公路工程項目聲像檔案的管理與利用

1、公路工程項目聲像檔案的管理與利用    公路聲像檔案資料是公路工程項目檔案中重要的組成部分，相對于文字檔案而言，它能夠?qū)⒐返慕ㄔO(shè)情況更加直觀、真實的再現(xiàn)出來，為日后的資料查找及內(nèi)容核對起到了非常大的作用，由于聲像檔案的特殊性，使得其在采集和保管方面也比文字檔案更加的繁瑣和困難，需要特殊的專業(yè)技能作為技術(shù)支持。目前，仍有部分承建單位對聲像檔案的認識不足，在公路建設(shè)過程中對聲像檔案的重視程度不夠，使得聲像檔案的管理水平難以滿足工程建設(shè)檔案管理標準化的要求。因此，加強承建單位聲像檔案管理，提高聲像檔案管理工作水平刻不容緩。本文中，筆者對公路聲像檔案管理存在的

2、問題及應(yīng)對措施進行了探討。 一、公路聲像檔案管理中存在的問題 1.聲像資料采集無計劃 聲像檔案的采集內(nèi)容是多方面的，不僅包括項目立項階段、項目設(shè)計階段、項目施工階段的聲像資料，還包括項目責(zé)任缺陷期的維護和竣工驗收階段的聲像資料，其中以施工階段隱蔽工程情況的聲像資料最為重要，它是對工程質(zhì)量評價和事故分析的重要依據(jù)。由于許多承建單位沒有認識到其重要性，所以并沒有按照公路工程建設(shè)的進度，去制定與之相對應(yīng)的聲像檔案計劃，造成聲像檔案采集隨意性過大，重要階段的聲像資料缺失等情況出現(xiàn)，為聲像檔案資料的采集留下了無法彌補的損失。 2.聲像資料采集意識的缺失 在公路建設(shè)過程當中，聲像資料一般是由現(xiàn)場的工程人員

3、或辦公室綜合人員進行拍攝錄制的，這些負責(zé)攝錄的人，其中有一部分人都認為這項工作屬于形式主義，并沒有實質(zhì)意義，拍攝完畢后，并沒有及時的將聲像資料存檔，以至于聲像資料丟失，項目檔案管理工作人員在進行相關(guān)記錄時，對公路的具體部位不甚了解，更沒有資料去收集和參考。同時，由于部分工作人員對聲像資料的采集要求不甚了解，技術(shù)水平也各有不同，使得資料在收集過程中不夠全面完整，難以保證聲像資料歸檔要求。 3.聲像檔案管理制度不健全 由于對聲像檔案的重視程度不夠，使得部分項目的承建單位在進行聲像檔案資料的采集和保管過程中，并未對其制定系統(tǒng)的管理制度，聲像管理沒有章法；有些承建單位雖然建立起了相關(guān)的管理制度，但沒有

4、做到真正落實，日常的歸檔制度也不規(guī)范，聲像資料的收集、整理不及時，造成了資料缺失或缺少準確時間和內(nèi)容，使聲像檔案資料的利用價值大大降低了。例如現(xiàn)場拍攝的照片如果不及時歸檔并附以文字說明，時間久了會影響對照片分類或文字說明的準確性，從而降低了聲像檔案的質(zhì)量。 4.保管設(shè)備及條件不能滿足要求 由于聲像檔案的特殊性，使得其保管條件比紙質(zhì)檔案的要求更加嚴格，需要恒溫、恒濕、防磁等保存要求。由于承建單位進行公路建設(shè)期間，并不重視聲像檔案的保管工作，大多數(shù)單位未能采用專業(yè)的保管設(shè)備，導(dǎo)致底片粘連、照片褪色、磁帶消磁等問題，使聲像檔案無法進行長久的保存和利用。 二、加強聲像檔案管理的措施 1.加強全員的檔案

5、意識 做好檔案管理工作，不僅需要管理員對業(yè)務(wù)精通，熟悉與公路工程檔案管理方面相關(guān)的法律、法規(guī)、各項管理制度，更需要增強公路施工單位全員的檔案意識，讓他們充分認識到聲像檔案對公路建設(shè)的重要程度，去主動配合、支持聲像檔案從采集、收集到保管等相關(guān)工作。公路檔案管理部門要通過單位網(wǎng)站、講座等形式來加強檔案重要性的知識宣傳，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，提高員工的檔案意識，努力構(gòu)建良好的聲像檔案工作氛圍。 2.加強標準化管理 聲像檔案作為檔案整體的一部分，又具有其特殊性，結(jié)合當前的聲像檔案管理方面所存在的問題，承建單位應(yīng)根據(jù)檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，建立起完整、嚴格的檔案管理制度，形成檔案生成收集歸檔保存開發(fā)利

6、用于一體的聲像檔案管理體系。同時對檔案管理制度進行補充和完善，對聲像檔案的收集、歸檔、移交、保管和利用等各個環(huán)節(jié)做相應(yīng)規(guī)定，細化工作流程，明確管理人員的責(zé)任，很抓落實，使聲像檔案管理工作變得規(guī)范有序。 3.加強軟硬件投入 聲像資料的專業(yè)性非常強，在收集過程中，如果缺少必要的硬件設(shè)備和專業(yè)人員，就會使聲像資料的價值大打折扣，因此，除了要配備必不可少的聲像檔案采集設(shè)備，在經(jīng)費方面給予充分的保障外，還應(yīng)定期對聲像資料采集人員、檔案管理人員的專業(yè)技能及專業(yè)素養(yǎng)進行再培訓(xùn)和考核，以確保其能夠熟練的掌握專業(yè)技能。有良好的專業(yè)設(shè)備，專業(yè)的業(yè)務(wù)人員，必然使收集的聲像資料質(zhì)量大幅度提高。 4.加強數(shù)字化建設(shè) 當

7、今社會是一個計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)突飛猛進的時代，要順利實現(xiàn)聲像檔案的開發(fā)和利用，就必須要跟上信息化的腳步，加強聲像檔案的數(shù)字化建設(shè)。 公路檔案管理部門應(yīng)及時調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，接收電子形式的聲像檔案，如光盤、數(shù)碼照片等等。新型的電子聲像檔案體積小，容量大，利用起來也更為便利。對傳統(tǒng)載體的聲像檔案要進行必要的數(shù)字化處理，比如對老照片進行掃描或翻拍，將磁帶、錄影帶刻錄成光盤，使之轉(zhuǎn)換為易于保存和共享的數(shù)字化信息。 5.加強目標考核 承建單位要加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期組織檔案管理人員進行專題檔案培訓(xùn)，拓寬檔案管理人員的視野，加強學(xué)習(xí)交流，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，為開發(fā)利用聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。與此同時，

8、應(yīng)建立起卓有成效的檔案管理目標責(zé)任的考核機制，實行績效考核，讓工作業(yè)績與經(jīng)濟效益掛鉤，從而調(diào)動各方的工作主動性和積極性，不斷提高聲像檔案的質(zhì)量。 三、公路聲像檔案的開發(fā)與利用 聲像檔案作為檔案的一種，其存在的根本目的及價值就是開發(fā)檔案信息資源，為公路發(fā)展提供服務(wù)。作為檔案管理人員就要多渠道、多途徑的做好聲像檔案的開發(fā)和利用工作。 1.夯實聲像檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ) 做好聲像檔案的收集分類工作，是實現(xiàn)公路聲像檔案開發(fā)和利用的基本前提和基礎(chǔ)。按照聲像檔案所形成的時間、部門、事件、原因、人物及背景等各種不同的要素，依據(jù)聲像檔案歸檔要求，對聲像檔案進行細致的分類整理，做好聲像材料的文字說明，使聲像檔案具有明確的利用價值，以便充分開發(fā)公路聲像檔案的信息資源。， 2.建立公路聲像檔案查詢利用系統(tǒng) 公路聲像檔案數(shù)量大，為方便查找與利用，需要在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下，建立完整查詢利用系統(tǒng)，以便利用者通過計算機網(wǎng)絡(luò)能夠查詢所需要的聲像檔案。這種建立在數(shù)字化結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上的聲像檔案利用形式，不受時間和空間的限制，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，使聲像檔案的價值得到充分的發(fā)揮，同時檔案的安全也能夠得到保證，解決了聲像檔案保存和利用之間的矛盾沖突。 3.做好聲像檔案編研工作 充分發(fā)揮聲像檔案作用，讓其真正“活”起來，為公路發(fā)展提供了有力的支持。檔案管理人