行政辦公工作流程

1、【最新卓越管理方案您可自由編輯】（流程管理）行政辦公工作流程20XX年XX月多年的企業(yè)咨詢顧問經(jīng)驗(yàn)r經(jīng)過實(shí)戰(zhàn)險(xiǎn)證可以落地執(zhí)行的卓越管鹿方素，信得您不戟擁有湖南石磊文化傳播集團(tuán)行政辦公室工作流程目錄第壹部分行政制度壹、總則二、辦公場(chǎng)所管理制度1 、員工行為規(guī)范：2 、辦公用品管理3 、固定資產(chǎn)管理4 、公用書報(bào)管理三、印章使用和管理制度四、上傳下達(dá)制度1 、呈報(bào)2 、發(fā)文3 、收文4 、會(huì)議管理制度五、檔案管理制度六、后勤保障管理制度1 、會(huì)議接待2 、車輛管理第二部分流程1、呈報(bào)流程2 、客戶接待流程；3 、發(fā)文處理流程；4 、收文處理流程5 、辦公用品采購流程6 、辦公設(shè)備維修流程7 、固定

2、資產(chǎn)請(qǐng)購流程8 、印章刻制流程9 、印章使用流程10 、印章報(bào)廢流程11 、檔案歸檔、借閱流程12 、檔案銷毀流程13 、檔案歸檔流程14 、合同管理流程；15 、會(huì)議管理流程16 、車輛管理流程第三部分表格1 、辦公用品請(qǐng)購單2 、固定資產(chǎn)請(qǐng)購單3 、辦公設(shè)備報(bào)修申請(qǐng)單4 、印章使用申請(qǐng)表5 、印章刻制申請(qǐng)表6 、 印章報(bào)廢申請(qǐng)表7、呈報(bào)單8 、收文處理單9 、會(huì)議計(jì)劃審批表10 、會(huì)議預(yù)算金額表11 、會(huì)議簽到表12 、檔案歸檔登記表13 、檔案歸檔登記表（總表）14 、檔案借閱登記表15 、檔案銷毀登記表16 、用車申請(qǐng)單17 、派車單18 、車輛使用記錄表19 、車輛使行駛記錄表20

3、、車輛登記卡21 、車輛登記表（總）22 、燃油效率及油耗量結(jié)算表23 、行駛事故處理方案書第壹部分行政制度（壹）總則壹、為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。（二）辦公場(chǎng)所管理制度壹、員工行為規(guī)范：公司的員工均應(yīng)具有開拓進(jìn)取、愛崗敬業(yè)的精神，做到團(tuán)結(jié)協(xié)作、誠實(shí)守信、遵紀(jì)守法。待人接物態(tài)度和藹，言行舉止文明禮貌，接聽電話語調(diào)溫和親切。增強(qiáng)時(shí)間觀念，提高工作效率和質(zhì)量，上班時(shí)間不串崗、不遛崗、不閑談、不辦私事，工作時(shí)間不于網(wǎng)上玩游戲。上班時(shí)間做到精神飽滿，儀表穿戴端莊大方。辦公場(chǎng)所要保持整潔、衛(wèi)生；保持肅靜，不得高聲喊叫、吹口哨、哼小調(diào)；

4、不準(zhǔn)于非指定地點(diǎn)抽煙。嚴(yán)守紀(jì)律，服從大局，堅(jiān)持工作請(qǐng)示方案制度，逐級(jí)負(fù)責(zé)，各司其責(zé)。嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，杜絕泄密事故發(fā)生。二、辦公用品管理：1 、辦公用品采購流程填寫申購單-行政辦公室確認(rèn)物品后按照關(guān)聯(lián)規(guī)定、權(quán)限辦理審批f采購-驗(yàn)收入庫領(lǐng)用f辦公用品的采購請(qǐng)購人如實(shí)填寫請(qǐng)辦公用品請(qǐng)購單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后及時(shí)上交行政辦公室。所有辦公用品的采購工作統(tǒng)壹由行政辦公室辦理。堅(jiān)持集體采購制度，急用現(xiàn)買零散物品實(shí)行特事特辦原則，批量、貴重物品由采購人員及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)全程參和采購工作。2 、辦公用品的保管辦公用品由行政辦公室專員負(fù)責(zé)保管；購入批量的辦公用品應(yīng)及時(shí)入庫儲(chǔ)存，于辦公用品入庫登記本上如實(shí)填寫品名、規(guī)格、

5、價(jià)格、數(shù)量等，且簽字。階段性使用或暫時(shí)閑置的物品（電暖器、電扇等），要妥善保管，隨時(shí)待用。每月月底進(jìn)行辦公用品庫存盤點(diǎn)，確保賬物相符。三固定資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)管理總原則：誰用誰負(fù)責(zé)，維修歸行政。1 、固定資產(chǎn)的劃分標(biāo)準(zhǔn)和分類企業(yè)的勞動(dòng)資料，按其使用年限和價(jià)值大小分為固定資產(chǎn)和低值易耗品，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，列作固定資產(chǎn)壹般應(yīng)具備下列條件：1、單位價(jià)值于人民幣200O元及之上。2、使用期限超過壹年的房屋、建筑物、機(jī)器、機(jī)械、運(yùn)輸工具，以及其他和生產(chǎn)運(yùn)營有關(guān)的設(shè)備、工具、器具等。不屬于生產(chǎn)運(yùn)營主要設(shè)備的物品，使用期限超過倆年的列作固定資產(chǎn)。不符合上述條件的勞動(dòng)資料，列作低值易耗品。2 、固定資產(chǎn)的購建

6、、登記和計(jì)價(jià)請(qǐng)購：由請(qǐng)購人填寫固定資產(chǎn)請(qǐng)購單。審批：依次由部門總監(jiān)、分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批。購置：由歸口行政辦公室統(tǒng)壹購置。報(bào)帳：購置人憑發(fā)票和固定資產(chǎn)請(qǐng)購單到財(cái)務(wù)部門報(bào)帳。登帳：資產(chǎn)歸口部門應(yīng)開設(shè)“固定資產(chǎn)及低值易耗品登記簿”，對(duì)所購資產(chǎn)予以登記且負(fù)責(zé)到人。建卡：行政辦公室根據(jù)原始憑證及記帳憑證對(duì)符合固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的，建立固定資產(chǎn)卡片，壹式三份，財(cái)務(wù)部留壹份，行政辦公室壹份，另壹份由資產(chǎn)使用部門保存（見請(qǐng)購流程圖）。流程圖：請(qǐng)購f審批f購置f報(bào)賬f登帳f建卡3 、固定資產(chǎn)的修理、轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)移、盤點(diǎn)和報(bào)廢為保持固定資產(chǎn)的正常生產(chǎn)能力，保證固定資產(chǎn)的正常使用年限，企業(yè)必須對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行定期或

7、不定期的修理。辦公用品的維修統(tǒng)壹?xì)w口有行政辦公室負(fù)責(zé)，報(bào)修人必須先填寫辦公設(shè)備報(bào)修申請(qǐng)單嚴(yán)格執(zhí)行行政程序。固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓，必須按規(guī)定辦理轉(zhuǎn)讓手續(xù)。轉(zhuǎn)讓方式原則上應(yīng)實(shí)行有償轉(zhuǎn)讓。固定資產(chǎn)的無償轉(zhuǎn)讓，由總裁審批。固定資產(chǎn)于公司內(nèi)部轉(zhuǎn)移，必須辦理固定資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移手續(xù)，轉(zhuǎn)移手續(xù)由轉(zhuǎn)出部門辦理，要及時(shí)變動(dòng)固定資產(chǎn)卡片。于清查固定資產(chǎn)時(shí)，發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)盤盈、盤虧，應(yīng)查明原因，及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)。固定資產(chǎn)的報(bào)廢由使用和保管部門提出申請(qǐng)，且按審批權(quán)限辦理報(bào)廢手續(xù)。未經(jīng)批準(zhǔn)之前，不得隨意拆除或變價(jià)出售其實(shí)物。三、公用書報(bào)管理1. 行政辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)壹訂閱報(bào)刊雜志，集中收發(fā)和管理。2. 公司員工崗位所需的業(yè)務(wù)書籍，個(gè)人報(bào)

8、請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人和行政辦公室，總裁審核同意方能購買。3. 所有購買來的圖書，壹律到行政辦公室驗(yàn)收、登記、編號(hào)，且于發(fā)票上簽字。需要閱讀者，辦理借閱手續(xù)。四、公司門禁管理規(guī)范1. 外來人員因公需進(jìn)入公司，應(yīng)先登記，經(jīng)接洽部門或關(guān)聯(lián)人員同意后，再給來訪者指出接洽部門位置。如接洽部門或關(guān)聯(lián)人員不于或有其他原因不愿接見的，前臺(tái)應(yīng)委婉拒絕，請(qǐng)其外出。2. 提交的小件物品、信函、文件等應(yīng)由前臺(tái)代收發(fā)，前臺(tái)應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)備做好收、發(fā)工作，且例行登記。3. 下列外來人員嚴(yán)禁進(jìn)入公司：攜帶易燃易爆及危險(xiǎn)品的人員。不明身份、衣冠不整的人員。推銷產(chǎn)品及收購廢品的人員。非洽談公務(wù)人員，或是洽談公務(wù)但拒絕登記檢查者。來訪人員報(bào)不

9、清受訪部門及受訪人者。4. 接待來訪人員時(shí)，各部門接待人員應(yīng)加強(qiáng)保密意識(shí)，如客人翻閱辦公桌的資料時(shí)應(yīng)予以制止。5. 上班時(shí)間，集團(tuán)總部人員原則上嚴(yán)禁接訪客人，若有特殊情況，需向直屬上司說明，經(jīng)同意后于公司會(huì)議室會(huì)客，時(shí)間不能超過十五分鐘。（三）印章使用和管理制度壹、公司公章、合同專用章、總裁章、副總裁私章由行政辦公室統(tǒng)壹管理，專人負(fù)責(zé)。二、凡以公司名義上報(bào)和下發(fā)行文的請(qǐng)示、方案、匯報(bào)、通知等需先填寫印章使用申請(qǐng)表經(jīng)部門總監(jiān)及總裁簽字后方可用?。蝗?、因業(yè)務(wù)工作需要，如投標(biāo)、報(bào)價(jià)、做方案資料、更改銀行帳戶等需用行政印章時(shí)，先填寫印章使用申請(qǐng)表經(jīng)部門總監(jiān)簽字后方可用印。四、用合同專用章，必須經(jīng)分管領(lǐng)

10、導(dǎo)確認(rèn)、總裁審核且同意方可用印。五、嚴(yán)禁啟用公司行政印章為非本公司員工開具證明或介紹信。六、印鑒管理人員必須保證印鑒的絕對(duì)安全和正確使用，防止印鑒盜用或?yàn)E用，及時(shí)作好用印記錄。七、印章的刻制必須填寫印章刻制申請(qǐng)表報(bào)廢必須填寫印章報(bào)廢申請(qǐng)表。（四）上傳下達(dá)制度壹.呈報(bào)1. 發(fā)起人填寫呈報(bào)單。2. 部門負(fù)責(zé)人簽字及關(guān)聯(lián)會(huì)簽部門負(fù)責(zé)人簽字。3. 總顧問簽字。4. 副總裁簽字。5. 總裁簽字后返回發(fā)起人處，有發(fā)起人辦結(jié)匯報(bào)具體工作進(jìn)程且記錄和完成歸檔工作。總原則為，逐級(jí)報(bào)、不要越級(jí)、通過行政辦公室的呈報(bào)由行政辦公室負(fù)責(zé)跟蹤、回復(fù)、歸檔；沒有通過行政辦公室的呈報(bào)，由呈報(bào)人負(fù)責(zé)跟蹤；暫由部門歸檔；于規(guī)定時(shí)

11、間內(nèi)（每月底）統(tǒng)壹?xì)w交行政辦公室存檔；二.發(fā)文發(fā)文壹般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有壹定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告，日常的程序性、流程性文件發(fā)文應(yīng)先用公司呈報(bào)單填寫。力避隨意發(fā)文。1. 公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人f責(zé)任部門負(fù)責(zé)人初審（及關(guān)聯(lián)部門責(zé)任負(fù)責(zé)人會(huì)簽）f行政辦公室核稿-行政總監(jiān)審核-副總裁審核-總裁簽發(fā)-行政辦公室（統(tǒng)壹編號(hào)-打印-蓋章-發(fā)文-備案）2. 對(duì)外發(fā)文:擬稿人f部門經(jīng)理審核f主管副總經(jīng)理f總經(jīng)理核準(zhǔn)f總經(jīng)辦統(tǒng)壹編號(hào)f打印f蓋章（簽字）-發(fā)文-備案3. 密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。4. 緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。5. 文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字

12、精煉、用語準(zhǔn)確。三、收文1 .流程行政辦公室收文一登記行政辦公室擬辦一關(guān)聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)閱示一副總裁批示一總裁批示一行政辦公室分送一關(guān)聯(lián)部門承辦（催辦、辦結(jié)）2 .行政辦公室收文后及時(shí)填寫收文處理單。3 .協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。4 .文件的催辦由關(guān)聯(lián)辦公室公室負(fù)責(zé)，防止漏辦或延誤。5 .嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。6 .文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。7 .文件辦理完畢后，統(tǒng)壹交由行政辦公室指定專人保管、立卷歸檔。四、會(huì)議管理會(huì)議是集團(tuán)決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式和場(chǎng)合。集團(tuán)會(huì)議區(qū)分為定期例會(huì)和非定期會(huì)議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時(shí)參和，指定人員務(wù)必作好會(huì)議記錄，和會(huì)人

13、員遵守會(huì)議安排同時(shí)提高會(huì)議效率，會(huì)后請(qǐng)記錄人員將會(huì)議紀(jì)要交予關(guān)聯(lián)人員會(huì)簽。1、例會(huì)標(biāo)準(zhǔn)如下:會(huì)議名稱時(shí)間安排參加人員會(huì)議內(nèi)容召集/主持人員記錄人總裁辦公會(huì)議由總裁辦公室通知根據(jù)會(huì)議主題通知關(guān)聯(lián)人員根據(jù)運(yùn)營及管理需要擬定總裁辦公室總裁辦公室總裁辦公例會(huì)每周壹次，無特殊情況，每周壹上午10點(diǎn)副總監(jiān)及之上各板塊的日常運(yùn)營管理工作匯報(bào)副總裁行政辦公室準(zhǔn)時(shí)召開運(yùn)營分析會(huì)每月壹次，時(shí)間待定企管部及戰(zhàn)略規(guī)劃部關(guān)聯(lián)人員、總裁辦主任、財(cái)務(wù)總監(jiān)、行政辦公室關(guān)聯(lián)人員、下屬公司關(guān)聯(lián)負(fù)責(zé)人上月運(yùn)營工作總結(jié)、分析及下月的工作計(jì)劃展望副總裁行政辦公室2、會(huì)議要求:集團(tuán)內(nèi)會(huì)議由行政辦公室具體安排，請(qǐng)行政辦公室做好會(huì)議紀(jì)要且做

14、好會(huì)簽工作；如遇特殊情況，由行政負(fù)責(zé)人另行通知和會(huì)人員不得無故出席，且如實(shí)填寫會(huì)議簽到表，如不能出席者須向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)說明原因且請(qǐng)假。請(qǐng)和會(huì)人員將手機(jī)靜音。和會(huì)人員需于會(huì)前準(zhǔn)備好會(huì)上需討論和匯報(bào)的關(guān)聯(lián)材料；避免無必要的時(shí)間拖延，延緩工作效率。（五）檔案管理制度壹、目的為規(guī)范公司的文件材料的歸檔工作，完整、系統(tǒng)保存企業(yè)檔案，制定本制度。、適用范圍凡屬本公司歸檔范圍的各種文件材料，必須依照公司規(guī)定要求向行政辦公室移交，且實(shí)行集中統(tǒng)壹保管。三、原則2 、檔案及有關(guān)資料的接收、移交等，要嚴(yán)格履行交接手續(xù)及審批制度。3 、檔案人員適時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對(duì)工作；如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)當(dāng)立即向領(lǐng)導(dǎo)方案，對(duì)破損

15、或褪變檔案及時(shí)搶救。4 、公司各部門檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)所形成的文件材料積累、整理，且按要求向行政辦公室歸檔。5 、檔案歸檔工作接受行政辦公室的監(jiān)督和指導(dǎo)。6 、檔案管理工作實(shí)施責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損失的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。四、歸檔范圍1 、公司于籌備、設(shè)立、運(yùn)營及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)及其他過程中形成的直接記述和反映公司活動(dòng)的具有現(xiàn)實(shí)和長遠(yuǎn)考查價(jià)值的文件材料列入歸檔范圍。2 、歸檔的文件材料來源：本公司內(nèi)部形成的文件材料；本公司參和的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本公司報(bào)的文件材料；針對(duì)本公司有保存價(jià)值的其它外來

16、文件材料。歸檔的文件材料載體形式包括：紙質(zhì)文件、存儲(chǔ)電子文件的光盤、軟盤，錄音錄像帶、照片、底片，實(shí)物及其他形式。五、歸檔分類1、行政管理工作形成的文件材料（ 1）公司籌備期的可行性研究、申請(qǐng)、批準(zhǔn)，工商登記等證明材料，企業(yè)章程，董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)和部長層構(gòu)成及變更。（ 2）股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)活動(dòng)及形成的關(guān)聯(lián)記錄、紀(jì)要。（ 3）綜合性行政事務(wù)，文秘、機(jī)要、保密、信訪工作。（ 4）法律事務(wù)，政紀(jì)監(jiān)察，公證工作。（ 5）審計(jì)工作。（ 6）員工教育和培訓(xùn)工作。（ 7）后勤服務(wù)。（ 8）人事工作。2 、運(yùn)營管理工作形成的文件材料（ 1）公司改革、運(yùn)營戰(zhàn)略決策。（ 2）公司發(fā)展規(guī)劃、各項(xiàng)目發(fā)展計(jì)

17、劃，責(zé)任制管理，各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，公司綜合性統(tǒng)計(jì)分析。（ 3）知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密管理。（ 4）公司信用管理，形象宣傳。（ 5）商務(wù)合同正本及和合同有關(guān)的補(bǔ)充材料，有關(guān)的協(xié)議、意向書，有關(guān)的資信調(diào)查等。（ 6）營銷管理，市場(chǎng)調(diào)查和分析，客戶信息管理，廣告宣傳，產(chǎn)品銷售，售后服務(wù)。（ 7）財(cái)務(wù)管理，資金管理，資產(chǎn)管理，成本價(jià)格管理，銀行貸款，會(huì)計(jì)管理。（ 8）招投標(biāo)項(xiàng)目管理。3 、業(yè)務(wù)項(xiàng)目工作形成的文件材料（ 1）業(yè)務(wù)項(xiàng)目的籌備和形成。（ 2）業(yè)務(wù)項(xiàng)目的運(yùn)行。3）業(yè)務(wù)項(xiàng)目的保障和監(jiān)督。4 、會(huì)計(jì)工作形成的文件材料（ 1）會(huì)計(jì)憑證。（ 2）會(huì)計(jì)賬簿。（ 3）財(cái)務(wù)方案及報(bào)表。（ 4）其他材料。（ 5）其它

18、對(duì)國家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的文件材料。5 、下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：（ 1）公司發(fā)文；（ 2）應(yīng)歸檔的零散文件材料；（ 3）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；（ 4）合同、協(xié)議等具有法律效力的文檔；（ 5）公司機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗等留于部門或個(gè)人手中的文件材料；（ 6）其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。六、歸檔要求1 、公司各部門秘書負(fù)責(zé)文件的收集、整理和歸檔，且定期交公司行政辦公室集中管理。任何人不得拒絕歸檔，檔案保管人員及時(shí)登記檔案保管表。2 、歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范，不符合保管要求的文件材料應(yīng)經(jīng)修復(fù)后歸檔。3 、歸檔的文件材料應(yīng)

19、為原件或具有憑證作用的文件材料。4 、非紙質(zhì)文件材料應(yīng)有文字說明壹且歸檔；外文材料應(yīng)和中文翻譯件壹且歸檔。5 、具有長期保存價(jià)值的電子文件，必須同步制成紙質(zhì)文件和原電子文件壹同歸檔。歸檔的電子文件的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、關(guān)聯(lián)軟件、其他說明等應(yīng)和相對(duì)應(yīng)的電子文件壹同歸檔保存。7 、文件材料壹般歸檔壹份。重要的、利用頻繁的和專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。8 、多個(gè)單位合作完成的項(xiàng)目，由公司主辦的保存壹套完整的文件材料，如協(xié)辦則保存和承擔(dān)任務(wù)關(guān)聯(lián)的壹套正本。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。9 、檔案人員負(fù)責(zé)檢查歸檔文件材料的完整和準(zhǔn)確，且填寫移交清冊(cè)。重要項(xiàng)目的文件材料歸檔時(shí)應(yīng)編寫歸檔說明，且經(jīng)項(xiàng)目負(fù)

20、責(zé)人審核簽字，有密級(jí)和查閱范圍要求的要特別注明。10 、行政辦公室負(fù)責(zé)檢查檔案的整理質(zhì)量，必要時(shí)可將不符合要求的文件材料退回，要求重新整理。11 、交接雙方應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行交接手續(xù)，認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，雙方經(jīng)手人和部門負(fù)責(zé)人于移交清冊(cè)上簽字以備查找。12 .檔案借閱室必須如實(shí)填寫檔案借閱登記表，檔案銷毀時(shí)，銷毀人必須如實(shí)填寫檔案銷毀登記表。（六）后勤保障管理制度壹、會(huì)議接待1. 接待流程收到訪問申請(qǐng)f了解客戶信息f了解客戶來訪需求f制作客戶接待安排表f接待客戶的前期準(zhǔn)備工作-進(jìn)行客戶接機(jī)/車-客戶進(jìn)公司接待參觀安排-正式洽談-就餐安排-其它安排客戶離開2. 用餐程序1. 、各部門、中心于集團(tuán)安排用餐須

21、報(bào)總裁批準(zhǔn)，且提前將用餐通知書送交辦公室，由辦公室統(tǒng)壹安排。用餐通知書要列明來客單位、時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)。2. 、如遇特殊情況，可口頭請(qǐng)示，同意后先用餐，再補(bǔ)辦手續(xù)。3. 用餐標(biāo)準(zhǔn)餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)分為A、B、C三個(gè)檔次（酒水除外）。即壹般客人用C檔，較重要客人用B檔，重要客人為A檔。4. 用餐后的核算1 、所有招待用餐費(fèi)用，接待部門須及時(shí)報(bào)批，辦理結(jié)算。2 、對(duì)不符合手續(xù)、不按規(guī)定辦理的，壹切費(fèi)用由接待人承擔(dān)。5. 注意事項(xiàng)1 、必須注意接待費(fèi)用支出項(xiàng)目和接待用途及目的壹致。2 、接待費(fèi)用開支，必須本著最小支出、最大成果的原則，合理接待，有效使用經(jīng)費(fèi)開支。二、車輛管理1. 車輛調(diào)配根據(jù)工作需要，行政必須

22、對(duì)所有車輛進(jìn)行統(tǒng)壹管理，填寫車輛登記表。需要用策的部門和個(gè)人必須先填寫用車申請(qǐng)單由行政辦公室請(qǐng)示集團(tuán)總裁批準(zhǔn)，對(duì)車輛進(jìn)行統(tǒng)壹配備和調(diào)整，用車完成后如實(shí)填寫派車單上交行政辦公室歸檔。各單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位車輛的日常使用、駕駛?cè)藛T的安全教育及執(zhí)行規(guī)章制度情況有管理責(zé)任。集團(tuán)外事用車、集團(tuán)會(huì)議及較大活動(dòng)用車，辦公室有權(quán)臨時(shí)調(diào)度各單位車輛，各單位應(yīng)服從協(xié)調(diào)調(diào)度。原則上各單位不得相互借用車輛，特殊情況須經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。150km 之上的） ，須經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 24 小時(shí)之上的，需24小時(shí)內(nèi)長途用車（單程報(bào)集團(tuán)副總裁批準(zhǔn)。任何車輛外借必須經(jīng)集團(tuán)副總裁批準(zhǔn)。2. 安全管理駕駛?cè)藛T必須嚴(yán)格遵守交通法規(guī)

23、，根據(jù)車隊(duì)的安排參加交通安全學(xué)習(xí)，提高駕駛技術(shù)，保證車輛完好，杜絕事故發(fā)生。對(duì)交通事故肇事者除經(jīng)濟(jì)處罰外，仍將視情節(jié)輕重開具行駛事故處理方案書，且分別給予書面檢查、通報(bào)批評(píng)、停止駕駛、降薪等處理。駕駛?cè)藛T于車輛使用期間發(fā)生違章行為均由個(gè)人承擔(dān)。3. 維修保養(yǎng)車輛維修按規(guī)定填制申請(qǐng)單，部門負(fù)責(zé)人簽字，走完審批流程后，到指定修理廠或4s店維修；行政辦公室人員負(fù)責(zé)對(duì)車輛進(jìn)行不定期檢查，內(nèi)容包括：本規(guī)定執(zhí)行情況、車輛內(nèi)外衛(wèi)生、壹般保養(yǎng)情況等，檢查不合格者，對(duì)當(dāng)事者酌情給予懲罰；4. 駕駛?cè)藛T管理集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)及各分公司總經(jīng)理配備工作專車，持有效駕照可由本人駕車；無駕照需配司機(jī)的，由集團(tuán)行政辦公室統(tǒng)壹調(diào)配。5

24、. 附則車輛的保險(xiǎn)、養(yǎng)路、驗(yàn)車、牌照、停車場(chǎng)等手續(xù)，屬于集團(tuán)行政辦公室統(tǒng)壹辦理，所需費(fèi)用按財(cái)務(wù)預(yù)算分別人帳；屬于各分公司的，自行辦理，費(fèi)用自負(fù)。第二部分行政辦公流程壹、客戶接待流程二、呈報(bào)流程三、客戶接待流程四、發(fā)文處理流程備注：發(fā)文處理表格用公司呈報(bào)單五、收文處理流程六、辦公用品采購流程七、辦公設(shè)備維修流程八、固定資產(chǎn)請(qǐng)購流程九、印章刻制流程十、印章使用流程十壹、印章報(bào)廢流程十二、檔案歸檔、借閱流程十三、檔案銷毀流程十四、檔案歸檔流程十五、合同管理流程十六、會(huì)議管理流程十七、車輛管理流程第三部分行政辦公表格1 .辦公用品請(qǐng)購單2 .固定資產(chǎn)請(qǐng)購單3 .辦公設(shè)備報(bào)修申請(qǐng)單4 .印章使用申請(qǐng)表5

25、 .印章刻制申請(qǐng)表6 .印章報(bào)廢申請(qǐng)表7 .呈報(bào)單8 .收文處理單9 .會(huì)議計(jì)劃審批表10 .會(huì)議預(yù)算金額表11 .會(huì)議簽到表12 .檔案歸檔登記表13 .檔案歸檔登記表（總表）14 .檔案借閱登記表15 .檔案銷毀登記表16 .用車申請(qǐng)單17 .派車單18 .車輛使用記錄表19 .車輛使行駛記錄表20 .車輛登記卡21 .車輛登記表（總）22 .燃油效率及油耗量結(jié)算表23 .行駛事故處理方案書附件1:辦公用品請(qǐng)購單申請(qǐng)部門：申請(qǐng)人：日期:廳P物品名稱單位數(shù)量需用日期估價(jià)單位總金額用途總金額部門9f人意見行政辦公室意見副總裁審批總裁審批附二:固定資產(chǎn)請(qǐng)購單請(qǐng)購部門請(qǐng)購人資產(chǎn)名稱數(shù)量預(yù)計(jì)單價(jià)規(guī)格

26、預(yù)購日期請(qǐng)購事由行政辦公室詢價(jià)后推薦廠牌部門總監(jiān)財(cái)務(wù)總監(jiān)副總裁總裁附件3:辦公設(shè)備報(bào)修申請(qǐng)單中報(bào)部門日期經(jīng)辦人報(bào)修設(shè)備使用年限故障原因副總裁審批總裁意見維修過程記錄：維修單位：辦理結(jié)果維修人簽字：維修結(jié)果：中報(bào)部門經(jīng)辦人簽字：附件4:文件名陳印章類別事由使用部門經(jīng)辦人部門總監(jiān)副總裁總裁主管部門經(jīng)辦人部門總監(jiān)附件5印章刻制申請(qǐng)表全稱使用范圍事由使用部門經(jīng)辦人部門總監(jiān)副總裁總裁主管部門經(jīng)辦人部門總監(jiān)附件6:印章報(bào)廢申請(qǐng)表印章名稱報(bào)廢原因使用部門經(jīng)辦人部門總監(jiān)副總裁總裁主管部門經(jīng)辦人部門總監(jiān)附件7：湖南石磊文化傳播集團(tuán)呈報(bào)單單位（部門）：呈報(bào)人：呈報(bào)時(shí)間:發(fā)起人或執(zhí)行人主題事由部門意見會(huì)簽部門意見審

27、批人財(cái)務(wù)總監(jiān)集團(tuán)副總裁：總顧問：總裁息見：備注附件8:收文處理單年月日收文字號(hào)來義份數(shù)附件情況來文機(jī)關(guān)來義字口第號(hào)標(biāo)題擬辦領(lǐng)導(dǎo)批示受文單位接收日期辦理情況承辦人退文時(shí)間附件9:會(huì)議計(jì)劃審批表申請(qǐng)人：所屬部門：日期:部門會(huì)議名稱主持人時(shí)間地點(diǎn)參加人員會(huì)議準(zhǔn)備記錄填表說明:1、會(huì)議表格中各項(xiàng)內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，注明會(huì)議的名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員等；2、和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議安排無沖突，如有沖突，必須服從上級(jí)安排；附件10:會(huì)議預(yù)算金額審批表部門：填表：時(shí)間:類別預(yù)算內(nèi)容參加部門預(yù)算金額備注會(huì)議場(chǎng)所租賃會(huì)議設(shè)備租賃會(huì)議所需物資明細(xì)會(huì)議用餐及用車會(huì)議用水果/煙/茶等其他費(fèi)用會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間會(huì)場(chǎng)聯(lián)系電話聯(lián)系人附件11:會(huì)議簽到表會(huì)議名稱（主題）會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議主持人應(yīng)