淺談北京大學(xué)圖書館圖書招標(biāo)工作的過程及特點(diǎn)

1、淺談北京大學(xué)圖書館圖書招標(biāo)工作的過程及特點(diǎn)     論文關(guān)鍵詞：大圖書館圖書采購(gòu)招標(biāo)北京大學(xué) 論文摘要：介紹北京大學(xué)圖書館是如何開展內(nèi)地版中外文圖書招標(biāo)工作的，分析了三個(gè)工作階段的各自特點(diǎn)。 為加強(qiáng)圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)，提高教學(xué)科研服務(wù)的能力，使文獻(xiàn)采訪工作規(guī)范、健康、有序、持續(xù)發(fā)展，依據(jù)北京大學(xué)文獻(xiàn)資源采購(gòu)方式和供應(yīng)商選管理辦法(試行)，北京大學(xué)圖書館于2007年3月底啟動(dòng)采用招標(biāo)方式選擇圖書供應(yīng)商的工作，目前這項(xiàng)工作已經(jīng)完成。本文就此項(xiàng)工作的開展過程、特點(diǎn)及出現(xiàn)的問題進(jìn)總結(jié)探討，以便為其他類型文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的招標(biāo)工作更有效地展開提供可以借鑒的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)

2、。 1北京大學(xué)圖書館開展圖書招標(biāo)工作的過程 北京大學(xué)圖書館開展圖書招標(biāo)工作的過程大致分為三個(gè)階段：明確目標(biāo)階段、著手準(zhǔn)備階段、進(jìn)入實(shí)施階段。 11明確目標(biāo)階段 眾所周知，高校圖書館的文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)來(lái)源于國(guó)家行政事業(yè)單財(cái)政資金撥款，既然是行政事業(yè)單位財(cái)政資金撥款，其使用必須符合中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法和中華人民共和國(guó)投標(biāo)招標(biāo)法的有關(guān)規(guī)定。為此，2006年6月，我們開始醞釀起草北京大學(xué)圖書館文獻(xiàn)資源采購(gòu)方式和供應(yīng)商選擇管理辦法(試行)(以下稱管理辦法)。管理辦法規(guī)定：“凡使用校撥經(jīng)費(fèi)采購(gòu)文獻(xiàn)資源均應(yīng)依照本辦法規(guī)定執(zhí)行”，并指出：“本辦法中的采購(gòu)方式包括：公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)

3、及自行采購(gòu)等”。這個(gè)規(guī)定使我們明確了目標(biāo)，即使用校撥經(jīng)費(fèi)采購(gòu)文獻(xiàn)資源應(yīng)按照管理辦法規(guī)定的方式來(lái)選擇供應(yīng)商，對(duì)供應(yīng)商的選擇可以依據(jù)文獻(xiàn)不同屬性、不同類型采取適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行。一般來(lái)講，圖書作為一種非固定標(biāo)的物，所選的只是供應(yīng)商的資格，因此必須采取招標(biāo)的方式對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行選擇。招標(biāo)方式有兩種，公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)，從我們館收藏文獻(xiàn)的實(shí)際來(lái)看，選用公開招標(biāo)的方式更能充分體現(xiàn)公開、公正、公平、誠(chéng)信的原則。 12著手準(zhǔn)備階段 在不斷修改、提交、報(bào)批管理辦法的同時(shí)，招標(biāo)選擇文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的準(zhǔn)備工作也在緊鑼密鼓地進(jìn)行。首先，我們成立了招標(biāo)工作小組，由負(fù)責(zé)采訪的館員組成，主管文獻(xiàn)資源建設(shè)的館長(zhǎng)和采訪部主任任正副組長(zhǎng)

4、。招標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)起草各種文件包括招標(biāo)公告、文獻(xiàn)供應(yīng)商投標(biāo)資格要求、評(píng)標(biāo)的主要依據(jù)、招標(biāo)文件以及涉及評(píng)標(biāo)打分的各種附件的擬定、評(píng)標(biāo)打分表等。由于北京大學(xué)圖書館文獻(xiàn)資源采集范圍廣、載體多，我們先期對(duì)內(nèi)地版中外文圖書供應(yīng)商采用招標(biāo)方式進(jìn)行選擇，其他各類型文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的選擇工作將靈活采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行。 13進(jìn)入實(shí)施階段 經(jīng)過大約一個(gè)學(xué)期，管理辦法獲得批準(zhǔn)，各種文件的準(zhǔn)備工作基本就緒，文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的招標(biāo)工作進(jìn)入實(shí)施階段。這個(gè)階段，我們主要做了以下幾件事：第一，向?qū)W校提出北京大學(xué)圖書館開展內(nèi)地版中外文圖書招標(biāo)采購(gòu)申請(qǐng)，并獲得批準(zhǔn)，學(xué)校授權(quán)圖書館作為其代理人負(fù)責(zé)文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的招標(biāo)工作。第二，按照管

5、理辦法規(guī)定，成立了北京大學(xué)圖書館招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組。招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組由9人組成，其中圖書館3人，學(xué)校紀(jì)檢委審計(jì)室財(cái)務(wù)部教務(wù)部、社科部、科研部各1人，圖書館館長(zhǎng)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)。第三，對(duì)已經(jīng)準(zhǔn)備好的各種文件，由招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組召開會(huì)議進(jìn)行最后審議，批準(zhǔn)實(shí)施。第四組織專家評(píng)標(biāo)小組。按照管理辦法規(guī)定，評(píng)標(biāo)小組由7人組成，其中圖書館2人，學(xué)校相關(guān)職能部門2人，第三方圖書館專家3人。學(xué)校紀(jì)檢委和審計(jì)室各一人出席，負(fù)責(zé)監(jiān)督。主管文獻(xiàn)資源建設(shè)的圖書館館長(zhǎng)任評(píng)標(biāo)小組組長(zhǎng)。第五，擬定招標(biāo)時(shí)間進(jìn)度表。第六，由招標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)發(fā)布招標(biāo)公告之后按照招標(biāo)時(shí)間進(jìn)度表，逐項(xiàng)落實(shí)各項(xiàng)議程接收投標(biāo)報(bào)名、進(jìn)行資格預(yù)審、收標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)、公

6、布中標(biāo)通知書。第六，招標(biāo)工作小組組織中標(biāo)單位進(jìn)行協(xié)議的洽談，并報(bào)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審查會(huì)簽協(xié)議。 2北京大學(xué)圖書館開展圖書招標(biāo)工作的特點(diǎn) 值得慶幸的是，在我們正式招標(biāo)之前，高校圖工委的普通高等學(xué)校圖書館集中采購(gòu)工作指南已經(jīng)出臺(tái)，國(guó)內(nèi)亦有為數(shù)不少的大學(xué)圖書館先于我們開展了招標(biāo)工作，指南和他們的成功經(jīng)驗(yàn)為我們提供了有益的借鑒，在開展圖書招標(biāo)工作的實(shí)踐中，我們也根據(jù)實(shí)際，逐步摸索出一些自己的經(jīng)驗(yàn)。 21選擇文獻(xiàn)資源供應(yīng)商應(yīng)有政策依據(jù)。 采取什么樣的方式來(lái)選擇文獻(xiàn)資源供應(yīng)商，絕不是隨意的主觀選擇，必須有章可依。管理辦法的出臺(tái)，成為我們選擇文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的主要政策依據(jù)，其優(yōu)點(diǎn)在于： (1)目的性強(qiáng)。管理辦法制

7、定的目的是在遵循國(guó)家有關(guān)政法律法規(guī)的前提下，為我們的工作立章建制，使以后文獻(xiàn)資源采購(gòu)方式和供應(yīng)商的選擇長(zhǎng)期有效地有章可依，規(guī)避因盲目選擇而帶來(lái)的各種風(fēng)險(xiǎn)。 (2)靈活性強(qiáng)。明確規(guī)定不同類型文獻(xiàn)應(yīng)采取不同方式來(lái)選擇供應(yīng)商。因?yàn)?，文獻(xiàn)作為一種特殊的商品，就招標(biāo)的標(biāo)的物而言，有固定的，也有非固定的；就讀者的使用而言，有急需的，也有非急需的就某一供應(yīng)商而言，有能夠提供的，也有其提供不了的；如果選擇單一方式來(lái)選擇文獻(xiàn)資源供應(yīng)商，不加區(qū)別，勢(shì)必會(huì)對(duì)工作造成不利影響。所以在管理辦法中，我們提出根據(jù)文獻(xiàn)不同類型采取不同方式選擇供應(yīng)商，其中包括自行采購(gòu)方式。這種靈活多樣的選擇方式有利于盡可能快速地將我們所需要的

8、文獻(xiàn)采集到館。 (3)主動(dòng)性強(qiáng)。文獻(xiàn)資源供應(yīng)商選擇事宜的組織實(shí)施，各單位視情況不同而有所不同。我校采取的是學(xué)校授權(quán)圖書館作為代理人進(jìn)行招標(biāo)工作，圖書館館長(zhǎng)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)。這樣安排的最大益處是圖書館作為執(zhí)行采購(gòu)的單位，在招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組各成員的充分參與、監(jiān)督和集體決策下，能夠獲得充分的話語(yǔ)權(quán)，以最大限度地保證優(yōu)選文獻(xiàn)資源供應(yīng)商。 (4)規(guī)范性強(qiáng)。明確規(guī)定文獻(xiàn)資源采購(gòu)方式和供應(yīng)商選擇全程應(yīng)遵循國(guó)家頒布的有關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)程序規(guī)定，使之不因某個(gè)人工作崗位的轉(zhuǎn)換而發(fā)生主觀改變。 (5)持續(xù)性強(qiáng)。眾所周知，文獻(xiàn)采購(gòu)不同于設(shè)備采購(gòu)，管理辦法不是就某種文獻(xiàn)資源采購(gòu)方式和某一年的供應(yīng)商選擇而制定的即時(shí)性文

9、件，具有持續(xù)性，對(duì)文獻(xiàn)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)、續(xù)約及終止合作都作了詳細(xì)規(guī)定。并對(duì)續(xù)約年限次數(shù)作了嚴(yán)格的限制。這些對(duì)以后工作的持續(xù)開展必將起到制度上的保障作用。 22文件起草工作應(yīng)逐項(xiàng)展開、重點(diǎn)準(zhǔn)備。 以管理辦法為政策依據(jù)，文獻(xiàn)資源供應(yīng)商招標(biāo)工作小組在主管館長(zhǎng)的直接領(lǐng)導(dǎo)下，開始了各種招標(biāo)文件的起草工作。在起草這些文件的過程中，我們借鑒了先前實(shí)行招標(biāo)的各兄弟院校的經(jīng)驗(yàn)，并針對(duì)我校的具體情況，重點(diǎn)對(duì)文獻(xiàn)供應(yīng)商投標(biāo)資格要求、招標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)的主要依據(jù)以及評(píng)標(biāo)打分表作了準(zhǔn)備。各文件內(nèi)容的主要特點(diǎn)在于： (1)文獻(xiàn)供應(yīng)商的資格要求應(yīng)貼近本校實(shí)際。一是對(duì)供應(yīng)商注冊(cè)資金的要求較高。北京大學(xué)作教育部直屬的全國(guó)重點(diǎn)綜合性大學(xué)，擁理學(xué)、管理學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)文學(xué)、歷史哲學(xué)醫(yī)學(xué)工學(xué)等專業(yè)學(xué)科，內(nèi)地版中外文圖書收藏學(xué)科覆蓋面廣、類目多，采用招標(biāo)方式選擇的圖書供應(yīng)商是我們采訪的主渠道，必須具有相當(dāng)?shù)膶?shí)力，我們把注冊(cè)資金定在500萬(wàn)以上的大企業(yè)，這些企業(yè)所能聯(lián)系的出版社一般都