二、會議管理制度及流程

1、會議管理制度第一條目的為規(guī)范公司各項(xiàng)會議及各類培訓(xùn)流程，統(tǒng)一會議管理模式，減少會議數(shù)量、縮短會議時(shí)間，提高會議質(zhì)量，特制定本制度。第二條 職責(zé)一、行政部負(fù)責(zé)會議管理，所有重要會議要在公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到行政部登記備案。二、會務(wù)工作主要由行政部承辦； 其他部門主辦或召集的會議， 行政部應(yīng)予協(xié)助。三、除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、分發(fā)、立卷、存檔。第三條會議分類一、公司部門周會制度（一）主持與記錄：各部門助理記錄，由部門負(fù)責(zé)人主持（二）召開時(shí)間：每周一上午 9:00。特殊原因需要延期召開的由部門負(fù)責(zé)人提前通知。（三）參加人員：部門負(fù)責(zé)人、部門員工 由于出差等特殊原因不能參加

2、例會的，應(yīng)提前向部門主管請假。（四）會議內(nèi)容：該部門上周工作總結(jié)、本周工作計(jì)劃等。二、公司員工月會制度（一）主持與記錄：由行政部召集，總經(jīng)理主持，行政專員進(jìn)行會議記錄?？偨?jīng)理未列席會議時(shí)，由副總經(jīng)理主持。（二）召開時(shí)間：每月 30 日上午 9:00。特殊原因需要延期召開時(shí)由行政部提前通知。（三）參加人員：為公司全體員工。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應(yīng)提前向行政部請假。（四）會議內(nèi)容：1.公司日常運(yùn)作情況的總結(jié)。2.各部門匯報(bào)本月工作任務(wù)執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績或成效等， 著重介紹在任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.布署下月工作任務(wù)。三、其他會議（一）公司年終總結(jié)表彰大會總結(jié)全年工作情況， 布署

3、下一年度工作任務(wù)， 表彰獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體及個(gè)人。 此項(xiàng)會議由辦公室具體組織實(shí)施。（二）各專題會議相關(guān)部門根據(jù)實(shí)際工作需要不定期地召開。 會議的內(nèi)容主要是針對運(yùn)營中出現(xiàn)的問題或項(xiàng)目有關(guān)事宜工作進(jìn)行討論、布署和總結(jié)。第四條 會議召開一、會議安排：（一）凡涉及到多個(gè)部門人員參加的會議或由于階段工作需要臨時(shí)召開的會議，會議召集部門應(yīng)在召開前 1-2 天將總經(jīng)理批準(zhǔn)后的會議通知單報(bào)行政部， 由行政部進(jìn)行統(tǒng)一安排，方可召開。（二）凡公司已列入會議計(jì)劃的會議，如需改期， 或遇特殊情況需臨時(shí)安排其它會議，組織部門應(yīng)提前 2 天報(bào)總經(jīng)理審批并報(bào)請行政部調(diào)整會議計(jì)劃， 未經(jīng)行政部調(diào)整的，任何人（部門）不得隨意調(diào)整正常

4、會議計(jì)劃。（三）各部門工作例會必須服從公司的統(tǒng)一安排， 各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應(yīng)堅(jiān)持小會服從大會，局部服從整體的原則。（四）會議一經(jīng)確定， 與會人員應(yīng)預(yù)先做好各項(xiàng)工作安排， 原則上不可請假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向總經(jīng)理請假，獲得批準(zhǔn)后方可指派專人代為參加，會后應(yīng)主動(dòng)詢問會議內(nèi)容及交辦事項(xiàng)， 確保會議布署的各項(xiàng)工作按時(shí)保質(zhì)完成并對工作結(jié)果負(fù)責(zé)。二、會議的準(zhǔn)備：（一）公司有專項(xiàng)主題的會議或需有投影設(shè)備演示說明的會議， 應(yīng)由行政部提前做好投影設(shè)備連接調(diào)試工作；（二）會議之前，行政部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)會議會標(biāo)的制作和設(shè)置， 并根據(jù)會議級別或性質(zhì)準(zhǔn)備好會議飲用水或其他招待用品；（三）特別

5、重大會議，應(yīng)由行政部專人負(fù)責(zé)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，具體包括以下內(nèi)容：1.會議議程安排（應(yīng)提前報(bào)交公司領(lǐng)導(dǎo)或主要參會者）；2.會議資料準(zhǔn)備（如需分發(fā)應(yīng)在入場前登記分發(fā)）；3.會議場所布置；4.會議服務(wù)人員的安排；5.會議簽到表；6.會后事項(xiàng)安排。7.會議需要留存資料的應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好拍照、攝像工作。三、會議召開及傳達(dá)：（一）應(yīng)明確公司會議的目的， 公司會議的目的是解決問題提高效率， 因此會議應(yīng)明確主題，不開無邊際的會議。（二）參會人員在會前應(yīng)明確會議要研究的議題以便準(zhǔn)備好相關(guān)文件材料。（三）與會者的發(fā)言要言簡意駭， 一般發(fā)言不可過長， 會議組織者或主持人在開會前應(yīng)該就每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間予以統(tǒng)計(jì)和控制

6、， 時(shí)間到后，無特殊情況不予延長。每次開會中應(yīng)該強(qiáng)調(diào)發(fā)言的時(shí)間要求。（四）重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內(nèi)容。（五）與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細(xì)的會議記錄， 以便于會后向部門員工準(zhǔn)確傳達(dá)會議精神， 落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)， 行政部將不定期抽查與會人員的會議記錄。（六）公司會議的會議紀(jì)要由總經(jīng)辦專人負(fù)責(zé)整理并由公司領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)， 會議紀(jì)要應(yīng)分發(fā)給與會人員， 必要時(shí)，分發(fā)給相關(guān)部門。 其它會議由召集部門責(zé)成專人負(fù)責(zé)記錄整理，由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)并編號存檔。（七）會議結(jié)束后辦公室或其它會議組織部門負(fù)責(zé)將問題進(jìn)行匯總、 分類，并將會議中對各部門工作的要求進(jìn)行整理、分類、下發(fā)。公

7、司會議決定事項(xiàng)的督辦、檢查和追蹤由行政部專人負(fù)責(zé)，根據(jù)規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)逐項(xiàng)跟進(jìn)，并在下一次例會前將各部門完成情況報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。四、會議紀(jì)律（一）要嚴(yán)格遵守會議的開始時(shí)間， 提前 3 分鐘到達(dá)會議現(xiàn)場。 不得缺席、遲到、早退，會議記錄人員登記到會情況。遲到則樂捐 10.00 元，遲到每超過一分鐘增加 10.00 元，依次累加。如需請假需經(jīng)會議召集人批準(zhǔn)。無故缺席者，罰款 100 元。（二）管理級別以上人員共同參加的為中層會議，中層會議應(yīng)至少提前一天通知。遲到的則樂捐 200.00 元，遲到每超過一分鐘增加20.00 元，依次累加。（三）決策層人員共同參加的為高層會議應(yīng)至少提前一天通知。 參會人必須到

8、場，遲到的則樂捐 500.00 元贊助費(fèi)，遲到每超過一分鐘增加 30.00 元，依次累加。（四）所有參會人員在開會期間應(yīng)將手機(jī)等通訊設(shè)備設(shè)置為無聲或震動(dòng)狀態(tài)。 會議期間，所有與會人員必須尊重發(fā)言人， 不得隨便發(fā)言擾亂會議次序， 不得看報(bào)紙雜志、聽音樂、接聽手機(jī)等做與會議無關(guān)的動(dòng)作，如需接聽電話，必須到會議室外接聽。發(fā)現(xiàn)有以上情況者，一次樂捐50.00 元。（五）會議需要表決時(shí)，原則上采取少數(shù)服從多數(shù)的方法，特殊情況可集中，一經(jīng)會議決議之事，應(yīng)按期完成。管理級別未能兌現(xiàn)承諾的每次樂捐200.00 元。對于需要在會議上討論的問題， 提前與會議發(fā)起人溝通， 以便于及時(shí)通知所有參會人，在提出問題的時(shí)候應(yīng)該同時(shí)提交對該問題的解決方案。第五條本制度適用于公司全體員工。第六條本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋，如有未盡事宜，將按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。附件：會議簽到表會議通知單會議紀(jì)要會議簽到表編號：會議名稱會議時(shí)間年月日時(shí)分會議地點(diǎn)序號姓名部門簽到時(shí)間備注會議通知單編號：會議主持發(fā)出部門會議日期開始