當(dāng)晚活動安全顧問。3、 17:00前安排二名員工協(xié)助公關(guān)部布置、搬運。4、 活動結(jié)束,配合餐飲部回收物品。梁助理房務(wù)部1、 前臺員工熟悉此次活動內(nèi)容,并隨時向賓客提供活動內(nèi)容。2、 向客人推薦各活動,讓客人了解活動細節(jié)。3、 當(dāng)晚活動地毯及衛(wèi)生工作跟進。4、 協(xié)助提供并布置綠化植物,聯(lián)系增加6盆散尾葵放于啤酒花園內(nèi),增加綠化面積。5、 協(xié)助做好滿意度調(diào)查。高總監(jiān)陳助理七、廣告宣傳及活動預(yù)算:此費用預(yù)算為活動最高費用,項目確定后費用按執(zhí)行實施標(biāo)準(zhǔn)核算。活動食品成本:1500元/晚場地噴畫、氣球裝飾費用:1000元外聘演出費用:130
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